firme (Base): Richiesta e- firme dai clienti

La firma elettronica dei documenti è altrettanto vincolante dal punto di vista legale quanto la firma a mano. Una volta che un documento è stato firmato, è considerato definitivo e non può essere modificato. Con TaxDome , puoi indicare dove vuoi e- firme , inserire campi per il contribuente e il coniuge, aggiungere l'autenticazione basata sulla conoscenza ( KBA ) O QES / AdES , attiva promemoria e altro ancora! I tuoi clienti possono firmare i documenti indipendentemente dal fatto che utilizzino o meno il portale clienti .

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Prima che inizi

Per procedere con la richiesta di firma:

Assicurati che il tuo documento sia un file PDF .
Assicurati che il documento sia salvato in una cartella con Il cliente può visualizzare l'accesso . Se si trova in una cartella con diritti di accesso diversi, spostalo a uno con Il cliente può visualizzare accesso.
Decidi se vuoi consentire ai tuoi clienti di firmare i documenti senza effettuare l'accesso. In caso affermativo, disattiva Richiedi accesso per firma elettronica azionare . Coloro che non utilizzano il portale clienti può firmare i documenti in base alla tua richiesta, indipendentemente da questa impostazione.

Richiedi e- firme dai clienti

Per richiedere un firma elettronica da un cliente, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai alla sotto-scheda Documenti di un client account , fai clic sui tre punti all'estrema destra del PDF , quindi seleziona Richiedi firma .

2. Scegli il firmatario nell'elenco Firmatari o applica un modello di firma . Puoi selezionare qualsiasi contatto collegato al account oppure aggiungere un firmatario terzo .

3. Trascina e rilascia il firma elettronica campo. Se necessario, passa il mouse su uno degli angoli del campo e ridimensiona il campo della firma.

4. Fare clic su S fine. Per i dettagli sul menu di richiesta di firma, vai alla sottosezione seguente .

Menù richiesta firma

Hai diverse opzioni quando richiedi un firma elettronica , che descriveremo più dettagliatamente di seguito:

1. Richiedi KBA / QES / AdES : aggiungi il metodo di autenticazione KBA (solo per i tuoi clienti statunitensi) o la firma QES / AdES (solo per i tuoi clienti UE). Se QES / AdES è selezionato, il flusso seguente differisce come descritto nell'articolo dettagliato .

2. Modello: se hai creato modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, qui puoi selezionarne uno.

3. Firmatari: seleziona un firmatario per il quale desideri aggiungere campi firma.

Fare clic sul nome di un firmatario, quindi trascinare e rilasciare i campi della firma qui sotto.
Fare clic sulla X a destra per eliminare un firmatario.
Per aggiungere un campo per un rappresentante dell'azienda, seleziona l'opzione Io (dettagli di seguito ).
Modificare l' ordine di firma predefinito .

4. Aggiungi firmatario: seleziona il account per firmare il documento o aggiungere un nuovo firmatario utilizzando il suo indirizzo email .

5. Campi firma:

Firma: usala per un firma elettronica da un cliente o da un rappresentante dell'azienda. Ogni campo firma contiene la firma, la data e l'ora della firma.
Iniziali: utilizzalo ogni volta che hai bisogno che il cliente o il rappresentante dell'azienda aggiunga le proprie iniziali.
Data firmata: questo campo viene compilato quando il cliente firma il documento e il rappresentante dello studio lo vedrà nel TaxDome fuso orario del server. Nei campi del rappresentante dell'azienda, le date appaiono quando i documenti vengono inviati ai clienti. Le date non possono essere modificate.
Testo: richiedi o aggiungi ulteriori informazioni:
- Per richiedere dati aggiuntivi, posiziona il campo dove desideri, quindi fai clic su di esso per modificarlo.
- Per aggiungere informazioni, posiziona il campo precompilato dove desideri che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.

6. Formato data: seleziona il formato data per e- firme . Se non impostato manualmente, viene utilizzato il formato data predefinito .

7. Promemoria: azionare questo su se desideri che una notifica via email venga inviata automaticamente al cliente se non accede in tempo (dettagli di seguito ). I promemoria includeranno il testo del campo successivo: Messaggio per il cliente .

8. Messaggio per il cliente: questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica del sistema di posta elettronica inviata insieme alla richiesta di firma. Questa email non sarà accessibile dopo aver inviato la richiesta. Per riutilizzarlo, valuta la possibilità di aggiungerlo al modello di firma .

9. Aggiungi shortcode : si tratta di codici che vengono automaticamente sostituiti con informazioni chiave nel campo Messaggio per il cliente , come nome, indirizzo, account nome o data (maggiori informazioni sugli shortcodes ).

10. Invia: clicca qui quando il documento è pronto per essere firmato.

11. Salva: salva le modifiche senza inviare il documento: tutti i campi aggiunti vengono salvati e il documento è visibile nella scheda Documenti della sezione firme . Potrai comunque rivedere il documento e aggiungere o eliminare campi. Il documento non è visibile al client finché non premi Invia .

Richiedi e- firme da terze parti

Se il tuo cliente non utilizza il portale clienti , o se hai bisogno che qualcun altro (ad esempio, qualcuno con una procura) firmi il documento, è anche possibile richiedere la sua firma. Quando hai bisogno di aggiungere firmatari, segui questi passaggi:

1. Fare clic su Aggiungi firmatario nell'elenco Firmatari . Selezionare Nuovo firmatario .

2. Inserisci il loro nome, cognome (facoltativo) e indirizzo email .

3 (facoltativo). Se in seguito avranno bisogno dell'accesso al portale, abilita Crea nuovo contatto azionare Se vuoi aggiungere dettagli di contatto, espandi la sezione Informazioni di contatto e compila il campo necessario.

