Traccia, annulla le richieste di firma e scarica i certificati

Come fai a controllare se i tuoi clienti hanno firmato elettronicamente i documenti che hai inviato loro? Hai bisogno di annullare un firma elettronica richiesta? Scopri tutto quello che devi sapere su come ottenere la firma elettronica dei tuoi documenti.

Gestire e- firme

1. Per trovare rapidamente uno o tutti i documenti in attesa firma elettronica :

• Vai alla pagina Documenti per cercare i documenti che hanno subito qualche tipo di azione (caricati, modificati, collegati a una fattura, ecc.) negli ultimi 30 giorni.

• Vai su Documenti , poi su Documenti , quindi seleziona il cliente per cercare tutti i suoi documenti.

• Oppure vai a uno specifico account Scheda Documenti per cercare tutti i suoi documenti. 

2. Fai clic su Filtro nell'angolo in alto a destra e restringi l'elenco dei documenti che stai cercando selezionando uno o più filtri nella sezione firme .

   

• Tutto mostra documenti con l'e-richiesto firme .

• Firmato mostra documenti che sono stati firmati elettronicamente da tutti gli utenti del account .

• Parzialmente firmato mostra documenta che almeno uno account utente firmato elettronicamente.

• Firma in sospeso mostra documenti in attesa firma elettronica da tutto account utenti.

• Preparato per la firma mostra documenti in sospeso firma elettronica non ancora inviato.

• Escluso mostra documenti che gli utenti hanno rifiutato di firmare elettronicamente.

• In attesa di KBA mostra documenti con KBA richieste in attesa di firma elettronica da parte di almeno uno account utente.

• KBA fallito mostra documenti dove tutti account gli utenti non hanno superato il test KBA e/o utenti che hanno rifiutato di firmare elettronicamente.

• Annullato mostra documenti firmati offline e annullati dal proprietario dell'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.

• Gentile Elettronica mostra documenti firmati utilizzando la firma elettronica semplice.

• Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

3. Fare clic su Applica per visualizzare l'elenco ridotto.

Per visualizzare un elenco di tutti i documenti con firma elettronica richieste o quelle preparate per firma elettronica , vai a Documenti nel client account , quindi per firme .

Le seguenti informazioni sono disponibili qui:

• Nome: fare clic sul nome del documento per visualizzarlo e scaricarlo.

• stato : fase il documento è in, contrassegnato KBA O QES / AdES per un tipo di firma specifico.

  • Firmato: il documento è stato firmato elettronicamente da tutti account utenti.

  • Firma in attesa x/y: il documento è stato inviato al cliente e un numero x di utenti ha firmato o rifiutato di disconnettersi. Passa il mouse sopra stato per vedere i dettagli e scoprire quali firme sono ancora in sospeso.

  • Firma rifiutata: il cliente ha rifiutato di firmare elettronicamente il documento.

  • Annullato: il documento è stato firmato offline e annullato dal proprietario dell'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.

  • Firmato parzialmente x/y: il documento è stato firmato elettronicamente da x numero di y utenti. 

  • KBA fallito: no account gli utenti hanno firmato il documento e almeno uno non è riuscito a farlo KBA .

• Data di caricamento mostra quando il documento è stato caricato su TaxDome .

• Data richiesta mostra quando il documento è stato inviato al cliente per essere firmato elettronicamente.

• Data firmata mostra quando il documento è stato firmato elettronicamente dal cliente.

Puoi ordinare i documenti per nome, data di caricamento, data richiesta o data in cui sono stati firmati elettronicamente. Fai clic sulla freccia su-giù accanto al nome dell'intestazione della colonna che desideri ordinare.

Guarda chi ha firmato elettronicamente il documento o chi ha rifiutato di farlo

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+ . Click on the document or Go to… to open it and review the e-signature status. Click the three-dot menu in the top right corner of the viewer and select Show signers to see who has signed or declined.

Se uno firma elettronica è stato richiesto da una coppia sposata, vedrai chi ha firmato. Se uno degli utenti fallisce il KBA o rifiuta di firmare elettronicamente, carica il documento preparato e richiedi un firma elettronica Ancora. 

If you want to check a document’s e-signature status, go to the Documents page, then check the Status column. To learn more about document statuses, go here .

The document’s audit trail shows whether a client provided an e-signature and passed or failed the KBA.

Scarica i certificati di completamento

Se, per qualche motivo, hai bisogno di dimostrare che un documento firmato elettronicamente è legittimo, puoi scaricarlo insieme al suo certificato di completamento. Per scaricare un documento firmato elettronicamente con il suo certificato di completamento:

1. Aprire un documento completamente firmato o selezionare un documento completamente firmato nell'elenco dei documenti.

2. Fare clic sui tre punti e selezionare Scarica > Documento firmato con certificato .

   

L'ultima pagina del documento scaricato conterrà un certificato di completamento. Contiene tutti i dati per tutti i firme Ecco come potrebbe apparire:

Visualizzazione accounts con documenti in attesa di e- firme

Puoi scoprire quali documenti devono ancora essere firmati elettronicamente accedendo all'elenco dei tuoi Accounts .

Per filtrare l'elenco Accounts per visualizzare i documenti ancora mancanti e- firme :

1. Vai su Clienti > Accounts dalla barra laterale del menu, quindi fai clic su Filtro .

2. Selezionare Firma in sospeso nella sezione firme .

Vedrai quindi un elenco di quelli accounts .

Questa operazione può essere eseguita anche dalla scheda Recenti nella pagina Documenti .

Vuoto e- firme

You might run into a situation that requires you to cancel an e-signature request. For example, you’ve requested e-signatures from a couple, and one of the spouses has dropped by your office to sign. To void an e-signature request , follow these steps: 

Fai clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del documento, quindi seleziona "Annulla" dal menu a discesa. Ti verrà chiesto di specificare il motivo dell'annullamento. azionare Disattiva Notifica al cliente se non desideri inviare una notifica. Quindi fai clic su Annulla .

Per vedere tutti i documenti con annullato firma elettronica richieste, durante la visualizzazione dei documenti, fare clic su Filtro , selezionare Annullato , quindi fare clic su Applica .

Per vedere perché una richiesta di firma è stata annullata, apri il documento, fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra e seleziona Mostra maggiori informazioni (il pulsante non è disponibile se non è presente alcuna firma annullata).

Cancellare firma elettronica richieste

Se hai inviato per errore un firma elettronica richiesta, puoi annullarla, ma fallo in fretta! firma elettronica la cancellazione funziona per cancellare i membri del tuo team firme solo se nessun cliente ha ancora firmato elettronicamente. 

Fare clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del documento, quindi fare clic su Annulla richiesta di firma . Quando una richiesta viene annullata, è possibile modificare i campi della firma per i clienti e il rappresentante dello studio, quindi inviare la firma elettronica richiesta nuovamente.

Once a client has e-signed, you cannot cancel a request; the Cancel signature request feature is only available for documents that have 0 in the status counter. If the document has been e-signed by one of the clients, use Void instead.

Per vedere tutti i documenti in sospeso firma elettronica :

Durante la visualizzazione dei documenti, fare clic su Filtro , selezionare Firma in attesa , quindi fare clic su Applica .