firme (Base): Richiedi E- firme dai Clienti

La firma elettronica dei documenti è giuridicamente vincolante quanto la firma manuale. Una volta firmato, il documento è considerato definitivo e non può essere modificato. Con TaxDome , puoi indicare dove vuoi e- firme , inserire campi per il contribuente e il suo coniuge, aggiungere l'autenticazione basata sulla conoscenza (KBA) o QES / AdES , attiva i promemoria e altro ancora!

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Prima che inizi

Per procedere con la richiesta di firma:

  • Assicurati che il tuo documento sia un file PDF .
  • Assicurati che il documento sia salvato in una cartella con Il cliente può visualizzare l'accesso . Se si trova in una cartella con diritti di accesso diversi, spostalo a uno con Il cliente può visualizzare accesso. 
  • Un cliente non può firmare elettronicamente se non ha accesso al portale , quindi assicurati che l'accesso sia attivato per il suo indirizzo email.

Richiesta di posta elettronica firme dai tuoi clienti

Per richiedere un firma elettronica da un cliente, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai alla sottoscheda Documenti di un cliente account , fai clic sui tre punti all'estrema destra del PDF, quindi seleziona Richiedi firma .

2. Scegli il firmatario in Scegli firmatario menù a tendina oppure applica un modello di firma .

3. Trascina e rilascia il file firma elettronica campo.

4. Fare clic su S fine. Per i dettagli sul menu di richiesta di firma, vai alla sottosezione seguente .

Menù richiesta firma

Hai diverse opzioni quando richiedi un firma elettronica , che descriveremo più dettagliatamente di seguito:

1. Richiedi KBA / QES / AdES : aggiungi il metodo di autenticazione KBA (solo per i tuoi clienti statunitensi) o la firma QES / AdES (solo per i tuoi clienti UE). Se QES / AdES è selezionato, il flusso seguente differisce come descritto nell'articolo dettagliato . 

2. Modello: se hai creato modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, qui puoi selezionarne uno.

3. Scegli firmatario: seleziona un firmatario per il quale desideri aggiungere campi per la firma.

  • Clicca sul account il nome del contatto dell'utente, quindi trascina e rilascia i campi della firma sottostanti.
  • Fare clic sulla X a destra per eliminare un firmatario.
  • Per aggiungere un campo per un rappresentante dell'azienda, seleziona l'opzione Io (dettagli di seguito ).
  • Modificare l' ordine di firma predefinito .

4. Aggiungi firmatario: seleziona aggiuntivo account i contatti per firmare il documento, ad esempio il coniuge (maggiori informazioni nell'articolo sulla firma elettronica delle dichiarazioni congiunte ).

5. Campi firma:

  • Firma: usala per un firma elettronica da un cliente o da un rappresentante dell'azienda. Ogni campo firma contiene la firma, la data e l'ora della firma.
  • Iniziali: utilizzalo ogni volta che hai bisogno che il cliente o il rappresentante dell'azienda aggiunga le proprie iniziali.
  • Data della firma: questo campo viene compilato quando il cliente firma il documento. Nei campi del rappresentante dell'azienda vengono visualizzate le date in cui i documenti vengono inviati ai clienti. Le date non possono essere modificate.
  • Testo: richiedi o aggiungi ulteriori informazioni:
    • Per richiedere dati aggiuntivi, posiziona il campo dove desideri, quindi fai clic su di esso per modificarlo.
    • Per aggiungere informazioni, posiziona il campo precompilato dove desideri che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.

6. Formato data: seleziona il formato data per e- firme . Se non impostato manualmente, viene utilizzato il formato data predefinito .

7. Promemoria: azionare questo su se desideri che una notifica via email venga inviata automaticamente al cliente se non accede in tempo (dettagli di seguito ). I promemoria includeranno il testo del campo successivo: Messaggio per il cliente . 

8. Messaggio per il cliente: aggiungi un messaggio personalizzato per accompagnare la richiesta di firma. Questo messaggio verrà incluso nell'e-mail insieme alla nuova richiesta di firma. Se scegli di non compilare questo campo, il client riceverà un messaggio predefinito.

9. Aggiungi shortcode : si tratta di codici che vengono automaticamente sostituiti con informazioni chiave nel campo Messaggio per il cliente , come nome, indirizzo, account nome o data (maggiori informazioni sugli shortcodes ).

