Email (Base): Invia, Rispondi, Stampa, Aggiungi Immagini

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Non c'è bisogno di usare Gmail o un'applicazione di terze parti mentre lavorate: TaxDome offre la propria email sicura e integrata. Sincronizzate il vostro account di posta elettronica con TaxDome per tenere tutte le vostra attività TaxDome in un unico posto e migliorare così le vostre relazioni con i clienti.

Trattato qui:

Inviare email

L'email può essere inviata dal titolare dello studio, da un amministratore o da un membro del team con accesso all'account o con i diritti di accesso per visualizzare tutti gli account.

Esistono diversi modi per inviare email:

Inviare email con + Nuovo

Per inviare un'email da qualsiasi pagina del portale, cliccare su + NUOVO nel menu laterale sinistro, selezionare Email dal menu a tendina, scegliere account e scrivere l'email. È tutto! Cliccate su INVIA.

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Nota: non è possibile inviare email a un cliente se il pulsante NOTIFICA è stato disattivato per il suo indirizzo email nella sezione Contatti dell'account (per ulteriori dettagli, consultare qui).

Vedi sotto per maggiori dettagli sulle caratteristiche dei nostri messaggi.

Inviare email in massa dall'elenco Account

A volte è necessario inviare la stessa email a molti clienti, ad esempio per informare tutti di una scadenza o di un aggiornamento imminente.

Per inviare un'email in massa, accedere alla sezione Clienti dal menu della barra laterale sinistra, selezionare le caselle accanto agli account desiderati, fare clic su @Invia email, quindi scrivere l'email o selezionare un modello. È tutto! Fare clic su Invia a tutti.

Di seguito, scopri cosa fare in ciascuna sezione numerata:

1. Modello: Cliccare e selezionare uno dei modelli di email creati dal menu a tendina. I modelli di email sono particolarmente utili per i messaggi inviati frequentemente ai clienti.

2.Modalità: Selezionare la modalità contatti o gli account per poter aggiungere dati dinamici al messaggio, come il nome del destinatario dell'email o la data. Per ulteriori informazioni sugli shortcodes, cliccare qui.

3. Da: È possibile inviare un'email per conto di un altro membro del team selezionando il suo nome nel campo Da .

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Nota! Il membro del team deve aver attivato l'opzione Consenti ad altri di inviare dal mio indirizzo email nelle impostazioni dell'account TaxDome.

4. A: A seconda della modalità scelta, è possibile selezionare account o singoli contatti come destinatari.

5. Oggetto: Questo viene compilato automaticamente quando si utilizza un modello.

6. Aggiungere shortcode: Includere dati dinamici per personalizzare i messaggi. A seconda della modalità scelta, potrete utilizzare diversi tipi di shortcodes, compresi quelli basati sui campi personalizzati. Gli shortcodes possono essere aggiunti sia nell'oggetto che al corpo dell'email. Per saperne di più sugli shortcodes, cliccate qui.

7. Messaggio: questo viene compilato automaticamente quando si utilizza un modello.

8. Allega file: per ulteriori informazioni su questa funzione, vedere di seguito .

9. Programmare le email: Pianificate l'invio delle email. Per saperne di più, cliccate qui.

10. Autoinvio dell'anteprima: Cliccare per vedere l'aspetto del messaggio prima di premere invio.

11. Invia: Invia l'email a tutti gli account/contatti selezionati.

Ma c'è di più:  

  • Usa i tag per filtrare una lista di account in base a specifici destinatari. Per esempio, i clienti del libro paga potrebbero aver bisogno di ricevere email diverse dai clienti aziendali.
  • Le email vengono inviate dall'email sincronizzata con TaxDome; le vedrete anche nella sezione Email all'interno della scheda Inviati del profilo di ciascun destinatario.
  • Possono essere inviate solo 400 email al giorno. Se vengono selezionati più destinatari, TaxDome divide la coda e ne invia 400 alla volta. Riceverete una notifica che vi farà sapere quanti giorni ci vorranno per inviarle tutte.
  • I clienti non potranno vedere gli altri destinatari nei campi A o CC .

Inviare email ai clienti utilizzando le automazioni

È possibile impostare un'automazione dell'e -mail di invio in modo che un'e-mail venga inviata automaticamente al client quando uno dei loro lavori si sposta in un nuovo fase in un Progetto . Per inviare un'email automatica a un cliente, devi prima avere un modello . Quindi segui questi passaggi:

1. Vai su Impostazioni , seleziona progetti , quindi fare clic su Progetto nome o Crea Progetto .

2. Scegli il fase a cui desideri aggiungere l'automazione, fai clic sul link Aggiungi automazioni , quindi scegli Invia email nel menu a tendina.

