progetti (Base): Come fase le automazioni funzionano

Le automazioni ti fanno risparmiare tempo attivando automaticamente le azioni al momento giusto nel tuo flusso di lavoro Mentre ti muovi un lavoro attraverso diversi fasi , il passaggio successivo viene avviato senza alcuno sforzo manuale.

Automazioni, spiegate

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Un'automazione è un meccanismo che rende il tuo flusso di lavoro funzionare automaticamente. TaxDome le automazioni avviano azioni per te, i membri del tuo team o i tuoi clienti durante le diverse fasi o in personalizzato lavoro stati delle tue procedure di lavoro:

Come un lavoro si muove attraverso i diversi fasi di un Progetto , le automazioni che imposti attivano le azioni che devono essere intraprese affinché il lavoro da completare.
Quando assegni uno stato lavoro personalizzato , le automazioni che imposti attivano azioni che consentono lavoro per passare da una consuetudine stato (ad esempio, informazioni mancanti ) all'attivo stato .

Inoltre, le automazioni includono l' lavori spostamento automatico caratteristica. È possibile impostare trigger causa-effetto, quindi un lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase quando tutti i requisiti per la corrente fase sono soddisfatte.

Quando un cliente paga una fattura e invia un questionario , ad esempio, il lavoro passa automaticamente al successivo fase nel Progetto , dove viene attivata una nuova automazione (ad esempio, una attività per la tua squadra è stata creata).

Ad esempio, la tua azienda ha un processo di imposta personale. Potresti voler ricevere un'e-mail introduttiva e una personalizzata questionario da inviare automaticamente al cliente. Quindi, quando il cliente invia il file questionario , IL lavoro per il loro account passa automaticamente a quello successivo fase , ad esempio, preparazione fiscale. Potresti quindi voler avviare un attività per un membro del team da completare e così via.

Ecco come potrebbe apparire un processo di esempio per il tuo cliente. Puoi vederlo ciascuno fase può avere automazioni che semplificano la tua routine.

Suggerimento! Consulta progetti (Base): il tuo primo tutorial Progetto con automazioni in cui spieghiamo come funziona un tipico Progetto con modelli, stati personalizzati e automazioni vengono creati e cosa succede quando aggiungi un lavoro e spostarlo ulteriormente.

Per iniziare, segui questi passaggi:

1. Scarica a Progetto dal Marketplace . Ciò copierà anche tutti i modelli utilizzati all'interno delle automazioni.

2. Selezionare a fase , aggiungi o modifica le automazioni in seguito, quindi seleziona un modello.

3. Decidere se si desidera utilizzare la funzione lavori spostamento automatico . Puoi attivarlo o disattivarlo per ciascuno fase tranne l'ultimo.

4. Salva il Progetto . Una volta aggiunta l'automazione, puoi visualizzarla andando su Progetto pagina e facendo clic sull'icona di automazione sopra il file fase .

Aggiungere automazioni

Attenzione! Le automazioni appena aggiunte non si attiveranno lavori che sono stati spostati in a fase prima che l'automazione fosse creata.

Prima di creare automazioni, pensa al diverso fasi del vostro processo lavorativo che richiede un tipo specifico di follow-up:

Quando hai un compito, scrivi le differenze fasi del processo lavorativo.
Cerchia Il fasi che richiedono azioni di follow-up.
Definisci quali sono queste azioni, in modo da poterle aggiungere come automazioni quando ne crei una nuova Progetto SU TaxDome .

Una volta che sai quali automazioni desideri creare, il passaggio successivo è aggiungerle a un file Progetto :

1. Quando si modificano gli stati Progetto fasi o lavoro personalizzati , selezionare fase a cui vuoi collegare l'automazione, fai clic su Aggiungi automazioni o fai clic su Modifica automazioni su qualsiasi automazione se ne hai già una:

Quindi seleziona il tipo di automazione:

