Firme (base): Richiedere firme elettroniche dai clienti

Richiedete firme elettroniche in modo che i clienti firmino documenti e moduli dal loro portale TaxDome. Indicate dove volete le firme, inserite i campi per un contribuente e il suo coniuge, aggiungete l'autenticazione basata sulla conoscenza (KBA), attivate i promemoria e molto altro!

Trattato qui:

• Come richiedere un firma elettronica da un cliente
• Come richiedere l'e- firme da una coppia sposata
• Aggiunta di un campo per un rappresentante dell'azienda firma elettronica
• Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti
• Cosa vedono i clienti quando richiedi un firma elettronica

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Come richiedere un firma elettronica da un cliente

Cosa dovete sapere:

• La firma elettronica di documenti e moduli equivale a firmarli a mano.
• Caricare documenti preparati in una cartella con Il cliente può visualizzare accedere in modo che i tuoi clienti possano firmare elettronicamente.
• Un cliente non può firmare elettronicamente senza avere accesso al portale, quindi assicuratevi che siano stati invitati a utilizzare il loro portale TaxDome.
• Affinché un cliente possa accedere, è necessario attivare l'accesso per l'indirizzo e-mail collegato nel proprio account account i contatti di .
• Come ogni documento firmato, una volta che un cliente firma elettronicamente, il documento è definitivo e non può essere modificato.

Suggerimento: puoi utilizzare l'app Windows per richiedere e- firme e applicare modelli di firma .

1. Nell'account, andare su Documenti, cliccare sui tre punti a destra del PDF, quindi cliccare su Richiedi firma nel menu a tendina.

2. Scegliere manualmente il firmatario nell'elenco a discesa Scegli firmatario o applicare un modello di firma.

3. Aggiungi comunque molti firma elettronica campi necessari, uno per ogni firmatario.

4. Fare clic sulla fine S. Il documento viene distribuito a tutti i clienti che devono firmarlo e diventa visibile nella scheda Documenti nella sezione firme ; è visibile sia a te che a tutti account utenti con l'accesso attivato.

Inoltre, ci sono più funzionalità. Di seguito il dettaglio dei campi numerati:

1. Modello: se avete creato dei modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, selezionatene uno.

2. Scegli firmatario: aggiungete i campi firma per l'utente TaxDome utente che deve firmare.

• Per aggiungere un campo, selezionate il nome del contatto dell'account utente.
• Per aggiungere un campo per un rappresentante dell'azienda, seleziona l'opzione Io (dettagli di seguito ).
• Per aggiungere un campo per un ulteriore firmatario, ad esempio un coniuge, seleziona il nome del contatto dell'utente (dettagli di seguito ).

3. Modifica firmatari: i firmatari sono elencati nello stesso ordine dei contatti collegati in Dettagli Account . Per modificare l'ordine dei firmatari, fai clic su Modifica firmatari . Puoi anche modificare l'ordine predefinito.

4. Formato data: selezionare il formato data per e- firme . Se non impostato manualmente, viene utilizzato il formato data predefinito .

5. Campi firma

• Firma: usala per il firma elettronica dal cliente o dal rappresentante dell'azienda. Ogni campo firma contiene la firma, la data e l'ora della firma.
• Iniziali: utilizzalo ogni volta che hai bisogno che il cliente o il rappresentante dell'azienda aggiunga le proprie iniziali.
• Data della firma: la data popola questo campo e tutti i campi della firma quando il cliente firma il documento. Le date vengono visualizzate nei campi del rappresentante dell'azienda quando i documenti vengono inviati ai clienti. Le date non possono essere modificate.
• Testo: Richiedi o aggiungi ulteriori informazioni
  • Puoi richiedere dati aggiuntivi. Posiziona il campo dove vuoi che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.
  • Un rappresentante aziendale può anche utilizzare i campi di testo per aggiungere informazioni. Posiziona il campo precompilato dove desideri che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.

6. Promemoria: azionare loro su se desideri che venga inviata una notifica via email al cliente quando non effettua l'accesso in tempo (dettagli di seguito ). I promemoria includeranno il testo del campo successivo: Messaggio per il cliente . 

7. Messaggio per il cliente: aggiungi un messaggio personalizzato per accompagnare la richiesta di firma. Questo messaggio verrà incluso nell'e-mail insieme alla nuova richiesta di firma. Se scegli di non compilare questo campo, il client riceverà un messaggio predefinito.

8. Aggiungi shortcode : si tratta di codici che vengono automaticamente sostituiti nel campo Messaggio per il cliente , ad esempio per il nome, l'indirizzo, account nome o data (qui c'è di più sugli shortcodes ).

9. Richiedi KBA: questo è disponibile solo per i tuoi clienti statunitensi (qui puoi saperne di più su KBA ).

10. Invia: fare clic qui quando il documento è pronto per essere firmato.

11. Salva: salva le modifiche senza inviare il documento: i campi aggiunti vengono cancellati e il documento è visibile nella scheda Documenti nella sezione firme . Potrai comunque rivedere il documento e aggiungere o eliminare campi. Il documento non è visibile al client finché non premi Invia .

Come richiedere l'e- firme da una coppia sposata

Secondo le norme fiscali, i coniugi che compilano la dichiarazione dei redditi congiuntamente alla dichiarazione dei redditi devono firmare entrambi.

Passaggi prima di richiedere l'e- firme da una coppia sposata

• Assicurati di aver collegato il contatto del coniuge a quello del contribuente account . (Puoi trovare ulteriori informazioni sulla configurazione accounts e contatti .)
• Assicuratevi che sia il contribuente che il coniuge abbiano accesso all'account.
• L'accesso deve essere attivato per entrambi gli indirizzi email nel loro account nella sezione Contatti.

