Fatture una tantum (base): crea, invia e imposta promemoria
Invia fatture una tantum ai clienti una alla volta o in blocco e accelera il processo creando modelli e utilizzando le automazioni. Per il tempo tracciato, TaxDome ti consente di creare fatture direttamente dalle tue registrazioni orarie!
Coperto qui:
- Creazione e invio di fatture una tantum
- Impostazione dei promemoria delle fatture
- Come vengono generati i numeri delle fatture
- Selezionando il tuo primo numero di fattura
- Cosa vedono i clienti quando crei fatture
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Creazione e invio di fatture una tantum
Le fatture una tantum possono essere create e inviate dal proprietario dell'azienda o da qualsiasi membro del team assegnato account con diritti di accesso per gestire le fatture .
Puoi creare fatture da sole o includerle nelle tue proposte o modelli di proposta .
Esistono tre modi per creare e inviare fatture una tantum:
- Crea e invia una fattura una tantum
- Crea un modello e invia fatture tramite automazione
- Invia una fattura una tantum a più clienti
- Invia fatture insieme alle proposte
- Crea fatture una tantum dai servizi elencati nelle proposte
Crea e invia una fattura una tantum
Per creare e inviare una fattura una tantum, attenersi alla seguente procedura:
1. Fare clic su NUOVO pulsante in alto a sinistra, quindi seleziona Fattura dal menu a scorrimento.
2. Inserisci l'importo della fattura o seleziona un modello.
3. Quindi fare clic Creare per creare e inviare la fattura (a meno che il Pianifica la fattura azionare è abilitato, nel qual caso dovrai programmare la fattura).
Oltre all'importo, ci sono altri dettagli che potresti voler includere. Controlla gli elementi numerati per vedere cos'altro puoi aggiungere:
1. Link ai lavori : Collega la tua fattura a una esistente lavoro per renderlo disponibile nel tuo flusso di lavoro . Fare clic su Collega a lavori , quindi selezionare il lavori . Una volta collegato, viene visualizzata la sezione lavori e puoi vedere il file lavori e il progetti appartengono a.
2. Tipo di fattura: seleziona se desideri creare una fattura una tantum o ricorrente .
3. Nome Account , ID o e-mail: selezionare un account al quale verrà inviata la fattura.
4. Modello di fattura: fai clic e seleziona uno dei modelli di fattura che hai creato dal menu a discesa. I modelli di fattura sono particolarmente utili per le fatture che invii frequentemente ai clienti.
5. Numero della fattura: Puoi scegliere un numero di fattura o lasciare il campo vuoto e TaxDome ne genererà uno per te.
6. Scegli il metodo di pagamento: questo è il modo in cui desideri che le tue fatture vengano pagate (tramite carta di credito, addebiti bancari o entrambi). Supportiamo numerosi metodi di pagamento .
7. Data : inserire la data della fattura. È possibile emettere una fattura per la data corrente (impostata come predefinita), nonché per qualsiasi data futura.
8. Membro del team: Seleziona il membro del team che riceverà il pagamento (per impostazione predefinita, lo riceve la persona che crea la fattura).
9. Descrizione: aggiungi una descrizione che descriva cosa è incluso nella fattura (facoltativo).
10, 13. Aggiungi shortcode : includi dati dinamici per personalizzare le tue fatture. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .
12. Fattura via email al cliente: azionare attivalo se desideri che il cliente riceva la fattura via e-mail e la paghi senza effettuare l'accesso. L'e-mail conterrà un collegamento per il pagamento. Puoi anche aggiungere un messaggio personalizzato all'e-mail. Se la fattura via e-mail al cliente non è attivata, i clienti riceveranno solo la fattura nel proprio portale.
14. Promemoria: azionare questo su per inviare una notifica via email al cliente se non ha pagato la fattura entro un numero di giorni specificato ( maggiori dettagli di seguito ).
15. Pianifica fattura: pianifica quando verrà inviata la fattura. Ulteriori informazioni sulla pianificazione delle fatture .
