Gestire i firmatari e l'autorità di firma per le proposte

Sommario

I firmatari delle proposte, spiegati
Autorità firmataria
- Quando disabilitare l'autorità di firma
Requisito di firma
Gestisci i firmatari
Visualizza il cliente accounts con proposte in sospeso/parzialmente firmate

Alcuni dei tuoi accounts potrebbero avere diversi contatti collegati. Quando si discutono proposte o fatture ricorrenti, è fondamentale tenerlo a mente perché è necessario comprendere e impostare quali account Gli utenti saranno tenuti a firmare. Qui spiegheremo questo in dettaglio, insieme a una guida su come verificare se una proposta è firmata.

I firmatari delle proposte, spiegati

Se hai un solo contatto nel account , allora la logica della firma è semplice: si invia una proposta, il cliente firma e il gioco è fatto. Tuttavia, cosa succede se si hanno più contatti nel account ? Devono firmarlo tutti o ne basta uno? Come posso gestirlo? Dipende dalle tue esigenze:

Stai inviando una proposta a un cliente aziendale e sia il direttore finanziario che il dirigente devono firmarla.
Stai inviando una proposta a un singolo cliente (coppia sposata) e uno qualsiasi dei coniugi può firmare
Stai inviando una proposta a un cliente con persone a carico collegate come contatti; solo il contatto principale può firmare.

Tutti i casi potrebbero essere facilmente gestiti su TaxDome utilizzando le seguenti funzionalità:

Autorità di firma : il diritto di firma di un singolo contatto. Se sai che alcuni contatti non dovrebbero essere autorizzati a firmare (ad esempio, persone a carico), disattivalo in anticipo.
Impostazione dei requisiti di firma : quando si prepara un modello o si invia una proposta, è possibile decidere se è necessario firme da tutti i contatti o solo da uno.
Gestione dei firmatari : anche quando la proposta è già stata inviata, puoi controllare ed eliminare i firmatari non necessari.

Autorità firmataria

Per impostazione predefinita, tutti i contatti con accesso hanno l'autorità di firma abilitata. È possibile configurare l'autorità di firma separatamente per ciascun contatto nella scheda Informazioni selezionando o deselezionando la casella Firmatario .

Se abilitati, i contatti possono:

Firmare le proposte e inserire i dettagli di pagamento per le fatture in esse contenute.
Firma fatture ricorrenti e inserisci i dettagli di pagamento.

Tuttavia, c'è una differenza in termini di funzionamento per entrambe le funzionalità:

Per le proposte, è possibile impostare se tutti gli utenti con autorizzazione di firma devono firmare o solo uno di loro affinché la proposta sia considerata firmata. Se più utenti firmano e una proposta include una fattura o una richiesta di deposito, tutti gli utenti possono inserire i dettagli di pagamento prima di firmare. Tuttavia, l'inserimento dei dettagli di pagamento è richiesto solo per l'ultimo firmatario; per gli altri firmatari, può essere saltato.
Per le fatture ricorrenti, almeno un utente con autorizzazione di firma abilitata deve inserire i dettagli di pagamento e firmare. Dopo che un utente ha firmato, la fattura ricorrente diventa attiva e non è richiesta alcuna ulteriore azione da parte degli altri contatti dell'utente. account .

Quando disabilitare l'autorità di firma

Potrebbe essere necessario disattivare l'autorità di firma per determinati contatti nelle seguenti situazioni:

Uno dei contatti account famiglia è il coniuge o una persona a carico. Disattivando l'autorità di firma per loro, la proposta o la fattura ricorrente verrà inviata solo al contatto principale.
Hai diversi membri dell'azienda aggiunti account aziendale . Disabilitare l'autorità di firma per quelli di loro che non sono decisori può garantire che non firmeranno accidentalmente la fattura ricorrente.

Nota

Se autorità firmataria è disabilitato per tutti i contatti collegati ad un account , non ci sarà nessuno a cui inviare una proposta/fattura ricorrente, quindi se provi a farlo, riceverai un messaggio di errore e un Inbox+ notifica con un elenco di accounts Impossibile firmare. Tali contatti non riceveranno alcuna notifica.

Requisito di firma

Per impostazione predefinita, le proposte richiedono firme da tutti i contatti con autorità di firma. Tuttavia, quando si crea una proposta o il suo modello, è possibile selezionare "Un firmatario deve firmare" nel menu a discesa "Requisito di firma" . Quindi, dopo che un firmatario ha firmato la proposta, la sua stato modifiche a Firmato . Se la proposta ha un impatto su un lavoro spostamento automatico , la proposta si considera firmata.

Gestisci i firmatari

Se hai già inviato una proposta e desideri rimuovere uno o più firmatari, puoi farlo:

Vai a Fatturazione > Proposte e EL dal menu della barra laterale.
Fare clic sui tre punti accanto alla proposta che si desidera aggiornare e selezionare Gestisci firmatari .
Rimuovi uno o più firmatari e fai clic su Applica . Almeno uno dei contatti deve rimanere nell'elenco.

È anche possibile aggiornare il requisito della firma per più proposte inviate contemporaneamente:

In Proposte e EL , seleziona le proposte spuntando le caselle accanto a esse (oppure selezionale tutte cliccando sulla casella di controllo in alto).
Seleziona Richiedi una sola firma dal menu in alto.
Fare clic su Aggiorna .

I documenti con almeno una firma verranno contrassegnati come firmati immediatamente, mentre i documenti non firmati verranno contrassegnati come firmati non appena riceveranno una firma.

Visualizza il cliente accounts con proposte in sospeso/parzialmente firmate

Puoi vedere quali proposte sono state firmate parzialmente andando su Fatturazione > Proposte e EL dalla barra del menu a sinistra o alla scheda Proposte e EL di un cliente account Il profilo di . La prima cifra della colonna Firmato mostra il numero di contatti collegati al account che hanno firmato la proposta; il secondo, il numero totale dei firmatari richiesti.