Documenti (di base): caricare manualmente o automaticamente

Ci sono tantissime opzioni per caricare i documenti TaxDome : trascinali e rilasciali, usa un file zip che si decomprime automaticamente e altro ancora. 

I documenti possono essere caricati dal titolare di un'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team che abbia account accedere o gestire i diritti di accesso ai documenti . Continua a leggere per scoprire tutte le tue opzioni di caricamento. 

Trattato qui:

Come caricare i documenti

Ci sono molti modi per caricare; scegli ciò che funziona meglio per te:  

  • Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra.
  • Trascina i documenti o le cartelle dal desktop alla scheda Documenti nella pagina Documenti e rilasciali in una cartella. Puoi anche rilasciarli all'interno della scheda Documenti per il account .
  • Fare clic su Carica documenti o Carica cartella nella scheda Documenti della pagina Documenti o nella scheda Documenti per il account .
  • Usate l'applicazione desktop di TaxDome.
  • Uso TaxDome Guida .
  • Caricali usando modelli di cartelle e automazioni nei progetti

1. Fare clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, selezionare Documento dallo slide-out o fare clic su Carica documenti all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account , quindi seleziona i file che desideri caricare dal tuo computer. Per selezionare più file da una cartella, usa il controllo o Maiusc sulla tastiera.

2. Vai al account in cui vuoi caricare i file. 

3. Scegli dove vuoi caricare. Ci sono icone di visibilità per ogni documento e cartella per una facile identificazione. 

4. Fare clic su Carica per terminare. Quando carichi in una cartella di primo livello con il Cliente può visualizzare o il Cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), sarai in grado di azionare su alcune impostazioni utili (vedi sotto ). 

Ricordate:

  • Alcuni tipi di file non vengono riconosciuti (per maggiori dettagli, vai qui ).
  • La dimensione massima del caricamento è di 200 Mb. 
  • Per annullare il caricamento mentre è in corso, fare clic sulla x .

Impostazioni aggiuntive durante il caricamento

Quando carichi documenti in una cartella di primo livello con un cliente può visualizzare o un cliente può visualizzare e modificare l'accesso (per maggiori dettagli, vai qui ), puoi azionare su alcune impostazioni utili. Puoi anche tu azionare per tutti i documenti che carichi o solo per alcuni

Di seguito, scopri di più sugli articoli numerati qui:

1. Notifica client: quando è attivato, tutti i contatti, che sono collegati al account e avere le notifiche abilitate (per maggiori dettagli, vai qui ): ricevi una notifica e-mail quando carichi. 
2. Contrassegna come letti per il cliente: quando attivato, i documenti vengono caricati ma non contrassegnati come Nuovi per il cliente; non riceveranno una notifica a riguardo. Questa funzione è utile quando si sposta per la prima volta un client in TaxDome . 

3. Notifica ai follower quando un cliente apre un documento: Quando attivato, tutti i membri del team con account accedere e notifiche per documenti abilitati ricevono una notifica via email e nel loro Inbox+ quando il client apre per la prima volta il documento. (Per ulteriori informazioni sull'assegnazione dei membri del team a accounts , andare qui.)

4. Richiedere l'approvazione del cliente: Questa impostazione è disponibile solo quando si carica in una cartella di primo livello con un livello di accesso " Il cliente può visualizzare" . (Per ulteriori dettagli, vedere qui ).

5. Blocca documento ai non pagati fattura: Ciò ti consente di caricare un documento in modo che il cliente veda che è disponibile ma non può visualizzarlo o scaricarlo finché non ha pagato per il lavoro. (Per saperne di più, vai qui.)   

Selezione di impostazioni aggiuntive per i singoli file 

Quando carichi più documenti su un account , potresti voler scegliere impostazioni diverse per ogni file. Ad esempio, si desidera ottenere l'approvazione di un cliente su un documento e bloccarne un altro su una fattura. Segui questi passi:

1. Una volta selezionati i documenti, cliccate su Imposta individualmente in alto a destra. Questa opzione di impostazioni appare solo quando state caricando due o più file.  

2. Fare clic sull'icona a forma di ingranaggio a destra del file, quindi selezionare le impostazioni. 

3. Fare clic su Indietro , quindi ripetere per ciascun file. Ai documenti con impostazioni aggiunte verrà assegnato un codice colore stato tag ( Approvazione in sospeso, Pagamento in sospeso, Notifica follower, Contrassegna come letto o Notifica cliente ) per una facile identificazione. 

4. Fare clic su Carica per terminare. 

Caricare i documenti utilizzando i modelli di cartelle e le automazioni nei progetti

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Questa sezione è riservata agli utenti di T axDome Pro . Upgrade in ogni momento!

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

Le automazioni possono essere utilizzate per ottenere documenti da caricare automaticamente su un client account Quando un lavoro entra in un nuovo fase in un Progetto . Per impostare le automazioni, avrai prima bisogno di un modello di cartella contenente i documenti che desideri caricare (vai a come creare un modello di cartella per le istruzioni).

Una volta che un modello di cartella è pronto, applica l'automazione del modello di cartella a Progetto . In questo modo, tutto accounts aggiunto al Progetto riceverà automaticamente una serie di documenti quando il lavoro raggiunge il fase con l'automazione per caricarli. 

Caricare intere cartelle

Per caricare intere cartelle, scegli il modo che funziona meglio per te: 

  • Trascina le cartelle dal tuo computer alla scheda Documenti nella pagina Documenti e rilasciale in una cartella oppure trascinale nella scheda Documenti per il account . 
  • Fai clic su Carica cartella all'interno della scheda Documenti nella pagina Documenti o all'interno della scheda Documenti per il account . 
  • Fai clic su + NUOVO nel menu della barra laterale di sinistra, quindi seleziona Cartella dallo slide-out. 

Ricordate:

  • I tipi di file che non vengono riconosciuti non vengono caricati.
  • La tua struttura di cartelle viene trasferita. Tutti i documenti vengono inseriti nella selezione TaxDome cartella all'interno delle loro cartelle originali.
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Suggerimento: se riscontri problemi con il trasferimento dei documenti, lo faremo per te! Segui i passaggi qui per ottenere aiuto. 

Caricare un file zip

Gli zip sono un ottimo modo per caricare più documenti contemporaneamente. TaxDome carica file zip fino a 200 Mb. Vengono caricati come gli altri file. Tuttavia, una volta caricato un file zip:

  • Il file zip viene decompresso automaticamente.

  • I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.

  • Le cartelle sullo zip non verranno replicate TaxDome , quindi dovrai creare nuove cartelle per organizzare i documenti.

  • Il file zip originale che hai caricato viene eliminato automaticamente.

Cosa vedono i clienti quando gli inviate i documenti

I clienti possono accedere ai documenti che carichi nella cartella Client può visualizzare .
possono aprirli...

  • ...andando alla pagina Documenti
  • ...facendo clic sul collegamento nella loro notifica e-mail automatica. 
  • ...cliccando sulla notifica sul loro dashboard . 

Accedi a una vista di sola lettura del portale di un cliente per vederlo TaxDome dalla loro parte.

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Suggerimento: dai un'occhiata TaxDome Academy per i nostri divertenti corsi completi.

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