16. Impostazioni QuickBooks: seleziona la posizione in cui la fattura deve essere inviata a QuickBooks. I clienti non vedranno questo campo.
17. Voci: Dettagliare i servizi eseguiti e gli eventuali sconti applicati.
- Elemento pubblicitario: fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e tasse (ulteriori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativo). Seleziona la classe da inviare a QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
- Sconto: per aggiungere un elemento pubblicitario, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa .
Puoi anche modificare gli stessi campi dell'elemento pubblicitario dalla pagina Modifica elemento facendo clic sui tre punti a destra dell'elemento pubblicitario, selezionando Modifica , quindi facendo clic su Salva una volta completate le modifiche.
18. Sommario:
- Subtotale: è la somma degli importi per i servizi forniti, al lordo delle imposte.
- Aliquota fiscale: una volta aggiunta l'imposta sulle vendite, questa si riflette nel totale (ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite ).
19. Crea: fare clic per inviare la fattura.
Invia una fattura una tantum a più clienti
Per inviare la stessa fattura a più clienti, vai su Account > Clienti dalla barra dei menu di sinistra, seleziona le caselle accanto ai clienti a cui desideri inviare la fattura questionario , quindi fare clic su Crea fattura .
È possibile inviare fatture ai clienti i cui accounts sono attivi o offline . Ad esempio, potresti voler inviare una fattura ai clienti offline se effettuano pagamenti offline, ma desideri archiviare queste informazioni nel tuo portale.
Qui hai le stesse opzioni di cui sopra .
Impostazione dei promemoria delle fatture
Durante la creazione di una fattura una tantum o l'aggiunta dell'automazione Crea fattura , azionare su Promemoria . Quando lo fai, al cliente viene inviato un promemoria sulla fattura se non è stata pagata entro un certo periodo di tempo; il numero predefinito di giorni è tre, ma puoi modificarlo:
-
Giorni fino al prossimo promemoria : questo è il numero di giorni prima che al cliente venga inviato un promemoria. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'emissione di una fattura, ma puoi modificarlo come preferisci.
-
Numero se promemoria : questo è il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla come preferisci.
I promemoria si interrompono quando...
- ...il cliente non ha pagato la fattura, ma è stato inviato il numero di solleciti previsto.
- ...il cliente ha pagato la fattura.
Come vengono generati i numeri delle fatture
- Se non inserisci un numero di fattura ma lasci il campo vuoto quando crei una fattura, verrà generato un numero.
- Una volta TaxDome e QuickBooks sono sincronizzati , i numeri delle fatture su QuickBooks corrispondono.
- Una volta sincronizzati, i numeri di fattura modificati si aggiornano automaticamente su QuickBooks.
- Ogni fattura all'interno della tua azienda ha un numero univoco.
- Quando i numeri delle fatture vengono generati automaticamente, sono sequenziali.
- Per necessità, non esistono due numeri di fattura uguali.
Selezionando il tuo primo numero di fattura
Puoi scegliere il primo numero di fattura su TaxDome se sei il proprietario o l'amministratore di un'azienda . Ciò è utile se la tua azienda, ad esempio, ha già 1.500 fatture e non vuoi iniziare dal numero 1, perché eliminerebbe la sincronizzazione di QuickBooks.
Per fare ciò, vai su Impostazioni > Fattura dalla barra dei menu di sinistra. Inserisci il numero nella sezione Sequenza numero fattura , quindi fai clic su Salva . Ora, TaxDome inizierà a numerare le fatture a partire da quel numero specificato.
Mancia! Per evitare errori relativi ai numeri duplicati, attiva Sincronizza i numeri delle fatture con QuickBooks Online azionare SU.
Cosa vedono i clienti quando crei fatture una tantum
Il tuo cliente può visualizzare e pagare le fatture una tantum in diversi modi:
- By clicking the notification on their dashboard
- Facendo clic sul collegamento nella pagina Fatture dal loro portale
- Facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail (non è necessario accedere al portale clienti )
Se vuoi vedere cosa TaxDome sembra che dal punto di vista di un cliente acceda a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .