Proposte (base): creare e applicare modelli

I modelli di proposta vengono utilizzati per definire l'ambito di un impegno tra la vostra azienda e un cliente. Crea tutti i modelli di proposta di cui hai bisogno per usi diversi (contabilità, preparazione fiscale per un singolo anno, audit, rappresentanza, analisi finanziaria, pulizia, buste paga, ecc.).

Coperto qui:

• Creazione di modelli di proposta
• Aggiunta di modelli di proposta da Marketplace
• Applicazione di modelli di proposta
• Invio di proposte tramite automazione
• Modifica dei modelli di proposta
• Duplicazione dei modelli di proposta
• Eliminazione dei modelli di proposta

Creazione di modelli di proposta

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Per creare un modello di proposta, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, seleziona Proposte ed EL , quindi fai clic su Crea modello .

Oppure accedi alla pagina di creazione del modello aggiungendo l'automazione Invia proposta durante la modifica a Progetto , quindi facendo clic su Nuovo modello .

Ogni proposta è composta da diverse sezioni, ciascuna su una pagina separata. Hai la possibilità di personalizzare quali sezioni includeranno il modello di proposta e cosa conterrà all'interno di ciascuna di esse:

• Generale
• Introduzione e termini
• Servizi e fatture
• Pagamento

Mancia! Sebbene i tuoi servizi, le opzioni di fatturazione e di pagamento possano richiedere la personalizzazione per ciascun cliente, avere un modello di proposta generale con pagine di Introduzione e Termini compilate è un approccio pratico. Ciò ti consente di inserirli rapidamente durante la creazione di una proposta.

Generale

Qui puoi personalizzare la tua proposta scegliendo i passaggi da includere. Ad esempio, potresti voler includere informazioni sulla tua azienda, accordi contrattuali, fatture per servizi comuni forniti, ecc. 

Scopri tutte le impostazioni numerate:

1. Template name: the title of your proposal template (clients can't see it).

2. Team member: the team member who will receive the payment associated with a proposal.

3. Name: the title of this proposal (clients will see it).

4. Steps: toggle on and off steps to be included in the proposal. Each step appears as a page in the proposal. Once selected, you can customize them. 

5. Custom message in email: your client always receives an automatically generated email with a link for viewing and signing this proposal. Toggle on if you want to include a custom message in this email.

6, 8. Shortcodes: to individualize the message, apply shortcodes to include account name, next year's date and other dynamic data.

7. Reminders: toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposal. Learn more about reminders.

Quando hai finito, fai clic su Avanti pulsante per procedere alla sezione successiva.

Introduzione e termini

Questi due passaggi sono simili, quindi li tratteremo insieme. 

La pagina di Introduzione è il luogo in cui puoi presentarti. Spiega ai tuoi clienti chi sei, quali servizi fornisci, il valore che porti e qualsiasi altra informazione che desideri condividere. Includi immagini e video per far risaltare la tua auto-presentazione. 

La pagina Termini è dove puoi fornire la tua lettera di impegno o mandato che delinea i termini del rapporto tra la vostra azienda e il cliente. 

Scopri tutte le impostazioni numerate (sono simili per entrambi i passaggi):

1. Titolo : rinomina questa sezione per allinearla meglio al tuo branding o il contenuto specifico che includi (i clienti lo vedranno).
2. Corpo del testo : modifica qui la tua introduzione, aggiungi un logo, carica immagini dal tuo computer e incorpora video, se necessario.
3. Aggiungi Shortcode : per personalizzare il testo, applicare shortcodes per includere dati dinamici, come account nome o data.

Servizi e fatture

Puoi inviare una fattura una tantum o ricorrente insieme alla proposta, chiedere al cliente un acconto all'accettazione o inviare la proposta solo con l'elenco dei servizi. Potrai emettere fattura anche in qualsiasi momento successivo.

Ecco tutte le impostazioni disponibili:

1. Fatturare o inviare solo un listino prezzi : 

• Aggiungi fattura o chiedi acconto: invia una fattura insieme alla proposta o chiedi al cliente un acconto all'accettazione, oppure seleziona 
• Invia elenco servizi senza fattura: invia al tuo cliente l'elenco dei tuoi servizi senza emettere fattura.

