Come fase automazioni in progetti lavoro

Sommario

Automazioni, spiegate
Aggiungere automazioni
L'ordine delle automazioni
Elimina automazioni
Visualizza le automazioni in progetti

Le automazioni ti fanno risparmiare tempo attivando automaticamente le azioni al momento giusto nel tuo flusso di lavoro Mentre ti muovi un lavoro attraverso diversi fasi , il passaggio successivo viene avviato senza alcuno sforzo manuale.

Automazioni, spiegate

Un'automazione è un meccanismo che rende il tuo flusso di lavoro funzionare automaticamente. TaxDome le automazioni avviano azioni per te, i membri del tuo team o i tuoi clienti durante le diverse fasi o in personalizzato lavoro stati delle tue procedure di lavoro:

As a job moves through the different stages of a pipeline , the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.
As you assign a custom job status , the automations you set up trigger actions that allow your job to move from a custom status (e.g., Missing information) to the Active status.

Inoltre, le automazioni includono l' lavori spostamento automatico caratteristica. È possibile impostare trigger causa-effetto, quindi un lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase quando tutti i requisiti per la corrente fase sono soddisfatte.

Quando un cliente paga una fattura e invia un questionario , ad esempio, il lavoro passa automaticamente al successivo fase nel Progetto , dove viene attivata una nuova automazione (ad esempio, una attività per la tua squadra è stata creata).

Ad esempio, la tua azienda ha un processo di imposta personale. Potresti voler ricevere un'e-mail introduttiva e una personalizzata questionario da inviare automaticamente al cliente. Quindi, quando il cliente invia il file questionario , IL lavoro per il loro account passa automaticamente a quello successivo fase , ad esempio, preparazione fiscale. Potresti quindi voler avviare un attività per un membro del team da completare e così via.

Ecco come potrebbe apparire un processo di esempio per il tuo cliente. Puoi vedere che ogni fase puoi avere delle automazioni che semplificano la tua routine.

Per iniziare, segui questi passaggi:

Download a pipeline from the Marketplace . This will also copy all templates used inside automations.
Seleziona un fase , aggiungi o modifica le automazioni come follow-up, quindi seleziona un modello.
Decide if you want to use the jobs automove feature. You can turn it on or off for each stage except for the last one.
Salva il Progetto Una volta aggiunta l'automazione, puoi vederla andando su Progetto pagina e cliccando sull'icona di automazione sopra la fase .

Aggiungere automazioni

Avvertimento

Le automazioni appena aggiunte non verranno attivate per lavori che sono stati spostati in un fase prima che l'automazione venisse creata.

Prima di creare automazioni, pensa al diverso fasi del vostro processo lavorativo che richiede un tipo specifico di follow-up:

Quando hai un compito, scrivi le differenze fasi del processo lavorativo.
Cerchia Il fasi che richiedono azioni di follow-up.
Definisci quali sono queste azioni, in modo da poterle aggiungere come automazioni quando ne crei una nuova Progetto SU TaxDome .

Una volta che sai quali automazioni desideri creare, il passaggio successivo è aggiungerle a un file Progetto :

When editing pipeline stages or custom job statuses , select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

Quindi seleziona il tipo di automazione:

Apply folder template: Once a job for a client enters this stage, the folder structure of their docs is changed to that of a selected template.
Update account tags: Once a job for a client enters this stage, a selected tag is automatically applied to their account or deleted from it. You can also decide to clear all account tags.
Send invoice: Once a job for a client enters this stage, an invoice based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Create organizer: Once a job for a client enters this stage, an organizer based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Create task: Once a job for a client enters this stage, a task based on a selected template is created. It is also automatically linked to the job.
Send client request: Once a job for a client enters this stage, a client request based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Send proposal/EL: Once a job for a client enters this stage, a proposal based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Send email: Once a job for a client enters this stage, an email based on a selected template is sent to them.
Send message: Once a job for a client enters this stage, a message based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Update account access: Once a job for a client enters this stage, account access permissions for the team members who have access to the account are updated.
Update job dates : Once a job for a client enters this stage, the intake date and/or internal deadline are automatically updated according to your configuration (e.g., date job entered stage or other reference date).
Update job assignees: Once a job for a client enters this stage, team members are automatically assigned to the job and/or become unassigned.
Add wiki page: Once a job for a client enters this stage, a published wiki page with instructions is automatically linked to the job, making it easily accessible for your team members.
Update client-facing job status : Once a job for a client enters this stage, client-facing statuses are updated accordingly.

Seleziona un modello per la tua automazione o clicca su "Nuovo modello" per crearne uno nuovo. Una volta creato e salvato il modello, potrai selezionarlo dall'elenco.
If you want additional emails to be sent to your clients when they don’t respond within a certain time frame, enable the Reminders feature . These automations work for the organizers, client requests, proposals, invoices and messages.
If you want your automation to be triggered only for certain clients, click Add conditions or Edit conditions (if the logis is already set up), then add a condition. Here’s more on conditional stages and automations .
Aggiungi tutte le automazioni che vuoi per ciascuna fase secondo necessità.
Decide if you want your jobs to be moved automatically to the next stage once all associated actions are done, e.g., the organizer is completed, the invoice is paid, etc. Read more on automoving jobs .
Fare clic su Salva pulsante per salvare le modifiche.

L'ordine delle automazioni

Di solito, non dovresti essere a conoscenza dell'ordine delle automazioni all'interno di una fase o personalizzato lavoro stato Vengono attivati uno alla volta una volta al giorno. lavoro entra nel fase o è assegnato con stato Quindi, se un messaggio viene inviato al client insieme a questionario , questi due eventi accadono quasi simultaneamente.

Tuttavia, in alcuni casi, l'ordine delle automazioni è importante perché alcune automazioni potrebbero dipendere da altre. Ad esempio, se si dispone dell'automazione Aggiorna tag account che cancella tutti tag dal cliente accounts e l'automazione condizionale che invia questionari solo al accounts con uno specifico tag Applicato, è necessario controllare attentamente l'ordine. Nell'ultimo esempio, potresti voler posizionare l'automazione "Aggiorna tag account al secondo posto, altrimenti l'automazione condizionale non funzionerà.

È possibile modificare l'ordine delle automazioni. Per accedere alla barra laterale delle automazioni , fare clic su qualsiasi automazione all'interno fase , passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascinala.

Elimina automazioni

Puoi eliminare le automazioni durante la modifica di a Progetto .

Durante la modifica del Progetto nella scheda fasi , seleziona fase o un'usanza lavoro stato con l'automazione. Puoi vedere il numero di automazioni in un fase al centro.
Fare clic su qualsiasi automazione all'interno del fase oppure il link Modifica automazioni per accedere alla barra laterale Automazioni .
Fare clic sull'icona del cestino a destra dell'automazione, quindi fare clic su Salva .

Visualizza le automazioni in progetti

Puoi sempre scoprire quali automazioni vengono utilizzate in a Progetto . Puoi anche aggiungere o eliminare rapidamente le automazioni.

C'è un'icona di automazione con il contatore sopra ciascuna fase . Fare clic sull'icona per esplorare i dettagli: quali automazioni sono disponibili fase ha e quali modelli vengono utilizzati. Se ci sono automazioni condizionali, saranno contrassegnati di conseguenza. Puntare il cursore per vedere il tag che attiva l'automazione.
Se c'è una condizione fase , vedrai il collegamento alle condizioni fase sopra. Fai clic per esplorare quali tag vengono utilizzati come trigger.
Per apportare modifiche al Progetto , clicca sul link Aggiungi automazioni o Aggiungi tag . Si aprirà la finestra Modifica Progetto .