Progetti (Base): come funzionano le automazioni

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Le automazioni aiutano a risparmiare tempo. Le potete aggiungere in modo che un'azione venga avviata automaticamente, come passo successivo all'interno di un processo del flusso di lavoro, mentre spostate un lavoro attraverso le varie fasi del vostro flusso di lavoro.

Trattato qui:

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Automazioni: spiegate

Nel caso in cui ve lo stiate chiedendo, un'automazione è un meccanismo che fa funzionare automaticamente un sistema. Le automazioni di TaxDome avviano le azioni per voi, i membri del team o i clienti durante le diverse fasi delle sue procedure di lavoro. Mentre un lavoro si muove attraverso le diverse fasi di un progetto, le automazioni impostate innescano azioni che devono essere intraprese al fine di completare il lavoro.

Inoltre, le automazioni includono lo spostamento automatico dei lavori  . Potrete impostare delle impostazioni causa-effetto, in modo che un lavoro venga automaticamente spostato alla fase successiva quando tutti i requisiti per la fase corrente sono stati completati. Quando un cliente paga una fattura e firma un mandato, per esempio, il lavoro si sposta automaticamente alla fase successiva nel progetto, dove viene attivata la nuova automazione (per esempio, viene creata un'attività per il vostro team).

Ad esempio, la tua azienda ha un processo fiscale personale. Ad esempio, potresti volere che al cliente venga inviata automaticamente una presentazione email e personalizzato questionario completare. Quindi, quando il cliente invia il file questionario , il lavoro per loro arriva automaticamente al prossimo fase , ad es. Tax Prep, potresti voler avviare a attività da completare per un membro del team e così via.

Ecco come potrebbe essere il processo di prova per il vostro cliente. Potete vedere che ogni fase potrebbe avere delle automazioni che semplificano la vostra routine.

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Suggerimento! Leggete Progetti (base): Il primo tutorial sui progetti con automazioni, in cui viene spiegato come viene creato un tipico progetto con modelli e automazioni e cosa succede quando si aggiunge un lavoro e lo si sposta ulteriormente.

Per iniziare, seguite questi passi:

1. Copia a Progetto dalla nostra biblioteca . Questo copierà anche tutti i modelli utilizzati all'interno delle automazioni.

2. Selezionare un fase , aggiungi o modifica le automazioni come follow-up, quindi seleziona un modello.

3. Decidi se vuoi usare il file lavori spostamento automatico caratteristica. Puoi attivarlo o disattivarlo per ciascuno fase tranne l'ultimo.

4. Salvare il file Progetto . Una volta aggiunta l'automazione, puoi vederla andando su Progetto pagina e facendo clic sull'icona di automazione sopra il file fase .

Quando un lavoro viene spostato in una fase che ha un'automazione di monitoraggio, potrete controllarlo e confermare se volete che venga attivato.

Aggiungere automazioni

Prima di creare delle automazioni, pensate alle diverse fasi del vostro processo di lavoro che richiedono specifici tipi di monitoraggio:

  1. Quando avete un incarico, scrivete le diverse fasi del processo di lavoro.

  2. Cerchiate le fasi che richiedono azioni di monitoraggio.

  3. Definite quali sono queste azioni, in modo da poterle aggiungere come automazioni quando create un nuovo progetto su TaxDome.

Una volta che sai quali automazioni vuoi creare, il tuo prossimo passo è aggiungerle a un file Progetto :

1. Dal Progetto impostazioni, selezionare il fase a cui vuoi collegare l'automazione, fai clic su Aggiungi automazioni pulsante o Modifica automazioni se ne hai già una, quindi seleziona il tipo di automazione:

