Create and apply chat templates

Chat templates are useful for communications you regularly send to clients . They are also used in pipelines as automations to send automatic notifications to clients. They keep you from having to write the same messages from scratch repeatedly. So you have them ready whenever you need.

Crea modelli di chat

A chat template can be created by a firm owner, an admin or any employee with access rights to manage templates .

To create a chat template, go to Templates > Firm templates > Chats, then click Create template.

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione Invia messaggio durante la modifica di un Progetto , quindi facendo clic sul Nuovo modello pulsante .

Chat template screen overview

Di seguito spieghiamo le sezioni numerate nella finestra Crea modello di messaggio in cui è possibile creare modelli di messaggio:

a. Name: Enter a name for the template—what you will see when you select the template.

b. From: Select the team member on whose behalf the message will be sent. This is the name the recipient will see as the sender, no matter who has moved the job to the next stage.

A team member can be selected here if they are assigned to the account or have access rights to view all accounts .

c. Oggetto: inserisci un oggetto; apparirà come nome della comunicazione nell'elenco dei messaggi del destinatario.

d. Add shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient’s name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here’s more on using shortcodes in TaxDome .

e. Body: Compose the message using formatting, emojis, links, and videos .

f. Send reminders to clients: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don’t have their tasks completed. Learn more about reminders in chats .

g. Attach a document: You can attach files to a chat template by either dragging and dropping the document or clicking Browse files to upload it. The attached document will automatically be included in every chat message where you apply this template.

h. Client tasks: Add client tasks. Tasks are displayed as a to-do list with checkboxes. Click Add task to add more to-do items. Once a task is completed, either you or the client can check it off. Here’s more about managing client tasks .

Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template, or Cancel to exit without saving.

Aggiungi modelli di chat predefiniti dalla nostra libreria

Offriamo modelli di chat di esempio che puoi modificare facilmente. Per aggiungere un modello di chat dalla nostra libreria:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra del menu a sinistra, seleziona la scheda Chat , quindi fai clic su Copia dalla libreria .

2. Fai clic sull'icona di copia all'estrema destra del modello che desideri aggiungere. Modifica il modello cliccando sul suo nome.

   

Modifica modelli di chat

Per apportare modifiche a un modello di chat, procedi nel seguente modo:

1. Vai su Modelli > Modelli aziendali dal menu della barra laterale, seleziona Chat , quindi fai clic sul nome del modello di chat.

2. Apporta le modifiche al modello di chat, quindi fai clic su Salva ed esci .

Apply chat template

Once you’ve made a chat template, use it to speed up sending any new message or for sending automatic messages within the pipelines . Here’s how:

1. Choose the option to create a new chat thread:

• Fare clic su Nuovo , quindi selezionare Chat .

• Click New chat in the Communication section.

• Select one or more recipients in your Accounts list, click More actions and select Send message in the drop-down menu.

2. Click on the Templates field, then select the template from the drop-down menu.

3. Modifica il testo esistente o scrivi qualcosa di nuovo, quindi imposta le opzioni del messaggio.

Nota

Le modifiche apportate al messaggio non alterano il modello selezionato.

Publish chat templates to the marketplace

Puoi pubblicare il tuo modello in marketplace se pensi che possa essere utile ad altri membri della comunità.

Avvertimento

You will not see Publish to marketplace unless you have registered as a creator .

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra del menu a sinistra e seleziona Chat . 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Publish to marketplace.

3. Complete the steps as instructed in the Creators hub article.

Modelli di chat duplicati

Per creare nuovi modelli di chat basati su quelli esistenti:

1. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar and select Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Duplicate. When creating a duplicate, the chat template will be added with the same name as the original, followed by a sequential number in parentheses. For example: In review (original), In review (2) (the duplicate).

Elimina modelli di chat

Per rimuovere completamente un modello di chat:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali dal menu della barra laterale e seleziona Chat .

2. Click the three dots at the far right of the chat template’s name and select Delete. 

3. Conferma l'azione.

   

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