Crea fatture, invia e imposta promemoria

Sommario

Modalità di invio di fatture una tantum
Vista del cliente
Imposta promemoria fatture

Invia fatture una tantum ai clienti, una alla volta o in blocco, e velocizza il processo creando modelli e utilizzando automazioni. Per un tempo monitorato, TaxDome ti consente di creare fatture direttamente dalle tue registrazioni orarie!

Modalità di invio di fatture una tantum

Le fatture monouso possono essere create e inviate dal titolare di un'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato account con diritti di accesso per gestire le fatture .

Puoi creare fatture singole oppure includerle nelle tue proposte o nei modelli di proposta .

Esistono diversi modi per creare e inviare fatture una tantum:

Crea e invia fatture una tantum

Per creare e inviare una fattura una tantum, attenersi alla seguente procedura:

Crea una fattura utilizzando uno dei seguenti metodi:
- Fare clic su Nuovo e selezionare Fattura .
- Aprire il client account , passare alla scheda Fatture e fare clic su Nuova fattura . La fattura corrente account verrà compilato automaticamente.
Inserisci l'importo della fattura oppure seleziona un modello.
Quindi fare clic su Crea per creare e inviare la fattura (a meno che non sia selezionata l' opzione Pianifica fattura azionare è abilitato, nel qual caso sarà necessario pianificare la fattura).

Oltre all'importo, potresti voler includere altri dettagli. La finestra "Crea fattura" è suddivisa in diverse sezioni:

Tipo di fattura
Generale
QuickBooks impostazioni
Ulteriori
Voci di riga e riepilogo
Nota al cliente
Anteprima
Collegamento a lavori

Tipo di fattura

La finestra "Crea fattura" è comune sia per le fatture singole che per quelle ricorrenti. Seleziona se desideri creare una fattura singola o ricorrente .

Generale

Nome Account , ID o e-mail : seleziona un account al quale verrà inviata la fattura.
Numero fattura : il campo è precompilato con il primo numero di fattura disponibile. È possibile mantenerlo così com'è o modificarlo manualmente. Se l'integrazione con QuickBooks (QBO) è abilitato, il numero verrà generato in base all'ultimo numero di fattura di QBO.
Data : Inserisci la data per la fattura. Puoi emettere una fattura per la data corrente (impostata come predefinita) e per qualsiasi data passata.

Nota

Il formato data predefinito della fattura segue il formato data predefinito per firma elettronica ambientato Impostazioni aziendali > firme.

Membro del team : seleziona il membro del team che riceverà il pagamento (per impostazione predefinita, lo riceve la persona che crea la fattura).
Modello di fattura : fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura che hai creato dal menu a discesa. I modelli di fattura sono particolarmente utili per le fatture che invii frequentemente ai clienti.
Descrizione : aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura o disattivala nella pagina Impostazioni > Fattura . Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes Ecco maggiori informazioni sugli shortcodes .
Scegli il metodo di pagamento : scegli come desideri che i tuoi clienti paghino le fatture (tramite carta di credito, addebito bancario o entrambi).

QuickBooks impostazioni

Selezionare la località e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks I clienti non vedranno questo campo.

Tieni presente che la sezione delle impostazioni QuickBooks viene visualizzata solo se la attivi in QuickBooks Per farlo, vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle classi.

Ulteriori

Nella sezione Aggiuntive , è necessario aggiungere dettagli solo se si attivano le opzioni:

Paga la fattura utilizzando la carta di credito del cliente : azionare Attiva questa opzione se desideri che la fattura venga automaticamente contrassegnata come pagata. Questa opzione è disponibile solo quando i clienti hanno un saldo a credito sufficiente per pagare la fattura.
Invia fattura via email al cliente : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica di sistema inviata insieme alla fattura. L'email non sarà più accessibile dopo aver inviato la richiesta. Per riutilizzarla, valuta la possibilità di aggiungerla al modello di fattura . Puoi anche utilizzare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes .
Promemoria : azionare Invia una notifica via email al cliente se non ha pagato la fattura entro un numero di giorni specificato. Scopri di più sui promemoria .
Pianifica fattura : pianifica quando verrà inviata la fattura. Scopri di più sulla pianificazione delle fatture .

Voci di riga e riepilogo

Sia le voci di riga che il riepilogo mostrano l'importo della fattura. Se non desideri includere una descrizione dettagliata dei tuoi servizi e delle tue tariffe, puoi andare direttamente alla sezione di riepilogo e inserire l'importo.

