Modelli di cartelle (base): crea e applica

I modelli di cartelle semplificano il processo di creazione di set di cartelle per organizzare i documenti del cliente. Tieni pronti i modelli di cartelle per applicarli rapidamente a quelli nuovi ed esistenti accounts . Puoi anche essere super proattivo e includere al loro interno i documenti e i moduli di cui i tuoi clienti avranno bisogno.

Coperto qui:

Nota

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Modelli di cartelle predefiniti

Quando aggiungi nuovo accounts A TaxDome (manualmente o tramite importazione), ciascuno ottiene automaticamente un modello di cartella denominato Anni fiscali predefiniti .

Ti consigliamo di modificare il modello di cartella predefinito o di creare una nuova cartella da impostare come predefinita in modo da avere la struttura di cartelle in cui desideri organizzare ciascun cliente account documenti. Sia i proprietari che gli amministratori dell'azienda hanno l'accesso per farlo.

Esistono tre modi per gestire il modello di cartella predefinito:

  • Modifica il modello Anni fiscali predefiniti: vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, apri la scheda Cartelle , quindi fai clic su Anni fiscali predefiniti . Apporta modifiche al modello modificando, eliminando e aggiungendo cartelle e sottocartelle. Fai clic su Salva ed esci una volta terminato.
  • Crea un nuovo modello di cartella da utilizzare come predefinito: vai su Impostazioni > Impostazioni azienda dalla barra dei menu a sinistra, quindi scegli il modello che desideri utilizzare come predefinito nella sezione Modello di cartella predefinito . Fare clic su Salva ed esci .

Durante la modifica del modello, puoi mantenere le modifiche e continuare a modificare facendo clic su Salva .

  • Creare nuovo accounts senza modelli di cartelle predefiniti: Vai a Impostazioni > Impostazioni azienda dalla barra dei menu di sinistra, quindi fare clic su X nel Modello di cartella predefinito sezione. Clic SALVA.

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Nota: un nuovo account avrà sempre una cartella dei documenti caricati dal Cliente di livello superiore. Per saperne di più sulle impostazioni di visibilità e sui livelli di accesso (chi può vedere e/o modificare i documenti all'interno di una cartella), vai qui .

Creazione di modelli di cartelle

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I modelli di cartelle vengono creati dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i modelli .

1. Per creare un modello di cartella, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, apri la sottoscheda Cartelle , quindi fai clic su Crea modello.

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione del modello di cartella Applica durante la creazione o la modifica di un file Progetto , quindi facendo clic su Nuovo modello .

2. Successivamente, crea una struttura di cartelle. Nella finestra Crea modello di cartella , ne vedrai tre cartelle principali ( Documenti caricati dal cliente , documenti aziendali condivisi con il cliente e Privato ). Puoi rinominarli, modificarli ed eliminarli e crearne altrettanti cartelle principali di cui hai bisogno.

Le opzioni nella finestra Crea modello di cartella :

  • Creare una nuova cartella di livello superiore: fare clic su Crea cartella , assegnare un nome alla cartella, selezionare il livello di privacy/accesso ( Privato , Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare ), quindi fare clic su Invia . Maggiori informazioni sui livelli di privacy qui .
  • Crea una sottocartella: fai clic sui tre punti a destra della cartella di livello superiore, fai clic su Nuova cartella , dai un nome alla cartella, quindi premi Invio sulla tastiera.
  • Modificare la visibilità di una cartella di livello superiore: fai clic sui tre punti a destra della cartella, fai clic su Modifica , seleziona il livello di privacy/accesso, quindi fai clic su Salva .
  • Rinominare una cartella/sottocartella: fai clic sui tre punti a destra della cartella, fai clic su Modifica , dai un nome alla cartella, quindi fai clic su Salva .
  • Elimina cartelle: fai clic sui tre punti a destra della cartella, quindi su Elimina .

3. Ora puoi aggiungere documenti e moduli alle cartelle. Se desideri che i clienti abbiano documenti specifici, aggiungili alle cartelle. Trascinali o fai clic su Carica documenti . Oppure carica diversi documenti da una cartella facendo clic su Carica cartella (per dettagli su come TaxDome cartelle dei processi, vai qui ).

Aggiungi tutti i documenti necessari ai diversi cartelle principali . Ad esempio, aggiungi modelli contabili, contabili o fiscali al file Privato cartella e un contratto di servizio per la cartella con Il cliente può visualizzare accesso.

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Nota: i documenti possono essere aggiunti alle cartelle dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .

4. Fare clic su Salva ed esci per salvare il modello e tornare all'elenco dei modelli o su Salva per mantenere le modifiche e continuare a modificare il modello.

Applicazione di modelli di cartelle

Ora che hai creato un modello di cartella, qual è il passo successivo?