Applica modello di cartella : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , la struttura delle cartelle dei documenti viene modificata in quella di un modello selezionato.
Aggiorna tag account : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , un selezionato tag viene applicato automaticamente al loro account o cancellato da esso. Puoi anche decidere di cancellare tutto account tag .
Crea fattura : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , verrà inviata loro una fattura basata su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Crea questionario : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , UN questionario in base a un modello selezionato viene inviato loro. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Crea attività : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , UN attività viene creato in base al modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Invia richiesta al cliente : Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , viene inviata loro una richiesta client basata su un modello selezionato. Viene inoltre automaticamente collegata al lavoro .
Invia proposta : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , viene inviata loro una proposta basata su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Invia e-mail : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , verrà inviata loro un'e-mail basata su un modello selezionato.
Invia messaggio : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , viene inviato loro un messaggio basato su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Aggiorna l'accesso account : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , account autorizzazioni di accesso per i membri del team che hanno accesso a account sono aggiornati.
Aggiornamento lavoro assegnatario : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , i membri del team vengono automaticamente assegnati al lavoro e/o non essere più assegnati.
Aggiornamento stato lavoro rivolto al cliente : Once a lavoro per un cliente entra in questo fase , gli stati rivolti al cliente vengono aggiornati di conseguenza.

2. Seleziona un modello per la tua automazione o clicca su Nuovo modello per crearne uno nuovo. Una volta creato e salvato il modello, potrai selezionarlo dall'elenco.

3. Se vuoi che vengano inviate email aggiuntive ai tuoi clienti quando non rispondono entro un certo lasso di tempo, abilita la funzione Promemoria . Queste automazioni funzionano per questionari , richieste dei clienti, proposte, fatture e messaggi.

4. Se vuoi che la tua automazione venga attivata solo per determinati client, clicca su Aggiungi condizioni o Modifica condizioni (se il logis è già impostato), quindi aggiungi una condizione. Ecco maggiori informazioni su fasi condizionali e automazioni .

5. Aggiungi tutte le automazioni per ciascuna fase come necessario.

6. Decidi se vuoi il tuo lavori per essere spostato automaticamente a quello successivo fase una volta eseguite tutte le azioni associate, ad esempio il questionario è completata, la fattura è pagata, ecc. Leggi di più su automoving lavori .

7. Fare clic su Salva pulsante per salvare le modifiche.

L'ordine delle automazioni

Di solito, non dovresti essere a conoscenza dell'ordine delle automazioni all'interno di una fase o personalizzato lavoro stato Vengono attivati uno alla volta una volta a lavoro entra nel fase o è assegnato con stato . Quindi, se un messaggio viene inviato al client insieme a questionario , questi due eventi accadono quasi simultaneamente.

Tuttavia, in alcuni casi, l'ordine di automazione è importante perché alcune automazioni possono dipendere da altre. Ad esempio, se hai l'automazione Aggiorna tag account che cancella tutto tag dal cliente accounts e l'automazione condizionale che invia questionari solo al accounts con uno specifico tag applicato, dovresti controllare attentamente l'ordine. Nell'ultimo esempio, potresti voler posizionare l'automazione tag Update account al secondo posto, altrimenti l'automazione condizionale non funzionerà.

Puoi modificare l'ordine delle automazioni. Per accedere alla barra laterale Automazioni , fai clic su qualsiasi automazione all'interno della barra laterale fase , passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascinala.

Elimina automazioni

Puoi eliminare le automazioni durante la modifica di a Progetto .

1. Durante la modifica del Progetto nella scheda fasi , seleziona fase o un personalizzato lavoro stato con l'automazione. Puoi vedere il numero di automazioni in un fase al centro.

2. Fare clic su qualsiasi automazione all'interno di fase o il collegamento Modifica automazioni per accedere alla barra laterale Automazioni .

3. Fare clic sull'icona del cestino a destra dell'automazione, quindi fare clic su Salva .

Visualizza le automazioni in progetti

Puoi sempre scoprire quali automazioni vengono utilizzate in a Progetto . Puoi anche aggiungere o eliminare rapidamente le automazioni.

C'è un'icona di automazione con il contatore sopra ciascuna fase . Fare clic sull'icona per esplorare i dettagli: quali automazioni sono disponibili fase ha e quali modelli vengono utilizzati. Se ci sono automazioni condizionali, saranno contrassegnati di conseguenza. Puntare il cursore per vedere il tag che attiva l'automazione.
Se c'è un condizionale fase , vedrai il collegamento alle condizioni fase sopra di esso. Fare clic per esplorare quale tag vengono utilizzati come trigger.
Per apportare modifiche al Progetto , fai clic sul collegamento Aggiungi automazioni o Aggiungi tag . Si aprirà la finestra Modifica Progetto .