Passaggi per richiedere l'e- firme da una coppia sposata

1. Usate Richiedi firma come fareste quando avete bisogno che una persona firmi (vedere sopra). Aggiungete i campi per il contribuente, quindi selezionate il nome del coniuge nel campo a discesa Scegli firmatario.

2. Aggiungi i campi per la firma elettronica del coniuge. Per chiarezza, viene utilizzato un colore diverso per ciascun firmatario.

3. Cliccate su Invia per inviare il documento a entrambi i coniugi.

Cosa succede quando richiedi un'e- firme da una coppia sposata

• Il contribuente e il coniuge ricevono un'e-mail con un collegamento univoco al documento in attesa di e-mail firme .
• Vedono che il documento è in sospeso e- firme .
• Vedono tutti i campi aggiunti al documento, ma possono firmare solo sul proprio campo.
• Ricevi una notifica quando ciascun coniuge firma il documento; ti fa sapere se l'altro ha firmato o meno.
• Una volta che qualcuno ha firmato un documento, il campo della firma non può essere modificato.
• Un documento è contrassegnato come Firmato una volta firmato da entrambi i coniugi.
• Se qualcuno non supera il KBA o rifiuta di firmare, dovrete caricare il documento e richiedere entrambi firme elettroniche ancora.

Aggiunta di un rappresentante dell'azienda firma elettronica

La maggior parte dei documenti deve essere firmata da uno o più preparatori fiscali. Se avete bisogno di più rappresentanti dell'azienda per firmare, aggiungete i campi per loro e indicate il nome di ogni membro del team.

Quando si richiede un firma elettronica da un membro del team, seleziona l'opzione Io dal menu a discesa Scegli firmatario . I campi disponibili sono:

• Firma: per impostazione predefinita, viene visualizzato il vostro nome, ma potete modificarlo. Se avete bisogno di più campi firma per i rappresentanti dello studio, aggiungetene altri, quindi modificate i nomi.
• Iniziali : per impostazione predefinita, vengono visualizzate le iniziali del tuo nome. È possibile modificare il campo secondo necessità.
• Data: viene compilata automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.
• Testo: aggiungete il nome del vostro studio, l'indirizzo o qualsiasi altro dettaglio necessario.

Consigli:

• Se avete bisogno di cambiare il vostro nome o le vostre iniziali, cliccate e modificate il campo.
• Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante dell'azienda e il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team con accesso all'account del cliente account documenti.
• Una volta inviato il documento al cliente, il vostro studio considera il documento come firmato e il cliente può vederlo.
• Se vengono aggiunti i campi firma per i rappresentanti aziendali e il documento non è stato ancora firmato dal cliente, hai ancora tempo per annullare il firma elettronica richiesta se necessario.
• I documenti percorso di verifica mostra che ha creato il campo della firma di ciascun rappresentante aziendale sul documento.

Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti

Ogni volta che invii un documento per la firma elettronica, viene emessa una notifica. Utenti collegati al account —chi ha N otify attivato—riceve la notifica. Puoi controllare quali utenti hanno attivato Notifica andando su un account scheda Info e visualizzazione della sezione Contatti .

Nel caso in cui i destinatari impieghino troppo tempo per rispondere o se si dimenticano di farlo, puoi:

• Invia di nuovo manualmente una notifica sul documento in sospeso
• Imposta promemoria automatici

Promemoria manuali (reinvio)

Per inviare nuovamente una notifica richiedendo un firma elettronica , fai clic sui tre punti a destra del documento nell'elenco firme , quindi seleziona Invia di nuovo .

Cosa succede:

• Viene inviato al cliente un messaggio di posta elettronica aggiuntivo.
• Una notifica relativa al documento in sospeso firma elettronica viene spostato in cima all'elenco di azioni In attesa del client.

Promemoria automatici

I clienti ricevono un'email di notifica quando inviate loro un documento da firmare elettronicamente.

Quando tu azionare sui promemoria durante la richiesta di un firma elettronica , ulteriori email vengono inviate al cliente quando non firma elettronicamente il documento entro un intervallo di tempo specificato. L'opzione Promemoria può essere attivata e disattivata in qualsiasi momento aprendo il documento in attesa di firma (anche se è stato firmato elettronicamente da uno dei firmatari). Non dimenticare di fare clic su Salva quando apporti modifiche alle impostazioni dei promemoria .

Quando attivate i Promemoria, selezionate:

• Giorni fino al prossimo promemoria: imposta il promemoria in modo che venga inviato dopo un numero specificato di giorni se il documento non è stato firmato elettronicamente da tutti i firmatari. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo firma elettronica è stato richiesto.
• Numero di promemoria: imposta il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di sollecito.

I promemoria si interrompono quando:

• Il numero impostato di solleciti è stato inviato
• Il documento è stato firmato da tutti i firmatari

Cosa vede il tuo cliente quando richiedi un firma elettronica

Un cliente visualizza e firma elettronicamente un documento facendo clic sul suo nome nella categoria Documenti dell'azione In attesa nelle pagine Home o Documenti del portale clienti o facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail.

Quando richiedi un firma elettronica da più di un utente per un account (es. coniugi), l'utente che firma vede i propri firma elettronica solo campi. Il documento rimane In attesa firma elettronica nella sottoscheda firme finché entrambe le parti non lo hanno firmato elettronicamente.

Se vuoi vedere TaxDome dal lato client, accedi a una vista di sola lettura .