firme (Base): Traccia, annulla richieste e scarica certificati

Come fai a controllare se i tuoi clienti hanno firmato elettronicamente i documenti che hai inviato loro? Hai bisogno di annullare un firma elettronica richiesta? Scopri tutto quello che devi sapere su come ottenere la firma elettronica dei tuoi documenti.

Gestire e- firme

1. Per trovare rapidamente uno o tutti i documenti in attesa firma elettronica :

Vai alla pagina Documenti per cercare i documenti che hanno subito qualche tipo di azione (caricati, modificati, collegati a una fattura, ecc.) negli ultimi 30 giorni.
Vai su Documenti , poi su Documenti , quindi seleziona il cliente per cercare tutti i suoi documenti.
Oppure vai a uno specifico account nella scheda Documenti per cercare tutti i suoi documenti.

2. Fare clic su Filtra nell'angolo in alto a destra e restringi l'elenco dei documenti che stai cercando selezionando uno o più filtri nella sezione firme .

Tutto mostra documenti con l'e-richiesto firme .
Firmato mostra documenti che sono stati firmati elettronicamente da tutti gli utenti del file account .
Parzialmente firmato mostra documenta che almeno uno account utente firmato elettronicamente.
Firma in sospeso mostra documenti in attesa firma elettronica da tutto account utenti.
Preparato per la firma mostra documenti in sospeso firma elettronica non ancora inviato.
Rinunciato mostra documenti che gli utenti hanno rifiutato di firmare elettronicamente.
In attesa KBA mostra documenti con KBA richieste in attesa di essere firmate elettronicamente da almeno uno account utente.
KBA fallito mostra documenti dove tutto account gli utenti hanno fallito il KBA e/o utenti che hanno rifiutato di firmare elettronicamente.
Annullato mostra documenti firmati offline e annullati dal proprietario dell'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.
Gentile Elettronica mostra documenti firmati utilizzando la firma elettronica semplice.
Gentile QES / AdES mostra documenti firmati utilizzando il sistema elettronico Qualificato ed Avanzato firme ( QES / AdES ).

3. Fare clic su Applica per visualizzare l'elenco ristretto.

Per visualizzare un elenco di tutti i documenti con firma elettronica richieste o preparate per firma elettronica , vai a Documenti nel client account , quindi firme .

Le seguenti informazioni sono disponibili qui:

Nome : fare clic sul nome del documento per visualizzarlo e scaricarlo.
stato : fase il documento è dentro, contrassegnato KBA O QES / AdES per un tipo di firma specifico.
- Firmato: il documento è stato firmato elettronicamente da tutti account utenti.
- Firma in sospeso x/y: il documento è stato inviato al client e un numero x ha firmato o ha rifiutato di disconnettersi da un numero y di utenti. Passa il mouse sopra stato per vedere i dettagli e scoprire quali firme sono ancora in sospeso.
- Firma rifiutata: il cliente ha rifiutato di firmare elettronicamente il documento.
- Annullato: il documento è stato firmato offline e annullato dal proprietario dell'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.
- Firmato parzialmente x/y: il documento è stato firmato elettronicamente da x numero di y numero di utenti.
- KBA fallito: no account gli utenti hanno firmato il documento e almeno uno non è riuscito a farlo KBA .
Data di caricamento mostra quando il documento è stato caricato su TaxDome .
Data richiesta mostra quando il documento è stato inviato al cliente per essere firmato elettronicamente.
Data firmata mostra quando il documento è stato firmato elettronicamente dal cliente.

Puoi ordinare i documenti per nome, data di caricamento, data richiesta o data in cui sono stati firmati elettronicamente. Fai clic sulla freccia su-giù accanto al nome dell'intestazione della colonna che desideri ordinare.

Guarda chi ha firmato elettronicamente il documento o chi ha rifiutato di farlo

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+. Click on the document or Go to... to review the e-signature status.

Se uno firma elettronica è stato richiesto da una coppia sposata, vedrai chi ha firmato. Se uno degli utenti fallisce il KBA o rifiuta di firmare elettronicamente, carica il documento preparato e richiedi un firma elettronica Ancora.

Suggerimento: modifica le tue preferenze di notifica in qualsiasi momento.

Se vuoi controllare un documento firma elettronica stato , vai alla pagina Documenti , quindi controlla la colonna stato . Per ulteriori informazioni sugli stati dei documenti, vai qui .

Il percorso di verifica del documento mostra se un cliente ha fornito un file firma elettronica e superato o fallito il KBA .

Scarica i certificati di completamento

Se, per qualche motivo, hai bisogno di dimostrare che un documento firmato elettronicamente è legittimo, puoi scaricarlo insieme al suo certificato di completamento. Per scaricare un documento firmato elettronicamente con il suo certificato di completamento:

1. Aprire un documento completamente firmato o selezionare un documento completamente firmato nell'elenco dei documenti.

2. Fare clic sui tre puntini e selezionare Scarica > Documento firmato con certificato .

L'ultima pagina del documento scaricato conterrà un certificato di completamento. Contiene tutti i dati per tutti i firme Ecco come potrebbe apparire:

Visualizzazione accounts con documenti in attesa di e- firme

Puoi scoprire quali documenti devono ancora essere firmati elettronicamente accedendo all'elenco dei tuoi Accounts .

Per filtrare l'elenco Accounts per vedere i documenti ancora mancanti e- firme :

1. Vai su Clienti > Accounts dalla barra laterale del menu, quindi fai clic su Filtra .

2. Selezionare In attesa di firma nella sezione firme .

Vedrai quindi un elenco di quelli accounts .

Questa operazione può essere eseguita anche dalla scheda Recenti nella pagina Documenti .

Vuoto e- firme

Potresti imbatterti in una situazione che richiede di annullare un firma elettronica richiesta. Ad esempio, hai richiesto e- firme da una coppia e uno dei coniugi è passato nel vostro ufficio per firmare. Per annullare una richiesta firma elettronica , attenersi alla seguente procedura:

Fai clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del documento, quindi seleziona Void dal menu a discesa. Ti verrà chiesto di specificare il motivo dell'annullamento. azionare off Notifica client se non vuoi inviare una notifica. Quindi fai clic su Annulla .

Per vedere tutti i documenti con annullato firma elettronica richieste, durante la visualizzazione dei documenti, fare clic su Filtro , selezionare Annullato , quindi fare clic su Applica .

Per vedere perché una richiesta di firma è stata annullata, apri il documento, fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra e seleziona Mostra più informazioni (il pulsante non è disponibile se non vi è alcuna firma annullata).

Cancellare firma elettronica richieste

Se hai erroneamente inviato un firma elettronica richiesta, puoi annullarla, ma fallo velocemente! firma elettronica la cancellazione funziona per cancellare i membri del tuo team firme solo e se nessun cliente ha ancora firmato elettronicamente.

Fai clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del documento, quindi fai clic su Annulla richiesta di firma . Quando una richiesta viene annullata, puoi modificare i campi della firma per i clienti e il rappresentante dello studio, quindi inviare la firma elettronica richiedere nuovamente.

Una volta che un cliente ha firmato elettronicamente, non è possibile annullare una richiesta; la funzione Annulla richiesta di firma è disponibile solo per i documenti che hanno 0 nel stato contatore. Se il documento è stato firmato elettronicamente da uno dei client, utilizzare invece Void .

Per vedere tutti i documenti in sospeso firma elettronica :

Durante la visualizzazione dei documenti, fare clic su Filtro , selezionare Firma in attesa , quindi fare clic su Applica .