Team (Base): Accesso all'account

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Esistono tre modi diversi per concedere ai dipendenti l'accesso a accounts . Puoi concedere loro l'accesso predefinito a tutti accounts , assegnali solo a selezionati accounts o assegnarli a accounts allo specifico lavoro fasi utilizzando il nostro Progetto automazioni.

Trattato qui:

Account accesso

Almeno un membro del team dovrebbe avere accesso a tutti gli account. Quando ce l'hanno, possono visualizzare e modificare le informazioni di qualsiasi cliente, caricare documenti e creare fatture. Ricevono anche notifiche su tutte le attività dell'account.

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Nota: i membri del team possono essere assegnati a accounts senza ricevere notifiche. Ecco di più su Account Seguaci .

Per impostazione predefinita, una volta che un dipendente ha un cliente account accesso, possono fare tutto questo:

  • Visualizzare le informazioni dell'account
  • Visualizzare e scaricare i documenti del cliente
  • Visualizza tutti i thread di chat per i loro assegnati accounts e rispondere a loro
  • Visualizza tutte le email dell'azienda per i loro assegnati accounts e rispondere a loro
  • Visualizzare tutte le note dello studio per gli account loro assegnati e crearne di nuove
  • Visualizzare le voci orario dello studio per gli account loro assegnati e creare nuove voci di tempo
  • Visualizzare tutte le attività dello studio per gli account loro assegnati
  • Creare attività per gli account assegnati
  • Visualizzare i contatti collegati ai loro account assegnati

Per capire ciò che un dipendente può fare, visualizzare la versione di sola lettura del portale.

Predefinito account accesso

Il proprietario di un'azienda ha un default account accesso. Tuttavia, il proprietario o l'amministratore di un'azienda potrebbe anche voler concedere a uno o più membri del team l'accesso automatico a tutte le novità accounts creati manualmente o ai clienti che si registrano da soli .

Per impostare di default l'accesso ad un account per un membro del team:

Andare su Impostazioni, quindi aprire la scheda Impostazioni dello studio. Individuare la sezione Accesso all'account predefinito, selezionare uno o più membri del team dall'elenco, quindi cliccare su SALVA.

Dare a un dipendente l'accesso a uno account

Ci sono diversi modi per concedere ad un dipendente l'accesso all'account:

Per dare a un dipendente l'accesso a un nuovo account , seleziona il loro nome durante la creazione del file account manualmente o durante l'importazione dei dati del cliente .

Per consentire a un dipendente di accedere ad un account esistente:

1. Andate su Clienti, cliccate sul nome del cliente nell'elenco. Potete anche trovare istantaneamente il cliente andando nel menu della barra laterale di sinistra in qualsiasi pagina e inserendo il suo nome nel campo di ricerca.

2. Vai alla sezione Informazioni e fai clic sul collegamento Modifica a destra di Account dettagli . Aggiungi i dipendenti che vuoi dare account accedere a nel campo Membri del team . Ogni account deve avere almeno un membro del team assegnato ad esso. Per impostazione predefinita, account l'accesso è consentito al titolare dell'azienda. 

3. Cliccate sul pulsante Continua e cliccate poi su Salva.

Dare a un dipendente l'accesso a più accounts

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Per assegnare ai dipendenti più account in una volta:

1. Andate su Clienti, quindi selezionate le caselle accanto agli account che si desidera assegnare ai dipendenti. Per selezionare tutti gli account, cliccate sulla casella più in alto.

2. Cliccare su Gestisci Team.

3. Verrà visualizzato un elenco dei membri del team dello studio. Per ogni membro del team, selezionate una delle seguenti opzioni:

  • Non fare nulla: il membro del team non verrà assegnato agli account; tuttavia, se il membro del team è già assegnato agli account, continueranno ad essere assegnati a quegli account.
  • Assegnare a tutti: il membro del team verrà assegnato a tutti gli account selezionati.
  • Rimuovere da tutti: il membro del team non sarà più assegnato a nessuno degli account selezionati.

