Invia automaticamente messaggi ai clienti e collegali a lavori

TaxDome offre diversi strumenti per automatizzare il tuo lavoro con le chat con i clienti, così non dovrai inviare manualmente gli stessi messaggi più e più volte e i tuoi clienti riceveranno sempre le informazioni di cui hanno bisogno. In questo articolo, scoprirai come utilizzare i messaggi automatici all'interno di progetti —con o senza il spostamento automatico opzione.

Automazione dell'invio dei messaggi, spiegata

All'interno di un Progetto , puoi creare nuove discussioni di chat o inviare messaggi a quelle esistenti. TaxDome le aziende utilizzano ampiamente le chat per automatizzare la comunicazione testuale:

• Avvisare i clienti delle azioni necessarie (ad esempio, firmare elettronicamente il modulo 8879 o la fattura).
• Fornire istruzioni (ad esempio, spiegare come completare questionari ).
• Fornire un elenco dei documenti o delle azioni necessarie per completare il servizio.
• Informare sulla situazione attuale stato del lavoro (ad esempio, informare i clienti della revisione del loro reso).

Imposta l'automazione per l'invio di messaggi

Parlando di messaggi automatici, il processo solitamente è il seguente:

1. Se desideri che i tuoi messaggi vengano inviati automaticamente, hai bisogno di un modello per ciascuno di essi. Se non ne hai uno, puoi crearne uno cliccando su "Nuovo modello" quando aggiungi l' automazione . Assicurati di utilizzare shortcodes nei modelli per personalizzarli.

2. In genere, potresti non voler avere un separato fase nel tuo Progetto per l'invio di messaggi. In alternativa, puoi aggiungere l'automazione Invia messaggio a diversi fasi per tenere informati i clienti durante tutto il processo.

3. Decidi se il messaggio verrà inviato alla chat esistente thread o a uno nuovo. Di norma, è meglio selezionare l'opzione Crea nuovo thread per il primo fase e Rispondi all'ultima thread opzione per l'altro fasi .

Una volta che il lavoro entra in questo fase , il messaggio viene inviato automaticamente al client e collegato al lavoro .

Configurare il mittente e thread assegnatario

Quando si aggiunge l'automazione Invia messaggio , è possibile configurare chi invia il messaggio e chi lo gestisce thread Di solito sono impostati nel modello di chat. Quando aggiungi l'automazione, vedrai i membri del team selezionati come mittente e come thread assegnatario .

Se vuoi cambiare qualcosa, hai due opzioni:

• Fai clic su Vai al modello nelle impostazioni di automazione per modificare rapidamente i dettagli del modello.
• Fai clic su Personalizza per visualizzare le altre opzioni del mittente. Puoi selezionare un membro del team diverso o inviare messaggi dal dipendente impostato come lavoro assegnatario o da chi ha un ruolo assegnato.

Opzioni del mittente

Scegli chi invierà il messaggio:

• Membro del team : seleziona un membro diverso del team. Il messaggio verrà inviato dal membro del team specificato nel modello di chat.

• lavoro assegnatario : Il messaggio verrà inviato dal lavoro assegnatario . Se multipli assegnatari esiste, il messaggio verrà inviato dal primo assegnatario elencato nel campo assegnatario sul lavoro carta.

• Ruolo : il messaggio verrà inviato dal membro del team assegnato al ruolo selezionato per questo cliente account (ad esempio, preparatore fiscale, Account Responsabile, Revisore).

Nota

Se selezioni lavoro assegnatario come mittente e nessuno è assegnato al lavoro , il messaggio verrà inviato dal mittente specificato nel modello. Lo stesso vale quando si utilizza il Ruolo opzione: se nessun membro del team è assegnato a quel ruolo per il account , verrà utilizzato il mittente predefinito del modello.

Personalizza mittente e thread assegnatario quando si aggiunge/si sposta lavori

Le opzioni che scegli nel Progetto le impostazioni sono quelle predefinite. Tuttavia, puoi sempre personalizzare il mittente e thread assegnatario quando si sposta il tuo lavori manualmente o aggiungendoli al Progetto .

Quando si sposta un lavoro a un fase che ha un'automazione Invia messaggio , i dettagli dell'automazione vengono visualizzati nel pop-up. Se hai attivato Personalizza , puoi modificare il mittente e thread assegnatario impostazioni:

Mancia

Questa flessibilità è particolarmente utile quando è necessario inviare messaggi da un membro diverso del team per clienti o situazioni specifiche, senza modificare le impostazioni di automazione.

Collega i thread della chat a lavori

I thread di chat creati automaticamente sono collegati a lavori automaticamente, ma è anche possibile collegarli manualmente.

I thread della chat possono essere collegati a lavori da un proprietario di un'azienda, un amministratore o qualsiasi dipendente con diritti di accesso per visualizzare tutti accounts o che è assegnato al cliente account . Collegamento dei thread della chat a lavori ti consente di accedere facilmente alle conversazioni connesse da progetti e rivedere rapidamente i dettagli, le richieste dei clienti e le cose da fare, aggiungendo anche l'automazione per l'invio di messaggi.

UN lavoro può avere tutti i thread collegati necessari.

Ci sono due modi per collegare una chat thread a un lavoro :

• Dalla chat thread
• Dal lavoro carta

Dalla chat thread

1. Apri la chat thread e vai alla sezione lavori collegati .

2. Clicca sul collegamento al lavoro .

3. Seleziona uno o più lavori cliccando sulle caselle di controllo a sinistra. Utilizza il campo di ricerca per trovare un determinato lavoro oppure clicca sulle frecce su-giù per ordinare lavori per nome o progetti .

4. Fare clic su Salva .

Tutti collegati lavori vengono visualizzati nella sezione lavori collegati . Fare clic sulla X a destra del lavoro nome per scollegarlo, oppure fare clic su lavoro nome per visualizzarne i dettagli in una nuova pagina.

Nota

Puoi anche collegare un lavoro Quando creazione una nuova chat.

Dal lavoro carta

1. Assicuratevi che il lavoro è a destra fase e apri il lavoro carta.

2. Fai clic su Collegamento nella sezione Collegati , seleziona Chat e quindi scegli i thread della chat. Oppure, fai clic su Nuovo nella sezione Collegati , seleziona Chat e crea una nuova thread .

Per impostazione predefinita, quando selezioni una chat da collegare vengono visualizzati solo i thread attivi. Per visualizzare tutti i thread o solo quelli archiviati, clicca su Filtra e seleziona Tutti o Archiviati .

Come spostamento automatico funziona per l'automazione dell'invio di messaggi e thread collegati

Ogni Progetto fase include uno spostamento automatico lavori azionare . Permette lavori per passare automaticamente al successivo fase una volta che tutte le azioni all'interno della corrente fase vengono completati da un membro del team o da un cliente.

Ecco come spostamento automatico funziona con l'automazione dell'invio di messaggi e con i thread di chat collegati:

• Se attività del Cliente sono allegate al modello/chat collegata thread , IL lavoro Volere spostamento automatico una volta che il cliente contrassegna tutto attività come completo.

• Se non ci sono attività del cliente allegate al modello/chat collegata thread , quindi il messaggio non richiede l'azione dell'utente. Pertanto, il spostamento automatico lavori la caratteristica non tiene conto account questa automazione.

Condividere

Collegamento copiato