3. Selezionare il modello per l'automazione Invia e-mail .

4. Fare clic su Salva per conservare le modifiche. Una volta aggiunta l'automazione, la vedrai andando su Modifica Progetto pagina e facendo clic sull'icona di automazione sopra il file fase .

Una volta a lavoro si sposta al fase nel Progetto con l' automazione Invia e- mail , viene visualizzato un pop-up con l'automazione. Se non desideri che venga inviata un'e-mail automatica, deseleziona l'automazione, quindi fai clic su SPOSTA .

Come faccio a sapere se un cliente ha inviato un'email?

Ogni volta che un cliente invia una nuova email al vostro studio o risponde a un messaggio esistente, i membri del team che hanno accesso al loro account riceveranno una notifica nella loro Inbox+. Quando rispondono a una discussione o c'è una nuova email in una discussione, le notifiche vengono aggiornate e qualsiasi cosa nuova viene spostata in alto. Se la discussione è archiviata, si sposta negli elementi da fare. Per visualizzare l'email più recente e rispondere, cliccate su Vai a....

Per accedere alla casella di posta elettronica di uno specifico cliente, andare su Clienti dal menu della barra laterale sinistra, cliccare sul nome dell'account clinente, quindi passare alla scheda Email . Se ci sono delle email non lette del cliente, nella scheda Email viene visualizzata una notifica.

Le email aggiunte al thread automaticamente per evitare di far confusione. Per visualizzare una conversazione, cliccare sull'oggetto dell'email per vedere tutte le risposte.

Le e-mail inviate vengono archiviate nella scheda Inviati .

Rispondere alle email

Per rispondere a un'email:

  1. Fate clic sull'email per espanderla, quindi cliccate sull'icona grigia e verde della conversazione sulla destra.
  2. Cliccare all'interno del campo A per aggiungere altri destinatari.
  3. Scrivere l'email. È possibile utilizzare la formattazione del testo, le emoji, i punti elenco, gli elenchi numerati e altro ancora.
  4. Fare clic su INVIA .

Aggiungere allegati

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Nota: se ne hai selezionati più di uno account come destinatario, non potrai aggiungere file da TaxDome , poiché lo spazio di archiviazione dei tuoi documenti lo è account -specifico.

Ci sono due opzioni per allegare file alle email inviate da TaxDome:

  • Per aggiungere file dal tuo computer , fai clic su Allega file , seleziona Dal mio computer , quindi individua il file che desideri caricare. Scopri quali tipi di file sono accettati .
  • Per aggiungere file da TaxDome, fare clic Allega file, Selezionare Da TaxDome, cliccare sulla cartella, quindi scegliere i file. Aggiungere i file già caricati su TaxDome da qualsiasi cartella principale con il livello di accesso Il cliente può visualizzare e e Il cliente può visualizzare e modificare .

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Nota: Se si invia un messaggio contenente un file da TaxDome a un destinatario che non è un utente di TaxDome, non avrà bisogno di un login per accedervi. Per mantenere la sicurezza del file, assegnate al link una data di scadenza. Scoprite di più sulla sicurezza degli allegati email.

Aggiunta di immagini alle e-mail

Le immagini memorizzate sul tuo laptop non possono essere aggiunte alle e-mail. Assicurati invece che l'immagine sia ospitata da una terza parte. Per aggiungere un'immagine:

1. Caricate l'immagine sul vostro server o su un sito di hosting di immagini come imgbb.com.

2. Nel browser, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine caricata, quindi selezionare Copia immagine.

3. Ora puoi incollarlo nella tua email.

Cercare email

Per cercare un messaggio specifico, digita una parola chiave nel campo di ricerca, quindi fai clic su Invio sulla tastiera. Cerca un'e-mail utilizzando il nome del cliente o una parola chiave dalla riga dell'oggetto o dal corpo dell'e-mail.

Fare clic sulla x per cancellare il campo di ricerca.

Stampare il thread delle email

Per stampare uno specifico thread , fai clic sui tre punti all'estrema destra dell'e-mail thread , quindi seleziona Stampa .

Il tuo browser ti offrirà di stampare l'e-mail thread .

Salva gli allegati direttamente nei documenti del cliente

Per informazioni sul salvataggio in una cartella client predefinita, vai qui .

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