4. Cliccate su ASSEGNA.

Dare a un dipendente l'accesso a tutti accounts

Per assegnare un dipendente a tutti gli account:

1. Andate su Impostazioni, selezionate Team e piani nella barra dei menu, andate a Membri attivi del team, quindi cliccate sul nome del dipendente.

2. Fare clic sull'icona a forma di matita Modifica diritti di accesso, quindi attivare Visualizza tutti gli account.

3. Fare clic su Salva. Ora il dipendente sarà in grado di visualizzare tutti i dati degli account dello studio invece di solo quelli che gli sono stati assegnati.

Dare dipendenti account accesso tramite Progetto automazione

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Per il personale temporaneo, potete scegliere di concedere un accesso limitato agli account. Ad esempio, un dipendente temporaneo potrebbe aver bisogno di accedere a un documento caricato in un account, ma solo durante una specifica fase del processo lavorativo.

Questo può essere facilmente impostato e automatizzato all'interno di un progetto. Ecco come:

1. Decidi cosa fase è necessario il lavoratore temporaneo per accedere al client accounts . (Puoi leggere di più sulle automazioni .)

2. Andate sulle Impostazioni del progetto, scegliete la fase a cui si desidera aggiungere l'automazione, cliccate sul collegamento Aggiungi automazioni, quindi scegliete Aggiorna l'accesso all'account nel menu a tendina. Scegliete il/i membro/i del team dall'elenco degli account.

L'automazione può essere configurata in diversi modi:

  • Sostituire gli assegnatari agli utenti predefiniti attivato + Aggiungi accesso all'accountvuoto:
    Quando un lavoro entra in questa fase, i dipendenti assegnati diventano non assegnati e quelli con Accesso predefinito all'account vengono assegnati invece all'account.
  • Sostituire gli assegnatari agli utenti predefiniti attivato + Aggiungi accesso all'account compilato:
    Quando un lavoro entra in questa fase, i dipendenti assegnati diventano non assegnati e quelli elencati nel campo Aggiungi accesso all'account vengono assegnata invece all'account.
  • Sostituire gli assegnatari agli utenti predefiniti disattivato + Aggiungi accesso all'account compilato:
    Quando un lavoro entra in questa fase, i dipendenti assegnati diventano non assegnati e anche quelli elencati nel campo Aggiungi accesso all'account vengono assegnati.
  • Sostituire gli assegnatari agli utenti predefiniti disattivati + Rimuovi accesso all'account compilato:
    Quando un lavoro entra in questa fase, ai dipendenti elencati nel campo Rimuovi accesso all'account viene rimosso l'accesso.
  • Aggiungi accesso all'account compilato + Rimuovi accesso all'account compilato:
    Quando un lavoro entra in questa fase, i dipendenti elencati nel campo Aggiungi accesso all'account  vengono assegnati all'account, e a quelli elencati in Rimuovi accesso all'account viene rimosso l'accesso.

Richiedere/Concedere l'accesso all'account

Se un dipendente dello studio senza accesso all'account cliente cliccano su qualsiasi pagina all'interno del profilo del cliente, vedranno un errore 401. Questo potrebbe accadere:

  • Se un membro del team menziona un dipendente in una chat thread con un cliente al cui account il dipendente non ha accesso
  • Se un membro del team menziona un dipendente in a lavoro per un cliente al cui account il dipendente non ha accesso o in a lavoro che si trova all'interno del Progetto che non è disponibile per il dipendente

Per richiedere l'accesso a un account cliente e/o al progetto, un dipendente deve cliccare su Richiedi accesso nella sua notifica Inbox+ o sulla pagina di errore.

Il proprietario dello studio e i dipendenti con il permesso di Assegnare colleghi saranno informati tramite Inbox+. Dopo aver cliccato su un collegamento Concedi accesso nelle notifiche Inbox+, il dipendente riceverà l'accesso.

