Documenti (base): carica manualmente o automaticamente
Ci sono tantissime opzioni su cui caricare i documenti TaxDome : trascinali e rilasciali, utilizza un file zip che si decomprime automaticamente e altro ancora.
I documenti possono essere caricati dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team che lo abbia fatto account accedere o gestire i diritti di accesso ai documenti . Continua a leggere per scoprire tutte le opzioni di caricamento.
Coperto qui:
- Come caricare i documenti
- Livelli di accesso e visibilità dei documenti
- Caricamento cartelle
- Caricamento di file Zip
- Cosa vedono i clienti quando invii loro i documenti
Come caricare i documenti
Esistono molti modi per caricare; scegli ciò che funziona meglio per te:
- Fare clic su Nuovo in alto a sinistra.
- Trascina i documenti o le cartelle dal desktop alla scheda Documenti / Recenti nella pagina Documenti e rilasciali in qualsiasi punto dello schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per il file account o semplicemente trascinarli in una cartella o sottocartella specifica per caricare lì i documenti.
- Fai clic su Carica documenti o Carica cartella nella scheda Documenti della pagina Documenti o nella scheda Documenti per account .
- Utilizza l' app desktop TaxDome .
- Utilizza TaxDome Drive .
- Caricali utilizzando modelli di cartelle e automazioni in progetti .
1. Fai clic su Nuovo in alto a sinistra, seleziona Documento dal riquadro a scorrimento o fai clic su Carica documenti nella scheda Documenti nella pagina Documenti o nella scheda Documenti per account , quindi seleziona i file che desideri caricare dal tuo computer. Per selezionare più file da una cartella, usa il controllo o il tasto Maiusc sulla tastiera.
2. Vai a account su cui vuoi caricare i file.
3. Scegli dove vuoi caricare. Sono presenti icone di visibilità per ciascun documento e cartella per una facile identificazione.
4. Fare clic su Carica per terminare. Durante il caricamento in una cartella di livello superiore con accesso Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare (per ulteriori dettagli, vai qui ), sarai in grado di azionare su alcune impostazioni utili (vedi sotto ).
Tieni a mente:
- Alcuni tipi di file non vengono riconosciuti (per maggiori dettagli, vai qui ).
- La dimensione massima di caricamento è 300 Mb.
- Per annullare il caricamento mentre è in corso, fare clic sulla x .
- It is impossible to upload documents to a sealed folder.
Impostazioni aggiuntive durante il caricamento
Quando carichi documenti in una cartella di livello superiore con un accesso che il Cliente può visualizzare o Il Cliente può visualizzare e modificare (per maggiori dettagli, vai qui ), puoi azionare su alcune impostazioni utili. Puoi entrambi azionare attivali per tutti i documenti caricati o solo per alcuni file .
Di seguito, scopri di più sugli articoli numerati qui:
1. Notifica al cliente: se attivato, tutti i contatti collegati a account e hai abilitato le notifiche (per maggiori dettagli, vai qui ): ricevi una notifica via email quando carichi.
2. Contrassegna come letto per il client: quando attivato, i documenti vengono caricati ma non contrassegnati come Nuovi per il client; non riceveranno una notifica a riguardo. Questa funzionalità è utile quando si sposta per la prima volta un client in TaxDome .
3. Notify followers when a client opens a document: When toggled on, all team members with account access and notifications for documents enabled receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. (For more on assigning team members to accounts, go here.)
4. Richiedi l'approvazione del cliente : questa impostazione è disponibile solo quando si effettua il caricamento in una cartella di livello superiore con un livello di accesso in cui il cliente può visualizzare (vai qui per maggiori dettagli).
5. Promemoria: attiva i promemoria del cliente sull'approvazione richiesta (per i dettagli, vai al nostro articolo sui promemoria ).
6. Aggiungi descrizione: inserisci i dettagli del documento. Sarà lo stesso per ciascun documento, se ne carichi diversi contemporaneamente, ma potrà essere modificato individualmente .
7. Blocca il documento sulla fattura non pagata: ti consente di caricare un documento in modo che il cliente veda che è disponibile ma non potrà visualizzarlo o scaricarlo finché non avrà pagato il lavoro (per saperne di più, vai qui ).
8, 9. lavori : Link documento a lavori . Ulteriori informazioni sul collegamento di documenti .
Selezione di impostazioni aggiuntive per singoli file
Quando carichi diversi documenti su un file account , potresti voler scegliere impostazioni diverse per ciascun file. Ad esempio, desideri ottenere l'approvazione di un cliente su un documento e bloccarne un altro su una fattura. Segui questi passi:
1. Una volta selezionati i documenti, fai clic su Configura individualmente in alto a destra. Questa opzione di impostazione mostra solo quando stai caricando due o più file.
2. Fare clic sull'icona dell'ingranaggio a destra del file, quindi selezionare le impostazioni.
3. Fare clic su Salva , quindi ripetere per ciascun file. Ai documenti con impostazioni aggiunte verrà assegnato un codice colore stato tag ( Approvazione in sospeso , Pagamento in sospeso , Notifica follower, Contrassegna come letto o Notifica cliente ) per una facile identificazione.
4. Fare clic su Carica per terminare.
Caricamento di intere cartelle
Per caricare intere cartelle, scegli il modo più adatto a te:
- Trascina le cartelle dal tuo computer alla scheda Documenti/Recenti nella pagina Documenti e rilasciale ovunque sullo schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per il file account o semplicemente trascinarli in una cartella o sottocartella specifica per caricare le cartelle lì.
- Fai clic su Carica cartella nella scheda Documenti nella pagina Documenti o nella scheda Documenti per account .
- Fai clic su Nuovo in alto a sinistra, quindi seleziona Cartella dal menu a scorrimento.
Tieni a mente:
- I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.
- La struttura delle cartelle viene trasferita. Tutti i documenti vengono inseriti nell'area selezionata TaxDome cartella all'interno delle cartelle originali.
Caricamento di un file zip
Gli zip sono un ottimo modo per caricare più documenti contemporaneamente. TaxDome carica file zip fino a 300 Mb. Vengono caricati come gli altri file. Tuttavia, una volta caricato un file zip:
- Il file zip viene decompresso automaticamente.
- I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.
- Le cartelle sullo zip non verranno replicate TaxDome , quindi dovrai creare nuove cartelle per organizzare i documenti.
- Il file zip originale che hai caricato viene automaticamente eliminato.
Cosa vedono i clienti quando invii loro i documenti
I clienti possono accedere ai documenti caricati nella cartella Il cliente può visualizzare .
Possono aprirli...
- ...andando alla pagina Documenti .
- ...facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail automatica.
- ...facendo clic sulla notifica sul loro dashboard .
Accedi a una visualizzazione di sola lettura del portale di un cliente per vedere TaxDome dalla loro parte.
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