Modelli di cartelle (Base): Creare e applicare

I modelli di cartelle semplificano il processo di creazione di set di cartelle per organizzare i documenti dei clienti. Prepara modelli di cartelle da applicare rapidamente a nuovi ed esistenti accounts . Puoi anche essere super proattivo e includere al loro interno i documenti e i moduli di cui i tuoi clienti avranno bisogno.

Trattato qui:

• Modelli di cartelle predefiniti
• Creare modelli di cartelle
• Applicare i modelli di cartelle
  • Applicare un modello di cartella ad un Account
  • Applicare un modello di cartella a più Account
  • Applicare modelli di cartelle a nuovi Account
  • Applica modelli di cartelle a Accounts tramite l'automazione
• Modifica dei modelli di cartella (aggiunta di una nuova sottocartella anno fiscale, ecc.)
• Eliminare i modelli di cartelle
• Caricare automaticamente i documenti sugli Account con i modelli di cartella

Modelli di cartelle predefiniti

Quando aggiungi nuovo accounts a TaxDome (manualmente o tramite importazione), ognuno ottiene automaticamente un modello di cartella denominato Default Tax Years .

You’ll want to either edit the default folder template or create a new folder altogether to set as the default so that you have the folder structure you want to organize each client account documents. Both firm owners and admins have the access to do this.

There are three ways to handle the default folder template:

• Edit the Default Tax Years template: Go to Settings in the left sidebar menu, select Templates in the menu bar, go to Folders, then click on Default Tax Years. Make changes to the template by editing, deleting and adding folders and subfolders. Click Save & Exit once you’re done.
• Crea un nuovo modello di cartella da utilizzare come predefinito: vai su Impostazioni nella barra laterale sinistra, seleziona la scheda Impostazioni azienda , quindi scegli il modello che desideri utilizzare come predefinito nella sezione Modello di cartella predefinito . Fai clic su Salva ed esci .

Durante la modifica del modello, puoi conservare le modifiche e continuare a modificarle facendo clic su Salva .

• Creare nuovo accounts senza modelli di cartelle predefiniti: Vai a Impostazioni, selezionare le Impostazioni dello Studio scheda, quindi fare clic su X nella sezione Modello di cartella predefinito . Cliccare su SALVA.
  
  

Note: A new account will always have a top-level Client uploaded documents folder. To find out more about visibility settings and access levels (who can see and/or edit the documents inside a folder), go here.

Creare modelli di cartelle

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

I modelli di cartelle vengono creati dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i modelli .

1. Per creare un modello di cartella, vai su Impostazioni nella barra laterale di sinistra, seleziona la scheda Modelli , apri la sottoscheda Cartelle , quindi fai clic su CREA MODELLO.

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione del modello di cartella Applica durante la creazione o la modifica di un file Progetto , quindi su Nuovo modello .

2. Next, create a folder structure. In the Create Folder Template window, you’ll see three top-level folders (Client uploaded documents, Firm docs shared with client and Private). You can rename, edit and delete these and make as many top-level folders as you need.

Le tue opzioni nella finestra Crea modello di cartella :

• Create a new top-level folder: Click Create folder, name the folder, select the privacy/access level (Private, Client can view or Client can view and edit), then click Submit. Read more about privacy levels here.
• Creare una sottocartella: fai clic sui tre punti a destra della cartella di primo livello, fai clic su Nuova cartella , assegna un nome alla cartella, quindi premi Invio sulla tastiera.
• Modificare la visibilità di una cartella di primo livello: fai clic sui tre punti a destra della cartella, fai clic su Modifica , seleziona il livello di privacy/accesso, quindi fai clic su Salva .
• Rinominare una cartella/sottocartella: fai clic sui tre punti a destra della cartella, fai clic su Modifica , assegna un nome alla cartella, quindi fai clic su Salva .
• Elimina cartelle: fai clic sui tre punti a destra della cartella, quindi su Elimina .

3. Now you can add documents and forms to folders. If you want clients to have specific documents, add them to the folders. Drag-and-drop them or click Upload documents. Or upload several documents from a folder by clicking Upload folder (for details on how TaxDome processes folders, go here).

Aggiungi tutti i documenti necessari ai diversi cartelle principali . Ad esempio, aggiungi modelli di contabilità, contabilità o tasse al file Privato cartella e un contratto di servizio per la cartella con Il cliente può visualizzare .

Note: Documents can be added to folders by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage documents.

4. Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list or Save to keep your changes and continue editing the template.

Applicare i modelli di cartelle

Ora che hai creato un modello di cartella, cosa succede dopo?

• Per applicare un modello di cartella, è necessario essere il proprietario di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .

• Puoi applicare modelli di cartelle manualmente durante la creazione di un file account o durante l' importazione di un elenco clienti in TaxDome .

• I modelli di cartelle possono essere applicati sia a nuovi che a esistenti accounts .

• Once you’ve applied a folder template, you still can make changes to the folder structure. To do so, go to the Docs section or the tree view while uploading documents.

Cosa succede quando applichi un modello di cartella a un file account :

• Se le cartelle e i documenti esistono già nel client account , non verranno duplicati se un modello di cartella li contiene.
• Se sono presenti cartelle e documenti nel client account che mancano nel modello, rimangono al loro posto.
• Se sono presenti cartelle e documenti nel modello che mancano nel client account , sono stati creati.
• Se si rinomina la cartella Documenti caricati dal client nel modello, viene rinominata nel client account .
• Se eseguite diversi servizi per lo stesso cliente, è possibile applicare diversi modelli uno alla volta, e verranno create le cartelle e i documenti mancanti nel profilo dell'account cliente.

Esistono diversi modi per applicare i modelli di cartella:

• Applicare un modello di cartella ad un Account
• Applicare un modello di cartella a più Account
• Applica modelli di cartelle a Accounts tramite l'automazione
• Applicare modelli di cartelle a nuovi Account

Applicare un modello di cartella ad un Account

1. On the client account’s Documents page, open the Docs tab, then click Apply Folder Template.

2. Click in the Folder Template field to select a template from the drop-down menu (e.g., New Clients), then click Apply to change the folder structure for the selected account.

Applicare un modello di cartella a più Account

1. Go to Clients, select the checkboxes of the accounts you want to apply the folder template to, click on the three dots to the left of More Actions in the menu bar, then click Apply Folder Template.

2. Aggiungi altro accounts se necessario digitando un nome, ID o indirizzo e-mail nel campo di ricerca.

3. Click in the Folder Template field to select one of the templates from the drop-down menu (e.g., New Clients), then click Apply to change the folder structure for the selected accounts.

Applica modelli di cartelle a Accounts tramite l'automazione

Questa sezione è solo per gli utenti TaxDome Pro . Fate l'Upgrade in qualsiasi momento!

I modelli di cartelle possono essere aggiunti utilizzando le automazioni all'interno di a Progetto . In questo modo, quando a lavoro per un cliente si trasferisce in una nuova fase nel Progetto , una nuova struttura di cartelle viene automaticamente applicata al loro account . Ecco come:

1. Andate su Impostazioni nel menu della barra laterale sinistra, selezionate Progetti, quindi cliccate sul nome del progetto o Crea progetto.

2. Choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Apply folder template in the pull-down menu.

3. Click inside the Apply folder template field, select the template in the menu, then click Save to keep your changes. Once the automation is added, you’ll see it by going to the pipeline page and clicking the automation icon above the stage.

Una volta a lavoro si sposta in a fase con un'automazione del modello di cartella Applica , verrà visualizzato un popup che mostra l'automazione che sta per essere attivata. Se non desideri che le cartelle vengano create automaticamente, deseleziona l'azione, quindi fai clic su Sposta .

Applicare modelli di cartelle a nuovi Account

Puoi applicare un modello di cartella personalizzato mentre ne crei uno nuovo accounts manualmente o tramite importazione.

If you want a specific template to be applied automatically, set it as the default. This way, it will be applied to all new accounts created manually or via import.

Modifica dei modelli di cartella (aggiunta di una nuova sottocartella anno fiscale, ecc.)

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

1. To make changes to a template, go to Settings in the left sidebar menu, then select Templates in the menu bar. Navigate to Folders, then click on the folder template name.

2. Make changes to the folder template and click Save & Exit. You can add or delete folders in any of the three locations (Private, Firm docs shared with client and Client uploaded documents).

Note: The changes you make to a folder template will not be reflected elsewhere. You’ll need to apply the updated template to the client account profile to see the changes. And previously created folders will not be deleted.

Eliminare i modelli di cartelle

Rimuovere un modello di cartella se non ti serve più: fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di cartella, seleziona Elimina dal menu a discesa, quindi fai clic su ELIMINA per confermare. Tutte le strutture di cartelle create per il tuo accounts con quel modello rimarrà.