TaxDome Lite: dizionario

Questa pagina è solo per gli TaxDome Lite. Se usate TaxDome Pro, passate a questo articolo .

In questa sezione vi guidiamo attraverso i termini più comuni di TaxDome, con definizioni facili da capire.

Trattato qui:

• Account
• Portale clienti
• Contatti
• Approvazione dei documenti
• Firme elettroniche
• Modelli di cartelle
• Inbox+
• Messaggi
• Accesso al profilo
• Promemoria
• Tag
• TaxDome Drive
• Modelli

Account

Account, account cliente e profilo del cliente sono tutti sinonimi. Si lavora per un cliente - sia esso un individuo, una famiglia, un'azienda, un'organizzazione non profit o un trust - che ha un account/profilo su TaxDome. Lo stesso account/profilo è il luogo in cui si comunica con il cliente e dove vengono memorizzano i suoi dati, come i documenti.

Gli account non includono le email, i contatti sì. Se volete che un cliente possa accedere al suo portale cliente, collegate il suo account con uno o più contatti, poi attivate l'accesso al profilo per almeno un'email.

Portale clienti

Il portale clienti di TaxDome è un hub sicuro e protetto dove i clienti condividono con voi documenti importanti, rimangono aggiornati sulle scadenze, pongono domande e rispondono in tempo reale. Possono fare tutto questo in un unico posto comodamente da casa o in viaggio dai loro dispositivi mobili.

Potete dare l'accesso al portale ad un cliente mentre create il suo account o dopo. Una volta aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo email di un contatto, TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via email. Per attivare l'account, il cliente deve accettare la richiesta e creare una password.

Visitare Come introdurre i vostri clienti a TaxDome per ulteriori dettagli.

Contatti

I contatti sono tutte le persone con cui interagite. La nostra funzione Contatti vi permette di memorizzare i numeri di telefono, le email e gli indirizzi delle persone; è dove conservate i dettagli personali non solo dei clienti, ma anche dei collaboratori, dei potenziali clienti, dei partner e dei familiari dei clienti.

Un contatto può essere collegato a più account. Ad esempio, il contatto di Kate Smith, insieme al suo indirizzo email (katesmith@gmail.com), è collegato a Kate Smith Family , Kate's LLC 1 e Kate's Trust, perché tutti e tre gli account sono suoi, anche se sono entità diverse. Ogni account, o profilo cliente, su TaxDome ha uno o più contatti corrispondenti.

Scoprite di più sui contatti qui.

Approvazione dei documenti

Dopo aver finito di preparare un documento, potreste voler ricevere un feedback dal cliente. TaxDome vi permette di richiedere l'approvazione per assicurarvi che i vostri clienti siano soddisfatti del vostro lavoro o per scoprire se hanno bisogno di qualcos'altro. Se un cliente non è completamente soddisfatto di un documento, gli verrà richiesto di elencare le ragioni, così saprete immediatamente cosa affrontare.

Per saperne di più sulla nostra funzione di approvazione dei documenti, cliccate qui.

Firme elettroniche

La firma elettronica è un modo legale per ottenere il consenso o l'approvazione su documenti o moduli elettronici.

Approfondite l'argomento in questo articolo.

Modelli di cartelle

I modelli di cartella velocizzano l'organizzazione dei documenti dei vostri clienti creando cartelle predefinite per i loro account. I modelli di cartella possono essere applicati in massa a specifici account cliente.

Leggete di più sui modelli di cartelle, cliccando qui.

Inbox+

L'Inbox+ è dove iniziate e portate a termine i vostri progetti, oltre a ricevere notifiche importanti che tengono il vostro lavoro in carreggiata. Riceverete le notifiche TaxDome ogni volta che si verifica un evento correlato al cliente (un cliente apre un documento, invia un nuovo messaggio e così via) e Inbox+ vi fa sapere a che punto si trovano quelle notifiche. Le preferenze per le notifiche sono facilmente impostabili.

Scoprite di più su Inbox+, cliccando qui.

Messaggi (chat)

I messaggi sono un modo sicuro per comunicare con i vostri clienti TaxDome.

I thread dei messaggi sono organizzati in modo ordinato all'interno del profilo di ogni cliente, e sarete sempre in grado di vedere quanti messaggi rimangono non letti e quale membro del team ha risposto in un thread. I messaggi possono includere elenchi di attività per i clienti, così come documenti allegati. Una volta ottenuto ciò che vi serve da un cliente, potrete archiviare o cancellare la chat per evitare di ingombrare le cose.

Per saperne di più sui messaggi, cliccate qui.

Accesso al profilo

Ogni account/profilo è collegato a uno o più contatti, e ogni contatto contiene un indirizzo email. In questo modo, se un account deve avere più di un utente, tutti possono accedere all'account tramite il portale clienti, e ogni persona avrà le proprie credenziali di accesso separate.

Per esempio, una coppia sposata che presenta una pratica congiunta ha bisogno di un solo account. Se entrambi i coniugi vogliono accedere al portale, collegate entrambi i loro contatti all'account. Una volta aggiunto l'accesso al portale agli indirizzi email dei loro contatti, TaxDome invia a ciascuno di loro una richiesta di attivazione via email. Ogni coniuge accetta la richiesta e crea la propria password; entrambi avranno quindi credenziali di accesso separate per lo stesso account.

Cliccate qui per scoprire come dare ad altri utenti l'accesso ad un account.

Promemoria

I promemoria sono notifiche email aggiuntive che vengono inviate automaticamente ai clienti quando non rispondono a una richiesta email entro un determinato periodo di tempo, ad esempio, il cliente ritarda la firma di un documento o la risposta a un messaggio. Utilizzando i nostri promemoria automatici, risparmiate tempo non dovendo chiamare un cliente che non risponde o se ne è dimenticato.

Per saperne di più sui promemoria, cliccate qui.

Tag

Lunghi due o tre parole e codificati con colori per un rapido riconoscimento, i tag vi aiutano a filtrare i vostri account e contatti. Forniscono dettagli su un elemento e facilitano l'individuazione di oggetti simili con lo stesso tag. Potete assegnare tag a uno o più clienti alla volta.

Leggete di più sui tag qui.

TaxDome Drive

L'utilizzo di TaxDome Drive è un modo semplice e veloce per caricare, visualizzare e gestire i documenti dei clienti senza aprire il browser. Fondamentalmente, è un'unità mappata (Z:\ Drive) sul vostro desktop che funziona allo stesso modo di Dropbox o Google Drive. La cosa migliore di TaxDome Drive è che tutti i vostri dati vengono memorizzati su un server, anche se potrete vederli e modificarli; in questo modo, tutti quei dati non occupano spazio prezioso sul vostro disco rigido.

Scoprite come impostare e utilizzare TaxDome Drive qui.

Modelli

I nostri modelli sono documenti predefiniti, messaggi e altro ancora. Come un progetto, un modello viene utilizzato come base per creare più o meno lo stesso. I modelli velocizzano il processo di invio di messaggi in blocco , ad esempio, o la creazione di strutture di cartelle di cui avrai bisogno più di una volta.