Firme (base): Richiedere firme elettroniche dai clienti

Richiedete firme elettroniche in modo che i clienti firmino documenti e moduli dal loro portale TaxDome. Indicate dove volete le firme, inserite i campi per un contribuente e il suo coniuge, aggiungete l'autenticazione basata sulla conoscenza (KBA), attivate i promemoria e molto altro!

Trattato qui:

• Come richiedere la firma elettronica di un cliente
• Come richiedere le firme elettroniche di una coppia sposata
• Aggiungere un campo per la firma elettronica di un rappresentante dello studio
• Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti
• Cosa vedono i clienti quando si richiede una firma elettronica

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

Come richiedere la firma elettronica di un cliente

Cosa dovete sapere:

• La firma elettronica di documenti e moduli equivale a firmarli a mano. 
• Caricare i documenti in una cartella con il livello di accesso Il cliente può visualizzare in modo che i vostri clienti possano firmare elettronicamente. 
• Un cliente non può firmare elettronicamente senza avere accesso al portale, quindi assicuratevi che siano stati invitati a utilizzare il loro portale TaxDome. 
• Affinché un cliente possa firmare, il Login deve essere stato attivato per il suo indirizzo email nei Contatti dell'account.
• Come ogni documento firmato, una volta che un cliente firma elettronicamente, il documento è definitivo e non può essere modificato.

Suggerimento: richiedere firme elettroniche dall'app di Windows. Scoprite come qui.

1. Nell'account, andare su Documenti, cliccare sui tre punti a destra del PDF, quindi cliccare su Richiedi firma nel menu a tendina.

2. Scegliere manualmente il firmatario nell'elenco a discesa Scegli firmatario o applicare un modello di firma.

3. Aggiungere tanti campi di firma elettronica quanti sono necessari per ogni firmatario.

4. Cliccare su Invia. Il documento viene inviato a tutti i clienti che devono firmare e diventa visibile all'interno della scheda Documenti nella sezione Firme; sia voi che tutti gli utenti dell'account con l'Accesso attivato lo possono vedere.

In aggiunta, ci sono altre funzioni. Di seguito, potete vedere i dettagli per i campi numerati:

1. Modello: se avete creato dei modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, selezionatene uno.

2. Scegli firmatario: aggiungete i campi firma per l'utente TaxDome utente che deve firmare.

• Per aggiungere un campo, selezionate il nome del contatto dell'account utente.
• Per aggiungere un campo per un rappresentante dello studio, selezionate l'opzione Io (vedere i dettagli di seguito).
• Per aggiungere un campo per un firmatario aggiuntivo, ad esempio un coniuge, selezionate il nome del contatto dell'utente (vedere i dettagli di seguito).

3. Modifica firmatari: i firmatari vengono elencati nello stesso ordine dei contatti collegati nei Dettagli dell'account. Per modificare l'ordine, cliccate su Modifica firmatari. Potete anche modificare l'ordine predefinito.  

4. Data: selezionare il formato della data tra quelli sopra elencati:

• MMM-GG-AAAA
• MM-GG-AAAA
• MM.GG.AAAA
• GG-MM-AAAA
• GG/MM/AAAA
• GG.MM.AAAA
• AAAA/MM/GG
• AAAA/GG/MM

5. Campi firma: 

• Firma: utilizzatela per un rappresentante o per la firma elettronica di un cliente dello studio. Contiene la firma, la data e l'ora della firma. 
• Iniziali: utilizzatele ovunque vi servano le iniziali del rappresentante dello studio o del cliente.
• Data di firma: la data riempie questo campo e tutti i campi della firma quando un cliente firma. Le date vengono visualizzate nei campi rappresentanti lo studio quando i documenti vengono inviati ai clienti. Le date non possono essere modificate. 
• Testo: richiedere o aggiungere informazioni aggiuntive.
  • Richiedere un codice fiscale, un cognome da nubile della madre o qualsiasi altro dato aggiuntivo. Posizionare il campo nel punto desiderato, quindi cliccare per modificarlo.
  • Un rappresentante aziendale può anche utilizzare i campi di testo per aggiungere informazioni. Posizionate il campo precompilato dove volete, quindi cliccate su di esso per modificarlo.

6. Promemoria: azionare loro su se desideri che al cliente venga inviata una notifica via e-mail quando non si registra in tempo (maggiori dettagli di seguito ).

7. Richiedi KBA: Questo è disponibile solo per clienti e aziende statunitensi (per maggiori dettagli, vai qui ).

8. Invia: fare clic qui quando il documento è pronto per essere firmato.

9. Salva: salva le modifiche senza inviare il documento: i campi aggiunti vengono mantenuti e il documento è visibile all'interno della scheda Documenti nella sezione Firme . Potrai comunque rivedere il documento e aggiungere o eliminare campi. Il documento non è visibile al client fino a quando non premi Invia .

Come richiedere le firme elettroniche di una coppia sposata

Secondo le norme fiscali, i coniugi che compilano la dichiarazione dei redditi congiuntamente alla dichiarazione dei redditi devono firmare entrambi. 

I vostri passaggi prima di richiedere le firme elettroniche di una coppia sposata

• Assicuratevi di aver collegato il contatto del coniuge con quello dell'account del contribuente. (Per saperne di più sulla configurazione degli account e dei contatti su TaxDome, cliccate qui.)
• Assicuratevi che sia il contribuente che il coniuge abbiano accesso all'account.
• L'accesso deve essere attivato per entrambi gli indirizzi email nel loro account nella sezione Contatti.

I vostri passaggi per richiedere le firme elettroniche di una coppia sposata

1. Usate Richiedi firma come fareste quando avete bisogno che una persona firmi (vedere sopra). Aggiungete i campi per il contribuente, quindi selezionate il nome del coniuge nel campo a discesa Scegli firmatario.

2. Aggiungete i campi per la firma elettronica del coniuge. Per chiarezza, viene utilizzato un colore diverso per il campo di ciascun firmatario.

3. Cliccate su Invia per inviare il documento a entrambi i coniugi.

Cosa succede quando richiedete firme elettroniche ad una coppia sposata

• Il contribuente e il coniuge ricevono un'email con un unico link al documento in attesa di firma elettronica.
• Loro vedrenno che il documento è in attesa di firma elettronica.
• Loro vedranno tutti i campi aggiunti al documento ma possono firmare solo i propri.
• Riceverete una notifica quando ogni coniuge firma il documento; apparirà se l'altro ha firmato o meno.
• Una volta che qualcuno ha firmato un documento, il campo della firma non può essere modificato.
• Un documento viene contrassegnato come Firmato dopo che entrambi i coniugi hanno firmato.
• Se qualcuno non supera il KBA o rifiuta di firmare, dovrete caricare il documento e richiedere entrambi firme elettroniche ancora.

Aggiungere la firma elettronica di un rappresentante dello studio

La maggior parte dei documenti deve essere firmata da uno o più preparatori fiscali. Se avete bisogno di più rappresentanti dell'azienda per firmare, aggiungete i campi per loro e indicate il nome di ogni membro del team.

Quando si richiede lafirma elettronica di un membro del team, selezionate l'opzione Io dal menu a discesa Scegli firmatario. I campi disponibili:

• Firma: per impostazione predefinita, viene visualizzato il vostro nome, ma potete modificarlo. Se avete bisogno di più campi firma per i rappresentanti dello studio, aggiungetene altri, quindi modificate i nomi. 
• Iniziali: per impostazione predefinita, vengono visualizzate le iniziali del vostro nome, ma potete modificarle.
• Data: viene compilata automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.
• Testo: aggiungete il nome del vostro studio, l'indirizzo o qualsiasi altro dettaglio necessario.

Consigli:

• Se avete bisogno di cambiare il vostro nome o le vostre iniziali, cliccate e modificate il campo.
• Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante dello studio, ma il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team con accesso ai documenti dell'account cliente.
• Una volta inviato il documento al cliente, il vostro studio considera il documento come firmato e il cliente può vederlo.
• Se vengono aggiunti i campi firma per i rappresentanti dello studio, ma il documento non è stato ancora firmato dal cliente, avete ancora tempo per annullare la richiesta di firma elettronica.
• Il percorso di verifica del documento mostra che avete inserito il campo della firma di ciascun rappresentante dello studio sul documento.

Ricordare ai clienti di firmare elettronicamente i documenti

Ogni volta che si invia un documento per la firma elettronica, viene inviata una notifica. Gli utenti collegati all'account, con la notifica attivata, la riceveranno. È possibile verificare quali utenti hanno attivato la notifica accedendo alla scheda Info di un account e visualizzando la sezione Contatti.

Nel caso in cui i destinatari impiegano troppo tempo a rispondere, o se si dimenticano di farlo, potete...

• ...inviare di nuovo manualmente una notifica riguardo al documento in sospeso.
• ...impostare dei promemoria automatici.

Promemoria manuali (Invia di nuovo)

Per inviare nuovamente una notifica che richiede un firma elettronica, cliccate sui tre punti a destra del documento nell'elenco Firme, quindi selezionate Invia di nuovo.

Cosa succede:

• Viene inviato al cliente un messaggio di posta elettronica aggiuntivo.
• Una notifica riguardo al documento in attesa di firma elettronica viene spostato in cima all'elenco delle cose da fare del cliente.

Promemoria automatici

I clienti ricevono un'email di notifica quando inviate loro un documento da firmare elettronicamente.

Quando attivate i Promemoria durante la richiesta di una firma elettronica, vengono inviate delle email aggiuntive al cliente nel momento in cui non firma il documento in tempo. L'opzione Promemoria può essere attivata e disattivata in qualsiasi momento aprendo il documento in attesa di firma (anche se è stato firmato elettronicamente da uno dei firmatari). Non dimenticate di cliccare su Salva quando apportate modifiche alle impostazioni dei promemoria.

Quando attivate i Promemoria, selezionate:

• Soglia di inattività, giorni: impostate il promemoria da inviare dopo x numero di giorni se il documento non è stato completamente firmato elettronicamente. Per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo la richiesta di firma elettronica.
• Limita a: impostate la quantità di promemoria da inviare al cliente. Per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'email di promemoria.

I promemoria non vengono più inviati quando...

• ...il numero impostato di promemoria è stato inviato.
• ...il documento è completamente firmato.

Cosa vede il vostro cliente quando richiedete una firma elettronica

Un cliente visualizza e firma elettronicamente un documento andando su Documenti, e poi Firme su loro portale clienti, cliccando poi sul collegamento nella loro notifica email o sulla notifica sulla loro dashboard.

Gli utenti dell'account possono visualizzare un documento in attesa di firma elettronica andando su Documenti, quindi aprendo la scheda Firme. Qui appaiono gli indirizzi email di tutti gli utenti dell'account.

Quando richiedete una firma elettronica da più di un utente di un account (es. coniugi), l'utente che sta firmando visualizza solo i suoi campi di firma elettronica. Il documento rimane all'interno delle Firma elettronica in sospeso nella sottoscheda Firme fino a quando entrambe le parti non hanno firmato elettronicamente.

Se desiderate visualizzare TaxDome dal lato del cliente, accedete alla Schermata di sola lettura.