Chat (di base): invia manualmente o automaticamente

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TaxDome La funzione Chat di ti consente di comunicare in modo sicuro e in tempo reale con i tuoi clienti. Usalo per programmare appuntamenti o chiedere ai clienti informazioni mancanti. Inoltre, Chat ti consente di impostare promemoria, allegare file, assegnare attività ai clienti e altro ancora.

Trattato qui:

Chat, spiegato
Creare nuove chat

Impostare i promemoria
Allegare file nelle chat
Includere video all'interno delle chat
Aggiunta di immagini alle chat
Cosa vedono i clienti quando inviate loro messaggi

Chat, spiegato

Cose principali da sapere sulle chat :

Come Slack o gli SMS, le chat ti consentono di avere messaggi in tempo reale con i tuoi clienti.
I thread di chat sono un luogo sicuro per porre domande, richiedere file e assegnare attività .
Usate @ prima del nome di un membro del team per attirare la sua attenzione all'interno di una chat.
I clienti ricevono notifiche su nuove chat e domande in sospeso.
Quando qualcuno risponde a una chat, crea una nuova chat, apporta modifiche all'attività del cliente o carica un documento, riceverete una notifica e un'email nella vostra inbox+.
Quando aggiungete delle attività per i clienti all'interno di una chat, vengono visualizzate come elenchi di cose da fare con caselle da segnare.
Il progresso delle attività da fare può essere monitorato su una pagina separata.
Potete impostare promemoria automatici per le chat.
Quando avete quello che vi serve, archiviate la chat per evitare il disordine.
Per inviare messaggi identici a più client, utilizza i modelli di chat .
La funzione Chat è disponibile anche su TaxDome app mobile .

Per accedere alle chat, vai alla scheda Comunicazione del profilo del cliente.

Creare nuove chat

Una conversazione thread può essere creato da un titolare dell'azienda, un amministratore o un membro del team assegnato al account o con una vista tutto accounts diritti di accesso.

Nota: i clienti che non hanno attivato il loro TaxDome account non può ricevere messaggi. Per utilizzare le chat , i clienti devono avere l'accesso al portale abilitato dal lato dell'azienda e un account attivato dalla loro parte.

Esistono tre modi diversi per inviare un messaggio di chat:

Iniziare una chat con un cliente

Per avviare una chat , fai clic su + NUOVO pulsante nel menu della barra laterale di sinistra, seleziona Chat dallo slide-out, scrivi una nota, quindi fai clic su Crea chat pulsante . Puoi anche andare dal cliente account , apri la scheda Comunicazione e fai clic su Nuova chat .

Di seguito spieghiamo le sezioni numerate nella schermata Nuova chat in cui si creano nuovi thread:

1. A: selezionare il nome della persona a cui è indirizzato il messaggio.

2. Modello: scegli un modello per un messaggio inviato di frequente. Per maggiori dettagli sui modelli, vai qui . Seleziona un modello solo quando crei una nuova chat, non quando rispondi a una.

3. Oggetto: inserire la riga dell'oggetto; verrà visualizzato nell'elenco Chat . Quando utilizzi un modello di chat, questo viene popolato automaticamente.

4. Messaggio: componete il messaggio: utilizzate la formattazione del testo, le emoji, gli elenchi puntati, gli elenchi numerati e i collegamenti. Quando si applica un modello, il messaggio si compila automaticamente. Attirate l'attenzione di un membro del team nel messaggio utilizzando @ prima del suo nome.

5. Promemoria: attivarlo se desiderate che un'email di promemoria venga inviata al cliente quando non risponde entro un determinato periodo di tempo (maggiori dettagli di seguito).

6. Documenti: allegare file dal desktop o TaxDome (maggiori dettagli di seguito ).

7.Attività: Aggiungete delle checklist per i vostri clienti. Per maggiori dettagli, cliccare qui.

8. Crea chat: clicca per inviare il tuo messaggio al cliente. Altrimenti, fai clic su Annulla .

Avvia chat con diversi clienti

Se dovete inviare lo stesso messaggio a molti clienti, utilizzate la nostra funzione di messaggistica in blocco.

Vai su Clienti dal menu della barra laterale di sinistra, seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare il messaggio, fai clic su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi fai clic su Invia messaggio nel menu a tendina. Seleziona un modello di chat o scrivi un oggetto della chat (facoltativo), aggiungi il tuo testo, quindi fai clic su Crea chat .

Aggiungi documenti e attività ad una chiacchierata thread successivamente se necessario.

Impostare i promemoria

Ogni volta che inviate un messaggio, viene emessa una notifica. La riceveranno gli utenti collegati all'account che hanno attivitato Notifica. Potete controllare quali utenti hanno attivato Notifica andando sulla scheda dell'account, Informazioni e controllare la sezione Contatti.

Se i destinatari impiegano troppo tempo per eseguire l'azione richiesta, avete due opzioni:

Impostare promemoria automatici.

Per impostare promemoria automatici sui messaggi in sospeso e sul cliente attività , azionare su Promemoria nel modello di chat , quando crei la chat manualmente o tramite Progetto automazione. Puoi anche farlo in qualsiasi momento in seguito direttamente dal thread .

Come configurare i promemoria:

Giorni fino al prossimo promemoria : per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo che la notifica per l'azione è stata inviata al cliente, ma puoi modificarla in qualsiasi modo desideri.
Numero di promemoria : per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla in base alle tue preferenze.

I promemoria possono anche essere attivati e disattivati in qualsiasi momento accedendo a una chat thread . Apri la scheda Promemoria , azionare Invia promemoria ai clienti e apporta le modifiche necessarie, quindi fai clic su Salva .

Nota: i promemoria vengono sempre inviati per l'ultimo messaggio nel file thread .

I promemoria della chat si interrompono quando...

...il cliente non ha risposto al messaggio, ma è stato inviato il numero di promemoria impostato.
...il cliente ha risposto all'ultimo messaggio del thread.
...tutte le attività dei clienti nel thread sono stati contrassegnati come completate.
...avete archiviato il thread della chat.
...avete disabilitato i promemoria.

Nota: se archiviate il thread di una chat ma poi lo riaprite, i Promemoria si attivano come se il messaggio fosse nuovo.

Allegare file nelle chat

Un titolare di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso a gestire i documenti può allegare file ai thread di chat. A tale scopo è possibile utilizzare i file dal desktop o da una cartella di livello superiore con Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare .

Per allegare file quando crei una chat:

Fare clic sul collegamento + Allega documenti nella parte inferiore della pagina di creazione della chat.
Selezionare Dal mio computer , quindi fare clic su +Aggiungi documenti e individuare i file che si desidera caricare dal desktop oppure fare clic su +Aggiungi cartella per caricare una cartella . Altrimenti, seleziona Da TaxDome e scegli i documenti che vuoi allegare.
Se hai selezionato Dal mio computer , digita i nomi dei file e le descrizioni dei file (facoltativamente) e azionare on Notifica follower quando il client apre il documento , se necessario.
Se hai selezionato Dal mio computer , fai clic su Carica ( Carica tutto ).

Mancia! Puoi caricare file zip dal tuo desktop e verranno decompressi automaticamente. Ecco ulteriori informazioni sul caricamento di file zip .

Per allegare file alla tua chat esistente thread :

Clicca su 📎 Allega pulsante in fondo alla chat thread .
Selezionare Dal mio dispositivo e individuare i file che si desidera caricare dal desktop. Oppure seleziona Da TaxDome , scegli i documenti che desideri allegare, quindi fai clic su Salva .

Quando tu o il tuo cliente caricate almeno un documento in una chat thread , al suo interno viene visualizzata una scheda Documenti con l'icona a forma di graffetta nel nome della chat:

1,2. Scheda Documenti e icona graffetta : mostrata solo se ci sono documenti allegati alla chat.

3. + Aggiungi documenti : carica nuovi documenti nel thread .

4. Documenti caricati dal cliente : scaricali, visualizzali o eliminali. L'eliminazione dei documenti li rimuove anche dalla chat thread .

I file caricati nelle chat vengono salvati nella cartella predefinita del client ( Documenti caricati dal client ).

Quando un cliente o un altro membro del team carica un documento, riceverete una notifica nell thread di chat e sulla Inbox+.

Includere video all'interno delle chat

Volete aggiungere elementi visivi ai vostri messaggi ai clienti? Includete clip di Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando è più facile da mostrare che da raccontare. Cliccate sull'icona del video nella barra degli strumenti di formattazione del testo, quindi incollate un link nel popup Incorpora video.

Il vostro cliente vedrà il video direttamente all'interno del vostro thread di chat condiviso.

Aggiunta di immagini alle chat

Puoi inviare immagini e screenshot alle chat dal tuo dispositivo o da qualsiasi sito web. Apri una chat thread e utilizzare una delle opzioni disponibili:

Carica un'immagine dal tuo dispositivo utilizzando 📎 Allega pulsante
Incolla un'immagine dagli appunti direttamente nel campo del messaggio
Incolla qualsiasi immagine dal Web nel campo del messaggio

Modi per aggiungere immagini non supportate:

Trascina e rilascia un'immagine nel campo del messaggio.
Incolla un file con l'immagine nel campo del messaggio dal tuo dispositivo.

Cosa vedono i clienti quando inviate i messaggi

Un cliente visualizza e risponde a un messaggio che gli hai inviato facendo clic sulla notifica sul suo dashboard , facendo clic sul collegamento nella notifica e-mail o accedendo a Chat e attività sezione del loro portale. Cliente attività vengono visualizzati anche all'interno delle notifiche.

Suggerimento: per impostazione predefinita, il contenuto del messaggio non viene visualizzato nel corpo dell'email (il cliente dovrà accedere al proprio portale per vederlo). Tuttavia, se il contenuto non è sensibile, mostratelo nell'email.

Se volete vedere TaxDome dal lato del cliente, accedete alla visualizzazione di sola lettura del loro portale.