4. Fai clic su Conferma . Questo li aggiungerà all'elenco dei Firmatari . Richiedi la loro firma come se fossero solo un altro contatto collegato al account .

Quando richiedi una firma da un non-cliente, il firmatario riceve un link univoco via email. Il link sarà valido per 7 giorni. Potrà firmare cliccandoci sopra, non è necessaria alcuna autorizzazione.

Aggiungere il rappresentante dell'azienda firma elettronica

La maggior parte dei documenti deve essere firmata da uno o più preparatori fiscali. Se hai bisogno che più rappresentanti dell'azienda firmino, aggiungi i campi relativi e modificali indicando il nome di ciascun membro del team.

Quando richiedi una firma elettronica a un membro del team, seleziona Me nel menu a discesa Choose signer (Scegli firmatario) . I campi disponibili sono:

Firma : il tuo nome appare di default, ma puoi cambiarlo. Se hai bisogno di più campi firma per i rappresentanti aziendali, aggiungine altri, quindi modifica i nomi.
Iniziali : per impostazione predefinita vengono visualizzate le iniziali selezionate, ma è possibile modificare il campo in base alle proprie esigenze.
Data: questo campo viene compilato automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.
Testo: Aggiungi il nome della tua azienda, l'indirizzo o altri dettagli necessari.

Suggerimenti:

Se devi modificare il nome o le iniziali, fai clic e modifica il campo.
Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante dell'azienda e il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team. con accesso a quello del cliente account documenti
Una volta inviato il documento al cliente, il documento viene considerato firmato dalla tua azienda e il cliente può vederlo (escluso QES / AdES firme ).
Se vengono aggiunti campi di firma per i rappresentanti aziendali, e il documento non è stato ancora firmato dal cliente, sei ancora in tempo per annullare la richiesta firma elettronica , se necessario.
I documenti percorso di verifica mostra chi ha creato il campo per la firma di ciascun rappresentante dell'azienda nel documento.

Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti

Ogni volta che invii qualcosa con un elemento di azione a un cliente, questo viene avvisato. Tutti gli utenti collegati al account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.

Suggerimento! Ricorda che il link con la richiesta di firma inviato via email scadrà tra 7 giorni. Per garantire un processo senza intoppi, ricorda ai tuoi clienti di agire tempestivamente. In alternativa, fai sapere loro che possono sempre accedere e firmare la richiesta direttamente tramite portale clienti , dove non c'è una data di scadenza.

Se i destinatari impiegano troppo tempo per rispondere o se si dimenticano di farlo, puoi:

Invia nuovamente manualmente una notifica sul documento in sospeso
Imposta promemoria automatici

Promemoria manuali (nuovo invio)

Per inviare nuovamente una notifica richiedendo un firma elettronica , fai clic sui tre punti a destra del documento nell'elenco firme , quindi seleziona Invia di nuovo .

Che succede:

Un ulteriore messaggio di posta elettronica viene inviato al client
Una notifica sul documento in sospeso firma elettronica viene spostato in cima all'elenco Azione in attesa del client

Promemoria automatici

I clienti ricevono una notifica e-mail quando invii loro un documento per la firma elettronica.

Se tu azionare su Promemoria durante la richiesta di un firma elettronica , vengono inviate ulteriori e-mail al cliente se non firma elettronicamente il documento entro un intervallo di tempo specificato.

Una volta tu azionare su Promemoria , effettua le tue selezioni:

Giorni fino al prossimo promemoria: imposta il promemoria in modo che venga inviato dopo un numero di giorni specificato se il documento non è stato firmato elettronicamente da tutti i firmatari. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo firma elettronica è stato richiesto
Numero di promemoria: imposta il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria

I promemoria si interrompono quando:

Il numero impostato di promemoria è stato inviato
Il documento è stato firmato da tutti i firmatari

L'opzione Promemoria può essere attivata e disattivata in qualsiasi momento aprendo il documento in attesa di firma (anche se uno dei firmatari lo ha firmato elettronicamente). Per farlo, apri il profilo del cliente e passa a Documenti > firme . Nella sotto-scheda firme , trova un documento e clicca sul suo nome. Quindi, clicca su Mostra firmatari e aggiorna le impostazioni del promemoria. Ricordati di cliccare su Salva quando apporti modifiche.

Vista del cliente

Se le notifiche per il client sono attive, questi viene informato della ricezione di una richiesta di firma. I tuoi client possono vedere e aprire le richieste di firma in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : Clicca sulla notifica sotto la Home page attività elenco o nella sezione In attesa di azione . Possono anche aprirlo direttamente dalla pagina Documenti .
Dalla notifica via email : clicca su Rivedi e accedi nell'email.

Se i firmatari riescono a firmare il documento senza effettuare l'accesso , il collegamento via e-mail sarà valido sette giorni dopo l'invio.

Quando si richiede un firma elettronica da più di un utente per un account (ad esempio, coniugi), ogni utente vedrà solo i propri firma elettronica campo. Il documento rimane in In attesa firma elettronica stato nella sotto-scheda firme finché entrambe le parti non lo hanno firmato.

Quando un cliente riceve una richiesta di firma per la prima volta, gli verrà chiesto di leggere l' informativa elettronica firme e di accettare di utilizzare l'e- firme .

Per visualizzare la richiesta di firma inviata dal punto di vista del client, accedere alla vista di sola lettura .