Carica documenti

Sommario

Come caricare i documenti
Carica impostazioni
Carica cartelle
Carica i file zip
Vista del cliente

Ci sono tantissime opzioni su cui caricare i documenti TaxDome : trascinali e rilasciali, utilizza un file zip che si decomprime automaticamente e altro ancora.

I documenti possono essere caricati dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team che abbia account Accedi o gestisci i diritti di accesso ai documenti . Continua a leggere per scoprire tutte le opzioni di caricamento da app web, desktop o mobile.

Esplora anche altre opzioni:

Utilizzare TaxDome Drive .
Carica i file utilizzando modelli di cartelle e automazioni in progetti .

Come caricare i documenti

Esistono molti modi per caricare; scegli ciò che funziona meglio per te:

Per caricare dall'app web:

Trascina i documenti o le cartelle dal desktop alla scheda Documenti/Recenti nella pagina Documenti e rilasciali ovunque sullo schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per account oppure trascinarli semplicemente in una cartella o sottocartella specifica per caricare lì i documenti.
Fai clic su Carica documenti o Carica cartella nella scheda Documenti della pagina Documenti o nella scheda Documenti per account .
Fare clic su Nuovo in alto a sinistra.

Seleziona i file che desideri caricare dal tuo computer. Per selezionare più file da una cartella, usa Ctrl o Maiusc sulla tastiera.

2. Vai a account su cui vuoi caricare i file.

Scegli dove vuoi caricare. Sono presenti icone di visibilità per ogni documento e cartella per una facile identificazione.
Clic Caricamento per finire. Quando si carica in una cartella di primo livello con Il cliente può visualizzare O Il cliente può visualizzare e modificare accesso (per maggiori dettagli, vai Qui ), sarai in grado di azionare su alcune impostazioni utili (vedi sotto ).

Tieni a mente:
- Alcuni tipi di file non vengono riconosciuti (per maggiori dettagli, vai qui ).
- La dimensione massima di caricamento di un singolo documento è di 200 Mb .
- Non è possibile caricare documenti in una cartella sigillata.
- Per annullare il caricamento mentre è in corso, fare clic sulla X.

Fai clic su + NUOVO in alto a sinistra della pagina, seleziona Caricamento file , quindi scegli i file
Seleziona il cliente account su cui desideri caricare i file
Fai clic su CARICA FILE

Puoi caricare file dal tuo dispositivo:

Dalla schermata Posta in arrivo , tocca Carica documenti pulsante .
Da Accounts , vai al profilo del cliente, quindi alla scheda Documenti .

Per caricare un file, seleziona il client e la cartella desiderati, quindi tocca l'icona in alto a destra e seleziona l'opzione desiderata. Utilizzando l'app mobile, puoi:
- Scansiona il documento cartaceo su PDF
- Scegli un file qualsiasi dal tuo dispositivo da caricare
- Scegli un'immagine dalla tua galleria da caricare

Nota

Puoi esportare i documenti direttamente dal tuo telefono al TaxDome app utilizzando la funzione Esporta di iOS o il menu Condividi di Android. Ciò consente di inviare rapidamente file dal dispositivo a TaxDome .

Carica impostazioni

Quando carichi documenti in una cartella di primo livello con un Il cliente può visualizzare immagine livello di accesso , puoi applicare le seguenti impostazioni:

Notificare il cliente

Quando attivato, tutti i contatti collegati a account —con le notifiche abilitate—ricevi una notifica via email quando carichi un documento. Per maggiori informazioni, consulta l' articolo dettagliato .

Contrassegna come letto per il cliente

Se attivata, i documenti vengono caricati ma non contrassegnati come Nuovi per il cliente e non riceveranno alcuna notifica. Questa funzione è utile quando si sposta per la prima volta un cliente su TaxDome .

Notifica ai follower quando il cliente apre il documento

When toggled on, all team members with account access—and notifications for documents enabled—receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. For details, go to the article on assigning team members to client accounts.

Richiedere l'approvazione del cliente

Questa impostazione è disponibile solo quando si carica in una cartella di primo livello con un Il cliente può visualizzare immagine livello di accesso. Per maggiori informazioni, consultare l'articolo dettagliato su richiesta di approvazione del cliente .

