Proposte (base): gestione dei firmatari e dell'autorità di firma

Alcuni dei tuoi accounts possono avere diversi contatti collegati a loro. Quando si discutono proposte o fatture ricorrenti, è fondamentale tenerlo a mente perché è necessario comprendere e impostare quali account gli utenti dovranno firmare. Qui, spiegheremo questo in dettaglio, insieme a una guida su come visualizzare se una proposta è firmata.

I firmatari delle proposte, spiegati

Se hai un solo contatto nel account , allora la logica della firma è semplice: invii una proposta, il cliente firma e basta. Tuttavia, cosa succede se hai più contatti nel account ? Devono firmarlo tutti o ne basta uno? Come posso gestirlo?

Dipende dalle tue esigenze:

• Stai inviando una proposta a un cliente aziendale e sia il direttore finanziario sia il dirigente devono firmarla.
• Stai inviando una proposta a un singolo cliente (coppia sposata) e uno qualsiasi dei coniugi può firmare
• Stai inviando una proposta a un cliente con persone a carico collegate come contatti; solo il contatto principale può firmare.

Tutti i casi potrebbero essere facilmente gestiti su TaxDome utilizzando le seguenti funzionalità:

1. Autorità di firma : diritto di firma di un singolo contatto. Se sai che alcuni contatti non dovrebbero essere in grado di firmare (ad esempio, i familiari a carico), disattivalo in anticipo.
2. Impostazione del requisito della firma : quando si prepara un modello o si invia una proposta, è possibile decidere se è necessario firme da tutti i contatti o solo da uno.
3. Gestione dei firmatari : anche quando la proposta è già stata inviata, puoi controllare ed eliminare i firmatari non necessari.

Autorità firmataria

L'impostazione dell'autorità firmataria nella scheda Informazioni del account il profilo è configurato separatamente per ogni contatto. Considera questa impostazione come un tipo di "diritti di accesso" per i tuoi clienti. 

Di seguito, nota la dicitura Autorità firmataria sotto l'indirizzo email del contatto.

Se abilitati, i contatti possono:

• Firma le proposte e inserisci i dettagli di pagamento per le fatture al loro interno.
• Firma fatture ricorrenti e inserisci i relativi dettagli di pagamento. 

Tuttavia, c'è una differenza in termini di funzionamento per entrambe le funzionalità: 

• Per le proposte, puoi impostare se tutti gli utenti con autorizzazione di firmatario abilitata devono firmare o solo uno di loro affinché la proposta venga considerata firmata. Se più utenti firmano e una proposta include una fattura, tutti gli utenti possono immettere i dettagli di pagamento prima di firmare. Tuttavia, l'inserimento dei dettagli di pagamento è richiesto solo per l'ultimo firmatario; per gli altri firmatari, può essere saltato.
• Per le fatture ricorrenti, almeno un utente con l'autorità di firma abilitata deve inserire i dettagli del pagamento e firmare. Dopo che un utente ha firmato, una fattura ricorrente diventa attiva e non è necessaria alcuna altra azione da parte degli altri contatti del account .

Tieni presente quanto segue sull'impostazione dell'autorità firmataria :

• ❌ If signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

Disabilitare l'autorità del firmatario

Per impostazione predefinita, tutti i contatti con accesso di accesso hanno l'impostazione Autorità firmataria abilitata. Puoi disabilitarlo accedendo alla scheda Informazioni del profilo cliente e facendo clic sui tre punti a destra del nome del contatto.

Questo è il momento in cui potresti voler disabilitare l'autorità di firma per gli utenti: 

• Uno dei contatti account famiglia è un coniuge o un familiare a carico. Disattivando l'autorità di firma per loro, la proposta o la fattura ricorrente verrà inviata solo al contatto principale.
• Hai diversi membri dell'azienda aggiunti account aziendale . Disabilitare l'autorità di firma per quelli di loro che non sono decisori può garantire che non firmeranno accidentalmente la fattura ricorrente. 

Requisito di firma

Per impostazione predefinita, tutti account contatti con l'autorità firmataria devono firmare una proposta. Tuttavia, quando si crea una proposta o il suo modello, è possibile selezionare Un firmatario deve firmare nel menu a discesa Requisiti di firma . Quindi, dopo che un qualsiasi firmatario firma la proposta, il suo stato modifiche a Firmato . Se la proposta ha un impatto su un lavoro spostamento automatico , la proposta si considera firmata.

Gestisci i firmatari

Se hai già inviato una proposta e desideri rimuovere uno o più firmatari, puoi farlo:

1. Vai a Fatturazione > Proposte e EL dal menu della barra laterale.

2. Fare clic sui tre puntini accanto alla proposta che si desidera aggiornare e selezionare Gestisci firmatari .

3. Rimuovi uno o più firmatari e fai clic su Applica . Almeno uno dei contatti deve rimanere nell'elenco.

Visualizza il cliente accounts con proposte in sospeso/parzialmente firmate

Puoi vedere quali proposte sono state firmate parzialmente andando su Fatturazione > Proposte e EL dalla barra del menu a sinistra o alla scheda Proposte e EL di un cliente account profilo di . La prima cifra della colonna Firmato mostra il numero di contatti collegati al account che hanno firmato la proposta; il secondo, il numero totale dei firmatari richiesti.

È anche possibile filtrare il tuo cliente account elenco per vedere quali hanno firmato parzialmente le proposte:

1. Vai su Clienti > Accounts dalla barra dei menu di sinistra, quindi fai clic sul menu a discesa + Filtro .

2. Da Proposte ed EL selezionare Firmato parzialmente .