10. Invia: clicca qui quando il documento è pronto per essere firmato.

11. Salva: salva le modifiche senza inviare il documento: tutti i campi aggiunti vengono salvati e il documento è visibile nella scheda Documenti della sezione firme . Potrai comunque rivedere il documento e aggiungere o eliminare campi. Il documento non è visibile al client finché non premi Invia .

Aggiunta di un rappresentante dell'azienda firma elettronica

La maggior parte dei documenti deve essere firmata da uno o più preparatori fiscali. Se hai bisogno che più rappresentanti dell'azienda firmino, aggiungi i campi relativi e modificali indicando il nome di ciascun membro del team.

Quando richiedi una firma elettronica a un membro del team, seleziona l'opzione Io dal menu a tendina Scegli firmatario . I campi disponibili sono:

  • Firma : per impostazione predefinita viene visualizzato il tuo nome, ma puoi modificarlo. Se hai bisogno di più campi per la firma per i rappresentanti dell'azienda, aggiungine altri, quindi modifica i nomi.
  • Initials: by default, the selected initials appear, but you can edit the field as needed.
  • Data: questo campo viene compilato automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.
  • Testo: aggiungi il nome, l'indirizzo della tua azienda o qualsiasi altro dettaglio necessario.

Suggerimenti:

  • Se devi modificare il nome o le iniziali, fai clic e modifica il campo.
  • Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante dell'azienda e il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team. con accesso a quello del cliente account documenti
  • Una volta inviato il documento al cliente, il documento viene considerato firmato dalla tua azienda e il cliente può vederlo (escluso QES / AdES firme ).
  • Se vengono aggiunti campi di firma per i rappresentanti aziendali, e il documento non è stato ancora firmato dal cliente, sei ancora in tempo per annullare la richiesta firma elettronica , se necessario.
  • I documenti percorso di verifica mostra chi ha creato il campo per la firma di ciascun rappresentante dell'azienda nel documento.

Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti

Ogni volta che invii un documento per la firma elettronica, viene inviata una notifica. Gli utenti collegati a account e avere attivato Notifica per ricevere la notifica. Puoi verificare quali utenti hanno attivato la notifica accedendo a un account la scheda Informazioni e la visualizzazione della sezione Contatti .

Se i destinatari impiegano troppo tempo per rispondere o se si dimenticano di farlo, puoi:

Promemoria manuali (nuovo invio)

Per inviare nuovamente una notifica richiedendo un firma elettronica , fai clic sui tre punti a destra del documento nell'elenco firme , quindi seleziona Invia di nuovo .

Che succede:

  • Un ulteriore messaggio di posta elettronica viene inviato al client
  • Una notifica sul documento in sospeso firma elettronica viene spostato in cima all'elenco Azione in attesa del client

Promemoria automatici

I clienti ricevono una notifica e-mail quando invii loro un documento per la firma elettronica.

Se tu azionare sui promemoria durante la richiesta di un firma elettronica , ulteriori email vengono inviate al cliente se non firma elettronicamente il documento entro un periodo di tempo specificato. L'opzione Promemoria può essere attivata e disattivata in qualsiasi momento aprendo il documento in attesa di firma (anche se è stato firmato elettronicamente da uno dei firmatari). Non dimenticare di fare clic su Salva quando apporti modifiche alle impostazioni dei promemoria .

Una volta tu azionare su Promemoria , effettua le tue selezioni:

  • Giorni fino al prossimo promemoria: imposta il promemoria in modo che venga inviato dopo un numero di giorni specificato se il documento non è stato firmato elettronicamente da tutti i firmatari. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo firma elettronica è stato richiesto
  • Numero di promemoria: imposta il numero di promemoria inviati al cliente. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria

I promemoria si interrompono quando:

  • Il numero impostato di promemoria è stato inviato
  • Il documento è stato firmato da tutti i firmatari

Ciò che vede il tuo cliente quando richiedi un file firma elettronica

Il tuo cliente può visualizzare e firmare elettronicamente un documento facendo clic su di esso nella categoria Documenti della sezione In attesa di azione nelle pagine Home o Documenti del suo portale clienti o facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail.

Quando richiedi un firma elettronica da più di un utente per un account (es. coniugi), l'utente che firma vede i propri firma elettronica solo campo. Il documento rimane In attesa firma elettronica nella sottoscheda firme finché entrambe le parti non lo hanno firmato elettronicamente.

Quando il cliente riceve la richiesta di firma per la prima volta, gli verrà chiesto di leggere l' Informativa elettronica firme e di accettare di utilizzare la posta elettronica firme :

Se vuoi vedere TaxDome dal lato client, accedi a una visualizzazione di sola lettura .

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