Actions with invoices

Learn everything you need to know about managing your invoices: how to download, print and edit them. Plus, learn how to quickly check whether your clients have paid—and more!

Sapere quando una fattura è stata pagata o prepagata

If you enabled prepayment for clients , they can either prepay in any amount or pay when an invoice is due. In the client’s account, prepayments show up as credits to use for future invoices.

You’ll always receive an email when a client makes a prepayment, pays an invoice in full or partially or has an invoice that has become overdue. This email will also include the invoice as an attachment. You’ll also get a notification in your Inbox+ . Click Go to… to get to the client’s Invoices page.

Nota

Puoi change your notification preferences in qualsiasi momento.

View an invoice from the client’s perspective

You can view how an invoice displays to your client before sending it or at any time after creation. This lets you check the layout, amounts, and formatting exactly as your client will see it.

To preview an invoice:

1. Go to Billing > Invoices.

2. Click the three dots to the right of the invoice and select Preview.

   

The invoice opens in a sidebar, displaying the PDF version that your client receives when viewing or downloading the invoice.

Visualizzare la cronologia dei pagamenti delle fatture

Per visualizzare lo storico dei pagamenti di una fattura, clicca sul suo numero nell'elenco Fatture . Lo storico verrà visualizzato nella barra laterale.

Mancia

La data dell'ultimo pagamento è riportata nell'elenco Fatture (colonna Ultimo pagamento), ma se il tuo cliente paga a rate, puoi aprire la fattura e visualizzare tutti i pagamenti effettuati.

La cronologia dei pagamenti mostra Origine, data, importo e rimborso, se presente. Clicca sul tipo di pagamento nella colonna Origine per accedere alle informazioni sul pagamento. Se sono stati applicati dei crediti al pagamento delle fatture, la cronologia dei pagamenti includerà tali informazioni.

Visualizza la cronologia della fattura

You’ll always be able to see what took place with any invoice. TaxDome’s Activity feed is sorted chronologically by the most recent event and allows you to find out when…

• …una fattura è stata inviata manualmente o tramite automazione
• …è stata creata una fattura programmata
• …è stata modificata una fattura
• …IL stato di una fattura è stata modificata
• …sono stati applicati crediti per pagare una fattura…una fattura è stata eliminata
• …una fattura è stata reinviata via e-mail o tramite promemoria automatico
• …è stata scaricata una fattura
• …è stata stampata una fattura
• …è stata esportata una fattura.

Per visualizzare la cronologia di una fattura:

1. Go to Billing > Invoices, click on the three-dots icon to the far right of the invoice’s name or inside the invoice itself, then click Activity. 

2. Qui verranno mostrati gli eventi relativi a questa specifica fattura. Filtra il feed Attività per Tipo = Fatture per visualizzare tutti gli eventi relativi alle fatture.

View invoice source

You can always find out what triggered the creation of an invoice by checking its Invoice source. This lets you quickly identify the origin of an invoice without having to check pipelines, proposals, jobs, or recurring invoices one by one.

The Invoice source information is available in Billing > Invoices and in Account > Invoices, and is also visible when editing an invoice.

It shows where the invoice was created from:

• Proposal — the proposal that generated the invoice
• Recurring invoice — the parent recurring invoice
• Job — the job that generated the invoice

The field will be blank if the invoice was created manually or if the original proposal, job, or recurring invoice has been deleted.

Stampa o scarica PDF fatture

To print invoices, go to Invoices, click the three dots to the far right of the invoice, and select Print from the drop-down menu. Alternatively, open the invoice, click the three dots in the top right corner, and select Print.

You can also print invoices directly from the job card by clicking the three dots next to the linked invoice and selecting Print.

Oppure, se vuoi salvare una fattura per i tuoi archivi, scarica un PDF sul desktop selezionando Scarica dal menu menù a tendina .

The visual appearance of the invoice depends on how you customize its look in the settings . You can completely white-label your invoices and ensure your clients see only what you want. 

Unpaid invoices contains a Pay now link to make a payment. 

Paid invoices—a View invoice link to view the details and red Paid stamp.

Modifica fatture

Sia le fatture una tantum che quelle ricorrenti sono modificabili. 

• Modifica fatture una tantum

• Modifica fatture ricorrenti

Modifica fatture una tantum

Per modificare la fattura, fare clic sui tre puntini all'estrema destra della fattura e quindi su Modifica . 

• Per le fatture non pagate , è possibile apportare modifiche a tutti i dettagli della fattura, compresi i dettagli finanziari. 

• For invoices in other statuses (Paid, Partially paid and In progress), you can change all the details apart from the financial details. If the invoice is Paid or Partially paid, you can only edit its financial details if you issue a refund and issue a new invoice or delete an offline payment and edit the invoice after it becomes Unpaid.

  

Nota

Quando modifichi un numero di fattura, questo viene aggiornato automaticamente in QuickBooks .

Fatture duplicate

Per creare una copia di una fattura esistente, vai alla scheda Fatture o Fatture di un cliente account , fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome della fattura e seleziona Duplica dal menu menù a tendina .

Vedrai la barra laterale Crea fattura con tutti i dettagli della tua fattura originale già compilati. Fai clic su Crea pulsante oppure modificalo come ritieni più opportuno.

Elimina fatture

Nota

Non è possibile eliminare fatture pagate e parzialmente pagate perché sono record.

È possibile eliminare le fatture una alla volta o in blocco:

• Per eliminare una singola fattura, fare clic sui tre puntini all'estrema destra, quindi selezionare Elimina e confermare l'azione nel pop-up.

  

• To delete multiple invoices, select checkboxes next to them, click Delete at the top of the page and confirm the action. 

  

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