progetti (Base): come funzionano le automazioni

Le automazioni ti aiutano a risparmiare tempo. Li aggiungi in modo che un'azione venga avviata automaticamente come passaggio successivo nel file flusso di lavoro processo mentre ti muovi a lavoro attraverso i vari fasi del tuo flusso di lavoro .

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Coperto qui:

Automazioni, spiegate

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Nel caso ti stia grattando la testa, un'automazione è un meccanismo che fa funzionare automaticamente un sistema. TaxDome Le automazioni di avviano azioni per te, i membri del tuo team o i tuoi clienti durante le diverse fasi fasi delle tue procedure lavorative. Come un lavoro si muove attraverso il diverso fasi di un Progetto , le automazioni impostate attivano azioni che devono essere intraprese affinché il lavoro essere completato.

Inoltre, le automazioni includono il lavori spostamento automatico caratteristica. Puoi impostare trigger di causa-effetto, quindi a lavoro viene automaticamente spostato a quello successivo fase quando tutti i requisiti per la corrente fase sono soddisfatte. Quando un cliente paga una fattura e invia un file questionario , ad esempio, il lavoro passa automaticamente a quello successivo fase nel Progetto , dove viene attivata una nuova automazione (ad esempio, a attività per la tua squadra viene creato).

Ad esempio, la tua azienda ha un processo di imposta personale. Potresti voler ricevere un'e-mail introduttiva e una personalizzata questionario da inviare automaticamente al cliente. Quindi, quando il cliente invia il file questionario , IL lavoro per il loro account passa automaticamente a quello successivo fase , ad esempio, preparazione fiscale. Potresti quindi voler avviare un attività per un membro del team da completare e così via.

Ecco come potrebbe apparire un processo di esempio per il tuo cliente. Puoi vederlo ciascuno fase può avere automazioni che semplificano la tua routine.

mancia

Mancia! Vedi progetti (Base): il tuo primo Progetto con tutorial sulle automazioni in cui spieghiamo come funziona un tipico Progetto con modelli e automazioni e cosa succede quando aggiungi un file lavoro ad esso e spostarlo ulteriormente.

Per iniziare, segui questi passaggi:

1. Scarica a Progetto dal Marketplace . Ciò copierà anche tutti i modelli utilizzati all'interno delle automazioni.

2. Selezionare a fase , aggiungi o modifica le automazioni in seguito, quindi seleziona un modello.

3. Decidere se si desidera utilizzare la funzione lavori spostamento automatico . Puoi attivarlo o disattivarlo per ciascuno fase tranne l'ultimo.

4. Salva il Progetto . Una volta aggiunta l'automazione, puoi visualizzarla andando su Progetto pagina e facendo clic sull'icona di automazione sopra il file fase .

Aggiunta di automazioni

Attenzione

Attenzione! Le automazioni appena aggiunte non si attiveranno lavori che sono stati spostati in a fase prima che l'automazione fosse creata.

Prima di creare automazioni, pensa al diverso fasi del vostro processo lavorativo che richiede un tipo specifico di follow-up:

  1. Quando hai un compito, scrivi le differenze fasi del processo lavorativo.

  2. Cerchia Il fasi che richiedono azioni di follow-up.

  3. Definisci quali sono queste azioni, in modo da poterle aggiungere come automazioni quando ne crei una nuova Progetto SU TaxDome .

Una volta che sai quali automazioni desideri creare, il passaggio successivo è aggiungerle a un file Progetto :

1. Quando si modifica Progetto fasi , selezionare il fase a cui vuoi collegare l'automazione, clicca su Aggiungi automazioni pulsante o su qualsiasi automazione se ne hai già una, quindi seleziona il tipo di automazione:

  • Applica modello di cartella : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , la struttura delle cartelle dei documenti viene modificata in quella di un modello selezionato.
  • Aggiorna tag account : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , un selezionato tag viene applicato automaticamente al loro account o cancellato da esso. Puoi anche decidere di cancellare tutto account tag .
  • Crea fattura : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , verrà inviata loro una fattura basata su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Crea questionario : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , UN questionario in base a un modello selezionato viene inviato loro. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Crea attività : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , UN attività viene creato in base al modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Invia proposta : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , viene inviata loro una proposta basata su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Invia e-mail : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , verrà inviata loro un'e-mail basata su un modello selezionato.
  • Invia messaggio : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , viene inviato loro un messaggio basato su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Aggiorna l'accesso account : una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , account autorizzazioni di accesso per i membri del team che hanno accesso a account sono aggiornati.
  • Aggiornamento lavoro assegnatario : Una volta a lavoro per un cliente inserisci questo fase , i membri del team vengono automaticamente assegnati al lavoro e/o non essere più assegnati.
  • Aggiornamento dello stato lavoro rivolto al cliente : Once a lavoro per un cliente inserisci questo fase , gli stati rivolti al cliente vengono aggiornati di conseguenza.

2. Seleziona un modello per la tua automazione o fai clic su Nuovo modello pulsante per crearne uno nuovo. Una volta creato e salvato il modello, potrai selezionarlo dall'elenco.

3. Se desideri che vengano inviate ulteriori email ai tuoi clienti quando non rispondono entro un determinato intervallo di tempo, abilita la funzione Promemoria (queste automazioni funzionano per questionari , proposte, fatture e messaggi). Ulteriori informazioni sui promemoria .

4. Se desideri che l'automazione venga attivata solo per determinati clienti, fai clic su Modifica condizioni pulsante , quindi aggiungi una condizione. Ecco di più sulle fasi condizionali .

5. Aggiungi tutte le automazioni per ciascuna fase come necessario. 

6. Decidi se vuoi il tuo lavori per essere spostato automaticamente a quello successivo fase una volta eseguite tutte le azioni associate, ad esempio il questionario è completata, la fattura è pagata, ecc. Leggi di più su automoving lavori .

7. Fare clic su Salva pulsante per salvare le modifiche.

L'ordine delle automazioni

Di solito non dovresti essere a conoscenza dell'ordine delle automazioni al suo interno fase . Vengono attivati uno per uno una volta a lavoro entra nel fase . Quindi, se un messaggio viene inviato al client insieme a questionario , questi due eventi accadono quasi contemporaneamente. 

Tuttavia, in alcuni casi, l'ordine di automazione è importante perché alcune automazioni possono dipendere da altre. Ad esempio, se disponi dell'automazione tag Aggiorna Account che cancella tutto tag dal cliente accounts e l'automazione condizionale che invia questionari solo al accounts con uno specifico tag applicato, è necessario controllare attentamente l'ordine. In quest'ultimo esempio, potresti voler posizionare l'automazione del tag Aggiorna Account al secondo posto, altrimenti l'automazione condizionale non funzionerà.

Puoi modificare l'ordine delle automazioni. Per accedere alla barra laterale Automazioni , fai clic su qualsiasi automazione all'interno della barra laterale fase , passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascinala. 

Eliminazione delle automazioni

Puoi eliminare le automazioni durante la modifica di a Progetto .

1. Durante la modifica Progetto fasi , seleziona il fase con l'automazione. Puoi vedere il numero di automazioni in a fase al centro.

2. Fare clic su qualsiasi automazione all'interno di fase o il collegamento Modifica automazioni per accedere alla barra laterale Automazioni .

3. Fare clic sul cestino a destra dell'automazione, quindi fare clic su Salva .

Visualizzazione delle automazioni in progetti

Puoi sempre scoprire quali automazioni vengono utilizzate in a Progetto . Puoi anche aggiungere o eliminare rapidamente le automazioni.

  • C'è un'icona di automazione con il contatore sopra ciascuna fase . Fare clic sull'icona per esplorare i dettagli: quali automazioni sono disponibili fase ha e quali modelli vengono utilizzati. Se ci sono automazioni condizionali,  saranno contrassegnati di conseguenza. Puntare il cursore per vedere il tag che attiva l'automazione.
  • Se c'è un condizionale fase , vedrai il collegamento alle condizioni fase sopra di esso. Fare clic per esplorare quale tag vengono utilizzati come trigger.
  • Per apportare modifiche al Progetto , fai clic sul collegamento Aggiungi automazioni o Aggiungi tag . Si aprirà la finestra Modifica Progetto .

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