Docs (Beta): accesso predefinito e individuale ai documenti
In TaxDome , puoi gestire l'accesso ai documenti sia a livello di cartella che a livello di documento. Qui, scopri di più su come impostare i permessi di accesso ai documenti per ogni membro del team o cliente account utente.
Beta! La funzionalità di accesso ai singoli documenti è in fase di sviluppo e attualmente è disponibile per gli utenti Beta. Sono in preparazione i documenti sull'utilizzo della funzionalità. Leggi di più sull'accesso ai documenti per gli utenti non beta .
Accesso ai documenti, spiegato
TaxDome Il sofisticato sistema di accesso ai documenti di offre flessibilità e sicurezza senza pari ai tuoi documenti flusso di lavoro Consideratelo come un approccio a due livelli:
- Livello 1. Accesso predefinito: Imposta le autorizzazioni di base in base alla struttura delle cartelle e account compiti
Ecco come funziona l'accesso predefinito:
| Tipo di accesso predefinito al documento | Per visualizzare/scaricare | Per caricare/modificare | Nessun accesso |
| Per un membro del team | Assegna un cliente account o dare il diritto di accesso Visualizza tutti accounts |
Concedi il diritto di accesso alla Gestione dei documenti | Revoca cliente account accesso |
| Per un cliente | Inserire i documenti nella cartella di livello superiore che il cliente può visualizzare | Inserisci i documenti nella cartella di primo livello in cui il cliente può visualizzare e modificare | Inserire i documenti nella cartella di primo livello Privata |
- Livello 2. Accesso individuale (granulare): Ottimizza le autorizzazioni per casi speciali che sovrascrivono le impostazioni predefinite
- Concedere o limitare selettivamente l'accesso a documenti specifici, indipendentemente dalla cartella in cui si trovano.
- Crea eccezioni senza interrompere l'organizzazione complessiva delle cartelle
È possibile impostare l'accesso per utente per ciascun documento, per consentirne la visualizzazione, la modifica o limitarne completamente l'accesso ai membri del team e ai clienti .
Questi permessi individuali sovrascrivono qualsiasi impostazione della cartella , dandoti il controllo completo. Ad esempio:
- Concedi a un membro del team l'accesso a un singolo documento anche se non ha accesso all'intero client account
- Nascondere un documento specifico da un cliente, anche se si trova in una cartella visualizzabile
- Condividi un documento dalla tua cartella privata con un cliente senza spostarlo
Questo duplice approccio consente di mantenere un sistema organizzativo coerente, gestendo al contempo i casi speciali senza soluzione di continuità.
Prossimamente! Nel prossimo futuro sarà possibile anche impostare l'accesso individuale alle cartelle!
Accesso ai documenti per un cliente
Esistono due tipi di accesso per i clienti:
Accesso predefinito ai documenti per un cliente
L'accesso predefinito ai documenti per un client è sempre determinato dal tipo di cartella di livello superiore in cui è posizionato il documento.
Ogni cartella di primo livello che crei ha permessi di accesso predefiniti ai documenti che vengono ereditati da tutte le sottocartelle e i documenti inseriti al suo interno. Le icone di visibilità aiutano a identificarla:
Il cliente può visualizzare e modificare: i documenti in queste cartelle consentono ai clienti di visualizzare, modificare, eliminare e spostare i file.
Il cliente può visualizzare: I documenti contenuti in queste cartelle sono visibili ai clienti, ma non possono essere modificati, eliminati o spostati.
Privato: I documenti contenuti in queste cartelle sono invisibili ai clienti: la soluzione ideale per fogli di lavoro interni, bozze o file proprietari.
Nota: ogni cliente account deve avere almeno una cartella con accesso Client can view and edit per garantire che i clienti abbiano sempre un posto dove caricare e scaricare documenti. Puoi rinominare la cartella, ma non puoi eliminarla.
Accesso individuale ai documenti per un cliente
Per impostazione predefinita , i clienti possono accedere a tutti i documenti archiviati nelle cartelle con i tipi Il cliente può visualizzare e Il cliente può visualizzare e modificare . È possibile personalizzare l'accesso per documento per ogni contatto di un cliente account indipendentemente dal tipo di accesso alla cartella di livello superiore.
Ecco come puoi utilizzarlo:
- Rendere disponibili per un cliente alcuni documenti archiviati nella cartella Privata .
- Limita l'accesso alla modifica o nascondi il documento archiviato nella cartella Il cliente può visualizzare e modificare da un cliente.
- Revoca l'accesso a un documento specifico al coniuge del cliente.
Fare così:
1. Fare clic sui tre puntini a destra di un documento e selezionare Gestisci accesso .
Attenzione! Non è possibile gestire l'accesso individuale dei clienti per i documenti in attesa di firma, approvazione o pagamento.