In alternativa, puoi creare un elenco dettagliato dei prodotti e servizi che offri, visibile al cliente, nella sezione "Voci di spesa" . Tutti i dati di questa sezione verranno automaticamente aggiunti al riepilogo.

Le voci di riga ti aiutano a dettagliare l'elenco dei servizi e a rendere la fatturazione più trasparente nel caso in cui il tuo lavoro includa, ad esempio, non solo un pacchetto completo per la dichiarazione dei redditi, ma anche consulenze o altri servizi fatturati separatamente.

Nella sezione Voci di riga puoi:

Aggiungi voce di spesa : fai clic su Voce di spesa , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Aliquota , imposta il numero di servizi e l'imposta (qui maggiori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativa). Seleziona la Classe a cui inviare il servizio. QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa .
Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.
Impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura. Se i campi Descrizione e Data del servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Per le colonne Aliquote e quantità e Imposte , la logica è diversa: dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0.

La sezione riassuntiva consente di visualizzare:

Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non hai voci di spesa. Dopo averle aggiunte, il totale viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.
Aliquota IVA/GST : se non hai voci di spesa, puoi modificare l'aliquota. Se hai voci di spesa, per modificare l'aliquota, devi abilitare la colonna Imposta per le voci di spesa (qui trovi maggiori informazioni sull'imposta sulle vendite ).
Importo imposta/IVA/GST : calcolato automaticamente da Subtotale × Aliquota fiscale . Nella sezione vengono visualizzati sia la percentuale dell'imposta che l'importo dell'imposta.
Totale : calcolato automaticamente dal subtotale + importo delle tasse .

Nota al cliente

Puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e nel PDF fattura.

Anteprima

Fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere in anticipo l'esatto PDF che il tuo cliente riceverà. Se sei soddisfatto di ciò che vedi, clicca su Crea e chiudi dalla modalità di anteprima.

Se desideri personalizzare l'aspetto delle tue fatture e applicarvi un'etichetta bianca, clicca su "Impostazioni fattura" nella modalità di anteprima e apporta le modifiche necessarie. Scopri di più su come personalizzare l'aspetto delle fatture .

Collegamento a lavori

Collega la tua fattura a una esistente lavoro per renderlo disponibile nel tuo flusso di lavoro . Fare clic su Collegamento a lavori , quindi selezionare lavori Una volta collegati, la sezione lavori collegati viene visualizzata di seguito, e puoi vedere il lavori e il progetti a cui appartengono.

Invia fatture una tantum a più clienti

Per inviare la stessa fattura a più clienti, vai su Account > Clienti dalla barra del menu a sinistra, seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare la questionario , quindi fare clic su Crea fattura .

Puoi inviare fatture ai clienti i cui accounts siano attivi o offline . Ad esempio, potresti voler inviare una fattura ai clienti offline se effettuano pagamenti offline, ma desideri memorizzare queste informazioni nel tuo portale.

Qui hai le stesse opzioni di cui sopra .

Vista del cliente

Se le notifiche per il cliente sono attive, il cliente viene informato di aver ricevuto una fattura. I tuoi clienti possono visualizzare e aprire le fatture in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella sezione In attesa di azione o sul collegamento nella pagina Fatturazione .
Dalla notifica e-mail : fai clic su Paga fattura nell'e-mail. Non è necessario accedere. portale clienti per pagare. La fattura nel PDF verrà allegato all'e-mail.

Successivamente, i clienti interagiranno con la tua fattura.

Quando pagano la fattura, la sua stato cambia da Non pagato a Pagato e ricevi una notifica .

Per visualizzare la fattura inviata dal punto di vista del cliente, accedere alla vista di sola lettura .

Imposta promemoria fatture

Ogni volta che invii fatture ai clienti, questi vengono avvisati. Tutti gli utenti collegati a account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.

Durante la creazione di una fattura una tantum o l'aggiunta di un'automazione di creazione fattura , azionare Su Promemoria . In questo modo, il cliente riceve un promemoria sulla fattura se non è stata pagata entro un certo periodo di tempo; il numero predefinito di giorni è tre, ma è possibile modificarlo:

Giorni fino al prossimo promemoria: indica il numero di giorni che mancano prima che il cliente riceva un promemoria. Per impostazione predefinita, il promemoria viene inviato tre giorni dopo l'emissione di una fattura, ma è possibile modificarlo a piacere.
Numero di promemoria: indica il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il cliente riceve una sola email di promemoria, ma è possibile modificarlo in base alle proprie preferenze.