Documenti (di base): caricare manualmente o automaticamente

Ci sono tantissime opzioni per caricare i documenti TaxDome : trascinali e rilasciali, usa un file zip che si decomprime automaticamente e altro ancora. 

I documenti possono essere caricati dal titolare di un'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team che abbia account accedere o gestire i diritti di accesso ai documenti . Continua a leggere per scoprire tutte le tue opzioni di caricamento. 

Trattato qui:

• Come caricare i documenti
• Documenti Livelli di accesso e visibilità
• Impostazioni aggiuntive durante il caricamento
  
• Selezione di impostazioni aggiuntive per i singoli documenti
• Caricare le cartelle
• Caricamento di file zip
• Cosa vedono i clienti quando gli inviate i documenti

Come caricare i documenti

Ci sono molti modi per caricare; scegli ciò che funziona meglio per te:  

• Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra.
• Trascina i documenti o le cartelle dal desktop alla scheda Documenti / Recenti nella pagina Documenti e rilasciali in un punto qualsiasi dello schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per il account .
• Fare clic su Carica documenti o Carica cartella nella scheda Documenti della pagina Documenti o nella scheda Documenti per il account .
• Usate l'applicazione desktop di TaxDome.
• Uso TaxDome Guida .
• Caricali usando modelli di cartelle e automazioni nei progetti. 

1. Fare clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, selezionare Documento dallo slide-out o fare clic su Carica documenti all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account , quindi seleziona i file che desideri caricare dal tuo computer. Per selezionare più file da una cartella, usa il controllo o Maiusc sulla tastiera.

2. Vai al account in cui vuoi caricare i file. 

3. Scegli dove vuoi caricare. Ci sono icone di visibilità per ogni documento e cartella per una facile identificazione. 

4. Fare clic su Carica per terminare. Quando carichi in una cartella di primo livello con il Cliente può visualizzare o il Cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), sarai in grado di azionare su alcune impostazioni utili (vedi sotto ). 

Ricordate:

• Alcuni tipi di file non vengono riconosciuti (per maggiori dettagli, vai qui ).
• La dimensione massima del caricamento è di 200 Mb. 
• Per annullare il caricamento mentre è in corso, fare clic sulla x .

Impostazioni aggiuntive durante il caricamento

Quando carichi documenti in una cartella di primo livello con un cliente può visualizzare o un cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), puoi azionare su alcune impostazioni utili. Puoi anche tu azionare per tutti i documenti che carichi o solo per alcuni . 

Di seguito, scopri di più sugli articoli numerati qui:

3. Notifica ai follower quando un cliente apre un documento: Quando attivato, tutti i membri del team con account accedere e notifiche per documenti abilitati ricevono una notifica via email e nel loro Inbox+ quando il client apre per la prima volta il documento. (Per ulteriori informazioni sull'assegnazione dei membri del team a accounts , andare qui.)

4. Richiedere l'approvazione del cliente: Questa impostazione è disponibile solo quando si carica in una cartella di primo livello con un livello di accesso " Il cliente può visualizzare" . (Per ulteriori dettagli, vedere qui ).

5. Blocca documento ai non pagati fattura: Ciò ti consente di caricare un documento in modo che il cliente veda che è disponibile ma non può visualizzarlo o scaricarlo finché non ha pagato per il lavoro. (Per saperne di più, vai qui.)   

Selezione di impostazioni aggiuntive per i singoli file 

Quando carichi più documenti su un account , potresti voler scegliere impostazioni diverse per ogni file. Ad esempio, si desidera ottenere l'approvazione di un cliente su un documento e bloccarne un altro su una fattura. Segui questi passi:

1. Una volta selezionati i documenti, cliccate su Imposta individualmente in alto a destra. Questa opzione di impostazioni appare solo quando state caricando due o più file.  

2. Cliccare sull'icona a forma di ingranaggio a destra del file, quindi selezionare le impostazioni. 

3. Fare clic su Indietro , quindi ripetere per ciascun file. Ai documenti con impostazioni aggiunte verrà assegnato un codice colore stato tag ( Approvazione in sospeso, Pagamento in sospeso, Notifica follower, Contrassegna come letto o Notifica cliente ) per una facile identificazione. 

4. Fare clic su Carica per terminare. 

Caricare intere cartelle

Per caricare intere cartelle, scegli il modo che funziona meglio per te: 

• Trascina le cartelle dal tuo computer alla scheda Documenti/Recenti nella pagina Documenti e rilasciale in un punto qualsiasi dello schermo oppure trascinale nella scheda Documenti per account . 
• Fai clic su Carica cartella all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account . 
• Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, quindi seleziona Cartella dallo slide-out. 

Ricordate:

• I tipi di file che non vengono riconosciuti non vengono caricati.
• La tua struttura di cartelle viene trasferita. Tutti i documenti vengono inseriti nella selezione TaxDome cartella all'interno delle loro cartelle originali.

Suggerimento: se riscontri problemi con il trasferimento dei documenti, lo faremo per te! Segui i passaggi qui per ottenere aiuto. 

Caricare un file zip

Gli zip sono un ottimo modo per caricare più documenti contemporaneamente. TaxDome carica file zip fino a 200 Mb. Vengono caricati come gli altri file. Tuttavia, una volta caricato un file zip:

• Il file zip viene decompresso automaticamente.

• I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.

• Le cartelle sullo zip non verranno replicate TaxDome , quindi dovrai creare nuove cartelle per organizzare i documenti.

• Il file zip originale che hai caricato viene eliminato automaticamente.

Cosa vedono i clienti quando gli inviate i documenti

I clienti possono accedere ai documenti che carichi nella cartella Client può visualizzare .
possono aprirli...

• ...andando alla pagina Documenti . 
• ...facendo clic sul collegamento nella loro notifica e-mail automatica. 
• ...cliccando sulla notifica sul loro dashboard . 

Accedi a una vista di sola lettura del portale di un cliente per vederlo TaxDome dalla loro parte.

Suggerimento: dai un'occhiata TaxDome Academy per i nostri divertenti corsi completi.