Richiedi e- firme dai clienti

Sommario

Prima che inizi
Richiedi e- firme dai clienti
Menù richiesta firma
Richiedi e- firme da terze parti
Aggiungere il rappresentante dell'azienda firma elettronica
Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti
- Promemoria manuali (nuovo invio)
- Promemoria automatici
Vista del cliente

La firma elettronica dei documenti è altrettanto vincolante dal punto di vista legale quanto la firma a mano. Una volta che un documento è stato firmato, è considerato definitivo e non può essere modificato. Con TaxDome , puoi indicare dove vuoi e- firme , inserire campi per il contribuente e il coniuge, aggiungere l'autenticazione basata sulla conoscenza ( KBA ) O QES / AdES , attiva promemoria e altro ancora! I tuoi clienti possono firmare i documenti indipendentemente dal fatto che utilizzino o meno il portale clienti .

Mancia

Quando si richiede e- firme nelle dichiarazioni dei redditi compilate, puoi utilizzare consegna della dichiarazione dei redditi per combinare la revisione dei documenti, firme e pagamento in un unico flusso guidato per il cliente.

Prima che inizi

Per procedere con la richiesta di firma:

Assicurati che il tuo documento sia un file PDF .
Assicurati che il dottore abbia Il cliente può visualizzare il livello di autorizzazione In caso contrario, spostare il documento alla cartella con Il cliente può visualizzare livello di autorizzazione o concessione al cliente permessi individuali .
Decidi se vuoi consentire ai tuoi clienti di firmare i documenti senza effettuare l'accesso. In tal caso, disattiva l' opzione Richiedi accesso per firma elettronica azionare . Quelli che non usano il portale clienti può firmare i documenti in base alla tua richiesta, indipendentemente da questa impostazione.

Richiedi e- firme dai clienti

Per richiedere un firma elettronica da un cliente, attenersi alla seguente procedura:

Puoi richiedere e- firme direttamente dal visualizzatore di documenti o dall'elenco dei documenti. Per richiederla dal visualizzatore di documenti, clicca sull'icona "Richiedi firma" nell'angolo in alto a destra, oppure seleziona "Richiedi firma" dal menu a tre punti.

Per richiederlo dall'elenco dei documenti:

Fare clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del documento, quindi selezionare Richiedi firma .

Scegli il firmatario nell'elenco Firmatari o applica un modello di firma . Puoi selezionare qualsiasi contatto collegato al account oppure aggiungere un firmatario terzo .
Trascina e rilascia il firma elettronica campo. Se necessario, passa il mouse su uno degli angoli del campo e ridimensiona il campo firma.
Fare clic su Invia. Per i dettagli sul menu di richiesta della firma, consultare la sottosezione sottostante .

Dopo aver inviato la richiesta di firma, è possibile aprire il documento per visualizzare dove sono stati posizionati i campi della firma.

Carica il documento su TaxDome Applicazione per Windows (per assistenza, vedere la demo qui sopra).
Seleziona il cliente account a cosa serve il documento.
Seleziona una cartella con accesso consentito al cliente a cui desideri caricare il documento, quindi azionare Firma del client su richiesta . Si aprirà una nuova finestra per la firma.

4. Selezionare manualmente il firmatario (potrebbe essere il cliente o un rappresentante dello studio) nel menu a discesa Scegli firmatario oppure applicare un modello di firma .

Aggiungine quanti ne vuoi firma elettronica campi necessari per ogni modulo.
Fai clic su SALVA . Una volta caricato il documento, verrà inviata un'e-mail al cliente con un collegamento al documento in attesa. firma elettronica e il documento diventa visibile nella sotto-scheda firme della scheda Documenti .

Nota

IL Richiedere KBA azionare non sarà visibile se Spettacolo KBA verifica è disabilitato nelle impostazioni aziendali e non è disponibile saldo equilibrio .

Menù richiesta firma

Hai diverse opzioni quando richiedi un firma elettronica , che descriveremo più dettagliatamente di seguito:

a. Richiedi KBA / QES / AdES : aggiungi il metodo di autenticazione KBA (solo per i tuoi clienti statunitensi) o la firma QES / AdES (solo per i tuoi clienti UE). Se QES / AdES è selezionato, il flusso seguente differisce come descritto nell'articolo dettagliato .

b. Modello: se hai creato modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, qui puoi selezionarne uno.

c. Firmatari: seleziona un firmatario per il quale desideri aggiungere campi firma.

