Proposte e fatture ricorrenti: gestione dei contatti con autorità di firma
Alcuni dei tuoi accounts potrebbero avere diversi contatti ad essi collegati. Quando si discutono proposte o fatture ricorrenti, è fondamentale tenerlo presente perché è necessario capire quali utenti della account sarà tenuto a firmare. Qui lo spiegheremo in dettaglio insieme a una guida su come visualizzare se una proposta è firmata.
Autorità firmataria, spiegato
L'impostazione dell'autorità firmataria nel account Il profilo di è configurato per ciascun contatto separatamente. Considera questa impostazione come una sorta di "diritto di accesso" per i tuoi clienti.
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Di seguito, nota la dicitura Autorità firmataria sotto l'indirizzo email del contatto.
Se abilitati, i contatti possono:
- Firma le proposte e inserisci i dettagli di pagamento per le fatture al loro interno.
- Firma fatture ricorrenti e inserisci i relativi dettagli di pagamento.
Tuttavia, c'è una differenza in termini di funzionamento per entrambe le funzionalità:
- Per le proposte, tutti gli utenti con autorizzazione di firmatario abilitata devono firmare. La proposta è considerata firmata quando tutti gli utenti hanno firmato. Se una proposta contiene una fattura, tutti gli utenti possono inserire i dettagli del pagamento prima di firmare. Tuttavia, questo passaggio è richiesto solo per l'ultimo che firma; per gli altri firmatari, può essere saltato.
- Per le fatture ricorrenti, almeno un utente con l'autorità di firma abilitata deve inserire i dettagli del pagamento e firmare. Dopo che un utente ha firmato, una fattura ricorrente diventa attiva e non è necessaria alcuna altra azione da parte degli altri contatti del account .
Tieni presente quanto segue sull'impostazione dell'autorità firmataria :
- ❌ If signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.
- Una volta inviata una proposta, non è possibile aggiungere firmatari. Per apportare modifiche, eliminare la proposta , selezionare le impostazioni desiderate per ciascun contatto e inviarne un'altra.
Disabilitare l'autorità del firmatario
Per impostazione predefinita, tutti i contatti con accesso di accesso hanno l'impostazione Autorità firmataria abilitata. Puoi disabilitarlo accedendo alla scheda Informazioni del profilo cliente e facendo clic sui tre punti a destra del nome del contatto.
Questo è il momento in cui potresti voler disabilitare l'autorità di firma per gli utenti:
- Uno dei contatti account famiglia è il coniuge. Disabilitare l'autorità firmataria per loro accelererà la firma della proposta perché solo la principale account l'utente dovrà firmare.
- Hai diversi membri dell'azienda aggiunti account aziendale . Disabilitare l'autorità di firma per quelli di loro che non sono decisori può garantire che non firmeranno accidentalmente la fattura ricorrente.
Se si desidera disattivare l'autorità di firma per le proposte già inviate, consultare le sezioni seguenti.
Disabilitare l'autorità di firma per le proposte non firmate
Se invii una proposta a un cliente con autorità di firma abilitata per più contatti, puoi disabilitarla per tutti i contatti tranne l'ultimo. In questi casi, vedrai il messaggio di errore: Impossibile rimuovere l'ultimo firmatario dalle proposte in sospeso .
Disabilitare l'autorità di firma per le proposte parzialmente firmate
If one contact signs a proposal and others do not but are then removed, the proposal will be considered fully signed. You’ll receive a notification letting you know in your Inbox+.
Come faccio a sapere che i clienti hanno firmato una proposta?
Once the user of an account has signed a proposal, you’ll receive a notification in your email and Inbox+. Click on the name of the document or on the Go to... link to review the signature status.
Se più contatti sono collegati al file account hai abilitato l'autorità di firma , vedrai quali hanno o non hanno firmato il documento.
Nota! Puoi modificare le tue preferenze di notifica in qualsiasi momento.
Visualizza quale client accounts avere proposte in sospeso e/o parzialmente firmate
Puoi vedere quali proposte sono parzialmente firmate andando su Fatturazione > Proposte ed EL dalla barra dei menu a sinistra o nella scheda Proposte ed EL di un cliente account il profilo di. La prima cifra della colonna FIRMATO mostra il numero di contatti collegati al account che hanno firmato la proposta; il secondo, il numero totale di firmatari richiesti.
È anche possibile filtrare il tuo cliente account elenco per vedere quali hanno firmato parzialmente le proposte:
1. Vai su Clienti > Accounts dalla barra dei menu di sinistra, quindi fai clic sul menu a discesa + Filtro .
2. Da Proposte ed EL selezionare Firmato parzialmente .
