Chat (base): invia manualmente o automaticamente

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TaxDome La funzione Chat di ti consente di comunicare con i tuoi clienti in modo sicuro e in tempo reale. Usalo per pianificare appuntamenti o chiedere ai clienti le informazioni mancanti. Inoltre, Chats ti consente di impostare promemoria, allegare file e assegnare attività ai clienti e altro ancora.

Chat, spiegato

Principali cose da sapere sulle chat :

I thread di chat sono un luogo sicuro in cui porre domande, richiedere file e assegnare attività .
I clienti ricevono notifiche su nuove chat e domande in sospeso.
When someone responds to a chat, creates a new chat, makes changes to client tasks or uploads a document, you get a notification and an email in your inbox+.
Quando aggiungi attività per i clienti all'interno di una chat, vengono visualizzate come elenchi di cose da fare con caselle di controllo. Il progresso di queste attività le attività da svolgere possono essere monitorate su una pagina separata.
Se hai bisogno di informazioni rapide dal cliente, puoi inviare una richiesta tramite chat thread .
Utilizza @ prima del nome di un membro del team per attirare la sua attenzione all'interno di una chat.
Puoi impostare promemoria automatici per le chat.
Una volta che hai ciò di cui hai bisogno, archivia la chat per evitare confusione.
Per inviare messaggi identici a più clienti, utilizza i modelli di chat .
La funzione Chat è disponibile anche sull'app mobile TaxDome .

Per accedere alle chat, vai alla scheda Comunicazione del profilo del cliente.

Crea nuove chat

Una conversazione thread può essere creato da un proprietario dell'azienda, un amministratore o un membro del team assegnato account o visualizzando tutti i diritti di accesso agli accounts .

Nota: puoi inviare messaggi di chat ai clienti che non hanno attivato il loro TaxDome account ancora. Se i loro contatti hanno un indirizzo email, riceveranno notifiche email sui messaggi di chat anche se non usano il portale. Quando uno qualsiasi dei tuoi clienti inizia a usare il portale, può leggere i messaggi di chat che gli hai inviato in precedenza.

Esistono tre modi diversi per inviare un messaggio di chat:

Avvia una chat con un cliente

Per avviare una chat , fare clic su Nuovo pulsante in alto a sinistra, seleziona Chat dal menu a scorrimento, scrivi una nota, quindi fai clic su Crea chat pulsante . Puoi anche andare dal cliente account , apri la scheda Comunicazione e fai clic su Nuova chat .

Di seguito spieghiamo le sezioni numerate nella schermata Nuova chat in cui crei nuove discussioni:

1. A: selezionare il nome della persona a cui è rivolto il messaggio.

2. Modello: scegli un modello per un messaggio inviato di frequente. Per ulteriori dettagli sui modelli, vai qui . Seleziona un modello solo quando crei una nuova chat, non quando rispondi a una.

3. Oggetto: inserisci la riga dell'oggetto; verrà visualizzato nell'elenco delle chat . Quando utilizzi un modello di chat, viene popolato automaticamente. Fai clic su + Aggiungi shortcode per personalizzarlo: Shortcode include dati dinamici che vengono sostituiti, ad esempio, con il nome di un cliente o la data. Per maggiori informazioni su shortcodes , vai all'articolo dettagliato .

4. Messaggio : componi il messaggio utilizzando la formattazione del testo, emoji, punti elenco, elenchi numerati e collegamenti. Quando applichi un modello, il messaggio viene popolato automaticamente. Attira l'attenzione di un membro del team nel messaggio utilizzando @ prima del nome oppure fai clic su Allega per aggiungere file dal desktop oppure TaxDome (maggiori dettagli di seguito ).

5. Promemoria: azionare attiva se desideri che un'e-mail di promemoria venga inviata al cliente quando non risponde entro un determinato intervallo di tempo o non ha il suo attività completato (maggiori dettagli di seguito ).

6. attività : aggiungi liste di controllo per i tuoi clienti. Per maggiori dettagli, vai qui .

7. Crea chat: fare clic per inviare il messaggio al client. In caso contrario, fare clic su Annulla .

8. Collegamento a lavori : Selezionare lavori da collegare, quindi fare clic su Salva .

Avvia chat con diversi clienti

Se devi inviare lo stesso messaggio a molti clienti, utilizza la nostra funzione di messaggistica collettiva.

Vai a Clienti dal menu della barra laterale sinistra, seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare il messaggio, fai clic su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi fai clic su Invia messaggio nel menu a discesa. Seleziona un modello di chat o scrivi un oggetto della chat (facoltativo), aggiungi il testo, quindi fai clic su Crea chat .

Aggiungi documenti e attività a una chiacchierata thread più tardi, se necessario.

Imposta promemoria

Ogni volta che invii qualcosa nella chat ai clienti, questi vengono avvisati. Tutti gli utenti collegati al account —con Notifica attivata—ricevi una notifica via email. Controlla se le notifiche sono attive selezionando la colonna Notifica nella accounts lista.

Se i destinatari impiegano troppo tempo per leggere/rispondere al messaggio o per completare il file attività in un thread , hai due opzioni:

Quando imposti un promemoria, nella tua chat apparirà una notifica che mostra il numero di promemoria e il loro intervallo thread Il tuo cliente riceverà anche una notifica nella sua chat thread , indicando quale azione è richiesta per interrompere i promemoria:

Imposta promemoria automatici

Per impostare promemoria automatici sui messaggi non letti/senza risposta e sui client non completati attività , azionare su Promemoria nel modello di chat , quando crei la chat manualmente o tramite Progetto automazione. Puoi anche farlo in qualsiasi momento successivo direttamente dal thread .