2. Nel cliente account scheda nome, seleziona l'accesso individuale per il contatto dal menu a discesa nella colonna Accesso :
- Predefinito : vengono applicati l'accesso alla cartella di livello superiore e l'icona. Se è impostato il diritto di accesso Nessun accesso , Può visualizzare o Può modificare , fare clic su X per ripristinare le autorizzazioni predefinite.
Può visualizzare: Il contatto potrà visualizzare il documento nella cartella, indipendentemente dall'accesso predefinito alla cartella.
Può modificare: Il contatto potrà visualizzare, eliminare e spostare il documento nell'altra cartella.
Nessun accesso: Il contatto non sarà in grado di vedere il documento nella cartella, indipendentemente dall'accesso predefinito alla cartella.
Se il account ha scollegato le email , queste saranno contrassegnate con " - " nella colonna Contatto , ma potrai comunque gestire il loro accesso al documento.
Una volta terminato, passa il mouse sull'icona di accesso al documento per visualizzare l'accesso individuale impostato per i contatti del cliente.
Accesso ai documenti per un membro del team
Esistono due tipi di accesso ai documenti per i membri del team:
Accesso predefinito al documento per un membro del team
L'accesso predefinito dei membri del team ai documenti del cliente è controllato tramite:
- Assegnazioni account cliente : i membri del team possono visualizzare i documenti dei clienti loro assegnati .
- Accesso a tutti i clienti : i membri del team con diritto di accesso Visualizza tutti accounts possono visualizzare tutti i documenti dei clienti
- Diritti di gestione dei documenti : i diritti di accesso alla gestione dei documenti sono necessari per caricare, spostare, modificare ed eliminare documenti e cartelle, nonché per applicare modelli di cartelle .
Accesso individuale ai documenti per un membro del team
Puoi personalizzare l'accesso per documento per ogni membro del team individualmente. Questo può essere utile per:
- Rendere disponibili alcuni documenti per un membro del team che non ha accesso all'intero account .
- Limitare l'accesso alla modifica o nascondere completamente il documento per un membro del team che ha accesso agli altri documenti nel account .
L'accesso al singolo documento sostituisce qualsiasi autorizzazione concessa dal diritto di accesso Gestisci documenti o da account accesso.
Segui i passaggi:
1. Fare clic sui tre puntini a destra di qualsiasi documento e selezionare Gestisci accesso .
2. Nella scheda del nome della tua azienda, seleziona le autorizzazioni di accesso per il membro del team dal menu a discesa nella colonna Accesso :
- Predefinito : Standard permessi basati su account accesso. Se è impostato il diritto di accesso Nessun accesso , Può visualizzare o Può modificare , fare clic su X per ripristinare le autorizzazioni predefinite .
- Può visualizzare : concede l'accesso di sola visualizzazione (anche senza account incarico).
- Può modificare : consente di visualizzare, eliminare e spostare il documento (anche senza account assegnazione), nonché l'impostazione di autorizzazioni di accesso individuali per questo documento per altri dipendenti o contatti del cliente.
- Nessun accesso : impedisce l'accesso al documento. Se questa opzione è selezionata, il membro del team non vedrà il documento.
Una volta concesso l'accesso a un documento a un membro del team che non ha accesso al client, è necessario condividere un collegamento al file con lui. Apri il documento, quindi copia il collegamento nella barra degli indirizzi e invialo al membro del team (ad esempio, utilizzando la chat di team ).
Chi può gestire l'accesso ai documenti?
La gestione dell'accesso ai documenti dipende dal tipo di autorizzazione:
- Accesso predefinito ai documenti per i clienti : il proprietario dell'azienda, l'amministratore e i membri del team a cui sono stati concessi i diritti di accesso per gestire i documenti possono creare cartelle principali , applicare modelli di cartelle e spostare documenti tra cartelle.
- Accesso individuale ai documenti per i clienti : proprietari dell'azienda, amministratori e membri del team assegnati al cliente account che hanno ricevuto i diritti di accesso per Gestisci documenti , possono impostare l'accesso al contatto per documento del singolo cliente. Inoltre, se un membro del team ha accesso a un cliente account e gli è stato consentito di modificare il singolo documento, potranno modificare le autorizzazioni per questo documento agli utenti del client account .
- Accesso predefinito ai documenti per i membri del team : i proprietari, gli amministratori e i membri del team a cui sono stati concessi i diritti di accesso per Assegnare compagni di squadra possono assegnare clienti ai membri del team e quindi dare accesso alla visualizzazione dei loro documenti. Solo i proprietari e gli amministratori dell'azienda possono dare a un membro del team l'accesso alla modifica dei documenti e consentire la visualizzazione di tutti accounts .
- Accesso individuale ai documenti per i membri del team : i proprietari dell'azienda, gli amministratori e i membri del team a cui sono stati concessi i diritti di accesso per Assegnare compagni di squadra possono impostare l'accesso per documento di ogni membro del team. Inoltre, se a un membro del team è stato consentito di modificare un singolo documento, potrà modificare i permessi per questo documento per gli altri membri del team.