Mandati (di base): Invia manualmente o automaticamente

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Nostro mandati funzione consente di inviare mandati —come lettere di incarico e proposte—ai clienti per la firma. Non è necessario contrassegnarli con i campi della firma. Invece, un firma elettronica richiesta e un accordo sui termini vengono aggiunti automaticamente al mandato modello. Quando invii un mandato , tutti i contatti collegati al account (con Abilita firma mandati selezionati) viene richiesto di firmare dal loro portale clienti . Una volta un mandato è completamente firmato, viene inviata una notifica alla tua e-mail e Inbox+ .

Trattato qui:

Invio di mandati
- Manualmente
- Utilizzo delle automazioni
Ricordare ai clienti i mandati in sospeso (non firmati)
Cosa vedono i tuoi clienti quando mandi un mandato

Invio di mandati

mandati può essere inviato ai clienti dal titolare di un'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi dipendente a cui sono stati concessi diritti di accesso per la gestione mandati .

Per inviare un mandato a un cliente, avrai bisogno di un modello. Per maggiori dettagli, visita Modelli di mandati personalizzati.

Si possono inviare mandati in diversi modi:

Manualmente
Utilizzo delle automazioni

Invia manualmente i mandati ai clienti

Per inviare manualmente i mandati ai clienti, segui questi passi:

1. In entrambi i casi (a.) fare clic su + NUOVO pulsante nel menu della barra laterale sinistra, seleziona mandato , poi seleziona il cliente accounts il mandato è per, oppure (b.) vai su Clienti dal menu della barra laterale di sinistra, quindi seleziona le caselle di controllo accanto al cliente accounts il mandato è per. Una volta selezionato il accounts , fai clic su Altre azioni nella barra dei menu, quindi seleziona Invia mandato dal menu a tendina.

Nota! Non puoi inviare mandati ai contatti collegati ad un account che non hanno accesso al portale (il loro LOGIN deve essere attivato). Per maggiori dettagli, vai qui .

2. Immettere un nome per il mandato , quindi fare clic su mandato Elenco modelli per selezionare un modello. Puoi modificare il modello o scrivere il tuo testo da zero.

3. Fare clic su Invia per inviare il mandato agli utenti del selezionato accounts . Un campo firma verrà automaticamente aggiunto al file mandato . Una volta che un contatto firma, la data viene aggiunta automaticamente.

Tutti gli utenti collegati a un account che hanno Abilita firma mandati attivato riceverà quindi un'e-mail automatica di notifica che a mandato è stato inviato per essere esaminato e firmato.

Nota! Se provi a lasciare la pagina Invia mandato senza cliccare su Invia, vedrai un avviso. Clicca su Annulla nel pop-up dell'avviso, quindi invia il mandato. Non selezionare la casella di controllo Impedisci a questa pagina di creare altre finestre di dialogo, altrimenti non sarai in grado di ricevere questi avvisi in futuro.

Ci sono altri dettagli che potresti voler includere in un mandato. Di seguito, vi mostriamo tutto ciò che potete aggiungere.

1. mandato nome: posiziona qui la riga dell'oggetto e verrà visualizzata nel mandati elenco. Quando usi un mandato modello, viene compilato automaticamente.

2. Cliente Account : Account a chi il mandato sarà mandato.

3. mandato Modello: seleziona un modello per le lettere di fidanzamento utilizzate di frequente. Per maggiori dettagli sui modelli, vai qui .

4. Corpo: viene compilato automaticamente quando si utilizza un modello. Puoi usare due tipi di formattazione qui:

WYSIWYG : questa opzione ti consente di utilizzare una diversa formattazione del testo e di aggiungere collegamenti.
HTML : questa opzione vi consente di inserire codici HTML personalizzati per immagini, collegamenti e così via. Ricordate che le tabelle non sono supportate per ora.

Suggerimento! Se vuoi aggiungere un'immagine al tuo mandato segui queste istruzioni.

5. Promemoria: attivarlo se volete che un'email di promemoria venga inviata al cliente quando non firma un mandato entro un certo arco di tempo. Per maggiori dettagli su questo, vededere di seguito.

6. Servizi: utilizzare i servizi per creare dettagli mandati , così i clienti sanno per cosa stanno pagando. Fare clic sul collegamento Aggiungi , quindi su Aggiungi servizi e selezionare i servizi. (Per maggiori dettagli, vai qui .)

