Crea e applica modelli di cartelle

Sommario

Modelli di cartelle predefiniti
Crea modelli di cartelle
Applica modelli di cartelle
Modificare i modelli di cartella (aggiungendo una sottocartella Nuovo anno fiscale, ecc.)
Elimina modelli di cartelle

I modelli di cartelle semplificano il processo di creazione di set di cartelle per organizzare i documenti del cliente. Tieni pronti i modelli di cartelle per applicarli rapidamente a quelli nuovi ed esistenti accounts . Puoi anche essere super proattivo e includere al loro interno i documenti e i moduli di cui i tuoi clienti avranno bisogno.

Nota

Scopri come centralizzare i file, eliminare la burocrazia e semplificare i flussi di lavoro con Gestione documentale principale .

Modelli di cartelle predefiniti

Quando aggiungi nuovo accounts A TaxDome (manualmente o tramite importazione), ognuno ottiene automaticamente un modello di cartella denominato Anni fiscali predefiniti .

You’ll want to either edit the default folder template or create a new folder altogether to set as the default so that you have the folder structure you want to organize each client account documents. Both firm owners and admins have the access to do this.

Esistono tre modi per gestire il modello di cartella predefinito:

Modifica il modello "Anni fiscali predefiniti": vai a "Modelli" > "Modelli aziendali" dalla barra dei menu a sinistra, apri la scheda "Cartelle" , quindi clicca su "Anni fiscali predefiniti" . Apporta modifiche al modello modificando, eliminando e aggiungendo cartelle e sottocartelle. Al termine, clicca su "Salva ed esci" .
Crea un nuovo modello di cartella da usare come predefinito: vai su Impostazioni > Impostazioni azienda dalla barra dei menu a sinistra, quindi scegli il modello che vuoi usare come predefinito nella sezione Modello di cartella predefinito . Fai clic su Salva ed esci .

Durante la modifica del modello, puoi mantenere le modifiche e continuare a modificarle cliccando su Salva .

Nota

Changing the default folder template will be reflected on the Feed attività pagina.

Create new accounts without default folder templates: Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu, then click the X in the Default folder template section. Click Save.

Nota

All new accounts include a top-level Client uploaded documents folder with the Il cliente può visualizzare e modificare immagine

access level. This folder is hardcoded with this exact spelling and is always added, even if the template already contains a similar folder. If this folder is renamed—either in a template or in a client account—it won’t be recognized as the same folder when applying templates. For folders to merge, both the name and access level must match exactly.

Crea modelli di cartelle

Folder templates are created by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates .

Per creare un modello di cartella, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, apri la sotto-scheda Cartelle , quindi fai clic su Crea modello.

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione del modello di cartella Applica durante la creazione o la modifica di un Progetto , quindi facendo clic su Nuovo modello .

Quindi, crea una struttura di cartelle. Nella finestra Crea modello di cartella , vedrai tre cartelle principali ( Documenti caricati dal cliente , documenti aziendali condivisi con il cliente e privati ). Puoi rinominarli, modificarli ed eliminarli e crearne quanti ne vuoi cartelle principali di cui hai bisogno.

Le opzioni disponibili nella finestra Crea modello cartella :

Create a new top-level folder: Click Create folder, name the folder, select the privacy/access level (Private, Client can view or Client can view and edit), then click Submit. Read more about privacy levels here .
Crea una sottocartella : fai clic sui tre punti a destra della cartella di livello superiore, fai clic su Nuova cartella , assegna un nome alla cartella, quindi premi Invio sulla tastiera.
Modificare la visibilità di una cartella di primo livello: fare clic sui tre puntini a destra della cartella, fare clic su Modifica , selezionare il livello di privacy/accesso, quindi fare clic su Salva .
Rinomina una cartella/sottocartella : fai clic sui tre puntini a destra della cartella, fai clic su Modifica , assegna un nome alla cartella, quindi fai clic su Salva .
Elimina cartelle : fai clic sui tre puntini a destra della cartella, quindi su Elimina .

