Manage signers & signature authority for proposals

Sommario

I firmatari delle proposte, spiegati
Autorità firmataria
- When to disable signatory authority
Requisito di firma
Gestisci i firmatari
Visualizza il cliente accounts con proposte in sospeso/parzialmente firmate

Alcuni dei tuoi accounts potrebbero avere diversi contatti collegati. Quando si discutono proposte o fatture ricorrenti, è fondamentale tenerlo a mente perché è necessario comprendere e impostare quali account Gli utenti saranno tenuti a firmare. Qui spiegheremo questo in dettaglio, insieme a una guida su come verificare se una proposta è firmata.

I firmatari delle proposte, spiegati

If you have only one contact in the account, then the signing logic is simple—you send a proposal, the client signs, and that’s it. However, what if you have multiple contacts in the account? Do they all need to sign it, or is one signature enough? How can I manage it? It depends on your needs:

You’re sending a proposal to a business client, and both the financial director and executive need to sign.
You’re sending a proposal to an individual client (married couple), and either of the spouses can sign
You’re sending a proposal to a client with dependents linked as contacts; only the main contact can sign.

Tutti i casi potrebbero essere facilmente gestiti su TaxDome utilizzando le seguenti funzionalità:

Autorità di firma : il diritto di firma di un singolo contatto. Se sai che alcuni contatti non dovrebbero essere autorizzati a firmare (ad esempio, persone a carico), disattivalo in anticipo.
Signature requirement setting: When preparing a template or sending a proposal, you can decide if you need signatures from all contacts or only one.
Gestione dei firmatari : anche quando la proposta è già stata inviata, puoi controllare ed eliminare i firmatari non necessari.

Autorità firmataria

By default, all contacts with login access have signatory authority enabled. You can configure signatory authority separately for each contact in the Info tab by checking or unchecking the Signatory box.

Se abilitati, i contatti possono:

Sign proposals and enter payment details for the invoices inside them.
Sign recurring invoices and enter payment details for them.

Tuttavia, c'è una differenza in termini di funzionamento per entrambe le funzionalità:

Per le proposte, è possibile impostare se tutti gli utenti con autorizzazione di firma devono firmare o solo uno di loro affinché la proposta sia considerata firmata. Se più utenti firmano e una proposta include una fattura, tutti gli utenti possono inserire i dettagli di pagamento prima di firmare. Tuttavia, l'inserimento dei dettagli di pagamento è richiesto solo per l'ultimo firmatario; per gli altri firmatari, è possibile ignorarlo.
Per le fatture ricorrenti, almeno un utente con autorizzazione di firma abilitata deve inserire i dettagli di pagamento e firmare. Dopo che un utente ha firmato, la fattura ricorrente diventa attiva e non è richiesta alcuna ulteriore azione da parte degli altri contatti dell'utente. account .

When to disable signatory authority

You may want to disable signatory authority for certain contacts in these situations:

Uno dei contatti account famiglia è il coniuge o una persona a carico. Disattivando l'autorità di firma per loro, la proposta o la fattura ricorrente verrà inviata solo al contatto principale.
Hai diversi membri dell'azienda aggiunti account aziendale . Disabilitare l'autorità di firma per quelli di loro che non sono decisori può garantire che non firmeranno accidentalmente la fattura ricorrente.

Nota

Se signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

Requisito di firma

By default, proposals require signatures from all contacts with signatory authority. However, when you create a proposal or its template, you can select One signatory must sign in the Signature requirement dropdown. Then, after any signatory signs the proposal, its status changes to Signed. If the proposal impacts a job automove, the proposal is considered signed as well.

Gestisci i firmatari

Se hai già inviato una proposta e desideri rimuovere uno o più firmatari, puoi farlo:

Vai a Fatturazione > Proposte e EL dal menu della barra laterale.
Fare clic sui tre punti accanto alla proposta che si desidera aggiornare e selezionare Gestisci firmatari .
Rimuovi uno o più firmatari e fai clic su Applica . Almeno uno dei contatti deve rimanere nell'elenco.

You can also update the signature requirement for multiple sent proposals at once:

In Proposals & ELs, select the proposals by checking the boxes next to them (or select all by clicking the checkbox at the top).
Select Require only one signature from the top menu.
Click Update.

Documents with at least one signature will be marked as signed immediately, while unsigned documents will be marked as signed once they receive one signature.

Visualizza il cliente accounts con proposte in sospeso/parzialmente firmate

Puoi vedere quali proposte sono state firmate parzialmente andando su Fatturazione > Proposte e EL dalla barra del menu a sinistra o alla scheda Proposte e EL di un cliente account Il profilo di . La prima cifra della colonna Firmato mostra il numero di contatti collegati al account che hanno firmato la proposta; il secondo, il numero totale dei firmatari richiesti.