Chat (base): invia manualmente o automaticamente

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TaxDome La funzione Chat di ti consente di comunicare con i tuoi clienti in modo sicuro e in tempo reale. Usalo per pianificare appuntamenti o chiedere ai clienti le informazioni mancanti. Inoltre, Chats ti consente di impostare promemoria, allegare file e assegnare attività ai clienti e altro ancora.

Coperto qui:

Chat, spiegato

Principali cose da sapere sulle chat :

  • I thread di chat sono un luogo sicuro in cui porre domande, richiedere file e assegnare attività .
  • I clienti ricevono notifiche su nuove chat e domande in sospeso.
  • When someone responds to a chat, creates a new chat, makes changes to client tasks or uploads a document, you get a notification and an email in your inbox+.
  • Quando aggiungi attività per i clienti all'interno di una chat, queste vengono visualizzate come elenchi di cose da fare con caselle di controllo. 
  • Il progresso di quelli attività le cose da fare possono essere monitorate su una pagina separata.
  • Utilizza @ prima del nome di un membro del team per attirare la sua attenzione all'interno di una chat. 
  • Puoi impostare promemoria automatici per le chat.
  • Una volta che hai ciò di cui hai bisogno, archivia la chat per evitare confusione.
  • Per inviare messaggi identici a più clienti, utilizza i modelli di chat .
  • La funzione Chat è disponibile anche sull'app mobile TaxDome .

Per accedere alle chat, vai alla scheda Comunicazione del profilo del cliente.

Creazione di nuove chat

Una conversazione thread può essere creato da un proprietario dell'azienda, un amministratore o un membro del team assegnato account o visualizzando tutti i diritti di accesso agli accounts .

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Nota: i clienti che non hanno attivato il proprio TaxDome account non può ricevere messaggi. Per poter utilizzare le Chat , i clienti devono avere l'accesso al portale abilitato da parte dell'azienda e un account attivati dalla loro parte.

Esistono tre modi diversi per inviare un messaggio di chat:

Avvia una chat con un cliente

Per avviare una chat , fare clic su Nuovo pulsante in alto a sinistra, seleziona Chat dal menu a scorrimento, scrivi una nota, quindi fai clic su Crea chat pulsante . Puoi anche andare dal cliente account , apri la scheda Comunicazione e fai clic su Nuova chat .

Di seguito spieghiamo le sezioni numerate nella schermata Nuova chat in cui crei nuove discussioni:

1. A: selezionare il nome della persona a cui è rivolto il messaggio.

2. Modello: scegli un modello per un messaggio inviato di frequente. Per ulteriori dettagli sui modelli, vai qui . Seleziona un modello solo quando crei una nuova chat, non quando rispondi a una.

3. Oggetto: inserisci la riga dell'oggetto; verrà visualizzato nell'elenco delle chat . Quando utilizzi un modello di chat, viene popolato automaticamente. Fai clic su + Aggiungi shortcode per personalizzarlo: Shortcode include dati dinamici che vengono sostituiti, ad esempio, con il nome di un cliente o la data. Per maggiori informazioni su shortcodes , vai all'articolo dettagliato .

4. Messaggio : componi il messaggio utilizzando la formattazione del testo, emoji, punti elenco, elenchi numerati e collegamenti. Quando applichi un modello, il messaggio viene popolato automaticamente. Attira l'attenzione di un membro del team nel messaggio utilizzando @ prima del nome oppure fai clic su Allega per aggiungere file dal desktop oppure TaxDome (maggiori dettagli di seguito ).

5. Promemoria: azionare attiva se desideri che un'e-mail di promemoria venga inviata al cliente quando non risponde entro un determinato intervallo di tempo o non ha il suo attività completato (maggiori dettagli di seguito ).

6. attività : aggiungi liste di controllo per i tuoi clienti. Per maggiori dettagli, vai qui .

7. Crea chat: fare clic per inviare il messaggio al client. In caso contrario, fare clic su Annulla .

8. Collegamento a lavori : Selezionare lavori da collegare, quindi fare clic su Salva .

Avvia chat con diversi clienti

Se devi inviare lo stesso messaggio a molti clienti, utilizza la nostra funzione di messaggistica collettiva.

Vai a Clienti dal menu della barra laterale sinistra, seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare il messaggio, fai clic su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi fai clic su Invia messaggio nel menu a discesa. Seleziona un modello di chat o scrivi un oggetto della chat (facoltativo), aggiungi il testo, quindi fai clic su Crea chat .

Aggiungi documenti e attività a una chiacchierata thread più tardi, se necessario. 

Impostazione dei promemoria

Ogni volta che invii un messaggio, viene inviata una notifica. Utenti collegati a account che hanno attivato Notifica riceverlo . Puoi verificare quali utenti hanno attivato Notifica andando su account la scheda Informazioni e la visualizzazione della sezione Contatti .

Se i destinatari impiegano troppo tempo per leggere/rispondere al messaggio o per completare il file attività in un thread , hai due opzioni:

Imposta promemoria automatici

Per impostare promemoria automatici sui messaggi non letti/senza risposta e sui client non completati attività , azionare su Promemoria nel modello di chat , quando crei la chat manualmente o tramite Progetto automazione. Puoi anche farlo in qualsiasi momento successivo direttamente dal thread .

Come configurare i promemoria:

  • Giorni fino al prossimo promemoria : per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'invio della notifica su un nuovo messaggio al client, ma puoi modificarlo come preferisci.
  • Numero di promemoria : per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla come preferisci.

I promemoria possono anche essere attivati e disattivati in qualsiasi momento accedendo a una chat thread . Apri la scheda Promemoria , azionare Invia promemoria ai clienti e apporta le modifiche necessarie, quindi fai clic su Salva .

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Nota: i promemoria vengono sempre inviati per l'ultimo messaggio nel file thread .

I promemoria si fermano per qualsiasi cosa thread Quando:

  • Se ci sono clienti attività nella chat thread:
    • attività contrassegnata come incompleta : i promemoria si interrompono quando tutti i client attività nel thread vengono contrassegnati come completati e tutti i messaggi vengono letti.
    • attività contrassegnata come completata : i promemoria si interrompono quando tutti i messaggi vengono letti.
  • Se non ci sono attività nel thread della chat : i promemoria si interrompono una volta che il cliente risponde all'ultimo messaggio.
  • Indipendentemente da attività presenza nella chat thread , i promemoria si interrompono anche se:
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Nota: se archivi una chat thread ma poi riaprilo, i Promemoria azionare è acceso come se il messaggio fosse nuovo.

Allegare file all'interno delle chat

Il proprietario di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti può allegare file ai thread della chat. A questo scopo è possibile utilizzare i file sia dal desktop che da cartelle principali con:

Il cliente può visualizzare e modificare l'accesso.

Il cliente può visualizzare accesso.

Per allegare file quando crei una chat:

  1. Fai clic su 📎 Allega in alto a sinistra nel campo del messaggio sia durante la creazione di una chat che durante la visualizzazione della chat esistente thread .
  2. Seleziona Dal mio computer e individua i file che desideri caricare dal desktop. Altrimenti seleziona Da TaxDome e scegli i documenti che vuoi allegare.
  3. Selezionare la cartella in cui caricare il documento e fare clic su Salva .

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Mancia! Puoi caricare file zip dal desktop e verranno decompressi automaticamente. Ulteriori informazioni sul caricamento di file zip .

Quando tu o il tuo cliente caricate almeno un documento in una chat thread , al suo interno viene visualizzata una scheda Documenti con l'icona della graffetta nel nome della chat:

1,2. Scheda Documenti e icona graffetta : mostrata solo se sono presenti documenti allegati alla chat.

3. + Aggiungi documenti : carica nuovi documenti su thread .

4. Documenti caricati dal cliente : scaricali, visualizzali o eliminali. L'eliminazione dei documenti li rimuove anche dalla chat thread .

When a client or other team member uploads a document, you get a notification in the chat thread and in Inbox+

Inclusi video all'interno delle chat

Vuoi aggiungere elementi visivi ai tuoi messaggi ai clienti? Includi clip di Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando è più facile mostrare che raccontare. Fai clic sull'icona del video nella barra degli strumenti di formattazione del testo, quindi incolla un collegamento nel popup Incorpora video

Il tuo cliente vedrà il video direttamente nella tua chat condivisa thread . 

Aggiunta di immagini alle chat

Puoi inviare immagini e screenshot alle chat dal tuo dispositivo o da qualsiasi sito web. Apri una chat thread e utilizza una delle opzioni disponibili:

  • Carica un'immagine dal tuo dispositivo utilizzando 📎 Allega pulsante
  • Incolla qualsiasi immagine dal Web nel campo del messaggio

Modi per aggiungere immagini che non sono supportate:

  • Trascina e rilascia un'immagine nel campo del messaggio.
  • Incolla un file con l'immagine nel campo del messaggio dal tuo dispositivo.

Cosa vedono i client quando invii messaggi

Un cliente visualizza e risponde a un messaggio che gli hai inviato facendo clic sulla notifica sul suo dashboard , cliccando il collegamento presente nell'e-mail di notifica o accedendo alla sezione Chat e attività del loro portale. Cliente attività vengono visualizzati anche all'interno delle notifiche.

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Suggerimento: per impostazione predefinita, il contenuto del messaggio non viene visualizzato nel corpo della notifica e-mail (il cliente dovrà accedere al proprio portale per vederlo). Tuttavia, se il contenuto non è sensibile, mostralo nell'e-mail .

Se non disabiliti specificamente questa funzione, i tuoi clienti possono anche avviare un thread di chat facendo clic su Nuova chat nella pagina portale clienti home page o nella sezione Chat e attività o facendo clic su Invia messaggio all'azienda nell'app mobile.

Se vuoi vedere TaxDome dal lato del cliente, accedere a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .

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