Crea e applica modelli di cartelle

I modelli di cartelle semplificano il processo di creazione di set di cartelle per organizzare i documenti del cliente. Tieni pronti i modelli di cartelle per applicarli rapidamente a quelli nuovi ed esistenti accounts . Puoi anche essere super proattivo e includere al loro interno i documenti e i moduli di cui i tuoi clienti avranno bisogno.

Nota

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Modelli di cartelle predefiniti

Quando aggiungi nuovo accounts A TaxDome (manualmente o tramite importazione), ognuno ottiene automaticamente un modello di cartella denominato Anni fiscali predefiniti .

Dovrai modificare il modello di cartella predefinito o creare una nuova cartella da impostare come predefinita in modo da avere la struttura di cartelle che desideri per organizzare ogni cliente account documenti. Sia i proprietari che gli amministratori dell'azienda hanno accesso a questa possibilità.

Esistono tre modi per gestire il modello di cartella predefinito:

• Modifica il modello "Anni fiscali predefiniti": vai a "Modelli" > "Modelli aziendali" dalla barra dei menu a sinistra, apri la scheda "Cartelle" , quindi clicca su "Anni fiscali predefiniti" . Apporta modifiche al modello modificando, eliminando e aggiungendo cartelle e sottocartelle. Al termine, clicca su "Salva ed esci" .

• Crea un nuovo modello di cartella da usare come predefinito: vai su Impostazioni > Impostazioni azienda dalla barra dei menu a sinistra, quindi scegli il modello che vuoi usare come predefinito nella sezione Modello di cartella predefinito . Fai clic su Salva ed esci .

Durante la modifica del modello, puoi mantenere le modifiche e continuare a modificarle cliccando su Salva .

Nota

La modifica del modello di cartella predefinito si rifletterà su Feed attività pagina.

• Crea nuovi accounts senza modelli di cartelle predefiniti : vai su Impostazioni > Impostazioni aziendali dal menu della barra laterale, quindi fai clic sulla X nella sezione Modello di cartella predefinito . Fai clic su Salva .

Nota

Tutto nuovo accounts includere un livello superiore Documenti caricati dal cliente cartella con il Il cliente può visualizzare e modificare livello di accesso. Questa cartella è codificata con questa grafia esatta e viene sempre aggiunta, anche se il modello contiene già una cartella simile. Se questa cartella viene rinominata, in un modello o in un client account —non verrà riconosciuta come la stessa cartella quando si applicano i modelli. Per unire le cartelle, sia il nome che il livello di accesso devono corrispondere esattamente.

Crea modelli di cartelle

I modelli di cartella vengono creati dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i modelli .

1. Per creare un modello di cartella, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, apri la sotto-scheda Cartelle , quindi fai clic su Crea modello.

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione del modello di cartella Applica durante la creazione o la modifica di un Progetto , quindi facendo clic su Nuovo modello .

2. Quindi, crea una struttura di cartelle. Nella finestra Crea modello di cartella , vedrai tre cartelle principali ( Documenti caricati dal cliente , documenti aziendali condivisi con il cliente e privati ). Puoi rinominarli, modificarli ed eliminarli e crearne quanti ne vuoi cartelle principali di cui hai bisogno.

Le opzioni disponibili nella finestra Crea modello cartella :

• Crea una nuova cartella di primo livello: fai clic su Crea cartella , assegna un nome alla cartella, seleziona il livello di privacy/accesso ( Privato , Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare ), quindi fai clic su Invia . Per saperne di più sui livelli di privacy, clicca qui .

• Crea una sottocartella : fai clic sui tre punti a destra della cartella di livello superiore, fai clic su Nuova cartella , assegna un nome alla cartella, quindi premi Invio sulla tastiera.

• Modificare la visibilità di una cartella di primo livello: fare clic sui tre puntini a destra della cartella, fare clic su Modifica , selezionare il livello di privacy/accesso, quindi fare clic su Salva .

• Rinomina una cartella/sottocartella : fai clic sui tre puntini a destra della cartella, fai clic su Modifica , assegna un nome alla cartella, quindi fai clic su Salva .

• Elimina cartelle : fai clic sui tre puntini a destra della cartella, quindi su Elimina .