Come configurare i promemoria:

Giorni fino al prossimo promemoria : per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'invio della notifica su un nuovo messaggio al client, ma puoi modificarlo come preferisci.
Numero di promemoria : per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla come preferisci.

I promemoria possono anche essere attivati e disattivati in qualsiasi momento accedendo a una chat thread . Apri la scheda Promemoria , azionare Invia promemoria ai clienti e apporta le modifiche necessarie, quindi fai clic su Salva .

Nota: i promemoria vengono sempre inviati per l'ultimo messaggio nel file thread .

I promemoria si fermano per qualsiasi cosa thread Quando:

Se ci sono clienti attività nella chat thread:
- attività contrassegnata come incompleta : i promemoria si interrompono quando tutti i client attività nel thread vengono contrassegnati come completati e tutti i messaggi vengono letti.
- attività contrassegnata come completata : i promemoria si interrompono quando tutti i messaggi vengono letti.
Se non ci sono attività nel thread della chat : i promemoria si interrompono una volta che il cliente risponde all'ultimo messaggio.
Indipendentemente da attività presenza nella chat thread , i promemoria si interrompono anche se:
- ...hai archiviato il thread della chat .
- ...hai disabilitato Promemoria.
- ...il numero di promemoria impostato è stato inviato.

Nota: se archivi una chat thread ma poi riaprilo, i Promemoria azionare è acceso come se il messaggio fosse nuovo.

Allega file all'interno delle chat

Il proprietario di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti può allegare file ai thread della chat. A questo scopo è possibile utilizzare i file sia dal desktop che da cartelle principali con:

Il cliente può visualizzare e modificare l'accesso.

Il cliente può visualizzare accesso.

Per allegare file quando crei una chat:

Fai clic su 📎 Allega in alto a sinistra nel campo del messaggio sia durante la creazione di una chat che durante la visualizzazione della chat esistente thread .
Seleziona Dal mio computer e individua i file che desideri caricare dal desktop. Altrimenti seleziona Da TaxDome e scegli i documenti che vuoi allegare.
Selezionare la cartella in cui caricare il documento e fare clic su Salva .

Mancia! Puoi caricare file zip dal desktop e verranno decompressi automaticamente. Ulteriori informazioni sul caricamento di file zip .

Quando tu o il tuo cliente caricate almeno un documento in una chat thread , al suo interno viene visualizzata una scheda Documenti con l'icona della graffetta nel nome della chat:

1,2. Scheda Documenti e icona graffetta : mostrata solo se sono presenti documenti allegati alla chat.

3. + Aggiungi documenti : carica nuovi documenti su thread .

4. Documenti caricati dal cliente : scaricali, visualizzali o eliminali. L'eliminazione dei documenti li rimuove anche dalla chat thread .

When a client or other team member uploads a document, you get a notification in the chat thread and in Inbox+.

Includi video nelle chat

Vuoi aggiungere elementi visivi ai tuoi messaggi ai clienti? Includi clip di Loom, Vimeo, YouTube e Google Drive quando è più facile mostrare che raccontare. Fai clic sull'icona del video nella barra degli strumenti di formattazione del testo, quindi incolla un collegamento nel popup Incorpora video .

Il tuo cliente vedrà il video direttamente nella tua chat condivisa thread .

Aggiungere immagini alle chat

Puoi inviare immagini e screenshot alle chat dal tuo dispositivo o da qualsiasi sito web. Apri una chat thread e utilizza una delle opzioni disponibili:

Carica un'immagine dal tuo dispositivo utilizzando 📎 Allega pulsante
Incolla qualsiasi immagine dal Web nel campo del messaggio

Modi per aggiungere immagini che non sono supportate:

Trascina e rilascia un'immagine nel campo del messaggio.
Incolla un file con l'immagine nel campo del messaggio dal tuo dispositivo.

Cosa vedono i client quando invii messaggi

I clienti visualizzano e rispondono a un messaggio che hai inviato loro cliccando sulla notifica sul loro dashboard , cliccando sul link nella notifica e-mail o andando alla sezione Chat e attività del loro portale. Cliente attività vengono visualizzati anche all'interno delle notifiche.

Per impostazione predefinita, il contenuto del messaggio non viene visualizzato nel corpo della notifica e-mail (il cliente dovrà navigare sul proprio portale per vederlo). Tuttavia, se il contenuto non è sensibile, mostralo nell'e-mail .

Nota! Se i tuoi clienti rispondono a un messaggio non in una chat thread ma rispondendo all'email di notifica, il messaggio non viene recapitato e ricevono un'email a riguardo. Tuttavia, se perdono l'email sull'errore e si chiedono perché il loro thread non ho ricevuto risposta, potrebbe essere questo il motivo.

Se non disabiliti specificamente questa funzione, i tuoi clienti possono anche avviare un thread di chat facendo clic su Nuova chat nella pagina portale clienti home page o nella sezione Chat e attività o facendo clic su Invia messaggio all'azienda nell'app mobile.

Se vuoi vedere TaxDome dal lato del cliente, accedere a una visualizzazione di sola lettura del proprio portale .