Avvia una conversazione tramite chat con i clienti

Sommario

Crea una nuova chat thread
Ricorda ai clienti i messaggi non letti
- Promemoria automatici
- Quando i promemoria si interrompono
Vista del cliente

Utilizza la funzionalità "Chat con i clienti" di TaxDome per inviare messaggi in tempo reale, pianificare appuntamenti e richiedere documenti. Scopri qui come creare nuove chat e inviare promemoria.

Crea una nuova chat thread

Una chiacchierata thread può essere creato dal proprietario di un'azienda, da un amministratore o da un membro del team assegnato account o con diritti di accesso alla visualizzazione di tutti accounts .

Inizia un thread con un cliente

Esistono diversi modi per creare manualmente una nuova chat thread con un cliente:

Vai su Comunicazioni > Chat o su Clienti > Accounts > Comunicazione > Chat e fai clic su Nuova chat .

Fare clic su Nuovo pulsante in alto a sinistra, seleziona Chat , compila il modulo e clicca su Crea chat .

Puoi creare nuovi thread di chat dalla schermata Posta in arrivo o andando su Accounts > Seleziona un account > Chat .

Panoramica della nuova schermata Chat

Di seguito, spieghiamo le sezioni nella schermata Nuova chat in cui si crea una nuova chat thread :

a. Modello: scegli un modello per i messaggi inviati di frequente . In questo modo, i campi Oggetto e Messaggio verranno compilati automaticamente. Puoi selezionare un modello solo quando crei una nuova chat, non quando rispondi a una.

b. Da: Membro del team per conto del quale verrà inviato il messaggio. Per impostazione predefinita, il mittente sei tu, ma puoi scegliere un altro membro del team.

c. assegnatario Thread : seleziona chi verrà assegnato automaticamente alla gestione di questa conversazione. Questo determina chi è responsabile del follow-up delle risposte dei clienti. I membri del team devono avere accesso account per essere assegnati ai thread.

d. A: seleziona il nome della persona a cui è destinato il messaggio.

e. Oggetto: inserisci l'oggetto. Verrà visualizzato nell'elenco delle chat . Fai clic su Aggiungi shortcode per personalizzare l'oggetto ( shortcode include dati dinamici che vengono sostituiti, ad esempio, con il nome di un cliente o la data).

f. Messaggio: componi il messaggio . Utilizza formattazione del testo, emoji, elenchi puntati, numerati e link. Cattura l'attenzione di un membro del team nel messaggio utilizzando @ prima del suo nome, oppure fai clic su Allega per aggiungere documenti dal desktop o TaxDome .

g. Link ai lavori : Seleziona lavori per collegarti, quindi fai clic su Salva .

h. Promemoria: azionare se desideri che un'e-mail di promemoria venga inviata al cliente quando non risponde entro un certo lasso di tempo o non ha il suo attività completato (maggiori dettagli di seguito ).

i. attività : Aggiungi delle checklist per i tuoi clienti.

j. Crea chat: clicca per inviare il messaggio al cliente. Altrimenti, clicca su Annulla .

Avvia discussioni con più clienti

Se devi inviare lo stesso messaggio a più clienti, utilizza la nostra funzione di invio di messaggi in blocco.

Vai su Clienti > Accounts dal menu della barra laterale sinistra.
Seleziona le caselle di controllo accanto ai clienti a cui desideri inviare il messaggio.
Fai clic su Altre azioni nella barra dei menu in alto, quindi fai clic su Invia messaggio nel menu a discesa.
Seleziona un modello di chat o scrivi un oggetto della chat (facoltativo), aggiungi il tuo testo e attività se necessario. Non è possibile aggiungere documenti in messaggi di massa, ma è possibile inviarli singolarmente in seguito.
Fai clic su Crea chat .

Puoi anche creare discussioni di chat in blocco, proprio come fai per un singolo cliente : basta aggiungere più destinatari.

