Inviare emails
Non c'è bisogno di usare Gmail o un'app di terze parti mentre lavori: TaxDome offre la propria posta elettronica integrata e sicura. Qui, scopri come inviare, pianificare, rispondere e gestire le email dei clienti direttamente all'interno TaxDome .
Nota
Prima di utilizzare questa funzionalità è necessario sincronizzare la posta elettronica .
Avvia un'e-mail thread con un cliente
Esistono diversi modi per creare manualmente una nuova email thread con un cliente:
- Vai su Comunicazioni > Email o su Clienti > Accounts > Comunicazione > Email e fai clic su Nuova email .
- Fare clic su Nuovo pulsante in alto a sinistra, quindi seleziona Email .
Puoi inviare email al tuo TaxDome contatti tramite la tua app di posta esterna. Per fare ciò:
-
Vai su Clienti > Contatti .
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Tocca il contatto per aprire la sua pagina.
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Tocca l' email pulsante per aprire la tua app di posta, quindi scrivere e inviare la lettera.
Panoramica della schermata Nuova e-mail
a. Modello: scegli un modello per le email inviate di frequente.
b. Modalità Shortcodes : utilizza shortcodes Account per inviare la stessa copia a tutti i contatti collegati (con cc), oppure shortcodes dei contatti per inviare singole email a indirizzi email specifici. Per saperne di più, consulta l' articolo dettagliato .
c. Da : seleziona il mittente dell'email. Puoi consentire ad altri membri del team di inviare email per tuo conto.
d. A: Scegli un account , indirizzi di contatto o email a cui inviare l'email, a seconda della modalità Shortcodes selezionata.
e. Oggetto: inserisci l'oggetto dell'e-mail. Fai clic su Aggiungi shortcode per personalizzarlo utilizzando dati dinamici, come il nome di un cliente o la data.
f. Messaggio: Componi l'email, utilizzando formattazione, emoji, punti elenco e altro. Fai clic su Shortcode per personalizzarla con dati dinamici.
g. Allega file: aggiungi allegati .
h. Pianifica l'invio di un'e-mail: se devi inviare un'e-mail in un giorno specifico, pianificalo in anticipo.
i. Inviami l'anteprima: fai clic per inviare una copia dell'e-mail alla tua casella di posta e rivederla dal punto di vista del destinatario.
j. Invia: fai clic per inviare la tua email ai destinatari. Altrimenti, fai clic su Annulla .
Avviare discussioni via e-mail con più clienti
Se hai spesso bisogno di inviare email simili, non è necessario farlo manualmente. Risparmia tempo con i modelli di email e l'invio in blocco.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo dedicato alle email in blocco .
Rispondi all'email
Puoi inviare ai clienti messaggi di testo, immagini e documenti. Per rispondere a un'email, vai alla sezione Comunicazioni > Email del profilo del cliente.
Invia una risposta via email
Per rispondere a un'e-mail:
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Vai su Comunicazioni > Email o su Clienti > Accounts > Comunicazione > Email , quindi scegli thread a cui vuoi inviare una risposta.
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Fai clic su Rispondi .
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Scrivi l'email o usa il modello per una risposta rapida. Puoi usare formattazione del testo, emoji, elenchi puntati e numerati, allegare file e immagini .
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Fai clic su Invia ora .
Nota
Quando rispondi alle email, non puoi modificare i campi Da e A. L'email verrà inviata dall'indirizzo che l'ha ricevuta al mittente originale.
Apri la Posta in arrivo . Tocca l'email desiderata e poi Apri . L'email verrà aperta nella tua app di posta elettronica, consentendoti di rispondere direttamente.
Invia commenti interni
All'interno di qualsiasi e-mail thread , puoi creare commenti interni visibili solo ai membri del team e nascosti ai clienti. Utilizza i commenti interni per discutere le email dei clienti, coordinare le risposte o condividere il contesto con i colleghi senza uscire dalla conversazione.
Per creare un commento interno:
- Apri l'email thread e fai clic su Aggiungi commento interno sotto il campo del messaggio.
Nota
Non è necessaria la sincronizzazione e-mail per creare commenti interni. Qualsiasi membro del team con accesso all'e-mail può farlo. thread possono aggiungere commenti, anche se non hanno la sincronizzazione e-mail abilitata.- Digita il tuo commento e clicca su Invia . I commenti interni vengono visualizzati con un'etichetta Commento interno in arancione.
For effective collaboration, combine internal comments with @mentions to notify specific colleagues. Team members receive notifications in Inbox+ and via email. Internal comments do not affect read status or counters.
Puoi modificare o eliminare i tuoi commenti entro 24 ore cliccando sul menu con i tre puntini e selezionando Modifica . Per eliminare un commento, clicca sul menu con i tre puntini e seleziona Elimina . L'eliminazione è definitiva e rimuove tutte le notifiche di menzione correlate.
Prossimamente
La possibilità di rispondere direttamente ai commenti interni è prevista per una versione futura. Attualmente, è possibile creare ulteriori commenti interni per proseguire la discussione.Allega file
Puoi allegare file alla tua email dal tuo computer o direttamente da TaxDome cartelle con accesso Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare :
-
Per aggiungere file dal computer, fare clic su Allega file , selezionare Dal mio computer , quindi individuare il file che si desidera caricare.
-
Per aggiungere file da TaxDome , fai clic su Allega file , seleziona Da TaxDome , quindi scegli i file che desideri allegare.
Se hai selezionato più di uno account come destinatario, non potrai aggiungere file da TaxDome , poiché l'archiviazione dei documenti è account -specifico.
Nota
La dimensione massima di tutti i file allegati a un'e-mail è di 20 MB. Tipi di file supportati: PDF , DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.Inserisci immagini
Puoi inserire immagini e screenshot dal tuo dispositivo o da qualsiasi sito web. Per farlo, utilizza una delle opzioni disponibili:
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Carica un'immagine dal tuo dispositivo o dal web utilizzando l'icona dell'immagine. Per caricare un'immagine dal web, incolla il suo indirizzo nel campo Nome file dopo aver cliccato sull'icona dell'immagine, quindi clicca su Apri .
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Copia/incolla qualsiasi immagine dal web o dal tuo dispositivo nel campo del messaggio.
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Trascina e rilascia un'immagine dal tuo dispositivo nel campo del messaggio.
Invia email automaticamente
Puoi inviare le tue email automaticamente come parte di Progetto Potrebbe essere utile, ad esempio, informare i clienti che hai ricevuto i loro documenti, che la loro dichiarazione è pronta o che hai avviato la procedura di elaborazione delle buste paga. Per impostare questa automazione, è necessario utilizzare modelli e aggiungere l'invio di email a Progetto fasi .
Per scoprire maggiori dettagli, vai all'articolo dedicato .
Pianifica le email
Se devi inviare un'email in un giorno specifico, programmala in anticipo, in modo da poterla eliminare dalla tua lista di cose da fare. Puoi creare un'email programmata:
- Quando si crea una nuova email thread Compila le informazioni e-mail, attiva la pianificazione azionare , quindi specifica la data e l'ora in cui desideri che venga inviata l'e-mail e invia la pianificazione.
- Quando si risponde a un messaggio esistente thread Inserisci le informazioni e-mail. Fai clic sulla freccia accanto a Invia ora pulsante e seleziona Pianifica email . Specifica la data e l'ora in cui desideri che l'email venga inviata e conferma la pianificazione.
Nota
Quando pianifichi le email in un thread , specificare la data e l'ora per ogni messaggio separatamente.- Nella sezione Pianificata . Fai clic su Nuova email pulsante , inserisci le informazioni e-mail e specifica la data e l'ora in cui desideri che l'e-mail venga inviata.
Visualizza le email programmate
Una volta creata un'email programmata, puoi visualizzarne l'anteprima per assicurarti che tutto sia corretto. Tutte le email programmate sono archiviate nella sezione "Programmate" . Passa il mouse sull'icona dell'orologio per visualizzare la data e l'ora di invio programmate dell'email.
Per leggere un'email programmata, clicca sul suo nome per visualizzarne l'anteprima. Qui vedrai il nome del mittente, l'oggetto dell'email, il suo contenuto e l'ora di invio.
Annulla le e-mail pianificate
Se hai cambiato idea, puoi annullare un'email programmata prima che venga inviata. Per farlo:
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Vai su Clienti > Accounts > Comunicazione > Email e apri la sezione Pianificate .
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Fai clic sull'e-mail che desideri annullare.
-
Fare clic sull'icona Annulla
in alto a destra.
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