Documenti (di base): caricare manualmente o automaticamente
Ci sono tantissime opzioni per caricare i documenti TaxDome : trascinali e rilasciali, usa un file zip che si decomprime automaticamente e altro ancora.
I documenti possono essere caricati dal titolare di un'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team che abbia account accedere o gestire i diritti di accesso ai documenti . Continua a leggere per scoprire tutte le tue opzioni di caricamento.
Trattato qui:
- Come caricare i documenti
- Documenti Livelli di accesso e visibilità
- Impostazioni aggiuntive durante il caricamento
- Selezione di impostazioni aggiuntive per i singoli documenti
- Caricare le cartelle
- Caricamento di file zip
- Cosa vedono i clienti quando gli inviate i documenti
Come caricare i documenti
Ci sono molti modi per caricare; scegli ciò che funziona meglio per te:
- Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra.
- Trascina i documenti o le cartelle dal desktop alla scheda Documenti / Recenti nella pagina Documenti e rilasciali in un punto qualsiasi dello schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per il account .
- Fare clic su Carica documenti o Carica cartella nella scheda Documenti della pagina Documenti o nella scheda Documenti per il account .
- Usate l'applicazione desktop di TaxDome.
- Uso TaxDome Guida .
Caricali usando modelli di cartelle e automazioni nei progetti.
1. Fare clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, selezionare Documento dallo slide-out o fare clic su Carica documenti all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account , quindi seleziona i file che desideri caricare dal tuo computer. Per selezionare più file da una cartella, usa il controllo o Maiusc sulla tastiera.
2. Vai al account in cui vuoi caricare i file.
3. Scegli dove vuoi caricare. Ci sono icone di visibilità per ogni documento e cartella per una facile identificazione.
4. Fare clic su Carica per terminare. Quando carichi in una cartella di primo livello con il Cliente può visualizzare o il Cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), sarai in grado di azionare su alcune impostazioni utili (vedi sotto ).
Ricordate:
- Alcuni tipi di file non vengono riconosciuti (per maggiori dettagli, vai qui ).
- La dimensione massima del caricamento è di 200 Mb.
- Per annullare il caricamento mentre è in corso, fare clic sulla x .
Impostazioni aggiuntive durante il caricamento
Quando carichi documenti in una cartella di primo livello con un cliente può visualizzare o un cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), puoi azionare su alcune impostazioni utili. Puoi anche tu azionare per tutti i documenti che carichi o solo per alcuni .
Di seguito, scopri di più sugli articoli numerati qui:
1. Notifica client: quando attivato, tutti i contatti—che sono collegati al account e avere le notifiche abilitate (per maggiori dettagli, vai qui ): ricevi una notifica via email quando carichi.
2. Contrassegna come letto per il cliente: quando attivato, i documenti vengono caricati ma non contrassegnati come Nuovo per il cliente; non riceveranno alcuna notifica al riguardo. Questa funzione è utile quando si sposta per la prima volta un client in TaxDome .
3. Notifica ai follower quando un cliente apre un documento: Quando attivato, tutti i membri del team con account accedere e notifiche per documenti abilitati ricevono una notifica via email e nel loro Inbox+ quando il client apre per la prima volta il documento. (Per ulteriori informazioni sull'assegnazione dei membri del team a accounts , andare qui.)
4. Richiedi l'approvazione del cliente : questa impostazione è disponibile solo quando si carica in una cartella di primo livello con un livello di accesso che il Cliente può visualizzare (vai qui per maggiori dettagli).
5. Promemoria: attiva i promemoria del cliente sull'approvazione richiesta (per i dettagli, vai al nostro articolo sui promemoria ).
6. Aggiungi descrizione: inserisci i dettagli del documento. Sarà lo stesso per ogni documento, se ne carichi diversi contemporaneamente, ma può essere modificato individualmente .
7. Blocca documento ai non pagati fattura: Questo ti permette di caricare un documento in modo che il cliente veda che è disponibile ma non possa visualizzarlo o scaricarlo fino a quando non avrà pagato il lavoro (per saperne di più vai qui).
8, 9. lavori : Link documento a lavori . Per maggiori dettagli, consulta l' articolo sul collegamento di documenti .
Selezione di impostazioni aggiuntive per i singoli file
Quando carichi più documenti su un account , potresti voler scegliere impostazioni diverse per ogni file. Ad esempio, si desidera ottenere l'approvazione di un cliente su un documento e bloccarne un altro su una fattura. Segui questi passi:
1. Una volta selezionati i documenti, cliccate su Imposta individualmente in alto a destra. Questa opzione di impostazioni appare solo quando state caricando due o più file.
2. Cliccare sull'icona a forma di ingranaggio a destra del file, quindi selezionare le impostazioni.
3. Fare clic su Salva , quindi ripetere per ciascun file. I documenti con impostazioni aggiunte verranno contrassegnati da un colore stato tag ( In attesa di approvazione , In attesa di pagamento , Notifica follower, Segna come già letto o Notifica cliente ) per una facile identificazione.
4. Fare clic su Carica per terminare.
Caricare intere cartelle
Per caricare intere cartelle, scegli il modo che funziona meglio per te:
- Trascina le cartelle dal tuo computer alla scheda Documenti/Recenti nella pagina Documenti e rilasciale in un punto qualsiasi dello schermo oppure trascinale nella scheda Documenti per account .
- Fai clic su Carica cartella all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account .
- Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, quindi seleziona Cartella dallo slide-out.
Ricordate:
- I tipi di file che non vengono riconosciuti non vengono caricati.
- La tua struttura di cartelle viene trasferita. Tutti i documenti vengono inseriti nella selezione TaxDome cartella all'interno delle loro cartelle originali.
Suggerimento: se riscontri problemi con il trasferimento dei documenti, lo faremo per te! Segui i passaggi qui per ottenere aiuto.
Caricare un file zip
Gli zip sono un ottimo modo per caricare più documenti contemporaneamente. TaxDome carica file zip fino a 200 Mb. Vengono caricati come gli altri file. Tuttavia, una volta caricato un file zip:
-
Il file zip viene decompresso automaticamente.
-
I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.
-
Le cartelle sullo zip non verranno replicate TaxDome , quindi dovrai creare nuove cartelle per organizzare i documenti.
-
Il file zip originale che hai caricato viene eliminato automaticamente.
Cosa vedono i clienti quando gli inviate i documenti
I clienti possono accedere ai documenti che carichi nella cartella Client può visualizzare .
possono aprirli...
- ...andando alla pagina Documenti .
- ...facendo clic sul collegamento nella loro notifica e-mail automatica.
- ...cliccando sulla notifica sul loro dashboard .
Accedi a una vista di sola lettura del portale di un cliente per vederlo TaxDome dalla loro parte.