Now you can add documents and forms to folders. If you want clients to have specific documents, add them to the folders. Drag-and-drop them or click Upload documents. Or upload several documents from a folder by clicking Upload folder (for details on how TaxDome processes folders, go here ).

Aggiungere tutti i documenti necessari ai diversi cartelle principali Ad esempio, aggiungere modelli di contabilità, tenuta dei registri contabili o fiscali alla cartella Privata e un contratto di servizio alla cartella con accesso di tipo "Il cliente può visualizzare" .

Nota

I documenti possono essere aggiunti alle cartelle dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.

Fare clic su Salva ed esci per salvare il modello e tornare all'elenco dei modelli oppure su Salva per mantenere le modifiche e continuare a modificare il modello.

Applica modelli di cartelle

Ora che hai creato un modello di cartella, qual è il passo successivo?

To apply a folder template, you must be a firm owner, admin or team member with access rights to manage documents .
You can apply folder templates manually while creating an account or while you importing a client list to TaxDome.
I modelli di cartelle possono essere applicati sia a quelli nuovi che a quelli esistenti accounts .
Una volta applicato un modello di cartella, puoi comunque apportare modifiche alla struttura delle cartelle. Per farlo, accedi alla sezione Documenti o alla visualizzazione ad albero durante il caricamento dei documenti.

Cosa succede quando applichi un modello di cartella a un file account :

Se le cartelle e i documenti esistono già nel client account , non verranno duplicati se un modello di cartella li contiene.
Se sono presenti cartelle e documenti nel client account che mancano nel modello, rimangono al loro posto.
Se nel modello sono presenti cartelle e documenti mancanti nel client account , vengono creati.
Se esegui più servizi per lo stesso cliente, puoi applicare più modelli uno per uno e le cartelle e i documenti mancanti nel cliente account vengono creati i profili.

Esistono diversi modi per applicare i modelli di cartella:

A uno account
A più accounts
Tramite l'automazione
A nuovo accounts

A uno account

Sul client account Nella pagina Documenti di , apri la scheda Documenti , quindi fai clic su Applica modello cartella .

Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare un modello da menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per la selezione account .

A più accounts

Vai a Clienti > Accounts dalla barra del menu di sinistra, seleziona le caselle di controllo dei accounts Per applicare il modello di cartella, fai clic sui tre puntini a sinistra di Altre azioni nella barra dei menu, quindi fai clic su Applica modello di cartella .
Aggiungi altro accounts se necessario digitando un nome, ID o indirizzo email nel campo di ricerca.
Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare uno dei modelli da menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per la selezione accounts .

A nuovo accounts

Puoi applicare un modello di cartella personalizzato mentre ne crei uno nuovo accounts manualmente o tramite importazione.

If you want a specific template to be applied automatically, set it as the default . This way, it will be applied to all new accounts created manually or via import.

Modificare i modelli di cartella (aggiungendo una sottocartella Nuovo anno fiscale, ecc.)

Per modificare un modello, vai a Modelli > Modelli aziendali dal menu laterale. Vai a Cartelle , quindi clicca sul nome del modello della cartella.
Apporta modifiche al modello di cartella e fai clic su Salva ed esci . Puoi aggiungere o eliminare cartelle in una qualsiasi delle tre posizioni ( Privato, Documenti aziendali condivisi con il cliente e Documenti caricati dal cliente ).

Nota

Le modifiche apportate a un modello di cartella non verranno applicate altrove. Dovrai applicare il modello aggiornato al client. account profilo per vedere le modifiche. E le cartelle create in precedenza non verranno eliminate.

Elimina modelli di cartelle

Rimuovi un modello di cartella se non ti serve più. Fai clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del modello di cartella, seleziona Elimina dal menu a discesa, quindi fai clic su Elimina per confermare. Tutte le strutture di cartelle create per il tuo accounts con quel modello rimarrà.