Fatture (Avanzate): correzione di fatture e pagamenti

Gli errori di fatturazione accadono! Qui ti mostriamo come risolverli.

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Coperto:

Modificare una fattura prima che venga pagata

Se ti accorgi che una fattura non è corretta prima che raggiunga lo stato Pagato o In corso (ad esempio, una fattura emessa per $ 100 avrebbe dovuto, in effetti, essere $ 150), non è troppo tardi per risolvere il problema. Puoi modificare la fattura oppure cancellarla ed emettere una nuova fattura.

Per modificare l'importo di una fattura:

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente.

2. Le fatture che non sono state ancora pagate vengono contrassegnate come non pagate . Fai clic sull'icona con tre punti a destra della fattura non pagata, quindi seleziona Modifica dal menù a tendina .

3. Correggi l'importo, quindi fai clic su Invia .

Eliminare una fattura prima che venga pagata

Un altro modo per correggere una fattura non ancora pagata è eliminarla del tutto ed emetterne una nuova

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente.

2. Le fatture che non sono state ancora pagate vengono contrassegnate come non pagate . Fai clic sull'icona con tre punti a destra della fattura non pagata, quindi seleziona Elimina dal menu a discesa. 

3. Fare clic su Elimina nel pop-up Conferma eliminazione , quindi emettere una nuova fattura. 

Modificare/eliminare una fattura dopo averla pagata

Se una fattura è già stata pagata, non potrai modificarla o eliminarla. Dopo che il pagamento è stato registrato, la fattura viene collegata ad esso e deve rimanere la stessa per la tenuta dei registri. Puoi comunque emettere un rimborso.

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente.

2. Le fatture pagate sono contrassegnate come pagate . Fai clic su tre punti e Visualizza fattura a destra della fattura pagata. Nella sezione Cronologia pagamenti del pop-up Fattura , fai clic sul collegamento per il pagamento. 

3. Le informazioni sul pagamento verranno quindi visualizzate nel riquadro Visualizza pagamento a destra. Fai clic sul collegamento Rimborsa pagamento nell'angolo in alto a destra, quindi elabora il rimborso (vedi Eliminazione dei pagamenti di seguito). 

Eliminazione dei pagamenti

Dopo che il pagamento è stato registrato, deve rimanere lo stesso per la tenuta dei registri. Ecco perché non consentiamo l'eliminazione dei pagamenti con carta di credito. Puoi eliminare solo i pagamenti con addebito bancario (ad esempio, se sono stati rifiutati da Stripe o CPACharge). Leggi i dettagli nell'articolo .

Per i pagamenti con carta di credito, hai la possibilità di emettere un rimborso.

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente. 

2. Nell'elenco Pagamenti , trova quello che desideri rimborsare, quindi fai clic su tre punti e Visualizza fattura all'estrema destra. (Un altro modo per trovare un pagamento è visualizzare la cronologia dei pagamenti della fattura .)

3. Nella slide-out Visualizza pagamento , fai clic sul collegamento Rimborsa pagamento nell'angolo in alto a destra, quindi decidi se desideri rimborsare il pagamento completamente o parzialmente. 

Quando emetti un rimborso, devi decidere cosa vuoi fare con i crediti del cliente. Per impostazione predefinita, il saldo del credito del cliente verrà ridotto dell'importo del rimborso, ma puoi anche scegliere di non ridurlo o di ridurlo di un altro importo. Per maggiori dettagli a riguardo, vai qui .

4. Specificare il motivo del rimborso, quindi fare clic su Emetti rimborso .

Cosa succede quando emetti un rimborso, a seconda del tipo di pagamento:

  • Payments made through Stripe/CPA Charge: The payment is marked as refunded, and you subtract the refunded amount from the client’s credit balance, either fully or partially. The client receives a refund in the credit card account they used for the payment. Stripe/CPA Charge immediately submits the refund to that account. Depending on the bank, it takes 5 to 10 business days to show up in the client’s account.
  • Pagamenti offline: il pagamento viene contrassegnato come rimborsato e l'importo rimborsato viene sottratto dal saldo del credito del cliente, in tutto o in parte.

Per saperne di più sui crediti cliente e sull'emissione di un rimborso, vai qui .

Un cliente ha pagato una fattura dal profilo sbagliato

 Potrebbe essere necessario spostare un pagamento da uno account ad un altro...

  • ...se un cliente ha già un account ma ne ho usato uno appena creato per pagare una fattura. 
  • ...se un cliente ne ha diversi accounts e pagato da quello sbagliato.

Per risolvere questi problemi:

  • Elimina l' account secondario: elimina il account (per maggiori dettagli vai qui ); questo cancellerà anche il pagamento anticipato effettuato. Quindi aggiungi un pagamento offline a quello corretto account (per maggiori dettagli, vai qui ).
  • Aggiungi un credito: aggiungi un credito promozionale a quello corretto account (per maggiori dettagli, vai qui ). L'aggiunta di un credito promozionale non influisce sulle entrate della tua azienda e vedrai il denaro collegato a quello corretto account .

Contrassegna manualmente una fattura come pagata quando il pagamento non è stato effettuato TaxDome

Se hai emesso una fattura da TaxDome ma hai ricevuto il pagamento con altri mezzi (contanti o assegno postale, ad esempio), ecco cosa puoi fare per contrassegnarlo come pagato.

  1. Aggiungi un pagamento offline per il tuo cliente per l'importo della fattura: fai clic su Nuovo in alto, seleziona Pagamento offline dal riquadro a scorrimento, quindi inserisci l'importo del pagamento.
  2. Assicurati che l'opzione pagamenti utilizzati per il calcolo delle entrate sia selezionata, quindi indica la fonte (contanti, assegno o carta di credito).
  3. Aggiungi una descrizione che spieghi a cosa serve il pagamento.
  4. Sulla destra vedrai le fatture non pagate per il cliente selezionato. Seleziona la fattura coperta dal pagamento.  
  5. Fare clic su Invia . La fattura verrà contrassegnata come pagata.

Correzione delle fatture ricorrenti

Quando i tuoi clienti ti chiedono di modificare la prossima data di pagamento o ti chiedono di aggiungere un ulteriore servizio, puoi modificare una fattura programmata specifica senza influenzare le altre. 

Ciò potrebbe essere fatto solo:

  • quando la fattura ricorrente è già accettata dal cliente E
  • se la fattura programmata non è pagata

Per fare ciò, clicca sui tre punti a destra della fattura che desideri modificare nella sezione Calendario dei pagamenti , quindi seleziona Modifica .

Per dettagli sulla modifica delle fatture ricorrenti, vai qui .

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