spostamento automatico (Base): invio di messaggi e collegamento a lavori

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Puoi fare in modo che i tuoi messaggi vengano inviati automaticamente. Inoltre, il tuo lavori può passare automaticamente al successivo fase del Progetto una volta che il cliente controlla tutti i client attività all'interno della chat. In questo articolo scoprirai come utilizzare i messaggi automatici, sia con il spostamento automatico opzione o senza di essa.

Trattato qui:

• Utilizza messaggi automatici per informare i clienti sui progressi del tuo lavoro
• Abilitare spostamento automatico per richiedere al cliente la conferma del "Caricamento effettuato"/compilazione dei moduli
• Collega la chat thread al lavoro manualmente

Utilizza messaggi automatici per informare i clienti sui progressi del tuo lavoro

Le aziende che utilizzano l'automazione dei messaggi tendono a inviare più messaggi all'interno di ciascuna lavoro , avvisando i clienti degli aggiornamenti come il file lavoro si muove all'interno dell'azienda flusso di lavoro . Quindi, i tuoi clienti potrebbero ricevere messaggi come: “Ehi, Lisa! Ho bisogno che tu compili questo questionario “ o “Ehi, Bart! Il tuo reso è in fase di revisione!“ 

Il processo di solito va così:

1. Se vuoi che i tuoi messaggi vengano inviati automaticamente, devi sempre avere prima un modello . Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione.

2. Aggiungi l'automazione Invia messaggio per ciascuno fase per cui si desidera informare il cliente di ciò che sta accadendo. Una volta il lavoro entra in questo fase , un messaggio viene inviato automaticamente al client. Allo stesso tempo, è automaticamente collegato al lavoro . 

3. Decidi se il messaggio verrà inviato alla chat esistente thread o ad uno nuovo. Di norma, vorrai selezionare Crea nuovo thread opzione per il primo fase (quando il tuo nuovo ciclo di lavoro è iniziato) e Rispondi al più tardi thread opzione per l'altro fasi (quando hai già creato una chat thread per questo lavoro ). 

Nota! Se il tuo modello di chat non include client attività , il messaggio automatico non richiede l'intervento dell'utente. quindi, il spostamento automatico lavori caratteristica non prende in considerazione account questa automazione. Quindi, non importa se il spostamento automatico lavori azionare è acceso o spento. (Ecco di più su come gestire gli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ). 

Abilitare spostamento automatico per richiedere al cliente la conferma del "Caricamento effettuato"/compilazione dei moduli

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

TaxDome Le chat possono includere elenchi di cose da fare per i tuoi clienti . Questa funzione viene spesso utilizzata per creare una lista di controllo dei documenti necessari per la preparazione fiscale, richiedere una conferma che l'azione richiesta dal cliente sia stata completata, ecc. 

E se i tuoi messaggi automatici includono tali cose da fare, puoi usarli con il spostamento automatico lavori caratteristica, in modo che a lavoro passa automaticamente al successivo fase una volta che il cliente controlla tutto attività . 

Mancia! Qui, abbiamo un esempio di utilizzo di client attività per aver richiesto al cliente la conferma del "Caricamento effettuato" dei documenti necessari alla predisposizione della dichiarazione dei redditi. Tuttavia, puoi usarlo per la conferma del cliente per quando ha finito di compilare i moduli del libro paga, ecc. Guarda il video alla fine della sezione .

Vediamo come possiamo impostarlo:

1. Devi sempre avere un modello con le cose da fare per tutti i tuoi messaggi automatici. Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione. Il tuo modello potrebbe assomigliare a questo:

2. A seconda dei tuoi processi, puoi aggiungere una conferma separata " Documenti caricati". fase alla tua Progetto confermando che il cliente ha inviato tutte le informazioni necessarie prima del loro lavoro si sposta nell'In Prep fase .

3. Aggiungi l'automazione Invia messaggio per questo fase , quindi decidi se il messaggio verrà inviato alla chat esistente thread o ad uno nuovo. Di norma, vorrai scegliere Rispondi all'ultimo thread opzione per questo caso particolare, perché potresti già avere una chat automatica thread creato per questo lavoro .

Una volta il lavoro entra in questo fase , il messaggio viene inviato automaticamente al client. Allo stesso tempo, è automaticamente collegato al lavoro . 

4. Assicurati che spostamento automatico lavori azionare per il fase è acceso. In questo modo, una volta che il cliente controlla le cose da fare in una chat thread , IL lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase .

Qui puoi vedere un altro esempio di utilizzo di questa funzione per automatizzare la compilazione dei moduli del libro paga:

Collega la chat thread al lavoro manualmente

I thread di chat possono essere collegati a lavori da un proprietario dell'azienda, un amministratore o qualsiasi dipendente con diritti di accesso per visualizzare tutto accounts o chi è assegnato al cliente account . 

Una volta che la chat thread è collegato manualmente, l' a utomove lavori la funzione funziona come per i messaggi inviati e collegati automaticamente: 

• Se ci sono client attività in una chat, il lavoro viene spostato al successivo fase quando il cliente li controlla tutti.
• Se non ci sono client attività in una chat, il spostamento automatico lavori la funzione non funziona per la chat collegata.

Per collegare manualmente una chat thread , vai al Progetto , assicurati che il lavoro è a destra fase , clicca il lavoro casella, fai clic su + Link in alto a destra, seleziona Chat , quindi scegli i thread della chat.

• Puoi collegare qualsiasi chat thread che contiene i messaggi precedentemente inviati agli utenti del account .
• Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo i thread ancora attivi. Per vedere tutti i thread o solo quelli archiviati, cliccate sul pulsante Filtro , seleziona Tutto o Archiviato, quindi selezionare Applica.
• Un lavoro può avere tanti thread collegati quanti sono necessari.

Nota! Se il cliente attività in una chiacchierata thread non sono spuntati e si sposta manualmente il file lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare riguardo alla chat in sospeso thread (ecco di più sulla gestione degli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ).