Modelli di cartella (base): crea e applica
I modelli di cartelle semplificano il processo di creazione di set di cartelle per organizzare i documenti del cliente. Tieni pronti i modelli di cartelle per applicarli rapidamente a quelli nuovi ed esistenti accounts . Puoi anche essere super proattivo e includere al loro interno i documenti e i moduli di cui i tuoi clienti avranno bisogno.
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Modelli di cartelle predefiniti
Quando aggiungi nuovo accounts A TaxDome (manualmente o tramite importazione), ciascuno ottiene automaticamente un modello di cartella denominato Anni fiscali predefiniti .
Ti consigliamo di modificare il modello di cartella predefinito o di creare una nuova cartella da impostare come predefinita in modo da avere la struttura di cartelle in cui desideri organizzare ciascun cliente account documenti. Sia i proprietari che gli amministratori dell'azienda hanno l'accesso per farlo.
Esistono tre modi per gestire il modello di cartella predefinito:
- Modifica il modello Anni fiscali predefiniti: vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu a sinistra, apri la scheda Cartelle , quindi fai clic su Anni fiscali predefiniti . Apporta modifiche al modello modificando, eliminando e aggiungendo cartelle e sottocartelle. Fai clic su Salva ed esci una volta terminato.
- Crea un nuovo modello di cartella da usare come predefinito: vai su Impostazioni > Impostazioni azienda dalla barra dei menu a sinistra, quindi scegli il modello che vuoi usare come predefinito nella sezione Modello di cartella predefinito . Fai clic su Salva ed esci .
Durante la modifica del modello, puoi mantenere le modifiche e continuare a modificare facendo clic su Salva .
Nota! La modifica del modello di cartella predefinito verrà riflessa nella pagina del feed Attività .
- Creare nuovo accounts senza modelli di cartelle predefiniti: Vai a Impostazioni > Impostazioni aziendali dal menu della barra laterale, quindi fare clic su X nel Modello di cartella predefinito sezione. Clic Salva.
Nota: un nuovo account avrà sempre una cartella dei documenti caricati dal Cliente di livello superiore. Per saperne di più sulle impostazioni di visibilità e sui livelli di accesso (chi può vedere e/o modificare i documenti all'interno di una cartella), vai qui .
Crea modelli di cartelle
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I modelli di cartelle vengono creati dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i modelli .
1. Per creare un modello di cartella, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, apri la sottoscheda Cartelle , quindi fai clic su Crea modello.
Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione del modello di cartella Applica durante la creazione o la modifica di un file Progetto , quindi facendo clic su Nuovo modello .
2. Quindi, crea una struttura di cartelle. Nella finestra Crea modello di cartella , vedrai tre cartelle principali ( Documenti caricati dal cliente , Documenti aziendali condivisi con il cliente e Privato ). Puoi rinominarli, modificarli ed eliminarli e crearne quanti ne vuoi cartelle principali di cui hai bisogno.
Le opzioni nella finestra Crea modello di cartella :
- Creare una nuova cartella di livello superiore: fare clic su Crea cartella , assegnare un nome alla cartella, selezionare il livello di privacy/accesso ( Privato , Il cliente può visualizzare o Il cliente può visualizzare e modificare ), quindi fare clic su Invia . Maggiori informazioni sui livelli di privacy qui .
- Crea una sottocartella: fai clic sui tre puntini a destra della cartella di livello superiore, fai clic su Nuova cartella , assegna un nome alla cartella, quindi premi Invio sulla tastiera.
- Modificare la visibilità di una cartella di livello superiore: fai clic sui tre punti a destra della cartella, fai clic su Modifica , seleziona il livello di privacy/accesso, quindi fai clic su Salva .
- Rinominare una cartella/sottocartella: fai clic sui tre punti a destra della cartella, fai clic su Modifica , dai un nome alla cartella, quindi fai clic su Salva .
- Elimina cartelle: fai clic sui tre punti a destra della cartella, quindi su Elimina .
