Documenti (base): carica manualmente o automaticamente

Ci sono tantissime opzioni su cui caricare i documenti TaxDome : trascinali e rilasciali, utilizza un file zip che si decomprime automaticamente e altro ancora.

I documenti possono essere caricati dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team che lo abbia fatto account accedere o gestire i diritti di accesso ai documenti . Continua a leggere per scoprire tutte le opzioni di caricamento.

Come caricare i documenti

Esistono molti modi per caricare; scegli ciò che funziona meglio per te:

Fare clic su Nuovo in alto a sinistra.
Trascina i documenti o le cartelle dal desktop alla scheda Documenti / Recenti nella pagina Documenti e rilasciali in qualsiasi punto dello schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per il file account o semplicemente trascinarli in una cartella o sottocartella specifica per caricare lì i documenti.
Fai clic su Carica documenti o Carica cartella nella scheda Documenti della pagina Documenti o nella scheda Documenti per account .
Utilizza l' app desktop TaxDome .
Utilizzare TaxDome Drive .
Utilizza l'app mobile .
Caricali utilizzando modelli di cartelle e automazioni in progetti .

1. Fai clic su Nuovo in alto a sinistra, seleziona Documento dal riquadro a scorrimento o fai clic su Carica documenti nella scheda Documenti nella pagina Documenti o nella scheda Documenti per account , quindi seleziona i file che desideri caricare dal tuo computer. Per selezionare più file da una cartella, usa il controllo o il tasto Maiusc sulla tastiera.

2. Vai a account su cui vuoi caricare i file.

3. Scegli dove vuoi caricare. Sono presenti icone di visibilità per ciascun documento e cartella per una facile identificazione.

4. Fare clic su Carica per terminare. Durante il caricamento in una cartella di livello superiore con accesso Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare (per ulteriori dettagli, vai qui ), sarai in grado di azionare su alcune impostazioni utili (vedi sotto ).

Tieni a mente:

Alcuni tipi di file non vengono riconosciuti (per maggiori dettagli, vai qui ).
La dimensione massima di caricamento è 300 Mb.
Non è possibile caricare documenti in una cartella sigillata.
Per annullare il caricamento in corso, fare clic sulla x .

Carica impostazioni

Quando carichi documenti in una cartella di livello superiore con un livello di accesso Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare , puoi applicare le seguenti impostazioni:

Notificare il cliente

Se attivata, tutti i contatti collegati a account —con notifiche abilitate—ricevi una notifica via email quando carichi un documento. Per maggiori informazioni, vai all'articolo dettagliato .

Contrassegna come letto per il cliente

Quando è attivato, i documenti vengono caricati ma non contrassegnati come Nuovi per il cliente e non riceveranno una notifica. Questa funzionalità è utile quando si sposta per la prima volta un cliente su TaxDome .

Notifica ai follower quando il cliente apre il documento

When toggled on, all team members with account access—and notifications for documents enabled—receive a notification via email and in their Inbox+ when the client first opens the document. For details, go to the article on assigning team members to client accounts.

Richiedere l'approvazione del cliente

Questa impostazione è disponibile solo quando si carica in una cartella di primo livello con un livello di accesso Client can view . Per maggiori informazioni, vai all'articolo dettagliato sulla richiesta di approvazione del cliente .

Impostazioni di caricamento aggiuntive

Facoltativamente, puoi applicare le seguenti impostazioni aggiuntive a tutti i caricamenti di documenti:

a. Promemoria: attiva i promemoria del cliente sull'approvazione richiesta. Per i dettagli, vai all'articolo sui promemoria .

b. Aggiungi descrizione: digita i dettagli sul documento. Saranno gli stessi per ogni documento, se ne carichi più di uno contemporaneamente, ma possono essere modificati individualmente .

c. Aggiungi tag : applica documento tag per organizzare i file. Per i dettagli, vai all'articolo sul tag .

d. Blocca il documento sulla fattura non pagata: questo ti consente di caricare un documento in modo che il cliente veda che è disponibile ma non possa visualizzarlo o scaricarlo finché non avrà pagato il lavoro. Per maggiori informazioni, vai all'articolo dettagliato .

e, f. lavori : Link documento a lavori Ecco maggiori informazioni sul collegamento dei documenti .

Impostazioni per i singoli file

Quando carichi diversi documenti su un file account , potresti voler scegliere impostazioni diverse per ciascun file. Ad esempio, desideri ottenere l'approvazione di un cliente su un documento e bloccarne un altro su una fattura. Segui questi passi:

1. Una volta selezionati i documenti, fai clic su Configura individualmente in alto a destra. Questa opzione di impostazione mostra solo quando stai caricando due o più file.

2. Fare clic sull'icona dell'ingranaggio a destra del file, quindi selezionare le impostazioni.

3. Fare clic su Salva , quindi ripetere per ciascun file. Ai documenti con impostazioni aggiunte verrà assegnato un codice colore stato tag ( Approvazione in sospeso , Pagamento in sospeso , Notifica follower, Contrassegna come letto o Notifica cliente ) per una facile identificazione.

4. Fare clic su Carica per terminare.

Carica cartelle

Per caricare le cartelle, scegli il metodo più adatto a te:

Trascina le cartelle dal tuo computer alla scheda Documenti/Recenti nella pagina Documenti e rilasciale ovunque sullo schermo. Puoi anche rilasciarli ovunque all'interno della scheda Documenti per il file account o semplicemente trascinarli in una cartella o sottocartella specifica per caricare le cartelle lì.
Fai clic su Carica cartella nella scheda Documenti nella pagina Documenti o nella scheda Documenti per account .
Fai clic su Nuovo in alto a sinistra, quindi seleziona Cartella dal menu a scorrimento.

Tieni a mente:

I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.
La struttura delle cartelle viene trasferita. Tutti i documenti vengono inseriti nell'area selezionata TaxDome cartella all'interno delle cartelle originali.

Carica i file zip

Gli zip sono un ottimo modo per caricare più documenti contemporaneamente. TaxDome carica file zip fino a 300 Mb. Vengono caricati come gli altri file. Tuttavia, una volta caricato un file zip:

Il file zip viene decompresso automaticamente.
I tipi di file non riconosciuti non verranno caricati.
Le cartelle sullo zip non verranno replicate TaxDome , quindi dovrai creare nuove cartelle per organizzare i documenti.
Il file zip originale che hai caricato viene automaticamente eliminato.

Vista del cliente

I clienti possono accedere ai documenti che carichi nelle cartelle con i permessi Il cliente può visualizzare . Inoltre, se le notifiche per il cliente sono attive e hai selezionato Notifica al cliente azionare quando caricano un documento, ne vengono informati tramite e-mail. I tuoi clienti possono vedere e aprire i documenti in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella sezione In attesa di azione o sul collegamento nella pagina Documenti .
Dalla notifica e-mail : fare clic su Visualizza documenti nell'e-mail.

Quindi, i client interagiranno con i documenti caricati. Per i documenti con Notifica client abilitata, ci sarà una Nuova etichetta.

Accedi a una visualizzazione di sola lettura del portale di un cliente per vedere TaxDome dalla loro parte.