Proposte (base): creare e applicare modelli

I modelli di proposta vengono utilizzati per definire l'ambito di un impegno tra la vostra azienda e un cliente. Crea tutti i modelli di proposta di cui hai bisogno per usi diversi (contabilità, preparazione fiscale per un singolo anno, audit, rappresentanza, analisi finanziaria, pulizia, buste paga, ecc.).

Coperto qui:

Creazione di modelli di proposta

Un modello di proposta può essere creato dal proprietario di un'azienda, da un amministratore o da qualsiasi membro del team che lo abbia gestire i modelli diritti di accesso. È utile progettare i modelli in anticipo in modo da averli pronti per l'uso o per personalizzarli ulteriormente.

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Per creare un modello di proposta, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, seleziona Proposte ed EL , quindi fai clic su Crea modello .

Oppure accedi alla pagina di creazione del modello aggiungendo l'automazione Invia proposta/EL durante la modifica a Progetto , quindi facendo clic su Nuovo modello .

Ogni proposta è composta da diverse sezioni, ciascuna su una pagina separata. Hai la possibilità di personalizzare quali sezioni includeranno il modello di proposta e cosa conterrà all'interno di ciascuna di esse:

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Mancia! Sebbene i tuoi servizi, le opzioni di fatturazione e di pagamento possano richiedere la personalizzazione per ciascun cliente, avere un modello di proposta generale con pagine di Introduzione e Termini compilate è un approccio pratico. Ciò ti consente di inserirli rapidamente durante la creazione di una proposta.   

Generale

Qui puoi personalizzare la tua proposta scegliendo i passaggi da includere. Ad esempio, potresti voler includere informazioni sulla tua azienda, accordi contrattuali, fatture per servizi comuni forniti, ecc. 

Scopri tutte le impostazioni numerate:

1. Nome del modello: Invio il titolo del modello di proposta (i clienti non lo vedranno) .

2. Membro del team : seleziona il membro del team che riceverà il pagamento associato a una proposta.

3. Nome proposta : inserisci il titolo di questa proposta (i clienti lo vedranno). Qui puoi utilizzare shortcodes per includere il file account nome, data del prossimo anno e altri dati dinamici.

4. Passaggi : azionare Gradini di salita e discesa da includere nella proposta. Ogni passaggio viene visualizzato come una pagina nella proposta. Una volta selezionati, puoi personalizzarli. 

5. Messaggio personalizzato nell'e-mail : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica del sistema e-mail inviata insieme alla fattura. L'e-mail non sarà accessibile dopo aver inviato la richiesta. Puoi anche usare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes .

6. Promemoria : azionare su per abilitare l'invio automatico di promemoria per le proposte in sospeso. 

Introduzione e termini

Questi due passaggi sono simili, quindi li tratteremo insieme. 

La pagina di Introduzione è il luogo in cui puoi presentarti. Spiega ai tuoi clienti chi sei, quali servizi fornisci, il valore che porti e qualsiasi altra informazione che desideri condividere. Includi immagini e video per far risaltare la tua auto-presentazione. 

La pagina Termini è dove puoi fornire la tua lettera di impegno o mandato che delinea i termini del rapporto tra la vostra azienda e il cliente. 

Scopri tutte le impostazioni numerate (sono simili per entrambi i passaggi).

1. Titolo : rinomina questa sezione per allinearla meglio al tuo branding o il contenuto specifico che includi (i clienti lo vedranno).

2. Corpo del testo : modifica qui la tua introduzione, aggiungi un logo, carica immagini dal tuo computer e incorpora video, se necessario.

3. Formato : utilizza diversi strumenti (carattere, allineamento, collegamenti e così via) per lavorare con il testo.

4. Inserisci : utilizza shortcodes per includere il file account nome, data del prossimo anno e altri dati dinamici.

Servizi e fatture

Puoi inviare una fattura una tantum o ricorrente insieme alla proposta, chiedere al cliente un acconto all'accettazione o inviare la proposta solo con l'elenco dei servizi. Potrai emettere fattura anche in qualsiasi momento successivo.

Ecco tutte le impostazioni disponibili:

1. Fatturare o inviare solo un listino prezzi: 

  • Aggiungi fattura o chiedi un acconto : invia una fattura insieme alla proposta o chiedi al cliente un acconto al momento dell'accettazione.   
  • Aggiungi servizi dettagliati senza creare fatture : invia al tuo cliente un elenco dei tuoi servizi senza emettere fattura.