3. Ora puoi aggiungere documenti e moduli alle cartelle. Se desideri che i clienti abbiano documenti specifici, aggiungili alle cartelle. Trascinali o fai clic su Carica documenti . Oppure carica diversi documenti da una cartella facendo clic su Carica cartella (per dettagli su come TaxDome cartelle dei processi, vai qui ).
Aggiungi tutti i documenti necessari ai diversi cartelle principali . Ad esempio, aggiungi modelli contabili, contabili o fiscali al file Privato cartella e un contratto di servizio per la cartella con Il cliente può visualizzare 
accesso.
Nota: i documenti possono essere aggiunti alle cartelle dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .
4. Fare clic su Salva ed esci per salvare il modello e tornare all'elenco dei modelli o su Salva per mantenere le modifiche e continuare a modificare il modello.
Applica modelli di cartelle
Ora che hai creato un modello di cartella, qual è il passo successivo?
Per applicare un modello di cartella, devi essere il proprietario di un'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .
È possibile applicare manualmente i modelli di cartella durante la creazione di un file account o mentre importi un elenco di clienti in TaxDome .
I modelli di cartelle possono essere applicati sia a quelli nuovi che a quelli esistenti accounts .
- Dopo aver applicato un modello di cartella, puoi comunque apportare modifiche alla struttura della cartella. Per fare ciò, vai alla sezione Documenti o alla visualizzazione ad albero durante il caricamento dei documenti.
Cosa succede quando applichi un modello di cartella a un file account :
- Se le cartelle e i documenti esistono già nel client account , non verranno duplicati se un modello di cartella li contiene.
- Se sono presenti cartelle e documenti nel client account che mancano nel modello, rimangono al loro posto.
- Se nel modello sono presenti cartelle e documenti mancanti nel client account , vengono creati.
- Se esegui più servizi per lo stesso cliente, puoi applicare più modelli uno per uno e le cartelle e i documenti mancanti nel cliente account vengono creati i profili.
Esistono diversi modi per applicare i modelli di cartella:
A uno account
1. Sul client account Nella pagina Documenti di , apri la scheda Documenti , quindi fai clic su Applica modello cartella .
2. Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare un modello da menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per la selezione account .
A più accounts
1. Vai su Clienti > Accounts dalla barra del menu di sinistra, seleziona le caselle di controllo dei accounts a cui vuoi applicare il modello di cartella, clicca sui tre puntini a sinistra di Altre azioni nella barra dei menu, quindi clicca su Applica modello di cartella .
2. Aggiungi altro accounts se necessario digitando un nome, ID o indirizzo email nel campo di ricerca.
3. Fare clic nel campo Modello cartella per selezionare uno dei modelli da menù a tendina (ad esempio, Nuovi clienti), quindi fare clic su Applica per modificare la struttura delle cartelle per la selezione accounts .
A nuovo accounts
Puoi applicare un modello di cartella personalizzato mentre ne crei uno nuovo accounts manualmente o tramite importazione.
Se desideri che un modello specifico venga applicato automaticamente, impostalo come predefinito . In questo modo verrà applicato a tutti i nuovi accounts creato manualmente o tramite importazione.
Modificare i modelli di cartella (aggiungendo una sottocartella Nuovo anno fiscale, ecc.)
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visualizzando e imparando tutto ciò che devi sapere TaxDome .
1. Per apportare modifiche a un modello, vai su Modelli > Modelli aziendali dal menu della barra laterale. Vai su Cartelle , quindi fai clic sul nome del modello della cartella.
2. Apportare modifiche al modello di cartella e fare clic su Salva ed esci . È possibile aggiungere o eliminare cartelle in una qualsiasi delle tre posizioni ( Privato, Documenti aziendali condivisi con il cliente e Documenti caricati dal cliente ).
Nota: le modifiche apportate a un modello di cartella non si rifletteranno altrove. Dovrai applicare il modello aggiornato al client account profilo per vedere le modifiche. E le cartelle create in precedenza non verranno eliminate.
Elimina modelli di cartelle
Rimuovi un modello di cartella se non ti serve più. Fai clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del modello di cartella, seleziona Elimina dal menu a discesa, quindi fai clic su Elimina per confermare. Tutte le strutture di cartelle create per il tuo accounts con quel modello rimarrà.
