Autorizzazioni per documenti e cartelle

TaxDome Il sofisticato sistema di autorizzazioni di offre flessibilità e sicurezza senza pari ai tuoi documenti flusso di lavoro È possibile gestire l'accesso ai documenti a livello di cartella o di documento, concedendo autorizzazioni predefinite o individuali.

Livelli di autorizzazione

Diversi livelli di autorizzazione consentono alle aziende di mantenere il controllo su chi può visualizzare, modificare o gestire specifici documenti. Questo è essenziale per proteggere le informazioni sensibili e semplificare la collaborazione sia all'interno del team che con i clienti.

Esistono tre livelli di autorizzazione:

• Nessuno nasconde l'elemento al membro del team o al cliente.
• La visualizzazione consente al membro del team o al cliente di vedere l'elemento, ma non di modificarlo, eliminarlo o caricarlo nelle cartelle.
• La funzione Modifica consente al membro del team o al cliente di modificare, eliminare e caricare elementi nelle cartelle.

Eredità dei permessi

L'accesso a una cartella di livello superiore viene automaticamente ereditato da tutte le sue sottocartelle e documenti. Se un documento viene spostato in una cartella diversa, adotta le autorizzazioni di quella nuova cartella.

Le autorizzazioni individuali sostituiscono le impostazioni predefinite e consentono di personalizzare l'accesso per documento o cartella per membri del team e clienti. Le impostazioni di autorizzazione individuali applicate a un documento specifico non influiscono sulle impostazioni di accesso di altri documenti all'interno della stessa cartella.

Dove trovare le informazioni sui permessi

È possibile visualizzare le autorizzazioni del documento nelle seguenti sezioni:

• Documenti > Documenti del cliente > Documenti
• Clienti > Accounts > Documenti

Nella tabella vedrai la colonna Autorizzazioni individuali e la colonna alla sua destra mostra il livello di accesso predefinito.

Significato delle icone

Permessi individuali L'icona appare se le autorizzazioni predefinite sono state modificate per i membri del team o i clienti. Se non ci sono eccezioni, l'icona Permessi individuali la colonna sarà vuota.

Il cliente può visualizzare e modificare. I documenti presenti in queste cartelle vengono condivisi con i clienti: i clienti possono visualizzarli, modificarli ed eliminarli oppure spostarli in cartelle diverse.

Il cliente può visualizzare. I documenti contenuti in queste cartelle vengono condivisi con i clienti: possono visualizzarli ma non possono eliminarli, modificarli o gestirli.

Privato. I documenti all'interno di queste cartelle non sono visibili ai clienti. Una cartella privata è un luogo sicuro in cui archiviare materiale relativo ai clienti che non è necessario che vedano.

Autorizzazioni predefinite

L'autorizzazione è determinata principalmente dalla struttura delle cartelle e account assegnazioni. Ecco come funziona l'accesso predefinito:

Autorizzazioni predefinite dei clienti

L'accesso predefinito ai documenti per un cliente è sempre determinato dal tipo di cartella di primo livello in cui si trova il documento. Ogni cartella di primo livello creata ha autorizzazioni di accesso predefinite ai documenti, che vengono ereditate da tutte le sottocartelle e dai documenti in essa contenuti.

Il proprietario dell'azienda, l'amministratore e i membri del team a cui sono stati concessi i diritti di accesso per gestire i documenti possono creare cartelle principali , applicare modelli di cartelle e spostare documenti tra cartelle in modo da fornire un accesso predefinito a un client.

Nota

Ogni cliente account deve avere almeno una cartella con Il cliente può visualizzare e modificare livello di accesso. Questa cartella è denominata Documenti caricati dal cliente per impostazione predefinita ed è codificata con questo nome e livello di accesso esatti. È possibile rinominarla, ma non eliminarla. Se questa cartella viene rinominata, sia in un modello che in un client account —non verrà riconosciuta come la stessa cartella quando si applicano i modelli. Per unire le cartelle, sia il nome che il livello di accesso devono corrispondere esattamente.

Autorizzazioni predefinite dei membri del team

Per impostazione predefinita, i proprietari e gli amministratori dello studio hanno accesso completo a tutte le cartelle e i documenti del portale. Possono anche gestire i diritti di accesso ai documenti per tutti i clienti e i membri del team.

L'accesso dei membri del team ai documenti e alle cartelle è controllato tramite le impostazioni di accesso fornite dal proprietario o dall'amministratore dell'azienda.

• I membri del team senza autorizzazioni speciali possono visualizzare i documenti solo per i clienti a loro assegnati , ma non possono creare o gestire cartelle o file.
• I membri del team con autorizzazione di gestione dei documenti possono creare cartelle e caricare documenti per i clienti a loro assegnati, nonché applicare modelli di cartelle .
• I membri del team con autorizzazione Visualizza tutti accounts possono visualizzare e gestire documenti e cartelle per tutti i clienti, non solo quelli a loro assegnati.
• Un membro del team con l'autorizzazione Assegna membri del team può assegnare clienti ai membri del team e quindi consentire loro di visualizzare i propri documenti.

Permessi individuali

Grazie alle autorizzazioni individuali è possibile lavorare con i documenti in modo ancora più flessibile ed efficiente:

• Concedi o limita l'accesso a utenti specifici, indipendentemente dalla struttura delle cartelle.
• Gestisci casi unici senza modificare l'organizzazione complessiva delle cartelle.

Concedendo l'autorizzazione individuale, puoi:

• Concedi a un membro del team o a un cliente l'accesso a un singolo documento anche se non ha accesso all'intera cartella.
• Nascondere un documento specifico a un cliente, anche se si trova in una cartella visualizzabile.
• Condividi un documento dalla tua cartella privata con un cliente senza spostarlo.

Come concedere autorizzazioni individuali ai clienti e ai membri del team

Nota

Solo i proprietari e gli amministratori dell'azienda possono concedere o revocare autorizzazioni individuali.

1. Vai alla sezione Documenti , dalla pagina Clienti > Accounts oppure da Documenti > Documenti clienti .

2. Fare clic sui tre punti accanto al documento o alla cartella e selezionare Gestisci autorizzazioni .

3. Scegli se vuoi modificare le autorizzazioni per i membri del tuo team o per il cliente passando alla scheda appropriata.

4. Seleziona la persona di cui desideri modificare le autorizzazioni. Puoi aggiornare le autorizzazioni per una sola persona o applicare modifiche in blocco.

5. Selezionare il livello di accesso desiderato: Visualizza , Modifica o Nessuno .

6. Fare clic su Salva .

Come revocare i singoli permessi

1. Vai alla sezione Documenti , dalla pagina Clienti > Accounts oppure da Documenti > Documenti clienti .

2. Fare clic sui tre punti accanto al documento o alla cartella e selezionare Gestisci autorizzazioni .

3. Scegli se vuoi modificare le autorizzazioni per i membri del tuo team o per il cliente passando alla scheda appropriata.

4. Seleziona la persona di cui desideri revocare le autorizzazioni. Puoi aggiornare le autorizzazioni per una sola persona o applicare modifiche in blocco.

5. Selezionare Ripristina impostazioni predefinite .

6. Fare clic su Salva .

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