Blocca i documenti sulle fatture

Blocca un documento su una fattura in modo che il cliente lo veda disponibile, ma non possa visualizzarlo o scaricarlo finché il lavoro non sarà stato pagato. Una volta che il cliente avrà pagato, il documento verrà sbloccato automaticamente.

Come bloccare i documenti sulle fatture, spiegato

Quando il lavoro è fatto, e solo la consegna fase Tuttavia, è possibile bloccare i documenti critici (come le dichiarazioni dei redditi o il Modulo 8879) sulle fatture. Questo garantisce che i clienti paghino prima di accedere a questi documenti. È utile per:

• flusso di lavoro control: Impedisci ai clienti di completare i processi (ad esempio, la firma elettronica dei moduli) finché il pagamento non viene ricevuto.
• Tutela aziendale: ridurre il rischio di lavoro non retribuito.

Dopo aver bloccato il documento, questo rimane modificabile anche dopo essere stato reso pubblico.

Il documento bloccato con una fattura può far parte del tuo processo automatizzato all'interno di un Progetto : in questo modo, lavori passerà alla fase successiva una volta sbloccato il documento.

Vista del cliente

Se il documento è bloccato, il cliente vedrà la notifica di attesa del pagamento nella sua lista delle cose da fare nella home page.

Il documento collegato alla fattura sarà disponibile nella sezione Documenti del portale del cliente, tuttavia sarà contrassegnato come Pagamento in sospeso .

Se il cliente clicca sul documento, gli verrà chiesto di pagare prima la fattura collegata.

Una volta effettuato il pagamento, il documento si sblocca e può essere visualizzato e scaricato.

Nota

Per sbloccare il file, il cliente deve pagare l'intera fattura . Non è possibile pagare solo una parte.

Configura lo sblocco dei documenti per i pagamenti ACH

Nota

Queste impostazioni si applicano solo a Stripe E TaxDome Pagamenti. Per commercialista Addebito, la fattura viene sempre pagata immediatamente e il documento viene sbloccato.

Quando i clienti pagano le fatture tramite addebito bancario, i pagamenti richiedono in genere 3-5 giorni lavorativi per essere completati. Puoi scegliere quando i documenti associati a tali fatture saranno disponibili ai clienti: dopo la liquidazione dei pagamenti o immediatamente.

Per configurare quando sbloccare i documenti:

Avvertimento

Solo i proprietari, gli amministratori e i membri del team dell'azienda con diritti di accesso Gestisci fatture possono modificare queste impostazioni.

1. Vai su Impostazioni > Fatturazione > Generali dalla barra dei menu a sinistra.

2. Nella sezione Documenti bloccati , seleziona una delle opzioni:

• Dopo l'accredito dei pagamenti: i documenti rimangono bloccati fino all'emissione della fattura stato modifiche a Pagato . Ciò garantisce che i fondi vengano ricevuti prima che i clienti possano accedere ai documenti.

• Subito dopo i pagamenti: i documenti vengono sbloccati non appena i clienti inviano i dettagli di pagamento. Questa opzione garantisce tempi di elaborazione più rapidi, ma sblocca i documenti prima della conferma del pagamento.

cose da considerare prima di accendere Subito dopo i pagamenti :

• Tutte le fatture con stato In corso sbloccheranno immediatamente i relativi documenti.
• Se il documento bloccato era collegato a un lavoro , allora spostamento automatico lo avanzerà immediatamente al successivo fase .
• Se lo stato un pagamento cambia in " Non riuscito" , il documento non verrà nuovamente bloccato. Tuttavia, il cliente dovrà comunque pagare la fattura associata. Anche il rimborso dopo un pagamento andato a buon fine non comporta il nuovo blocco del documento.

Bloccare i documenti

È possibile bloccare i documenti durante il caricamento , la creazione delle fatture o la creazione della dichiarazione dei redditi . Nota che:

• È necessario impostare i pagamenti e abilitare l'elaborazione dei pagamenti con carta di credito per bloccare i documenti sulle fatture.
• È possibile bloccare più documenti sulla stessa fattura, ma ogni documento può essere bloccato su una sola fattura.

Durante il caricamento

Blocca i documenti durante il caricamento per impedire ai clienti di visualizzarli prima di aver ricevuto il pagamento.

Rete Scrivania

Nella schermata di caricamento:

1. Selezionare la cartella di primo livello con Il cliente può visualizzare accesso durante il caricamento del documento.

