Avvia una conversazione tramite chat con i clienti

Sommario

Crea una nuova chat thread
Imposta promemoria per le chat
Vista del cliente

Utilizza la funzionalità "Chat con i clienti" di TaxDome per inviare messaggi in tempo reale, pianificare appuntamenti e richiedere documenti. Scopri qui come creare nuove chat e inviare promemoria.

Crea una nuova chat thread

Una chiacchierata thread può essere creato dal proprietario di un'azienda, da un amministratore o da un membro del team assegnato account o con diritti di accesso alla visualizzazione di tutti accounts .

Inizia un thread con un cliente

Esistono diversi modi per creare manualmente una nuova chat thread con un cliente:

Vai su Comunicazioni > Chat o su Clienti > Accounts > Comunicazione > Chat e fai clic su Nuova chat .

Fare clic su Nuovo pulsante in alto a sinistra, seleziona Chat , compila il modulo e clicca su Crea chat .

Puoi creare nuovi thread di chat dalla schermata Posta in arrivo o andando su Accounts > Seleziona un account > Chat .

Panoramica della nuova schermata Chat

Di seguito, spieghiamo le sezioni nella schermata Nuova chat in cui si crea una nuova chat thread :

a. Modello: scegli un modello per i messaggi inviati di frequente . In questo modo, i campi Oggetto e Messaggio verranno compilati automaticamente. Puoi selezionare un modello solo quando crei una nuova chat, non quando rispondi a una.

b. Da: Membro del team per conto del quale verrà inviato il messaggio. Per impostazione predefinita, il mittente sei tu, ma puoi scegliere un altro membro del team.

c. assegnatario Thread : seleziona chi verrà assegnato automaticamente alla gestione di questa conversazione. Questo determina chi è responsabile del follow-up delle risposte dei clienti. I membri del team devono avere accesso account per essere assegnati ai thread.

d. A: seleziona il nome della persona a cui è destinato il messaggio.

e. Oggetto: inserisci l'oggetto. Verrà visualizzato nell'elenco delle chat . Fai clic su Aggiungi shortcode per personalizzare l'oggetto ( shortcode include dati dinamici che vengono sostituiti, ad esempio, con il nome di un cliente o la data).

f. Messaggio: componi il messaggio . Utilizza formattazione del testo, emoji, elenchi puntati, numerati e link. Cattura l'attenzione di un membro del team nel messaggio utilizzando @ prima del suo nome, oppure fai clic su Allega per aggiungere documenti dal desktop o TaxDome .

g. Link ai lavori : Seleziona lavori per collegarti, quindi fai clic su Salva .

h. Promemoria: azionare se desideri che un'e-mail di promemoria venga inviata al cliente quando non risponde entro un certo lasso di tempo o non ha il suo attività completato (maggiori dettagli di seguito ).

i. attività : Aggiungi delle checklist per i tuoi clienti.

j. Crea chat: clicca per inviare il messaggio al cliente. Altrimenti, clicca su Annulla .

Avvia discussioni con più clienti

Se devi inviare lo stesso messaggio a più clienti, utilizza la nostra funzione di invio di messaggi in blocco.

Vai su Clienti > Accounts dal menu della barra laterale sinistra.
Seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare il messaggio.
Fai clic su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi fai clic su Invia messaggio nel menu a discesa.
Seleziona un modello di chat o scrivi un oggetto della chat (facoltativo), aggiungi il tuo testo e attività se necessario. Non è possibile aggiungere documenti in messaggi di massa, ma è possibile inviarli singolarmente in seguito.
Fai clic su Crea chat .

Puoi anche creare discussioni di chat in blocco, proprio come fai per un singolo cliente : basta aggiungere più destinatari.

Quando si creano chat in blocco, è possibile assegnare thread a un membro del team . Se il assegnatario non ha accesso ad alcuni accounts , questi thread verranno creati ma rimarranno non assegnati.

Nota

Puoi creare una chat thread anche con clienti che non hanno attivato il loro TaxDome account ancora. Se i loro contatti hanno un indirizzo email, riceveranno notifiche via email. Quando inizieranno a utilizzare il portale, potranno leggere i messaggi di chat che hai inviato in precedenza.

Imposta promemoria per le chat

I promemoria sono email di follow-up automatiche che sollecitano i clienti che non hanno risposto a un messaggio di chat o completato un elemento di azione nel thread .

Per accenderli, azionare Nella sezione Promemoria , quando crei una chat , imposta:

Giorni fino al prossimo promemoria : con quale frequenza si ripete il promemoria (impostazione predefinita: 3)
Numero di promemoria : quanti promemoria inviare in totale (impostazione predefinita: 1)

Il programma dei promemoria appare nella chat thread Sia per te che per il cliente, che vede quale azione interromperà i promemoria.

Per aggiornare o disattivare i promemoria in seguito, apri la chat thread , fai clic sull'icona della campana e regola Invia promemoria ai clienti azionare .

È possibile impostare i promemoria solo tramite il portale web, ma nell'app mobile è possibile verificarne l'attivazione per una chat. Quando un promemoria è attivo, accanto al nome della chat compare un'icona a forma di campanella: toccandola, è possibile visualizzare la pianificazione e i promemoria rimanenti.

Mancia

Maggiori informazioni sui promemoria : valori predefiniti esatti dei campi, condizioni di interruzione e azione del menu per ogni reinvio manuale.

Vista del cliente

Se le notifiche per il cliente sono attive, quest'ultimo verrà informato della presenza di nuovi messaggi o di nuove discussioni in chat. I tuoi clienti possono visualizzare e aprire i messaggi in chat in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella home page nell'elenco delle cose da fare o direttamente dalla pagina Chat .
Dalla notifica e-mail : fai clic su "Visualizza chat" nell'e-mail. Per impostazione predefinita, il contenuto del messaggio non viene visualizzato nel corpo della notifica e-mail. Tuttavia, se il contenuto non è sensibile, puoi mostrarlo nell'e-mail .

Nota

Se i tuoi clienti rispondono a un messaggio non in chat thread ma rispondono all'email di notifica, il messaggio non viene recapitato e ricevono un'email a riguardo. Tuttavia, se perdono l'email sull'errore e si chiedono perché il loro thread non ho ricevuto risposta, potrebbe essere questo il motivo.

I tuoi clienti possono interagire con la tua chat thread dal loro portale: rispondi, segna attività una volta fatto, carica i documenti e crea nuove chat (se lo hai consentito ).