  • Applica modello di cartella : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , la struttura delle cartelle dei loro documenti viene modificata in quella di un modello selezionato.
  • Aggiornare account tag : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , il selezionato tag viene applicato automaticamente al loro account o cancellato da esso. Puoi anche decidere di cancellare tutto account tag .
  • Crea fattura : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , viene loro inviata la fattura basata su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Creare questionario : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , il questionario viene inviato loro in base a un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Creare attività : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , il attività basato su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Spedire mandato : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , il mandato viene inviato loro in base a un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Invia e-mail : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , viene loro inviata l'e-mail basata su un modello selezionato.
  • Invia messaggio : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , viene loro inviato il messaggio basato su un modello selezionato. Inoltre è automaticamente collegato al file lavoro .
  • Aggiornare account accesso : Una volta a lavoro per un cliente entra questo fase , i membri del team che hanno accesso al file account sono cambiati.

2. Selezionare un modello per l'automazione o fare clic su Nuovo modello pulsante per creare quello nuovo. Una volta creato e salvato il modello, potrai selezionarlo dall'elenco.

Per ulteriori informazioni su come creare modelli, seguire i collegamenti:

3. Se desideri che vengano inviate e-mail aggiuntive ai tuoi clienti se non rispondono entro un determinato periodo di tempo, abilita la funzione Promemoria (funziona per il questionari , mandati , fatture o automazioni di messaggi). Maggiori informazioni sui promemoria nell'articolo .

4. Se desideri che la tua automazione venga attivata solo per determinati client, fai clic su Modifica condizioni pulsante , quindi aggiungi una condizione. Leggi di più su questo nell'articolo .

5. Aggiungi altrettante automazioni per ciascuna fase come necessario. 

6. Decidi se vuoi il tuo lavori essere spostati automaticamente al successivo fase una volta completate tutte le azioni associate, ad es questionario è completato, la fattura è pagata, ecc. Leggi di più su spostamento automatico lavori .

7. Fare clic su Salva pulsante per salvare le modifiche.

Ordine Automazioni

Di solito, non dovresti essere a conoscenza dell'ordine di automazione all'interno di uno fase . Vengono attivati uno per uno una volta a lavoro entra nel fase . Quindi, se il messaggio viene inviato al client insieme a questionario , questi due eventi accadono quasi contemporaneamente. 

Tuttavia, in alcuni casi, l'ordine di automazione è importante perché alcuni di essi possono dipendere dall'altro. Ad esempio, se hai Update Account tag automazione che cancella tutto tag dal cliente accounts e l'automazione condizionale che invia questionari solo al accounts con specifico tag applicato, è necessario controllare attentamente l'ordine. In quest'ultimo esempio, potresti voler posizionare il file Update Account tag l'automazione in secondo luogo, altrimenti l'automazione condizionale non funzionerà.

È possibile modificare l'ordine di automazione facendo clic sul collegamento Modifica automazioni all'interno del file fase . Passa il mouse sull'icona Sposta , quindi trascina e rilascia. 

Cancellare le automazioni

Potete cancellare le automazioni mentre modificate un progetto.

1. Dal Progetto impostazioni, selezionare il fase con l'automazione. Puoi vedere il numero di automazioni in a fase in mezzo.

2. Fare clic su Modifica automazioni pulsante .

3. Fare clic sul cestino icona a destra dell'automazione, quindi fai clic su Salva .

Visualizzare le automazioni nei progetti

È sempre possibile scoprire quali automazioni vengono utilizzate in un progetto, nonché aggiungerne o eliminarne rapidamente.

  • Sopra ciascuna fase c'è un'icona di automazione con il contatore. Cliccate l'icona per esplorare i dettagli: quali automazioni ha la fase e quali modelli vengono utilizzati. Se sono presenti automazioni condizionali saranno contrassegnate di conseguenza. Puntate il cursore per vedere il tag che attiva l'automazione.
  • Se c'è una fase condizionale, vedrete sopra di esso il link Condizioni della fase. Fare clic per visualizzare quali tag le faranno attivare.
  • Per apportare modifiche al progetto, cliccare sul link Aggiungi automazioni o Aggiungi tag. Si aprirà la finestra Modifica progetto.

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