Fare clic sul nome di un firmatario, quindi trascinare e rilasciare i campi della firma qui sotto.

Fare clic sulla X a destra per eliminare un firmatario.
Per aggiungere un campo per un rappresentante aziendale, selezionare l'opzione Io (dettagli di seguito ).
Modifica l' ordine di firma predefinito .

d. Aggiungi firmatario: seleziona il account contatti per firmare il documento o aggiungere un nuovo firmatario utilizzando il suo indirizzo email .

e. Campi firma:

Firma: usala per un firma elettronica da un cliente o da un rappresentante dell'azienda. Ogni campo firma contiene la firma, la data e l'ora della firma.
Iniziali: utilizzare questa opzione ogni volta che è necessario che il cliente o il rappresentante dello studio aggiunga le proprie iniziali.
Data firmata: questo campo viene compilato quando il cliente firma il documento e il rappresentante dello studio lo vedrà nel TaxDome fuso orario del server. Nei campi del rappresentante dell'azienda, le date appaiono quando i documenti vengono inviati ai clienti. Le date non possono essere modificate.
Testo: richiedi o aggiungi informazioni extra:
- Per richiedere dati aggiuntivi, posiziona il campo dove desideri, quindi fai clic su di esso per modificarlo.
- Per aggiungere informazioni, posiziona il campo precompilato dove desideri che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.

Nota

L'aspetto del contenuto all'interno dei campi (come firme , iniziali, date e testo) non possono essere personalizzati. È possibile modificare solo le dimensioni trascinando gli angoli del campo.

f. Formato data: seleziona il formato data per e- firme Se non impostato manualmente, verrà utilizzato il formato data predefinito .

g. Promemoria: azionare Attiva questa opzione se desideri che venga inviata automaticamente una notifica via email al cliente se non firma in tempo (dettagli di seguito ). I promemoria includeranno il testo del campo successivo : Messaggio per il cliente .

h. Messaggio per il cliente: questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica di sistema inviata insieme alla richiesta di firma. Questa email non sarà accessibile dopo l'invio della richiesta. Per riutilizzarla, si consiglia di aggiungerla al modello di firma .

i. Aggiungi shortcode : si tratta di codici che vengono automaticamente sostituiti con informazioni chiave nel campo Messaggio per il cliente , come il nome del destinatario, l'indirizzo, account nome o data (leggi di più sugli shortcodes ).

j. Invia: clicca qui quando il documento è pronto per essere firmato.

k. Salva: salva le modifiche senza inviare il documento: tutti i campi aggiunti vengono salvati e il documento è visibile nella scheda Documenti nella sezione firme . Potrai comunque rivedere il documento e aggiungere o eliminare campi. Il documento non sarà visibile al cliente finché non premi Invia .

Richiedi e- firme da terze parti

Se il tuo cliente non utilizza il portale clienti , oppure se hai bisogno che qualcun altro (ad esempio, qualcuno con una procura) firmi il documento, è anche possibile richiedere la sua firma. Quando devi aggiungere firmatari, segui questi passaggi:

Fai clic su "Aggiungi firmatario" nell'elenco Firmatari . Seleziona "Nuovo firmatario" .
Inserisci il loro Nome, Cognome (facoltativo) e Indirizzo email .
(facoltativo). Se in seguito avranno bisogno dell'accesso al portale, abilita la funzione Crea nuovo contatto azionare Se vuoi aggiungere dettagli di contatto, espandi la sezione Informazioni di contatto e compila il campo desiderato.
Fai clic su Conferma . Questo li aggiungerà all'elenco dei firmatari . Richiedi la loro firma come se fossero semplicemente un altro contatto collegato a account .

Quando richiedi una firma da un non-cliente, il firmatario riceve un link univoco via email. Il link sarà valido per 7 giorni. Potrà firmare cliccandoci sopra, non è necessaria alcuna autorizzazione.

Aggiungere il rappresentante dell'azienda firma elettronica

La maggior parte dei documenti deve essere firmata da uno o più preparatori fiscali. Se hai bisogno che più rappresentanti dell'azienda firmino, aggiungi i campi relativi e modificali indicando il nome di ciascun membro del team.

Quando richiedi una firma elettronica a un membro del team, seleziona "Io" nel menu a discesa "Scegli firmatario" . I campi disponibili sono:

Firma: il tuo nome appare per impostazione predefinita, ma puoi modificarlo. Se hai bisogno di più campi per la firma dei rappresentanti dello studio, aggiungine altri, quindi modifica i nomi.
Iniziali: per impostazione predefinita vengono visualizzate le iniziali selezionate, ma è possibile modificare il campo in base alle proprie esigenze.
Data: questo campo viene compilato automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.
Testo: Aggiungi il nome della tua azienda, l'indirizzo o altri dettagli necessari.