Impostazioni di caricamento aggiuntive

Facoltativamente, puoi applicare le seguenti impostazioni aggiuntive a tutti i caricamenti di documenti:

a. Promemoria: attiva i promemoria per il cliente relativi all'approvazione richiesta. Per maggiori dettagli, consultare l' articolo sui promemoria .

b. Aggiungi descrizione: inserisci i dettagli del documento. Saranno gli stessi per ogni documento, se ne carichi più di uno contemporaneamente, ma possono essere modificati singolarmente .

c. Aggiungi tag : applica documento tag per organizzare i file. Per i dettagli, consultare l' articolo sul tag .

d. Blocca il documento sulla fattura non pagata: questa opzione consente di caricare un documento in modo che il cliente veda che è disponibile, ma non possa visualizzarlo o scaricarlo finché non avrà pagato il lavoro. Per maggiori informazioni, consulta l' articolo dettagliato .

e, f. lavori : Link documento a lavori Ecco maggiori informazioni sul collegamento dei documenti .

Impostazioni per i singoli file

Quando carichi diversi documenti su un file account , potresti voler scegliere impostazioni diverse per ciascun file. Ad esempio, desideri ottenere l'approvazione di un cliente su un documento e bloccarne un altro su una fattura. Segui questi passi:

Dopo aver selezionato i documenti, fai clic su "Imposta singolarmente" in alto a destra. Questa opzione di impostazione mostra solo quando carichi due o più file.
Fare clic sull'icona dell'ingranaggio a destra del file, quindi selezionare le impostazioni.
Fare clic su Salva , quindi ripetere l'operazione per ogni file. I documenti con impostazioni aggiunte saranno contrassegnati da un codice colore. stato tag ( In attesa di approvazione , In attesa di pagamento , Notifica ai follower , Segna come letto o Notifica al cliente ) per una facile identificazione.

4. Fare clic su Carica per terminare.

Carica cartelle

Per caricare le cartelle, scegli il metodo più adatto a te:

Trascina le cartelle dal tuo computer alla scheda Documenti/Recenti nella pagina Documenti e rilasciale ovunque sullo schermo. Puoi anche rilasciarle ovunque all'interno della scheda Documenti per account oppure trascinarli semplicemente in una cartella o sottocartella specifica per caricare lì le cartelle.
Fare clic su Carica cartella all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per account .
Fare clic su Nuovo in alto a sinistra, quindi selezionare Cartella dal menu a discesa.

Tieni a mente:
- I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.
- La struttura delle cartelle viene trasferita. Tutti i documenti vengono inseriti nell'area selezionata TaxDome cartella all'interno delle cartelle originali.
- The following symbols are not allowed in folder names: / ? * : | < >

Per aggiungere una cartella, clicca su + NUOVO , seleziona Caricamento cartella , quindi scegli la cartella. Procedi come descritto sopra . È molto più veloce che caricare i documenti uno alla volta.

Quando carichi cartelle tramite l'app desktop, tieni presente quanto segue:

TaxDome elabora tutti i file nella cartella selezionata e nelle relative sottocartelle.
Per la sicurezza e la protezione dei tuoi dati, TaxDome non riconosce tutti i tipi di file (maggiori informazioni sui tipi di file non riconosciuti ).
Puoi fornire dettagli per ciascun documento nelle tue cartelle e sottocartelle: seleziona il client, la cartella di destinazione, ecc.
La struttura delle cartelle originale non viene replicata in TaxDome ; avrai bisogno di creare nuove cartelle per organizzare i tuoi file. Oppure puoi caricamento massivo per mantenere la struttura originale. Nota che verranno create nuove cartelle con Il cliente può visualizzare e modificare livello di accesso.
Non è possibile selezionare più cartelle contemporaneamente. Se è necessario caricare documenti da più cartelle, utilizzare la funzione CARICA CARTELLA. pulsante per ciascuno.

Carica i file zip

I file zip rappresentano un ottimo modo per caricare più documenti contemporaneamente. TaxDome Carica file zip fino a 200 MB. Vengono caricati come gli altri file. Tuttavia, una volta caricato un file zip:

Il file zip viene decompresso automaticamente.
I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.
Le cartelle nello zip non verranno replicate TaxDome , quindi sarà necessario creare nuove cartelle per organizzare i documenti.
Il file zip originale che hai caricato viene automaticamente eliminato.

Vista del cliente

I clienti possono accedere ai documenti caricati nelle cartelle con Il cliente può visualizzare immagine permessi. Inoltre, se notifiche per il client sono attivi e hai controllato Notificare il cliente azionare Quando caricano un documento, vengono informati via e-mail. I tuoi clienti possono visualizzare e aprire i documenti in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella sezione In attesa di azione o sul collegamento nella pagina Documenti .
Dalla notifica e-mail : fare clic su Visualizza documenti nell'e-mail.

Successivamente, i clienti interagiranno con i documenti caricati. Per i documenti con l'opzione "Notifica clienti" abilitata, sarà presente una nuova etichetta.