Come fase automazioni in progetti lavoro

Sommario

Automazioni, spiegate
Aggiungere automazioni
L'ordine delle automazioni
Elimina automazioni
Visualizza le automazioni in progetti

Le automazioni ti fanno risparmiare tempo attivando automaticamente le azioni al momento giusto nel tuo flusso di lavoro Mentre ti muovi un lavoro attraverso diversi fasi , il passaggio successivo viene avviato senza alcuno sforzo manuale.

Automazioni, spiegate

Un'automazione è un meccanismo che rende il tuo flusso di lavoro funzionare automaticamente. TaxDome le automazioni avviano azioni per te, i membri del tuo team o i tuoi clienti durante le diverse fasi o in personalizzato lavoro stati delle tue procedure di lavoro:

Come un lavoro si muove attraverso i diversi fasi di un Progetto , le automazioni che imposti attivano le azioni che devono essere intraprese affinché lavoro da completare.
Quando assegni uno stato lavoro personalizzato , le automazioni che imposti attivano azioni che consentono lavoro per passare da una consuetudine stato (ad esempio, informazioni mancanti ) all'attivo stato .

Inoltre, le automazioni includono l' lavori spostamento automatico caratteristica. È possibile impostare trigger causa-effetto, quindi un lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase quando tutti i requisiti per la corrente fase sono soddisfatte.

Quando un cliente paga una fattura e invia un questionario , ad esempio, il lavoro passa automaticamente al successivo fase nel Progetto , dove viene attivata una nuova automazione (ad esempio, una attività per la tua squadra è stata creata).

Ad esempio, la tua azienda ha un processo di imposta personale. Potresti voler ricevere un'e-mail introduttiva e una personalizzata questionario da inviare automaticamente al cliente. Quindi, quando il cliente invia il file questionario , IL lavoro per il loro account passa automaticamente a quello successivo fase , ad esempio, preparazione fiscale. Potresti quindi voler avviare un attività per un membro del team da completare e così via.

Ecco come potrebbe apparire un processo di esempio per il tuo cliente. Puoi vedere che ogni fase puoi avere delle automazioni che semplificano la tua routine.

Per iniziare, segui questi passaggi:

Scarica un Progetto dal Marketplace . Verranno copiati anche tutti i modelli utilizzati all'interno delle automazioni.
Seleziona un fase , aggiungi o modifica le automazioni come follow-up, quindi seleziona un modello.
Decidi se vuoi utilizzare la funzione spostamento automatico lavori . Puoi attivarla o disattivarla per ogni fase tranne l'ultimo.
Salva il Progetto Una volta aggiunta l'automazione, puoi vederla andando su Progetto pagina e cliccando sull'icona di automazione sopra la fase .

Aggiungere automazioni

Avvertimento

Le automazioni appena aggiunte non verranno attivate per lavori che sono stati spostati in un fase prima che l'automazione venisse creata.

Prima di creare automazioni, pensa al diverso fasi del vostro processo lavorativo che richiede un tipo specifico di follow-up:

Quando hai un compito, scrivi le differenze fasi del processo lavorativo.
Cerchia Il fasi che richiedono azioni di follow-up.
Definisci quali sono queste azioni, in modo da poterle aggiungere come automazioni quando ne crei una nuova Progetto SU TaxDome .

Una volta che sai quali automazioni desideri creare, il passaggio successivo è aggiungerle a un file Progetto :

Quando si modificano gli stati Progetto fasi o lavoro personalizzati , selezionare fase a cui vuoi collegare l'automazione, fai clic su Aggiungi automazioni o su Modifica automazioni su qualsiasi automazione se ne hai già una:

Quindi seleziona il tipo di automazione:

Applica modello cartella: una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , la struttura delle cartelle dei loro documenti viene modificata in quella di un modello selezionato.
Aggiorna tag account : una volta lavoro per un cliente entra in questo fase , un selezionato tag viene applicato automaticamente al loro account o eliminati da esso. Puoi anche decidere di cancellare tutto account tag .
Invia fattura: Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , viene inviata loro una fattura basata su un modello selezionato. Essa viene inoltre automaticamente collegata al lavoro .
Crea questionario : Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , UN questionario in base a un modello selezionato viene inviato loro. Viene inoltre collegato automaticamente al lavoro .
Crea attività : Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , UN attività in base a un modello selezionato viene creato. Viene inoltre collegato automaticamente al lavoro .
Invia richiesta al cliente: Una volta lavoro per un cliente entra in questo fase , viene inviata loro una richiesta client basata su un modello selezionato. Viene inoltre automaticamente collegata al lavoro .
Invia proposta/EL: Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , viene inviata loro una proposta basata su un modello selezionato. Viene inoltre automaticamente collegata al lavoro .
Invia email: Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , viene inviata loro un'e-mail basata su un modello selezionato.
Invia messaggio: Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , viene inviato loro un messaggio basato su un modello selezionato. Viene inoltre automaticamente collegato al lavoro .
Aggiorna l'accesso account : una volta lavoro per un cliente entra in questo fase , account autorizzazioni di accesso per i membri del team che hanno accesso al account vengono aggiornati.
Aggiorna le date lavoro : una volta lavoro per un cliente entra in questo fase , la data di assunzione e/o la scadenza interna vengono aggiornate automaticamente in base alla configurazione (ad esempio, data lavoro entrato fase o altra data di riferimento).
Aggiornamento lavoro assegnatari : Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , i membri del team vengono assegnati automaticamente al lavoro e/o non essere più assegnato.
Aggiungi pagina wiki: Una volta a lavoro per un cliente entra in questo fase , una pagina wiki pubblicata con le istruzioni è automaticamente collegata al lavoro , rendendolo facilmente accessibile ai membri del tuo team.
Aggiornamento stato lavoro rivolto al cliente : Once a lavoro per un cliente entra in questo fase , gli stati rivolti al cliente vengono aggiornati di conseguenza.

Seleziona un modello per la tua automazione o clicca su "Nuovo modello" per crearne uno nuovo. Una volta creato e salvato il modello, potrai selezionarlo dall'elenco.
Se desideri che vengano inviate email aggiuntive ai tuoi clienti quando non rispondono entro un determinato intervallo di tempo, abilita la funzione Promemoria . Queste automazioni funzionano per questionari , richieste dei clienti, proposte, fatture e messaggi.
Se desideri che l'automazione venga attivata solo per determinati clienti, clicca su "Aggiungi condizioni" o "Modifica condizioni" (se la logis è già impostata), quindi aggiungi una condizione. Ecco maggiori informazioni sulle fasi condizionali e sulle automazioni .
Aggiungi tutte le automazioni che vuoi per ciascuna fase secondo necessità.
Decidi se vuoi il tuo lavori per essere spostato automaticamente al successivo fase una volta che tutte le azioni associate sono state eseguite, ad esempio, il questionario è completato, la fattura è pagata, ecc. Leggi di più su automoving lavori .
Fare clic su Salva pulsante per salvare le modifiche.

L'ordine delle automazioni

Di solito, non dovresti essere a conoscenza dell'ordine delle automazioni all'interno di una fase o personalizzato lavoro stato Vengono attivati uno alla volta una volta al giorno. lavoro entra nel fase o è assegnato con stato Quindi, se un messaggio viene inviato al client insieme a questionario , questi due eventi accadono quasi simultaneamente.

Tuttavia, in alcuni casi, l'ordine delle automazioni è importante perché alcune automazioni potrebbero dipendere da altre. Ad esempio, se si dispone dell'automazione Aggiorna tag account che cancella tutti tag dal cliente accounts e l'automazione condizionale che invia questionari solo al accounts con uno specifico tag Applicato, è necessario controllare attentamente l'ordine. Nell'ultimo esempio, potresti voler posizionare l'automazione "Aggiorna tag account al secondo posto, altrimenti l'automazione condizionale non funzionerà.

È possibile modificare l'ordine delle automazioni. Per accedere alla barra laterale delle automazioni , fare clic su qualsiasi automazione all'interno fase , passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascinala.

Elimina automazioni

Puoi eliminare le automazioni durante la modifica di a Progetto .

Durante la modifica del Progetto nella scheda fasi , seleziona fase o un'usanza lavoro stato con l'automazione. Puoi vedere il numero di automazioni in un fase al centro.
Fare clic su qualsiasi automazione all'interno del fase oppure il link Modifica automazioni per accedere alla barra laterale Automazioni .
Fare clic sull'icona del cestino a destra dell'automazione, quindi fare clic su Salva .

Visualizza le automazioni in progetti

Puoi sempre scoprire quali automazioni vengono utilizzate in a Progetto . Puoi anche aggiungere o eliminare rapidamente le automazioni.

C'è un'icona di automazione con il contatore sopra ciascuna fase . Fare clic sull'icona per esplorare i dettagli: quali automazioni sono disponibili fase ha e quali modelli vengono utilizzati. Se ci sono automazioni condizionali, saranno contrassegnati di conseguenza. Puntare il cursore per vedere il tag che attiva l'automazione.
Se c'è una condizione fase , vedrai il collegamento alle condizioni fase sopra. Fai clic per esplorare quali tag vengono utilizzati come trigger.
Per apportare modifiche al Progetto , clicca sul link Aggiungi automazioni o Aggiungi tag . Si aprirà la finestra Modifica Progetto .