TaxDome Lite (Chat): Invia manualmente

Questa pagina è solo per gli TaxDome Lite. Se usate TaxDome Pro, passate a questo articolo .

TaxDome Le chat di ti consentono di comunicare in modo sicuro con i tuoi clienti all'interno di thread di chat in tempo reale, come Slacking o SMS. Usa i nostri thread di chat per programmare appuntamenti o chiedere ai clienti informazioni mancanti. Inoltre, imposta promemoria, allega file nelle chat e altro ancora.

Trattato qui:

• Chat
• Creare nuove chat
• Iniziare una chat con un cliente
• Inviare un messaggio a diversi clienti
• Impostare i promemoria
• Allegare documenti all'interno delle chat
• Includere video all'interno delle chat
• Cosa vedono i clienti quando inviate i messaggi

Chat

Per iniziare a chattare con un cliente, apri la scheda Comunicazione e fai clic su Nuova chat o vai alla barra laterale sinistra e fai clic su Chat . Le chat sono thread sicuri in cui comunichi con clienti e membri del team in tempo reale. I thread sono ordinatamente organizzati all'interno di ciascun client account e sarai sempre in grado di vedere quanti messaggi rimangono non letti.

Informazioni sulle chat :

• Le chat avvengono in tempo reale.
• Le chat vengono create da un titolare di un'azienda o da un cliente.
• Le chat sono un luogo sicuro per porre domande e richiedere file.
• I clienti ricevono notifiche su nuove chat e domande in sospeso.
• Quando i client rispondono a un messaggio, crea una nuova chat, apporta modifiche al client attività oppure caricare/allegare un documento a una chat thread , ricevi un'e-mail e una notifica nel tuo Inbox+ .
• Potete impostare dei promemoria automatici quando un cliente non risponde a un messaggio.
• Quando avete tutto ciò di cui avete bisogno da un thread di chat, archiviatelo per evitare confusione.
• Per inviare messaggi identici a più clienti, utilizzate i modelli di messaggio all'interno delle chat.
• Usate @ prima del nome di un membro del team per attirare la sua attenzione all'interno di una chat.
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Nota: Se provate a lasciare la pagina Comunicazione senza fare clic su invia , apparirà un avviso. Cliccate sul pop-up di avviso Annulla , quindi inviate. Non selezionare Previeni questa pagina dal creare ulteriori dialoghi a meno che non vogliate smettere di ricevere questo avviso.

Creare nuove chat

Ci sono due modi per iniziare a chattare con i clienti:

• Iniziare una chat con un cliente
• Inviare un messaggio a diversi clienti

Iniziare una chat con un cliente

Per inviare un messaggio a un cliente, fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, seleziona Chat dalla finestra a scorrimento, quindi scrivi una nota. Puoi anche fare clic su Nuova chat pulsante nella sezione Comunicazione del client account profilo.

Cliccare su Crea chat. Il cliente riceve automaticamente una notifica email sul nuovo messaggio.

Di seguito, scoprite i campi numerati nella finestra Nuova chat:

1. A: Immettere il nome della persona a cui è indirizzato il messaggio.

2. Modello: selezionare un modello per un messaggio utilizzato di frequente. Per ulteriori informazioni sulla creazione di modelli, cliccare qui. Selezionate un modello solo quando create un nuovo messaggio, non quando rispondete a uno.

3. Oggetto: scrivete qui la riga dell'oggetto; questo è ciò che verrà visualizzato nell'elenco delle chat. Quando utilizzate un modello di messaggio, questo si compila automaticamente.

4. Messaggio: componete un messaggio utilizzando la formattazione del testo, emoji, elenchi puntati, elenchi numerati e collegamenti. Il messaggio viene compilato automaticamente quando si utilizza un modello.

5. Promemoria: attivare i Promemoria se desiderate che un'email di promemoria venga inviata al cliente quando non risponde entro un determinato periodo di tempo. Per ulteriori informazioni sui promemoria, vedere di seguito .

6. Documenti: Allegate file dal vostro desktop o TaxDome. Per ulteriori informazioni su come, vedere di seguito.

7. Cliente attività : Aggiungi liste di controllo per i tuoi clienti. Per maggiori dettagli, vai qui .

8. Crea chat: premi il pulsante per inviare il tuo messaggio al cliente. Altrimenti, fai clic su Indietro .

Inviare un messaggio a diversi clienti

Se avete bisogno di inviare lo stesso messaggio a più clienti, usate la nostra funzione di messaggi in blocco:

Andate su Clienti dal menu della barra laterale di sinistra, selezionate le caselle accanto ai clienti a cui desiderate inviare il messaggio, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi cliccate su Invia messaggio nel menu a tendina. Selezionate un modello di messaggio o scrivete un titolo per il messaggio (facoltativo), aggiungete il testo, quindi cliccate su Crea chat.

Inoltre, aggiungi documenti ai thread dei messaggi quando necessario.

Impostare i promemoria

Ogni volta che inviate un messaggio, viene emessa una notifica. La riceveranno gli utenti collegati all'account che hanno attivato Notifica. Potete controllare quali utenti hanno attivato Notifica andando sulla scheda Informazioni di un account cliente e visualizzando la sezione Contatti.

Se i destinatari impiegano troppo tempo per eseguire l'azione, avete due opzioni:

• Inviare di nuovo manualmente una notifica relativa al messaggio.
• Impostare promemoria automatici.

Inviare di nuovo manualmente

Per inviare nuovamente un promemoria manualmente, cliccate sui tre punti in alto a destra del thread dei massaggi, quindi selezionate Invia di nuovo.

Ecco cosa succede:

• Viene inviato al cliente un messaggio di posta elettronica aggiuntivo.
• Una notifica per l'elemento dell'azione viene spostata in cima all'elenco delle cose da fare del cliente .

Impostare promemoria automatici.

Durante la creazione di una chat, attivate i Promemoria se desiderate inviare un'email al cliente quando non risponde entro un determinato periodo di tempo.

Ecco come configurare i Promemoria:

• Giorni fino al prossimo promemoria: per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo che la notifica per l'azione è stata inviata al client, ma puoi modificarla in qualsiasi modo desideri.
• Numero di promemoria: per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla in base alle tue preferenze.

Attivare i Promemoria o disattivarli in qualsiasi momento accedendo al thread di chat. I promemoria si riferiscono sempre al l'ultimo messaggio in un thread.

I promemoria non vengono più inviati quando...

• ...il cliente non ha risposto al messaggio, ma è stato inviato il numero di promemoria impostato.
• ...il cliente ha risposto all'ultimo messaggio del thread.
• ...avete archiviato il thread della chat.
• ...avete disabilitato l'opzione Promemoria.

Nota: se archiviate il thread di una chat ma poi lo riaprite, l'opzione Promemoria viene attivata come se il messaggio fosse nuovo.

Allegare documenti all'interno delle chat

Il proprietario di un'azienda può allegare file ai thread di chat. Quando create una chat o anche in seguito, allegate file dal vostro desktop o da una cartella di primo livello con il livello di accesso Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare .

Fare clic sul collegamento Allega documenti , quindi selezionare una preferenza:

• Allegare documenti da TaxDome : Selezionare Da TaxDome, quindi cliccare sulla cartella e scegliere i documenti che desiderate allegare, da una cartella di primo livello con il livello di accesso Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare  (non è possibile allegare un file da una cartella di primo livello con il livello di accesso Privato ).
• Caricamento di documenti dal computer: selezionare Dal mio computer ,quindi fare clic su AGGIUNGI DOCUMENTI e individuare i file che si desidera caricare dal desktop. Per maggiori dettagli, cliccare qui.
• Caricare le cartelle: selezionare Da Risorse del computer ,cliccate su AGGIUNGI CARTELLA, quindi scegliere la cartella. Per maggiori dettagli sulle cartelle, cliccare qui.
• Caricamento di file zip: selezionate Da Risorse del computer,cliccare su AGGIUNGI DOCUMENTI, quindi individuare il file zip che desiderate caricare. Si aprirà automaticamente. Per maggiori dettagli sui file zip, cliccare qui.

I file caricati nelle chat vengono salvati in una cartella di primo livello con il livello di accesso Il cliente può visualizzare , quindi dovete averne almeno una.

Quando un cliente o un altro membro del team carica un documento, riceverete una notifica nella Inbox+ e anche all'interno del thread della chat. 

Includere video all'interno delle chat

Volete aggiungere elementi visivi ai vostri messaggi ai clienti? Includete clip di Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando è più facile da mostrare che da raccontare. Cliccate sull'icona del video nella barra degli strumenti di formattazione del testo, quindi incollate un link nel popup Incorpora video. 

Il vostro cliente vedrà il video all'interno del thread della chat. 

Cosa vedono i clienti quando inviate i messaggi

Un cliente visualizza e risponde a una chat thread li hai inviati facendo clic sulla notifica sul loro dashboard , facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail o andando alla sezione Comunicazione del loro portale. Cliente attività vengono visualizzati anche all'interno delle notifiche.

Se volete vedere TaxDome dal lato del cliente, accedete alla visualizzazione di sola lettura del loro portale.

Suggerimento: date un'occhiata alla TaxDome Academy per seguire corsi divertenti e completi e diventare una superstart di TaxDome.