3. Ora puoi aggiungere documenti e moduli alle cartelle. Se desideri che i clienti abbiano documenti specifici, aggiungili alle cartelle. Trascinali e rilasciali o clicca su Carica documenti . In alternativa, carica più documenti da una cartella cliccando su Carica cartella (per i dettagli su come TaxDome cartelle dei processi, vai qui ).

Aggiungere tutti i documenti necessari ai diversi cartelle principali Ad esempio, aggiungere modelli di contabilità, tenuta dei registri contabili o fiscali alla cartella Privata e un contratto di servizio alla cartella con accesso di tipo "Il cliente può visualizzare" .

Nota

I documenti possono essere aggiunti alle cartelle dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.

4. Fare clic su Salva ed esci per salvare il modello e tornare all'elenco dei modelli oppure su Salva per mantenere le modifiche e continuare a modificare il modello.

Applica modelli di cartelle

Ora che hai creato un modello di cartella, qual è il passo successivo?

• Per applicare un modello di cartella, devi essere il proprietario, l'amministratore o un membro del team dell'azienda con diritti di accesso per gestire i documenti .

• È possibile applicare manualmente i modelli di cartella durante la creazione di un account o mentre importi un elenco clienti in TaxDome .

• I modelli di cartelle possono essere applicati sia a quelli nuovi che a quelli esistenti accounts .

• Una volta applicato un modello di cartella, puoi comunque apportare modifiche alla struttura delle cartelle. Per farlo, accedi alla sezione Documenti o alla visualizzazione ad albero durante il caricamento dei documenti.

Cosa succede quando applichi un modello di cartella a un file account :

• Se le cartelle e i documenti esistono già nel client account , non verranno duplicati se un modello di cartella li contiene.
• Se sono presenti cartelle e documenti nel client account che mancano nel modello, rimangono al loro posto.
• Se nel modello sono presenti cartelle e documenti mancanti nel client account , vengono creati.
• Se esegui più servizi per lo stesso cliente, puoi applicare più modelli uno per uno e le cartelle e i documenti mancanti nel cliente account vengono creati i profili.

Esistono diversi modi per applicare i modelli di cartella:

• A uno account

• A più accounts

• Tramite l'automazione

• A nuovo accounts

A uno account

1. Sul client account Nella pagina Documenti di , apri la scheda Documenti , quindi fai clic su Applica modello cartella .

2. Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare un modello da menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per la selezione account .

A più accounts

1. Vai a Clienti > Accounts dalla barra del menu di sinistra, seleziona le caselle di controllo dei accounts Per applicare il modello di cartella, fai clic sui tre puntini a sinistra di Altre azioni nella barra dei menu, quindi fai clic su Applica modello di cartella .

2. Aggiungi altro accounts se necessario digitando un nome, ID o indirizzo email nel campo di ricerca.

3. Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare uno dei modelli da menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per la selezione accounts .

A nuovo accounts

Puoi applicare un modello di cartella personalizzato mentre ne crei uno nuovo accounts manualmente o tramite importazione.

Se desideri che un modello specifico venga applicato automaticamente, impostalo come predefinito . In questo modo, verrà applicato a tutti i nuovi accounts creati manualmente o tramite importazione.

Modificare i modelli di cartella (aggiungendo una sottocartella Nuovo anno fiscale, ecc.)

1. Per modificare un modello, vai a Modelli > Modelli aziendali dal menu laterale. Vai a Cartelle , quindi clicca sul nome del modello della cartella.

2. Apporta modifiche al modello di cartella e fai clic su Salva ed esci . Puoi aggiungere o eliminare cartelle in una qualsiasi delle tre posizioni ( Privato, Documenti aziendali condivisi con il cliente e Documenti caricati dal cliente ).

Nota

Le modifiche apportate a un modello di cartella non verranno applicate altrove. Dovrai applicare il modello aggiornato al client. account profilo per vedere le modifiche. E le cartelle create in precedenza non verranno eliminate.

Elimina modelli di cartelle

Rimuovi un modello di cartella se non ti serve più. Fai clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del modello di cartella, seleziona Elimina dal menu a discesa, quindi fai clic su Elimina per confermare. Tutte le strutture di cartelle create per il tuo accounts con quel modello rimarrà.

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