Automazioni spiegate

Le automazioni ti fanno risparmiare tempo attivando automaticamente le azioni al momento giusto nel tuo flusso di lavoro . Mentre ti muovi lavoro attraverso diversi fasi Il passaggio successivo viene avviato automaticamente, senza alcun intervento manuale. Questo articolo spiega il funzionamento delle automazioni; per istruzioni dettagliate su come aggiungerle, modificarle o eliminarle , consultare la relativa guida.

Automazioni in progetti in sintesi

L'automazione è un meccanismo che fa funzionare automaticamente flusso di lavoro . TaxDome le automazioni avviano azioni per te, i membri del tuo team o i tuoi clienti durante diversi Progetto fasi o personalizzato lavoro stati:

• Automazioni fase Progetto : attiva azioni come un lavoro si muove attraverso il fasi di un Progetto .

• Automazioni personalizzate stato lavoro : attiva azioni che spostano un lavoro da uno stato lavoro personalizzato (ad esempio, Informazioni mancanti) ad Attivo.

• lavori spostamento automatico : sposta automaticamente un lavoro a quello successivo fase quando tutti i requisiti per l'attuale fase vengono soddisfatte.

Ad esempio, la tua azienda ha un processo di imposta personale. Potresti voler ricevere un'e-mail introduttiva e una personalizzata questionario da inviare automaticamente al cliente. Quindi, quando il cliente invia il file questionario , IL lavoro per il loro account passa automaticamente a quello successivo fase , ad esempio, preparazione fiscale. Potresti quindi voler avviare un attività per un membro del team da completare e così via.

Progettare le proprie automazioni inizia con flusso di lavoro se stesso. Mappare il fasi di un processo, identificare i punti che necessitano di un'azione di follow-up: invio di un documento, creazione di un attività , aggiornamento account accesso — e ognuno di questi follow-up diventa un'automazione candidata.

Ecco come potrebbe apparire un processo di esempio per il tuo cliente. Puoi vedere che ogni fase puoi avere delle automazioni che semplificano la tua routine.

Come funzionano le automazioni

UN fase L'automazione ha due parti mobili: un trigger che la attiva e un'azione che esegue su di essa. lavoro . Per ogni singolo lavoro La sequenza è:

1. IL lavoro entra in un fase Di un Progetto , oppure gli viene assegnato un lavoro stato personalizzato .
2. Ogni automazione configurata per questo fase O stato Le automazioni condizionali vengono eseguite in sequenza. Le automazioni condizionali vengono eseguite solo quando il client soddisfa la condizione.

3. Ogni automazione produce il suo elemento di azione su lavoro : UN questionario in attesa della presentazione del cliente, un attività In attesa del completamento da parte di un membro del team, una fattura in attesa di pagamento e così via.
4. Se lavori spostamento automatico è abilitato, il lavoro avanza al successivo fase (o un personalizzato) stato ritorna ad Attivo ) non appena tutti gli elementi di azione nel fase vengono risolti. Se spostamento automatico è spento, il lavoro rimane fermo finché qualcuno non lo sposta manualmente.

Automazione vs. lavoro spostamento automatico

Automazione e lavoro spostamento automatico lavorare insieme ma risolvere parti diverse del problema flusso di lavoro . Le automazioni definiscono cosa succede all'interno di un fase ; spostamento automatico decide quando il lavoro passa al successivo.

• Le automazioni attivano azioni non appena un lavoro entra in un fase oppure un lavoro stato personalizzato : invia un questionario al cliente, creare un attività per un membro del team, inviare fattura o proposta, applicare un modello di cartella, aggiornare account accesso e altro ancora. Definiscono il lavoro che deve essere svolto nel fase .
• lavoro spostamento automatico sposta i lavoro al prossimo fase automaticamente una volta che tutti gli elementi di azione nel corrente fase vengono completati o cambiano un'usanza lavoro stato Si attiva quando vengono soddisfatte le condizioni configurate. spostamento automatico può essere attivato o disattivato per fase , tranne l'ultimo fase Di un Progetto .

Le due funzionalità formano una catena causa-effetto. Ad esempio, l'automazione Invia questionario fornisce un questionario quando il lavoro entra nel fase , E spostamento automatico progredisce il lavoro al prossimo fase non appena il cliente lo invia. Non tutti i trigger di automazione spostamento automatico —Per una panoramica completa, consultare l' articolo dedicato .

Accesso e permessi

Il proprietario dell'azienda e gli amministratori possono aggiungere e gestire l'automazione nel Progetto Per impostazione predefinita. Gli altri membri del team necessitano del diritto di accesso Gestisci progetti .

Nota

Concessione Maneggio progetti concede inoltre i diritti di modifica a ogni Progetto il membro del team può accedere. Utilizzare il Disponibile menu a tendina per l'ambito che progetti che si applica a.

Vista del cliente

Le automazioni vengono eseguite interamente lato azienda. I clienti non vedono progetti , fasi , o trigger di automazione, e non hanno modo di sapere se un questionario , fattura, proposta o e-mail è stata inviata manualmente da un membro del team o generata automaticamente quando un lavoro trasferito in un nuovo fase . Dal punto di vista del cliente, ogni azione automatizzata appare come una normale notifica nel portale clienti , app mobile o casella di posta.

Condividere

Collegamento copiato