2. Tipo di fattura : seleziona se desideri una fattura una tantum o ricorrente da creare per questa proposta.

3. Invoice template: click and select one of your one-time or recurring invoice templates from the pull-down menu.

4. Emetti fattura : seleziona quando verrà emessa la fattura, se all'accettazione della proposta o ad una data specifica. Se viene scelta una data specifica , è necessario selezionarla.

5. Descrizione : aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura (facoltativo).

6. Voci : dettagliano i servizi eseguiti e gli eventuali sconti applicati.

• Elemento pubblicitario : fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e tasse (maggiori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativo).
• Sconto : per visualizzare il prezzo ridotto in fattura, fare clic su Sconto , quindi compilare il campo Tariffa . L'importo verrà sottratto dal totale.

7. Sommario :

• Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti, al lordo delle imposte.
• Aliquota fiscale : una volta aggiunta l'imposta sulle vendite, questa si riflette nel totale (maggiori informazioni sull'imposta sulle vendite ).

8. Aggiungi un'altra fattura : fai clic per creare più fatture. 

Pagamento

Se hai scelto di inviare le fatture insieme alla tua proposta dovrai anche decidere come vuoi essere pagato. 

Scopri tutte le impostazioni numerate:

1. Metodo di pagamento : ecco come desideri che le tue fatture vengano pagate (con carta di credito, addebiti bancari o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento .

2. Autorizzazione del pagamento : seleziona se vuoi che i pagamenti vengano autorizzati e poi procedano automaticamente oppure no.

• Pagamento automatico : il cliente accetta i termini, autorizza il pagamento una volta e i pagamenti successivi avvengono automaticamente. Disponibile per Stripe soltanto.

• Pagamento manuale delle fatture : il cliente dovrà pagare manualmente ciascuna fattura. Disponibile per Stripe e CPACharge.

3. Salva modello : fare clic per salvare il modello e tornare all'elenco dei modelli.

Aggiunta di modelli di proposta da Marketplace

Puoi scaricare modelli di proposta già pronti con le migliori pratiche. Per aggiungere un modello di proposta dal file Marketplace :

1. Vai su Modelli > Marketplace dalla barra dei menu di sinistra e apri la scheda Proposte ed EL .

2. Clicca su Ottieni gratuitamente sul modello che desideri aggiungere oppure clicca sul suo prezzo e procedi con il pagamento se si tratta di un modello a pagamento.

3. Vai su Modelli > Modelli aziendali , apri la scheda Proposte ed EL e fai clic sul nome del modello di proposta per iniziare la modifica. Assicurati di inserire informazioni sulla tua azienda in tutti i passaggi in cui è necessario.

Applicazione di modelli di proposta

Una volta creato un modello, puoi utilizzarlo per velocizzare la creazione di nuove proposte. Ecco come:

1. Crea una nuova proposta facendo clic su Nuovo in alto a sinistra e selezionando Proposta oppure selezionando uno o più destinatari nell'elenco Accounts e quindi facendo clic su Invia proposta .

2. Fare clic nel campo Modello , quindi selezionare una proposta dal menu a discesa.

3. Segui i passaggi della proposta e apporta le modifiche, se necessario, quindi invia.

Nota: le modifiche apportate alla proposta non alterano il modello selezionato.

Modifica dei modelli di proposta

Per apportare modifiche a un modello di proposta, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, apri la scheda Proposte ed EL , quindi fai clic sul nome del modello di proposta

2. Segui i passaggi della proposta e apporta le modifiche, se necessario, quindi salva.

Nota: le modifiche apportate a un modello di proposta non si riflettono nelle proposte già create con quel modello.

Duplicazione dei modelli di proposta

Crea nuovi modelli di proposta basati su quelli esistenti: fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di proposta, quindi seleziona Duplica . La copia del modello verrà salvata con il suffisso appropriato (ad esempio, Proposta (2)).

Eliminazione dei modelli di proposta

Per rimuovere completamente un modello di proposta, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi apri la scheda Proposte ed EL . Fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di proposta, fai clic su Elimina , quindi conferma facendo clic su Elimina nella finestra popup Conferma eliminazione .