spostamento automatico (Base): Invia messaggi e link a lavori

Puoi far sì che i tuoi messaggi vengano inviati automaticamente. Inoltre, il tuo lavori può passare automaticamente al successivo fase del Progetto una volta che il cliente ha controllato tutti i clienti attività all'interno della chat. In questo articolo scoprirai come puoi usare i messaggi automatici, sia con spostamento automatico opzione o senza.

Automatizzare i messaggi di notifica

Le aziende che utilizzano l'automazione dei messaggi tendono a inviare più messaggi all'interno di ciascuna lavoro , avvisando i client degli aggiornamenti come lavoro si muove attraverso l'azienda flusso di lavoro . Pertanto, i tuoi clienti potrebbero ricevere messaggi del tipo: “Ehi, Lisa! Ho bisogno che tu compili questo questionario " oppure "Ehi, Bart! Il tuo reso è in fase di revisione!“ 

Il processo di solito è questo:

1. Se desideri che i tuoi messaggi vengano inviati automaticamente, devi sempre avere prima un modello . Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione.

2. Aggiungi l'automazione Invia messaggio per ciascuno fase per il quale desideri informare il cliente di ciò che sta accadendo. Una volta che lavoro entra in questo fase , un messaggio viene inviato automaticamente al client. Allo stesso tempo, viene automaticamente collegato al file lavoro . 

3. Decidi se il messaggio verrà inviato alla chat esistente thread o a uno nuovo. Di norma, vorrai selezionare l'opzione Crea nuovo thread per il primo fase (quando è iniziato il tuo nuovo ciclo di lavoro) e l'opzione Rispondi all'ultimo thread per l'altro fasi (quando hai già creato una chat thread per questo lavoro ). 

4. Per impostazione predefinita, il messaggio verrà inviato dal membro del team specificato nel modello di chat . Se invece desideri che venga inviato dal lavoro assegnatario , azionare su Usa il lavoro assegnatario come mittente . Se ci sono più lavoro assegnatari , il messaggio verrà inviato dal primo assegnatario elencato nel campo assegnatario sul lavoro carta.

Nota! Se il tuo modello di chat non include client attività , il messaggio automatico non richiede l'intervento dell'utente. Pertanto, la funzionalità spostamento automatico lavori non tiene conto account questa automazione. Quindi, non importa se lo spostamento automatico lavori azionare è acceso o spento. (Ecco di più su come gestire gli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ). 

Automatizza la conferma del cliente su "Caricamento completato"

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TaxDome Le chat possono includere elenchi di cose da fare per i tuoi clienti . Questa funzionalità viene spesso utilizzata per creare un elenco di controllo dei documenti necessari per la preparazione fiscale, richiedendo una conferma che l'azione necessaria da parte del cliente sia stata completata, ecc. 

E se i tuoi messaggi automatizzati includono tali cose da fare, puoi usarlo con la funzione spostamento automatico lavori , in modo che a lavoro passa automaticamente a quello successivo fase una volta che il cliente ha spuntato tutto attività . 

Mancia! Qui abbiamo un esempio di utilizzo di client attività per richiedere al cliente la conferma dell'avvenuto caricamento dei documenti necessari per la preparazione fiscale. Tuttavia, puoi utilizzarlo per la conferma del cliente quando hanno finito di compilare i moduli del libro paga, ecc. Guarda il video alla fine della sezione .

Vediamo come possiamo impostarlo:

1. Devi sempre avere un modello con le cose da fare per tutti i tuoi messaggi automatizzati. Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione. Il tuo modello potrebbe assomigliare a questo:

2. A seconda dei tuoi processi, puoi aggiungere una conferma separata " Documenti caricati" fase al tuo Progetto , confermando che il cliente ha inviato tutte le informazioni necessarie prima del loro lavoro si sposta nella fase di preparazione fase .

3. Aggiungere l'automazione Invia messaggio per questo fase :

• Decidi se il messaggio verrà inviato alla chat esistente thread o a uno nuovo. Di norma, vorrai scegliere l'opzione Rispondi all'ultimo thread per questo caso particolare perché potresti già avere una chat automatica thread creato per questo lavoro . Aggiungere nuovo attività alla stessa chat thread aggiornerà quello creato in precedenza attività elenco che appare nella chat thread (se presente).
• azionare su Utilizza il lavoro assegnatario come mittente per inviare il messaggio dal lavoro assegnatario invece del mittente impostato nel modello di chat. Se ci sono più lavoro assegnatari , il messaggio verrà inviato dal primo assegnatario elencato nel campo assegnatario sul lavoro carta.

Una volta che lavoro entra in questo fase , il messaggio viene inviato automaticamente al client. Allo stesso tempo, viene automaticamente collegato al file lavoro . 

4. Assicurarsi che lo spostamento automatico lavori azionare per il fase è acceso. In questo modo, una volta che il cliente ha spuntato le cose da fare in una chat thread , IL lavoro viene automaticamente spostato a quello successivo fase .

Qui puoi vedere un altro esempio di utilizzo di questa funzionalità per automatizzare la compilazione dei moduli del libro paga:

Collega la chat thread al lavoro manualmente

È possibile collegare i thread di chat lavori da un proprietario dell'azienda, un amministratore o qualsiasi dipendente con diritti di accesso per visualizzare tutti accounts o assegnato al cliente account . 

Una volta che la chat thread viene collegato manualmente, la funzione a utomove lavori funziona come per i messaggi inviati e collegati automaticamente: 

• Se ci sono clienti attività in una chat, il lavoro viene spostato al successivo fase quando il cliente li spunta tutti.
• Se non ci sono clienti attività in una chat, la funzione spostamento automatico lavori non funziona per la chat collegata.

Per collegare manualmente una chat thread , vai al Progetto , assicurati che il lavoro è a destra fase , apri il lavoro card, clicca su Link nella sezione Linked , seleziona Chats e poi scegli i thread della chat. Oppure, clicca su New nella sezione Linked , seleziona Chats e crea una nuova thread .

Puoi anche collegare un lavoro quando si crea una nuova chat.

• Per impostazione predefinita, solo i thread attivi vengono visualizzati quando selezioni una chat da collegare. Per vedere tutti o solo i thread archiviati, fai clic su Filtro e seleziona Tutti o Archiviati .
• UN lavoro può avere tutti i thread collegati necessari.

Nota! Se il cliente attività in una chiacchierata thread non sono selezionati e sposti manualmente i file lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare riguardo alla chat in sospeso thread (qui trovi ulteriori informazioni sulla gestione degli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ).