Firme (base): Come visualizzare e annullare le richieste di firma elettronica

Come verificate se i vostri clienti hanno firmato elettronicamente i documenti che avete inviato loro? È necessario annullare un firma elettronica richiesta? Scoprite tutto ciò che c'è da sapere su come far firmare elettronicamente i vostri documenti!

Trattato qui:

• Gestire le firme elettroniche
• Controllare chi ha firmato un documento elettronico o ha rifiutato di farlo
• Visualizzare gli accounts con documenti in attesa di firma elettronica
• Annullare le firme elettroniche
• Annullare le richieste di firma elettronica

Gestire le firme elettroniche

1. Per trovare rapidamente uno o tutti i documenti in attesa firma elettronica :

• Andate alla pagina Documenti per cercare i documenti che hanno subito qualche tipo di azione (caricati, modificati, collegati a una fattura, ecc.) negli ultimi 30 giorni.
• Entrate nei Documenti, quindi su Documenti e selezionate il cliente per cercare tutti i suoi documenti.
• Oppure andate alla scheda Documenti di un account specifico per cercare tutti i suoi documenti. 

2. Cliccare su Filtra nell'angolo in alto a destra per restringere l'elenco dei documenti che state cercando, selezionando uno o più filtri nella sezione Firme.

• Tutto mostra i documenti con richiesta di firme elettroniche.
• Firmato mostra i documenti che sono stati firmati elettronicamente da tutti gli utenti dell'account.
• Parzialmente firmato mostra i documenti che sono stati firmati da almeno uno utente dell'account.
• Firma in attesa mostra i documenti in attesa di firma elettronica da tutti gli utenti dell'account.
• Pronto per la firma mostra i documenti in attesa di firma elettronica non ancora inviati.
• Rifiutato mostra i documenti che gli utenti hanno rifiutato di firmare elettronicamente.
• KBA in attesa mostra i documenti con richieste KBA in attesa di essere firmate elettronicamente da almeno un utente dell'account.
• KBA fallito mostra documenti dove tutto account gli utenti non hanno superato il KBA e/o gli utenti che hanno rifiutato di firmare elettronicamente.
• Annullato mostra documenti firmati offline e annullati da un titolare dell'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per la gestione dei documenti.

3. Fare clic su APPLICA per visualizzare l'elenco ristretto.

Per visualizzare l'elenco di tutti i documenti con richieste di firma elettronica o pronti per la firma elettronica, andate su Documenti nell'account cliente, quindi su Firme.

Le seguenti informazioni sono disponibili qui:

• NOME: Cliccate sul nome del documento per visualizzarlo e scaricarlo.

• STATO :

  • Firmato: il documento è stato firmato elettronicamente da tutti gli utenti dell'account.
  • Firma in sospeso x/y: il documento è stato inviato al client e un numero x ha firmato o ha rifiutato di disconnettersi da un numero y di utenti. Passa il mouse sopra stato per vedere i dettagli e scoprire quali firme sono ancora in sospeso.
  • Firma rifiutata: il cliente ha rifiutato di firmare elettronicamente il documento.
  • Annullato: il documento è stato firmato offline e annullato dal titolare dell'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per la gestione dei documenti.
  • Firmato parzialmente x/y: il documento è stato firmato elettronicamente da x numero di y numero di utenti. 
  • KBA fallito: No account gli utenti hanno firmato il documento e almeno uno non ha superato il KBA.

• DATA DI CARICAMENTO mostra quando il documento è stato caricato su TaxDome.

• DATA RICHIESTA mostra quando il documento è stato inviato al cliente per essere firmato elettronicamente.

• DATA FIRMA mostra quando il documento è stato firmato elettronicamente dal cliente.

È possibile ordinare i documenti per nome, data di caricamento, data richiesta o data di firma elettronica. Cliccare sulla freccia su-giù accanto al nome dell'intestazione della colonna che si desidera ordinare.

Controllare chi ha firmato un documento elettronico o ha rifiutato di farlo

Quando un cliente firma elettronicamente o rifiuta di firmare elettronicamente un documento o non supera il KBA, il documento viene spostato in cima all'elenco Recenti nella pagina Documenti. Riceverete un'email a riguardo e anche una notifica nella vostra Inbox+. Cliccate sul documento o su Vai a.... per controllare lo stato della firma elettronica.

Se è stata richiesta una firma elettronica da una coppia di coniugi, vedrete chi ha firmato. Se uno degli utenti non supera il KBA o rifiuta di firmare elettronicamente, caricate il documento e richiedete di nuovo la firma elettronica. 

Suggerimento:modificate le vostre preferenze di notifica in qualsiasi momento.

Se volete controllare lo stato della firma elettronica di un documento, andate alla pagina Documenti, quindi controllate la colonna Stato. Per ulteriori informazioni sugli stati dei documenti, cliccate qui.

I documenti del percorso di verifica mostrano se un cliente ha fornito una firma elettronica e superato o fallito il KBA.

Visualizzare gli accounts con documenti in attesa di firme elettroniche

Potete scoprire quali documenti devono ancora essere firmati elettronicamente andando sulla lista dei vostri Account.

Per filtrare la lista degli Account per vedere i documenti che non hanno ancora le firme elettroniche:

1. Andare su Clienti, quindi cliccate su FILTRO.

2. Selezionate Firma in sospeso nella sezione Firme, quindi cliccate su APPLICA.

A questo punto vedrete un'elenco con quegli account.

Questo può essere fatto anche dalla scheda Recenti nella pagina Documenti.

Annullare le firme elettroniche 

Potreste imbattervi in una situazione che richiede l'annullamento della richiesta di una firma elettronica. Ad esempio, avete richiesto firme elettroniche ad una coppia, poi uno dei coniugi passa nel vostro ufficio per firmare. Per annullare una richiesta di firma elettronica, seguite la seguente procedura: 

Cliccate sui tre punti a destra del nome del documento, quindi selezionate Annulla dal menu a tendina. Vi verrà chiesto di specificare il motivo dell'annullamento. Disattivate Notifica cliente se non volete inviare una notifica. Quindi cliccate su Annulla.

Per vedere tutti i documenti con richieste di firme elettroniche annullate:

Durante la visualizzazione dei documenti, cliccate su Filtro, selezionate Annullato, quindi cliccate su Applica.

Annullare le richieste di firma elettronica

Se avete erroneamente inviato una richiesta di firma elettronica, potete annullarla, ma fatelo in fretta! Funziona solo se è ancora nello stato Richiesto e nessuno ha ancora firmato. Se il documento è stato firmato elettronicamente da uno dei cliente, utilizzate invece Annullare.

Cliccate sui tre punti a destra del nome del documento, quindi cliccate su Annulla richiesta di firma nel menu a tendina.

Quando un cliente ha firmato elettronicamente, non è possibile annullare una richiesta; la funzione Annulla richiesta firma è disponibile solo per i documenti che hanno 0 nel contatore dello stato.

Per vedere tutti i documenti in attesa di firma elettronica:

Durante la visualizzazione dei documenti, cliccate su Filtro, selezionate Firma in sospeso, quindi cliccate su Applica.