Fatture una tantum (base): crea, invia e imposta promemoria

Invia fatture una tantum ai clienti una alla volta o in blocco e accelera il processo creando modelli e utilizzando le automazioni. Per il tempo tracciato, TaxDome ti consente di creare fatture direttamente dalle tue registrazioni orarie!

Webinar: Explore how TaxDome's billing functionalities make it easy both for your clients to pay bills and for you to get paid with Get paid: engagement letters, proposals, invoices

Modalità di invio di fatture una tantum

Le fatture una tantum possono essere create e inviate dal proprietario dell'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato account con diritti di accesso per gestire le fatture .

Puoi creare fatture da sole o includerle nelle tue proposte o modelli di proposta .

Esistono diversi modi per creare e inviare fatture una tantum:

Crea e invia fatture una tantum

Per creare e inviare una fattura una tantum, attenersi alla seguente procedura:

Crea una fattura utilizzando uno dei seguenti metodi:
- Fare clic su Nuovo e selezionare Fattura .
- Aprire il client account , passare alla scheda Fatture e fare clic su Nuova fattura . La fattura corrente account verrà compilato automaticamente.
Inserisci l'importo della fattura oppure seleziona un modello.
Quindi fare clic su Crea per creare e inviare la fattura (a meno che non sia selezionata l' opzione Pianifica fattura) azionare è abilitato, nel qual caso sarà necessario pianificare la fattura).

Oltre all'importo, ci sono altri dettagli che potresti voler includere. La finestra Crea fattura è suddivisa in diverse sezioni:

Tipo di fattura
Generale
QuickBooks impostazioni
Ulteriori
Elementi pubblicitari e riepilogo
Nota al cliente
Anteprima
Collegamento a lavori

Tipo di fattura

La finestra Crea fattura è comune per le fatture una tantum e ricorrenti. Seleziona se desideri creare una fattura una tantum o ricorrente .

Generale

Nome Account , ID o e-mail : seleziona un account al quale verrà inviata la fattura.
Modello di fattura : fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura che hai creato dal menu a discesa. I modelli di fattura sono particolarmente utili per le fatture che invii frequentemente ai clienti.
Numero fattura : puoi scegliere un numero di fattura o lasciare il campo vuoto e TaxDome ne genererà uno per te.
Scegli il metodo di pagamento : scegli come desideri che i tuoi clienti paghino le fatture (tramite carta di credito, addebito bancario o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento .
Data : Inserisci la data per la fattura. Puoi emettere una fattura per la data corrente (impostata come predefinita) e per qualsiasi data passata.
Membro del team : seleziona il membro del team che riceverà il pagamento (per impostazione predefinita, lo riceve la persona che crea la fattura).
Descrizione : aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura o disattivala nella pagina Impostazioni > Fattura . Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .

QuickBooks impostazioni

Selezionare la località e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks . I clienti non vedranno questo campo.

Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi QuickBooks . Per farlo, vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle lezioni.

Ulteriori

Nel Ulteriori sezione, devi aggiungere dettagli solo se attivi i pulsanti:

1. Pagare la fattura utilizzando i crediti cliente : azionare attivatelo se volete che la fattura venga automaticamente contrassegnata come pagata. Questa opzione è disponibile solo quando i clienti hanno crediti sufficienti per pagare la fattura.

2. Fattura via email al cliente : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica del sistema email inviata insieme alla fattura. L'e-mail non sarà accessibile dopo aver inviato la richiesta. Per riutilizzarlo, valuta la possibilità di aggiungerlo al modello di fattura . Puoi anche usare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes .

3. Promemoria : azionare questo per inviare una notifica via email al cliente se non ha pagato la fattura entro un numero di giorni specificato. Ulteriori informazioni sui promemoria .

4. Pianifica fattura : pianifica quando verrà inviata la fattura. Ulteriori informazioni sulla pianificazione delle fatture .

Elementi pubblicitari e riepilogo

Sia le voci che il riepilogo mostrano l'importo della fattura. Se non vuoi inserire una descrizione dettagliata dei tuoi servizi e della tariffa, puoi andare direttamente nella sezione Riepilogo e inserire l'importo.

Altrimenti, puoi creare un elenco dettagliato dei prodotti e dei servizi rivolti al cliente nella sezione Elementi pubblicitari . Tutti i dati di questa sezione verranno automaticamente aggiunti anche alla sezione Riepilogo .