7. Lavori: Collegare il contratto a un lavoro esistente per renderlo immediatamente disponibile nel flusso di lavoro quando necessario. Cliccare sul link Aggiungi , quindi su Collega a lavori e selezionare i lavori. Una volta collegato, viene visualizzata la sezione Lavori . È possibile visualizzare il titolo del lavoro e il progetto a cui appartiene (per maggiori dettagli, consultare l'articolo ).

8. Invia: fare clic per inviare a mandato a un cliente.

Inviare i mandati tramite automazione

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

Invia i mandati ai clienti tramite l'automazione, in modo che quando un lavoro passa a una nuova fase in un progetto un mandato esce automaticamente. Per fare questo, hai bisogno di un modello di mandato. Per maggiori dettagli, vai qui. Una volta che hai il modello di mandato, segui questi passi:

1. Vai su Impostazioni dal menu della barra laterale di sinistra, seleziona progetti , quindi fare clic su Progetto nome o fare clic su Crea Progetto .

2. Scegli il fase a cui desideri aggiungere l'automazione, fai clic sul link Aggiungi automazioni , quindi scegli Invia mandato nel menu a tendina.

3. Selezionare il mandato modello per l'automazione, quindi decidi se vuoi azionare su Promemoria (un'e-mail aggiuntiva viene inviata al cliente se non restituisce il firmato mandato entro un certo lasso di tempo). Per ulteriori informazioni sui promemoria , vai qui .

4. Fare clic sul pulsante Salva per salvare le modifiche. Una volta aggiunta l'automazione, sarà possibile vederla accedendo alla pagina Progetti e facendo clic sull'icona dell'automazione sopra la fase.

Quando un lavoro si sposta in a fase con un Crea mandato automazione, apparirà una notifica che mostra le automazioni che stanno per essere attivate. Se non vuoi un mandato per uscire, deseleziona l'automazione, quindi fai clic su SPOSTA .

Ricordare ai clienti i mandati in sospeso (non firmati)

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

I clienti ricevono una notifica e-mail quando invii loro a mandato . Quando tu azionare su Promemoria durante l'invio di a mandato o impostando un invio mandato automazione, viene inviata un'e-mail aggiuntiva a ciascun utente collegato al account (con Abilita firma mandati selezionati) se non restituiscono il firmato mandato entro un certo arco di tempo.

L'opzione Promemoria può essere attivata o disattivata in qualsiasi momento aprendo la finestra del mandato in sospeso. Non dimenticate di cliccare su Salva quando apportate modifiche alle impostazioni dei Promemoria.

Nel caso in cui i destinatari impieghino troppo tempo per eseguire l'azione o se lo dimenticano, puoi:

inviare di nuovo manualmente una notifica in sospeso mandato O
impostare promemoria automatici

Promemoria manuali (Invia di nuovo)

È possibile inviare nuovamente una notifica in attesa mandato . A tale scopo, fai clic sui tre punti a destra dell'elemento nell'elenco, quindi seleziona Invia di nuovo .

Ecco cosa succede:

Viene inviato al cliente un messaggio di posta elettronica aggiuntivo.
Una notifica del portale per questo elemento verrà spostata in cima alle attività del cliente.

Promemoria automatici

L'opzione Promemoria automatici può essere attivata o disattivata in qualsiasi momento aprendo la finestra in sospeso mandato . Puoi attivare i promemoria automatici quando li invii manualmente o tramite Progetto automazione.

Dopo aver attivato i promemoria automatici, puoi configurarli:

Soglia di inattività, giorni: Per impostazione predefinita, un promemoria è impostato per essere inviato tre giorni dopo che il mandato è stato inviato al cliente, ma puoi cambiarlo come preferisci.
Limita a: per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'email di promemoria, ma potete anche cambiarla con quello che preferite

I promemoria non vengono più inviati quando...

...il cliente non ha firmato il mandato e il numero stabilito di solleciti è stato inviato.
...tutti i firmatari richiesti hanno firmato il mandato.

Cosa vedono i tuoi clienti quando mandi un mandato

Ogni utente con Abilita firma mandati selezionato riceve una notifica su un nuovo mandato inviato loro. Possono rivedere e firmare elettronicamente il mandato facendo clic sul collegamento nell'e-mail di notifica, facendo clic sulla notifica sulla loro dashboard , o andando al mandati sezione del loro portale.