2. Tipo di fattura : seleziona se desideri creare una fattura una tantum o ricorrente per questa proposta.

3. Modello di fattura : seleziona uno dei modelli di fattura una tantum o ricorrente dal menù a tendina .

4. Membro del team : seleziona un membro del team responsabile del cliente.

5. Emetti fattura : seleziona quando verrà emessa la fattura, se all'accettazione della proposta o ad una data specifica. Se viene scelta una data specifica, è necessario determinarla.

6. Descrizione : aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura (facoltativo).

7. Voci : dettagliare i servizi eseguiti e gli eventuali sconti applicati.

8. Impostazioni : imposta quali colonne verranno visualizzate negli elementi pubblicitari.

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Nota! Se i campi (ad esempio Descrizione e Data servizio ) nelle voci della riga sono vuoti e non hai nascosto queste colonne, verranno automaticamente nascoste dalla fattura. Esiste una logica diversa per le colonne Tariffe e Qtà e Tasse : dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0.  

9. Sommario :

  • Subtotale : è la somma degli importi dei servizi forniti al lordo delle imposte.
  • Aliquota fiscale : una volta aggiunta un'imposta, questa si riflette nel totale. Se disabiliti la colonna Tasse , il valore impostato nell'aliquota fiscale predefinita verrà visualizzato ma non verrà preso in considerazione account .

10. Nota per il cliente : aggiungi un messaggio ai clienti e personalizzalo utilizzando shortcodes . Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nel portale clienti e il PDF fattura.

11. Aggiungi un'altra fattura : fare clic per creare più fatture.

Pagamento

Se hai scelto di inviare le fatture insieme alla tua proposta dovrai anche decidere come vuoi essere pagato. 

Scopri tutte le impostazioni numerate:

1. Metodo di pagamento : ecco come desideri che le tue fatture vengano pagate (con carta di credito, addebiti bancari o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento .

2. Autorizzazione del pagamento : seleziona se desideri che i pagamenti siano autorizzati e poi procedano automaticamente o meno.

  • Automatic payment: Clients accept the terms and authorize payment once. Subsequent payments happen automatically. This option is available for Stripe only.

  • Manual invoice payment: Clients will have to pay each invoice manually. This option is available for Stripe and CPACharge.

Fare clic su Salva modello per salvare le modifiche e tornare all'elenco dei modelli.

Aggiunta di modelli di proposta da Marketplace

Puoi scaricare modelli di proposta già pronti con le migliori pratiche. Per aggiungere un modello di proposta dal file Marketplace :

1. Vai su Modelli > Marketplace dalla barra dei menu di sinistra e apri la scheda Proposte ed EL .

2. Clicca su Ottieni gratuitamente sul modello che desideri aggiungere oppure clicca sul suo prezzo e procedi con il pagamento se si tratta di un modello a pagamento.

3. Vai a  Modelli > Modelli aziendali, apri il Proposte ed EL scheda e fare clic sul nome del modello di proposta per iniziare la modifica. Assicurati di inserire informazioni sulla tua azienda in tutti i luoghi in cui sono necessarie.

Applicazione di modelli di proposta

Una volta creato un modello, puoi utilizzarlo per accelerare il processo di creazione di nuove proposte. Ecco come:

1. Crea una nuova proposta facendo clic su Nuovo in alto a sinistra e selezionando Proposta oppure selezionando uno o più destinatari nell'elenco Accounts e quindi facendo clic su Invia proposta .

2. Fare clic nel campo Modello , quindi selezionare una proposta dal menu a discesa.

3. Segui i passaggi della proposta e apporta le modifiche, se necessario, quindi invia.

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Nota: le modifiche apportate alla proposta non alterano il modello selezionato.

Modifica dei modelli di proposta

Per apportare modifiche a un modello di proposta, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, apri la scheda Proposte ed EL , quindi fai clic sul nome del modello di proposta

2. Segui i passaggi della proposta, apporta modifiche e salva.

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Nota: le modifiche apportate a un modello di proposta non si riflettono nelle proposte già create con quel modello.

Duplicazione dei modelli di proposta

Crea nuovi modelli di proposta basati su quelli esistenti: fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di proposta, quindi seleziona Duplica . La copia del modello verrà salvata con il suffisso appropriato (ad esempio, Proposta (2)).

Eliminazione dei modelli di proposta

Per rimuovere completamente un modello di proposta, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi apri la scheda Proposte ed EL . Fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di proposta, fai clic su Elimina , quindi conferma facendo clic su Elimina nella finestra popup Conferma eliminazione .

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