Elementi pubblicitari aiutarti a dettagliare l'elenco dei servizi e a rendere la fatturazione più trasparente nel caso in cui il tuo lavoro includa, ad esempio, non solo un pacchetto di dichiarazione dei redditi "tutto in uno" ma anche consulenze o altri servizi fatturati separatamente.

Nella sezione Elementi pubblicitari puoi:

Aggiungi elemento pubblicitario : fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e tasse (ulteriori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativo). Seleziona la classe a cui inviare il messaggio QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa .
Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.
Impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura.
Se i campi Descrizione e Data servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Esiste una logica diversa per le colonne Tariffe e Qtà e Tasse : dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0.

Il riepilogo ti consente di vedere:

Subtotale : è la somma degli importi dei servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non sono presenti elementi pubblicitari. Dopo averli aggiunti, viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.
Aliquota IVA : se non disponi di elementi pubblicitari, puoi modificarli. Se disponi di elementi pubblicitari, per modificare l'aliquota IVA, devi abilitare la colonna IVA per gli elementi pubblicitari (ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite ).
Importo IVA : calcolato automaticamente dal totale parziale x aliquota IVA .
Totale : calcolato automaticamente dal totale parziale + importo IVA .

Nota al cliente

Puoi aggiungere Nota al cliente e personalizzalo utilizzando shortcodes . Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nel portale clienti e nel PDF fattura.

Anteprima

Clicca su Anteprima in alto a destra per vedere in anticipo l'esatto PDF il tuo cliente otterrà. Se sei soddisfatto di ciò che vedi, fai clic su Crea e chiudi dalla modalità di anteprima.

Se desideri personalizzare l'aspetto delle tue fatture e inserirle in white label, fai clic su Impostazioni fattura dalla modalità di anteprima e apporta le modifiche necessarie. Scopri di più su come personalizzare l'aspetto della fattura .

Collegamento a lavori

Collega la tua fattura a una esistente lavoro per renderlo disponibile nel tuo flusso di lavoro . Fare clic su Collega a lavori , quindi selezionare il lavori . Una volta effettuato il collegamento, di seguito viene visualizzata la sezione lavori collegati in cui è possibile visualizzare il file lavori e il progetti appartengono a.

Invia fatture una tantum a più clienti

Per inviare la stessa fattura a più clienti, vai su Account > Clienti dalla barra dei menu di sinistra, seleziona le caselle accanto ai clienti a cui desideri inviare la fattura questionario , quindi fare clic su Crea fattura .

È possibile inviare fatture ai clienti i cui accounts sono attivi o offline . Ad esempio, potresti voler inviare una fattura ai clienti offline se effettuano pagamenti offline, ma desideri archiviare queste informazioni nel tuo portale.

Qui hai le stesse opzioni di cui sopra .

Vista del cliente

Se le notifiche per il cliente sono attive, viene informato che ha ricevuto una fattura. I tuoi clienti possono vedere e aprire le fatture in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella sezione In attesa di azione o sul collegamento nella pagina Fatturazione .
Dalla notifica e-mail : fai clic su Paga fattura nell'e-mail. Non è necessario effettuare l'accesso portale clienti per pagare. La fattura nel PDF verrà allegato all'email.

Successivamente, i clienti interagiranno con la tua fattura.

Quando pagano la fattura, la sua stato cambia da Non pagato a Pagato e ricevi una notifica .

Per visualizzare la fattura inviata dal punto di vista del cliente, accedere alla vista di sola lettura .

Imposta promemoria fatture

Ogni volta che invii fatture ai clienti, questi vengono avvisati. Tutti gli utenti collegati al account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.

Durante la creazione di una fattura una tantum o l'aggiunta dell'automazione Crea fattura , azionare su Promemoria . Quando lo fai, al cliente viene inviato un promemoria sulla fattura se non è stata pagata entro un certo periodo di tempo; il numero predefinito di giorni è tre, ma puoi modificarlo:

Giorni fino al prossimo promemoria : questo è il numero di giorni prima che al cliente venga inviato un promemoria. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'emissione di una fattura, ma puoi modificarlo come preferisci.
Numero di promemoria: questo è il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla in base alle tue preferenze.

I promemoria si interrompono quando:

Il cliente non ha pagato la fattura, ma è stato inviato il numero di solleciti impostato.
Il cliente ha pagato la fattura.