Documenti (di base): caricare manualmente o automaticamente

Ci sono tantissime opzioni per caricare i documenti TaxDome : trascinali e rilasciali, usa un file zip che si decomprime automaticamente e altro ancora. 

I documenti possono essere caricati dal titolare di un'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team che abbia account accedere o gestire i diritti di accesso ai documenti . Continua a leggere per scoprire tutte le tue opzioni di caricamento. 

Trattato qui:

Come caricare i documenti

Ci sono molti modi per caricare; scegli ciò che funziona meglio per te:  

  • Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra.
  • Trascina i documenti o le cartelle dal desktop alla scheda Documenti / Recenti nella pagina Documenti e rilasciali in un punto qualsiasi dello schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per il account .
  • Fare clic su Carica documenti o Carica cartella nella scheda Documenti della pagina Documenti o nella scheda Documenti per il account .
  • Usate l'applicazione desktop di TaxDome.
  • Uso TaxDome Guida .
  • Caricali usando modelli di cartelle e automazioni nei progetti

1. Fare clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, selezionare Documento dallo slide-out o fare clic su Carica documenti all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account , quindi seleziona i file che desideri caricare dal tuo computer. Per selezionare più file da una cartella, usa il controllo o Maiusc sulla tastiera.

2. Vai al account in cui vuoi caricare i file. 

3. Scegli dove vuoi caricare. Ci sono icone di visibilità per ogni documento e cartella per una facile identificazione. 

4. Fare clic su Carica per terminare. Quando carichi in una cartella di primo livello con il Cliente può visualizzare o il Cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), sarai in grado di azionare su alcune impostazioni utili (vedi sotto ). 

Ricordate:

  • Alcuni tipi di file non vengono riconosciuti (per maggiori dettagli, vai qui ).
  • La dimensione massima del caricamento è di 200 Mb. 
  • Per annullare il caricamento mentre è in corso, fare clic sulla x .

Impostazioni aggiuntive durante il caricamento

Quando carichi documenti in una cartella di primo livello con un cliente può visualizzare o un cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), puoi azionare su alcune impostazioni utili. Puoi anche tu azionare per tutti i documenti che carichi o solo per alcuni

Di seguito, scopri di più sugli articoli numerati qui:

1. Notifica client: quando è attivato, tutti i contatti, che sono collegati al account e avere le notifiche abilitate (per maggiori dettagli, vai qui ): ricevi una notifica e-mail quando carichi. 
2. Contrassegna come letti per il cliente: quando attivato, i documenti vengono caricati ma non contrassegnati come Nuovi per il cliente; non riceveranno una notifica a riguardo. Questa funzione è utile quando si sposta per la prima volta un client in TaxDome . 

3. Notifica ai follower quando un cliente apre un documento: Quando attivato, tutti i membri del team con account accedere e notifiche per documenti abilitati ricevono una notifica via email e nel loro Inbox+ quando il client apre per la prima volta il documento. (Per ulteriori informazioni sull'assegnazione dei membri del team a accounts , andare qui.)

4. Richiedere l'approvazione del cliente: Questa impostazione è disponibile solo quando si carica in una cartella di primo livello con un livello di accesso " Il cliente può visualizzare" . (Per ulteriori dettagli, vedere qui ).

5. Blocca documento ai non pagati fattura: Ciò ti consente di caricare un documento in modo che il cliente veda che è disponibile ma non può visualizzarlo o scaricarlo finché non ha pagato per il lavoro. (Per saperne di più, vai qui.)   

Selezione di impostazioni aggiuntive per i singoli file 

Quando carichi più documenti su un account , potresti voler scegliere impostazioni diverse per ogni file. Ad esempio, si desidera ottenere l'approvazione di un cliente su un documento e bloccarne un altro su una fattura. Segui questi passi:

1. Una volta selezionati i documenti, cliccate su Imposta individualmente in alto a destra. Questa opzione di impostazioni appare solo quando state caricando due o più file.  

2. Cliccare sull'icona a forma di ingranaggio a destra del file, quindi selezionare le impostazioni. 

3. Fare clic su Indietro , quindi ripetere per ciascun file. Ai documenti con impostazioni aggiunte verrà assegnato un codice colore stato tag ( Approvazione in sospeso, Pagamento in sospeso, Notifica follower, Contrassegna come letto o Notifica cliente ) per una facile identificazione. 

4. Fare clic su Carica per terminare. 

Caricare intere cartelle

Per caricare intere cartelle, scegli il modo che funziona meglio per te: 

  • Trascina le cartelle dal tuo computer alla scheda Documenti/Recenti nella pagina Documenti e rilasciale in un punto qualsiasi dello schermo oppure trascinale nella scheda Documenti per account . 
  • Fai clic su Carica cartella all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account . 
  • Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, quindi seleziona Cartella dallo slide-out. 

Ricordate:

  • I tipi di file che non vengono riconosciuti non vengono caricati.
  • La tua struttura di cartelle viene trasferita. Tutti i documenti vengono inseriti nella selezione TaxDome cartella all'interno delle loro cartelle originali.
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Suggerimento: se riscontri problemi con il trasferimento dei documenti, lo faremo per te! Segui i passaggi qui per ottenere aiuto. 

Caricare un file zip

Gli zip sono un ottimo modo per caricare più documenti contemporaneamente. TaxDome carica file zip fino a 200 Mb. Vengono caricati come gli altri file. Tuttavia, una volta caricato un file zip:

  • Il file zip viene decompresso automaticamente.

  • I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.

  • Le cartelle sullo zip non verranno replicate TaxDome , quindi dovrai creare nuove cartelle per organizzare i documenti.

  • Il file zip originale che hai caricato viene eliminato automaticamente.

Cosa vedono i clienti quando gli inviate i documenti

I clienti possono accedere ai documenti che carichi nella cartella Client può visualizzare .
possono aprirli...

  • ...andando alla pagina Documenti
  • ...facendo clic sul collegamento nella loro notifica e-mail automatica. 
  • ...cliccando sulla notifica sul loro dashboard . 

Accedi a una vista di sola lettura del portale di un cliente per vederlo TaxDome dalla loro parte.

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Suggerimento: dai un'occhiata TaxDome Academy per i nostri divertenti corsi completi.

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