  • Per applicare un modello di cartella, devi essere il proprietario di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .

  • È possibile applicare manualmente i modelli di cartella durante la creazione di un file account o mentre importi un elenco di clienti in TaxDome .

  • I modelli di cartelle possono essere applicati sia a quelli nuovi che a quelli esistenti accounts .

  • Dopo aver applicato un modello di cartella, puoi comunque apportare modifiche alla struttura della cartella. Per fare ciò, vai alla sezione Documenti o alla visualizzazione ad albero durante il caricamento dei documenti.

Cosa succede quando applichi un modello di cartella a un file account :

  • Se le cartelle e i documenti esistono già nel client account , non verranno duplicati se un modello di cartella li contiene.
  • Se sono presenti cartelle e documenti nel client account che mancano nel modello, rimangono al loro posto.
  • Se nel modello sono presenti cartelle e documenti mancanti nel client account , vengono creati.
  • Se esegui più servizi per lo stesso cliente, puoi applicare più modelli uno per uno e le cartelle e i documenti mancanti nel cliente account vengono creati i profili.

Esistono diversi modi per applicare i modelli di cartella:

Applicare un modello di cartella a uno account

1. Sul cliente account nella pagina Documenti di, apri la scheda Documenti , quindi fai clic su Applica modello di cartella .

2. Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare un modello dal menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per i clienti selezionati account .

Applicare un modello di cartella a più file accounts

1. Vai su Clienti > Accounts dalla barra dei menu di sinistra, seleziona le caselle di controllo di accounts a cui desideri applicare il modello di cartella, fai clic sui tre punti a sinistra di Altre azioni nella barra dei menu, quindi fai clic su Applica modello di cartella .

2. Aggiungi altro accounts se necessario digitando un nome, ID o indirizzo email nel campo di ricerca.

3. Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare uno dei modelli dal menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per i clienti selezionati accounts .

Applica modelli di cartelle a accounts tramite automazione

I modelli di cartelle possono essere aggiunti utilizzando le automazioni all'interno di un file Progetto . In questo modo, quando a lavoro perché un cliente si sposta in uno nuovo fase nel Progetto , una nuova struttura di cartelle viene applicata automaticamente ai file account . Ecco come:

1. Vai su Modelli > Modelli azienda dalla barra dei menu di sinistra, selezionare la scheda progetti , quindi fare clic su Progetto nome o Crea Progetto .

2. Scegli il fase a cui desideri aggiungere l'automazione, fai clic sul collegamento Aggiungi automazioni , quindi scegli Applica modello di cartella nel menu a discesa.

3. Fare clic all'interno del campo Applica modello di cartella , selezionare il modello nel menu, quindi fare clic su Salva per mantenere le modifiche. Una volta aggiunta l'automazione, la vedrai andando su Progetto pagina e facendo clic sull'icona di automazione sopra il file fase .

Una volta a lavoro si sposta in a fase con un'automazione del modello di cartella Applica , verrà visualizzato un popup che mostra l'automazione che sta per essere attivata. Se non desideri che le cartelle vengano create automaticamente, deseleziona l'azione, quindi fai clic su Sposta .

Applica modelli di cartelle a nuovi accounts

Puoi applicare un modello di cartella personalizzato mentre ne crei uno nuovo accounts manualmente o tramite importazione.

Se desideri che un modello specifico venga applicato automaticamente, impostalo come predefinito . In questo modo verrà applicato a tutti i nuovi accounts creato manualmente o tramite importazione.

Modifica dei modelli di cartella (aggiunta di una sottocartella Nuovo anno fiscale, ecc.)

Per video dimostrativi più utili, visita TaxDome Academy , il nostro servizio gratuito online hub per
visualizzando e imparando tutto ciò che devi sapere TaxDome .

1. Per apportare modifiche a un modello, vai su Modelli > Modelli azienda dalla barra dei menu di sinistra. Passare a Cartelle , quindi fare clic sul nome del modello di cartella.

2. Apportare modifiche al modello di cartella e fare clic su Salva ed esci . È possibile aggiungere o eliminare cartelle in una qualsiasi delle tre posizioni ( Privato, Documenti aziendali condivisi con il cliente e Documenti caricati dal cliente ).

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Nota: le modifiche apportate a un modello di cartella non si rifletteranno altrove. Dovrai applicare il modello aggiornato al client account profilo per vedere le modifiche. E le cartelle create in precedenza non verranno eliminate.

Eliminazione di modelli di cartelle

Rimuovere un modello di cartella se non ti serve più: fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di cartella, seleziona Elimina dal menu a discesa, quindi fai clic su Elimina per confermare. Tutte le strutture di cartelle create per il tuo accounts con quel modello rimarrà.

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