Progetti (Base): come funzionano le automazioni

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Le automazioni aiutano a risparmiare tempo. Le potete aggiungere in modo che un'azione venga avviata automaticamente, come passo successivo all'interno di un processo del flusso di lavoro, mentre spostate un lavoro attraverso le varie fasi del vostro flusso di lavoro.

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

Trattato qui:

Automazioni, spiegato
Aggiunta di automazioni
L'ordine delle automazioni
Eliminare le automazioni
Visualizzazione delle automazioni in progetti

Automazioni, spiegato

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Nel caso ti stia grattando la testa, un'automazione è un meccanismo che fa funzionare automaticamente un sistema. TaxDome Le automazioni di avviano azioni per te, i membri del tuo team o i tuoi clienti durante i diversi fasi delle vostre procedure di lavoro. Come un lavoro si muove attraverso il diverso fasi di un Progetto , le automazioni impostate attivano le azioni che devono essere intraprese affinché il lavoro essere completato.

Inoltre, le automazioni includono lo spostamento automatico dei lavori caratteristica. Sei in grado di impostare trigger di causa ed effetto, quindi a lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase quando tutti i requisiti per la corrente fase sono soddisfatte. Quando un cliente paga una fattura e firma a mandato , ad esempio, il lavoro passa automaticamente al successivo fase nel Progetto , dove viene attivata una nuova automazione (ad esempio, a attività per la tua squadra è stato creato).

Ad esempio, la tua azienda ha un processo fiscale personale. Potresti voler avere un'e-mail introduttiva e una personalizzata questionario da inviare automaticamente al cliente. Quindi, quando il cliente invia il file questionario , IL lavoro per il loro account passa automaticamente al successivo fase , ad esempio, Tax Prep. Potresti quindi voler avviare un file attività da completare per un membro del team e così via.

Ecco come potrebbe essere un processo di esempio per il tuo cliente. Puoi vedere che ciascuno fase può avere automazioni che semplificano la tua routine.

Mancia! Perfavore guarda progetti (Base): il tuo primo Progetto con Automazioni Tutorial dove spieghiamo come un tipico Progetto con modelli e automazioni e cosa succede quando aggiungi un file lavoro ad esso e spostarlo ulteriormente.

Per iniziare, seguite questi passi:

1. Copia a Progetto dalla nostra biblioteca . Questo copierà anche tutti i modelli utilizzati all'interno delle automazioni.

2. Selezionare un fase , aggiungi o modifica le automazioni come follow-up, quindi seleziona un modello.

3. Decidi se vuoi usare il file lavori spostamento automatico caratteristica. Puoi attivarlo o disattivarlo per ciascuno fase tranne l'ultimo.

4. Salvare il file Progetto . Una volta aggiunta l'automazione, puoi vederla andando su Progetto pagina e facendo clic sull'icona di automazione sopra il file fase .

Aggiunta di automazioni

Prima di creare automazioni, pensa al diverso fasi del tuo processo di lavoro che richiedono un tipo specifico di follow-up:

Quando avete un incarico, scrivete le diverse fasi del processo di lavoro.
Cerchiate le fasi che richiedono azioni di monitoraggio.
Definite quali sono queste azioni, in modo da poterle aggiungere come automazioni quando create un nuovo progetto su TaxDome.

Una volta che sai quali automazioni vuoi creare, il tuo prossimo passo è aggiungerle a un file Progetto :

1. Dal Progetto impostazioni, selezionare il fase a cui vuoi collegare l'automazione, fai clic su Aggiungi automazioni pulsante o su qualsiasi automazione se ne hai già una, quindi seleziona il tipo di automazione:

Applica modello di cartella : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , la struttura delle cartelle dei loro documenti viene modificata in quella di un modello selezionato.
Aggiornamento account tag : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , un selezionato tag viene applicato automaticamente al loro account o cancellato da esso. Puoi anche decidere di cancellare tutto account tag .
Crea fattura : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , viene loro inviata una fattura basata su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Creare questionario : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , UN questionario viene inviato loro in base a un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Creare attività : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , UN attività basato su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Inviare mandato : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , UN mandato viene inviato loro in base a un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Invia e-mail : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , viene loro inviata un'e-mail basata su un modello selezionato.
Invia messaggio : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , viene loro inviato un messaggio basato su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
Aggiornamento account accesso : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , account autorizzazioni di accesso per i membri del team che hanno accesso a account vengono aggiornati.
Aggiorna lavoro assegnatario : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , i membri del team vengono automaticamente assegnati al lavoro e/o diventano non assegnati.

2. Selezionare un modello per l'automazione o fare clic su Nuovo modello pulsante per crearne uno nuovo. Una volta creato e salvato il modello, potrai selezionarlo dall'elenco.

Per ulteriori informazioni su come creare modelli, seguire questi collegamenti:

3. Se desideri che vengano inviate e-mail aggiuntive ai tuoi clienti quando non rispondono entro un determinato periodo di tempo, abilita la funzione Promemoria (queste automazioni funzionano per il questionari , mandati , fatture e messaggi). Ulteriori informazioni sui promemoria .

4. Se desideri che la tua automazione venga attivata solo per determinati client, fai clic su Modifica condizioni pulsante , quindi aggiungi una condizione. Ecco di più sul condizionale fasi .

5. Aggiungi altrettante automazioni per ciascuna fase come necessario.

6. Decidi se vuoi il tuo lavori essere spostati automaticamente al successivo fase una volta completate tutte le azioni associate, ad es questionario è completato, la fattura è pagata, ecc. Leggi di più su automoving lavori .

7. Fare clic su Salva pulsante per salvare le modifiche.

L'ordine delle automazioni

Di solito, non dovresti essere a conoscenza dell'ordine delle automazioni all'interno di uno fase . Vengono attivati uno a uno una volta a lavoro entra nel fase . Quindi, se un messaggio viene inviato al client insieme a questionario , questi due eventi accadono quasi contemporaneamente.

Tuttavia, in alcuni casi, l'ordine di automazione è importante perché alcune automazioni possono dipendere da altre. Ad esempio, se hai Update Account tag automazione che cancella tutto tag dal cliente accounts e l'automazione condizionale che invia questionari solo al accounts con uno specifico tag applicato, è necessario controllare attentamente l'ordine. In quest'ultimo esempio, potresti voler posizionare il file Update Account tag l'automazione in secondo luogo, altrimenti l'automazione condizionale non funzionerà.

È possibile modificare l'ordine delle automazioni. Per accedere alla barra laterale Automazioni , fare clic su qualsiasi automazione all'interno del file fase , passa il mouse sopra l'icona Sposta , quindi trascinala e rilasciala.

Eliminare le automazioni

Potete cancellare le automazioni mentre modificate un progetto.

1. Dal Progetto impostazioni, selezionare il fase con l'automazione. Puoi vedere il numero di automazioni in a fase in mezzo.

2. Fare clic su qualsiasi automazione all'interno di fase o il collegamento Modifica automazioni per accedere alla barra laterale Automazioni .

3. Fare clic sul cestino icona a destra dell'automazione, quindi fai clic su Salva .

Visualizzazione delle automazioni in progetti

Puoi sempre scoprire quali automazioni vengono utilizzate in a Progetto . Puoi anche aggiungere o eliminare rapidamente le automazioni.

C'è un'icona di automazione con il contatore sopra ciascuno fase . Fare clic sull'icona per esplorare i dettagli: quali automazioni il fase ha e quali modelli vengono utilizzati. Se ci sono automazioni condizionali, saranno contrassegnati di conseguenza. Punta il cursore per vedere il tag che attiva l'automazione.
Se c'è una fase condizionale, vedrete sopra di esso il link Condizioni della fase. Fare clic per visualizzare quali tag le faranno attivare.
Per apportare modifiche al progetto, cliccare sul link Aggiungi automazioni o Aggiungi tag. Si aprirà la finestra Modifica progetto.