2. Fare clic su Collega fattura , quindi selezionare la fattura a cui si desidera bloccare il documento oppure fare clic su Crea fattura per crearne una nuova.

3. Fare clic su Carica per caricare il documento che si desidera bloccare sulla fattura.

Se stai utilizzando il TaxDome App Windows per caricare un file, puoi anche bloccarlo su una fattura:

1. Selezionare la cartella di primo livello con Il cliente può visualizzare accesso.

2. azionare su Blocca documento su fattura non pagata , quindi seleziona la fattura su cui vuoi bloccare il documento, oppure clicca su CREA FATTURA per crearne una nuova, quindi clicca su SCEGLI .

3. Fare clic su CARICA FILE per caricare il documento che si desidera bloccare sulla fattura.

Dopo che il documento è stato caricato

È possibile bloccare i documenti associati a una fattura dopo averli caricati. Tuttavia, per impedire ai clienti di visualizzare un documento prima del pagamento, caricalo sempre prima in una cartella privata . Finché il documento si trova in questa cartella, non è accessibile ai clienti, ma i membri del tuo team possono accedervi e modificarlo.

Quando il documento è finalizzato e sei pronto per inviarlo al tuo cliente, spostalo nella cartella di livello superiore con Il cliente può visualizzare accedi ed esegui le seguenti operazioni:

1. Fare clic sui tre puntini all'estrema destra del documento, quindi fare clic su Modifica informazioni .

2. Fare clic su Collega fattura , quindi selezionare la fattura a cui si desidera bloccare il documento oppure fare clic su Crea fattura per aggiungerne una nuova.

3. Fare clic su Salva per salvare le modifiche.

   

Blocca la consegna della dichiarazione dei redditi

Nota

La consegna della dichiarazione dei redditi è disponibile solo per le aziende statunitensi.

Utilizzando la spedizione della dichiarazione dei redditi , è possibile allegare una fattura direttamente al pacco. In questo modo, l'intera spedizione della dichiarazione dei redditi verrà automaticamente bloccata fino al pagamento della fattura da parte del cliente.

Per bloccare la consegna di una dichiarazione dei redditi su una fattura:

1. Crea la tua dichiarazione dei redditi .

2. Nella sezione Fattura , allega una fattura esistente o creane una nuova.

3. Inviare il pacco di consegna al cliente.

Il cliente vedrà che la consegna è disponibile, ma non potrà visualizzare o scaricare i documenti della dichiarazione dei redditi finché non avrà pagato la fattura allegata. Una volta completato il pagamento, l'intera consegna si sbloccherà automaticamente.

Visualizza la fattura collegata al documento

Una volta collegata una fattura al documento, è possibile accedervi rapidamente dai documenti del cliente.

Vai a Documenti cliente o apri i documenti di un cliente specifico, clicca sui tre puntini all'estrema destra del documento bloccato dalla fattura e clicca su Vai alla fattura . La fattura verrà aperta in una nuova scheda. 

Modifica fatture bloccando documenti

Se la situazione cambia e devi collegare il documento a una fattura diversa:

1. Vai a Documenti del cliente o apri i documenti di un cliente specifico.

2. Fare clic sui tre puntini all'estrema destra del documento.

3. Seleziona Modifica informazioni .

4. Fare clic su Collega fattura e selezionare la fattura.

5. Fare clic su Salva .

   

Sblocca i documenti dalle fatture

A volte, i clienti potrebbero voler pagare una fattura all'esterno TaxDome Oppure potrebbe essere necessario sbloccare temporaneamente la fattura per richiedere una firma.

In questo caso, dovrai sbloccare manualmente la fattura per consentire loro di accedere al documento. Per farlo, clicca sui tre puntini all'estrema destra del documento, quindi clicca su "Sblocca fattura in sospeso" e conferma cliccando su "Sì, sblocca" .

È anche possibile sbloccare la fattura dalla schermata "Modifica documento" . Clicca sui tre puntini all'estrema destra del nome del documento, seleziona "Modifica informazioni" , quindi clicca sulla croce all'estrema destra della fattura e salva il documento.

Dopodiché puoi contrassegnare la fattura come pagata (come descritto nell'articolo ) oppure eliminarla (come descritto in Eliminazione di una fattura ).

Condividere

Collegamento copiato