Suggerimenti:

Se devi modificare il nome o le iniziali, fai clic e modifica il campo.
Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante aziendale e il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team con accesso al cliente account documenti
Una volta inviato il documento al cliente, il documento è considerato firmato dalla tua azienda e il cliente può vederlo (esclusi QES / AdES firme ).
Se vengono aggiunti campi di firma per i rappresentanti dell'azienda e il documento non è ancora stato firmato dal cliente, è ancora possibile annullare la richiesta firma elettronica se necessario.
I documenti percorso di verifica mostra chi ha creato il campo per la firma di ciascun rappresentante dell'azienda nel documento.

Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti

Ogni volta che invii qualcosa con un'azione a un cliente, quest'ultimo riceve una notifica. Tutti gli utenti collegati a account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.

Mancia

Ricorda che il link con la richiesta di firma inviato via email scadrà tra 7 giorniPer garantire un processo fluido, ricorda ai tuoi clienti di agire tempestivamente. In alternativa, fai sapere loro che possono sempre accedere e firmare la richiesta direttamente tramite portale clienti , dove non c'è data di scadenza.

Se i destinatari impiegano troppo tempo per rispondere o se si dimenticano di farlo, puoi:

Inviare nuovamente manualmente una notifica sul documento in sospeso
Imposta promemoria automatici

Promemoria manuali (nuovo invio)

Per inviare nuovamente una richiesta di firma dal visualizzatore di documenti, fare clic sull'icona Invia nuovamente richiesta di firma nell'angolo in alto a destra oppure selezionarla dal menu a tre punti.

Per inviarlo nuovamente da firme sotto-scheda, fare clic sui tre punti all'estrema destra del documento e selezionare Invia di nuovo .

Che succede:

Un ulteriore messaggio di posta elettronica viene inviato al client
Una notifica sul documento in sospeso firma elettronica viene spostato in cima alla lista delle cose da fare del cliente

Promemoria automatici

I clienti ricevono una notifica e-mail quando invii loro un documento per la firma elettronica.

Se tu azionare sui Promemoria durante la richiesta di un firma elettronica , vengono inviate ulteriori e-mail al cliente se non firma elettronicamente il documento entro un intervallo di tempo specificato.

Una volta che tu azionare in Promemoria , effettua le tue selezioni:

Giorni fino al prossimo promemoria: imposta l'invio del promemoria dopo un numero di giorni specificato se il documento non è stato firmato elettronicamente da tutti i firmatari. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo il firma elettronica è stato richiesto.
Numero di promemoria: imposta il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il cliente riceve una sola email di promemoria.

I promemoria si interrompono quando:

Il numero impostato di promemoria è stato inviato
Il documento è stato firmato da tutti i firmatari

L'opzione Promemoria può essere attivata e disattivata in qualsiasi momento aprendo il documento in attesa di firma (anche se uno dei firmatari lo ha firmato elettronicamente). Per farlo, apri il profilo cliente e vai a Documenti > firme . Nella sotto-scheda firme , trova un documento e clicca sul suo nome. Quindi, clicca su Mostra firmatari e aggiorna le impostazioni del promemoria. Ricorda di cliccare su Salva dopo aver apportato modifiche.

Vista del cliente

Se le notifiche per il cliente sono attive, quest'ultimo verrà informato della ricezione di una richiesta di firma. I tuoi clienti possono visualizzare e aprire le richieste di firma in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : Clicca sulla notifica sotto la Home page attività elenco o nella sezione In attesa di azione . Possono anche aprirlo direttamente dalla pagina Documenti .
Dalla notifica via email : clicca su Rivedi e accedi nell'email.

Se i firmatari riescono a firmare il documento senza effettuare l'accesso , il collegamento e-mail sarà valido sette giorni dopo l'invio.

Quando si richiede un firma elettronica da più di un utente per un account (ad esempio, coniugi), ogni utente vedrà solo i propri firma elettronica campo. Il documento rimane in In attesa firma elettronica stato nella sotto-scheda firme finché entrambe le parti non lo hanno firmato.

Quando un cliente riceve una richiesta di firma per la prima volta, gli verrà chiesto di leggere l' informativa elettronica firme e di accettare di utilizzare l'e- firme .