Quando si creano chat in blocco, è possibile assegnare thread a un membro del team . Se il assegnatario non ha accesso ad alcuni accounts , questi thread verranno creati ma rimarranno non assegnati.

Nota

Puoi creare una chat thread anche con clienti che non hanno attivato il loro TaxDome account ancora. Se i loro contatti hanno un indirizzo email, riceveranno notifiche via email. Quando inizieranno a utilizzare il portale, potranno leggere i messaggi di chat che hai inviato in precedenza.

Ricorda ai clienti i messaggi non letti

Ogni volta che invii qualcosa nella chat, tutti gli utenti collegati alla account Con Notifica azionare per ricevere una notifica via email. Puoi anche impostare promemoria automatici aggiuntivi per evitare ritardi.

Per impostare promemoria automatici sui messaggi senza risposta e incompleti attività , azionare su Promemoria , quando crei una chat . Puoi farlo anche in qualsiasi momento successivo, direttamente dalla thread .

Come configurare i Promemoria:

Giorni fino al prossimo promemoria : per impostazione predefinita, un promemoria viene inviato tre giorni dopo l'invio della notifica su un nuovo messaggio al client, ma puoi modificarlo come preferisci.
Numero di promemoria : per impostazione predefinita, il cliente riceve solo un'e-mail di promemoria, ma puoi anche modificarla come preferisci.

Quando imposti un promemoria, nella tua chat apparirà una notifica che mostra il numero di promemoria e il loro intervallo thread Il tuo cliente riceverà anche una notifica nella sua chat thread , indicando quale azione è richiesta per interrompere i promemoria.

Nota

I promemoria vengono sempre inviati per l'ultimo messaggio in thread .

Sebbene i promemoria possano essere impostati solo nel portale web, è possibile verificare se sono attivi per una chat nell'app mobile. Quando un promemoria è abilitato, accanto al nome della chat appare un'icona a forma di campana: toccala per visualizzare la programmazione e i promemoria rimanenti.

Promemoria automatici

I promemoria possono essere attivati e disattivati in qualsiasi momento. Per farlo:

Vai a una chat thread .
Fare clic sull'icona della campana per aprire la sezione Promemoria . Qui è possibile abilitare o disabilitare i Promemoria. azionare Invia promemoria ai clienti o modifica i dettagli dei promemoria.
Fare clic su Salva .

Quando i promemoria si interrompono

I promemoria si interromperanno se:

tutti i clienti attività nel thread sono contrassegnati come completati.
a tutti i messaggi viene data risposta (se non ci sono client incompleti) attività ).
la chat thread viene archiviato o eliminato.
è stato inviato il numero impostato di promemoria.
hai disattivato i promemoria.

Nota

Se archivi una chat thread ma poi riaprilo, il azionare è acceso come se il messaggio fosse nuovo.

Vista del cliente

Se le notifiche per il cliente sono attive, quest'ultimo verrà informato della presenza di nuovi messaggi o di nuove discussioni in chat. I tuoi clienti possono visualizzare e aprire i messaggi in chat in diversi modi:

Dal portale clienti o dall'app mobile : fare clic sulla notifica nella home page nell'elenco delle cose da fare o direttamente dalla pagina Chat .
Dalla notifica e-mail : fai clic su "Visualizza chat" nell'e-mail. Per impostazione predefinita, il contenuto del messaggio non viene visualizzato nel corpo della notifica e-mail. Tuttavia, se il contenuto non è sensibile, puoi mostrarlo nell'e-mail .

Nota

Se i tuoi clienti rispondono a un messaggio non in chat thread ma rispondono all'email di notifica, il messaggio non viene recapitato e ricevono un'email a riguardo. Tuttavia, se perdono l'email sull'errore e si chiedono perché il loro thread non ho ricevuto risposta, potrebbe essere questo il motivo.

I tuoi clienti possono interagire con la tua chat thread dal loro portale: rispondi, segna attività una volta fatto, carica i documenti e crea nuove chat (se lo hai consentito ).