spostamento automatico (Base): invia messaggi e collega a lavori

Puoi inviare i tuoi messaggi automaticamente. Inoltre, il tuo lavori può passare automaticamente a quello successivo fase del Progetto una volta che il client ha spuntato tutti i client attività all'interno della chat. In questo articolo scoprirai come utilizzare i messaggi automatici, sia con il spostamento automatico opzione o senza di essa.

Coperto qui:

Utilizza messaggi automatizzati per informare i clienti sullo stato di avanzamento del lavoro

Le aziende che utilizzano l'automazione dei messaggi tendono a inviare più messaggi all'interno di ciascuna lavoro , avvisando i client degli aggiornamenti come lavoro si muove attraverso l'azienda flusso di lavoro . Pertanto, i tuoi clienti potrebbero ricevere messaggi del tipo: “Ehi, Lisa! Ho bisogno che tu compili questo questionario " oppure "Ehi, Bart! Il tuo reso è in fase di revisione!“ 

Il processo di solito è questo:

1. If you want your messages to be sent automatically, you always need to have a template first. If you don't have one, you can create it by clicking New template when you add the automation.

2. Add the  Send message automation for each stage for which you want to inform the client of what's happening. Once the job enters this stage, a message is automatically sent to the client. At the same time, it is automatically linked to the job. 

3. Decidi se il messaggio verrà inviato alla chat esistente thread o ad uno nuovo. Di norma, per prima cosa dovrai selezionare l'opzione Crea nuova thread fase (quando il tuo nuovo ciclo di lavoro è iniziato) e l'opzione Rispondi all'ultimo thread per l'altro fasi (quando hai già creato una chat thread per questo lavoro ). 

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Nota! Se il tuo modello di chat non include client attività , il messaggio automatico non richiede l'intervento dell'utente. Pertanto, la funzionalità spostamento automatico lavori non tiene conto account questa automazione. Quindi, non importa se lo spostamento automatico lavori azionare è acceso o spento. (Ecco di più su come gestire gli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ). 

Abilitare spostamento automatico per richiedere conferma al cliente dell'avvenuto caricamento/compilazione dei moduli

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TaxDome Le chat possono includere elenchi di cose da fare per i tuoi clienti . Questa funzionalità viene spesso utilizzata per creare un elenco di controllo dei documenti necessari per la preparazione fiscale, richiedendo una conferma che l'azione necessaria da parte del cliente sia stata completata, ecc. 

E se i tuoi messaggi automatizzati includono tali cose da fare, puoi usarlo con la funzione spostamento automatico lavori , in modo che a lavoro passa automaticamente a quello successivo fase una volta che il cliente ha spuntato tutto attività . 

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Mancia! Qui abbiamo un esempio di utilizzo di client attività per richiedere al cliente la conferma dell'avvenuto caricamento dei documenti necessari per la preparazione fiscale. Tuttavia, puoi utilizzarlo per la conferma del cliente quando hanno finito di compilare i moduli del libro paga, ecc. Guarda il video alla fine della sezione .

Vediamo come possiamo impostarlo:

1. Devi sempre avere un modello con le cose da fare per tutti i tuoi messaggi automatizzati. Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione. Il tuo modello potrebbe assomigliare a questo:

2. A seconda dei processi, puoi aggiungere una conferma separata di " Documenti caricati". fase alla tua Progetto confermando che il cliente ha inviato tutte le informazioni necessarie prima del suo lavoro passa alla In Prep fase .

3. Aggiungi l'automazione Invia messaggio per questo fase , quindi decidi se il messaggio verrà inviato alla chat esistente thread o ad uno nuovo. 

Di norma, per questo caso particolare dovrai scegliere l'opzione Rispondi all'ultima thread , perché potresti già avere una chat automatica thread creato per questo lavoro . Aggiunta di nuovo attività alla stessa chat thread aggiornerà quello creato in precedenza attività elenco che appare nella chat thread (se presente).

Una volta che lavoro entra in questo fase , il messaggio viene inviato automaticamente al client. Allo stesso tempo, viene automaticamente collegato al file lavoro . 

4. Assicurarsi che lo spostamento automatico lavori azionare per il fase è acceso. In questo modo, una volta che il cliente ha spuntato le cose da fare in una chat thread , IL lavoro viene automaticamente spostato a quello successivo fase .

Qui puoi vedere un altro esempio di utilizzo di questa funzionalità per automatizzare la compilazione dei moduli del libro paga:

Collega la chat thread al lavoro manualmente

È possibile collegare i thread di chat lavori da un proprietario dell'azienda, un amministratore o qualsiasi dipendente con diritti di accesso per visualizzare tutti accounts o assegnato al cliente account . 

Una volta che la chat thread viene collegato manualmente, la funzione a utomove lavori funziona come per i messaggi inviati e collegati automaticamente: 

  • Se ci sono clienti attività in una chat, il lavoro viene spostato al successivo fase quando il cliente li spunta tutti.
  • Se non ci sono clienti attività in una chat, la funzione spostamento automatico lavori non funziona per la chat collegata.

Per collegare manualmente una chat thread , vai al Progetto , assicurati che il lavoro è a destra fase , clicca il lavoro casella, fai clic su + Link in alto a destra, seleziona Chat , quindi scegli i thread della chat. Puoi anche collegare un file lavoro quando crei una nuova chat.

  • Puoi collegare qualsiasi chat thread che contiene i messaggi precedentemente inviati agli utenti del account .
  • Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo i thread attivi. Per vedere tutte o solo le discussioni archiviate, fare clic su Filtro pulsante , seleziona Tutti o Archiviati .
  • UN lavoro può avere tutti i thread collegati necessari.

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Nota! Se il cliente attività in una chiacchierata thread non sono selezionati e sposti manualmente i file lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare riguardo alla chat in sospeso thread (qui trovi ulteriori informazioni sulla gestione degli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ).

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