Crea e applica modelli di posta elettronica

Email templates are messages you frequently send to clients that require little to no change other than the recipient’s name. They can be used when sending emails to your clients manually or in bulk. Or they can be added as automations , so that they automatically go out to the client when a job moves to a new stage in a pipeline. Having email templates handy saves time. They’re not just helpful to you but to the whole team.

Create email templates

An email template can be created by a firm owner, an admin or any team member with access rights to manage templates . There are two ways to create an email template,

• Go to Templates > Firm templates > Emails, then click Create template.

• While adding the Send email automation into the pipeline, click New template.

New template screen overview

a) Template Name: Enter a name for the template—what you’ll see when selecting it.

b) Mode: Decide whether you want to use contact shortcodes or account shortcodes in your template. For more information about shortcode modes, go here .

c) From: Select the team member on behalf of whom the email should be sent. This is what the recipient sees in the From field no matter who has moved the job to the next stage.

Nota

Per poter selezionare qualcuno, i membri del team devono avere hanno sincronizzato la loro email e avere il Consenti ad altri di inviare dalla mia email attivati nel loro TaxDome account impostazioni.

d) Email subject: Write a subject line.

e) Add shortcode: To individualize the email, apply shortcodes to include dynamic data, such as the name of the person associated with the account or the date. If contact shortcodes mode is selected, you can use contact data. Shortcodes are available for both the email subject line and body. Learn more about shortcodes here .

f) Body: Compose the email, using formatting, emojis, bullet points and more, 

• WYSIWYG: consente di utilizzare formattazioni diverse e di aggiungere collegamenti.

• HTML: consente di inserire codice HTML personalizzato contenente immagini, link e così via. Nota: le tabelle non sono supportate al momento.

Mancia

Usa la versione gratuita WORDHTML strumento per creare e ottenere HTML, quindi incollarlo nel TaxDome invia un'e-mail attivandola HTML.

g) Actions:  Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

h) Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.

Add attachments to email templates

Nota

La dimensione massima di tutti i file allegati a un modello è di 20 MB. Tipi di file supportati: PDF , DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Puoi aggiungere allegati ai modelli di email dal tuo computer. Utilizza una delle opzioni disponibili durante la creazione o la modifica di un modello di email:

• Trascina e rilascia un singolo file nell'area designata.
• Fai clic su Sfoglia file e seleziona uno o più file in Esplora file.

Nota

Se stai inviando un messaggio contenente un file da TaxDome a un destinatario che non è un TaxDome utente, non avrà bisogno di un login per accedervi. Per mantenere il file sicuro, assegna una data di scadenza al link. Scopri di più su sicurezza degli allegati e-mail .

Add images to email templates

Avvertimento

The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment . Videos can be added to emails only as allegati e non possono essere incorporati nei modelli.

Add an image by copying it from a webpage

1. Upload the image to your computer or to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine caricata nel browser, quindi seleziona Copia immagine.

3. Vai alla schermata di creazione del modello di posta elettronica , assicurati che sia selezionato WYSIWYG , quindi incolla l'immagine nel tuo modello.

   

Add an image by inserting an HTML code

1. Upload the image to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Copia il codice HTML dell'immagine.

3. Go to the Email Template creation page, make sure HTML is selected, and paste the code into your template.

4. Trova il <img src="https://**********************> blocco di codice e aggiungi dati-firmati-id=" " fino alla fine del blocco, come puoi vedere nella schermata di esempio qui sotto. In caso contrario, l'immagine potrebbe essere visualizzata in modo errato nelle email che invii.

È possibile visualizzare l'anteprima dell'immagine selezionando WYSIWYG .

Una volta selezionato il modello, il codice si trasforma nell'immagine.

Add email templates from the Marketplace

Puoi scaricare modelli di email già pronti con le migliori pratiche. Per aggiungere un modello di email dal file Marketplace :

1. Go to Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Emails tab.

2. Click Get free on the template you want to add, or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

   

In most cases, you will need to customize the downloaded template. To do this, go to Templates >  Firm Templates page, open the Emails tab and click on the name of the email template to edit it.

Apply email templates

Una volta creato un modello, utilizzalo per accelerare il processo di scrittura di nuove email. Ecco come:

1. Crea una nuova e-mail cliccando su Nuovo pulsante in alto a sinistra e selezionando Email oppure selezionando uno o più destinatari nell'elenco Accounts e quindi cliccando su @Invia email.

2. Fare clic nel campo Modello per selezionare un modello dal menu a discesa.

3. Edit the email, if needed.

   

   Nota

   Le modifiche apportate alla tua email non alterano il modello selezionato.

   

Edit email templates

Per apportare modifiche a un modello di email, attenersi alla seguente procedura:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to edit.

3. Select Edit.

4. Make changes to the email template, then click Save & Exit or Save.

   

Duplicate email templates

To create new email templates based on existing ones:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to duplicate.

3. Select Duplicate.

The template’s copy will be saved with the appropriate suffix (e.g., Email (2)).

Delete email templates

To remove an email template:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to delete.

3. Select Delete and confirm the action.

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