Visualizzazione di un dipendente accounts

Filtrare l'elenco degli account per vedere quali account clienti sono assegnati a specifici dipendenti:

1. Andate su Clienti, quindi cliccare su Filtro in alto a destra.

2. Selezionate i membri del team nella sezione Team, quindi cliccare su Applica .

Visualizzazione dipendente account statistiche

Il proprietario e gli amministratori dell'azienda possono visualizzare le statistiche di qualsiasi dipendente per i loro assegnati accounts . Queste statistiche possono essere trovate nell'attività del cliente in sospeso widget nella pagina Approfondimenti . 

Questo widget visualizza fatture , questionari , firme , mandati e approvazioni in attesa di azione da parte del cliente per un dipendente specifico. 

Se desideri tenere traccia dell'attività del cliente per due o più membri del team, puoi aggiungere tutte le attività del cliente in sospeso widgets di cui hai bisogno. Ecco ulteriori informazioni sull'attività del cliente in sospeso widget .

Un altro modo di visualizzare le statistiche di un account è nella pagina Clienti attuali del impiegato. Per trovarlo, andate su Impostazioni, quindi su Team e piani. Cliccate sul nome del dipendente, quindi andate alla scheda Clienti. Le statistiche sono disponibili per gli account attuali e passati del dipendente.

Vedrete queste informazioni:

  • ID: ID univoco dell'account
  • Nome: nome e cognome del cliente
  • Assegnato: la data in cui il dipendente è stato assegnato a un account
  • Fatture registrate: il numero di fatture registrate
  • Entrate: l'importo totale delle fatture pagate
  • Documenti caricati: il numero di documenti caricati
  • Approvato: il numero di documenti approvati

Rimozione dell'accesso dei dipendenti a un file account

Supponiamo che abbiate un account personale nel vostro studio e non volete che altri membri del team lo vedano. Oppure ci sono dei cambi nei ruoli e nelle mansioni dei vostri dipendenti e non volete che tutti abbiano accesso a tutti gli account.

Potete rimuovere i dipendenti da qualsiasi account cliente. (Oppure potete farlo al contrario: rimuovete gli account dalla lista di clienti assegnati ad un impiegato.) Date un'occhiata alle opzioni di seguito.

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Avviso: se hai dipendenti con Visualizza tutto accounts accesso a destra attivato, devi prima azionare fuori da quel diritto di accesso . Tuttavia, questo non funziona per i tuoi amministratori , poiché hanno sempre accesso a tutto accounts .

Per rimuovere i dipendenti da un account cliente:

  1. Andate alla sezione Info del profilo del cliente e cliccate sul link Modifica a destra dei Dettagli dell'account. Tutti i dipendenti con l'accesso all'account vengono visualizzati nel campo Membri del team.
  2. Cliccate sulla × a destra di un membro del team per rimuovere il suo accesso a un account cliente.
  3. Cliccate sul pulsante Continua e cliccate poi su Salva.

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Nota! Un account non può essere annullato. Se rimuovi tutti i dipendenti, il account viene assegnato automaticamente a chiunque abbia default account accesso .

Potete anche rimuovere un account dalla lista degli account assegnati ad un impiegato:

  1. Andate su Impostazioni,quindi su Team e piani, cliccate sul nome del membro del team e andate alla scheda Clienti.
  2. Cliccate sul simbolo rosso di eliminazione a destra del nome dell'account.
  3. Cliccate su Elimina nel pop-up di Conferma eliminazione. L'account selezionato viene quindi spostato nella scheda Passato del dipendente.

Chi può concedere l'accesso ai dipendenti a accounts

Il proprietario e gli amministratori dell'azienda possono sempre concedere ai dipendenti i diritti di accesso a accounts . Possono anche dare ai dipendenti la possibilità di assegnare i clienti ai membri del team. Se sei il proprietario o l'amministratore di un'azienda e desideri che qualcun altro nel team assegni accounts , Segui questi passi:

1. Andate su Impostazioni, selezionate Team e piani nella barra dei menu, cliccate su Membri attivi del team, quindi cliccate sul nome del dipendente.

2. Cliccate sull'icona a forma di matita che Modifica diritti di accesso, quindi attivate Assegna colleghi.

3. Cliccate su Salva.

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