Gestire il team (base): Account ruoli
attività E lavoro gli incarichi possono essere estenuanti, soprattutto se ci sono più di tre persone in un team. Ecco perché dovresti considerare di usare account ruoli invece. Qui, scopri come impostare account ruoli nel tuo portale e, quindi, semplificare attività / lavoro incarichi.
Account ruoli, spiegati
Assegnazione attività / lavori ai membri del team appropriati automaticamente è uno dei passaggi più importanti del tuo flusso di lavoro , assicurando che i dipendenti giusti inizino a lavorare ai loro incarichi in modo tempestivo. Tuttavia, se hai molti dipendenti, non puoi semplicemente aggiungere il assegnatario al attività / lavoro modello perché quando utilizzato in Progetto automazioni il assegnatario dipenderà non solo dal tipo di attività ma anche sul client. Ecco dove account entrano in gioco i ruoli.
Con account ruoli, puoi assegnare lavori E attività non al membro specifico del team, ma al account ruolo, come ad esempio preparatore fiscale, consulente, contabile, account manager, reviewer e così via. L'elenco di questi ruoli è completamente personalizzabile e può essere impostato a livello di portale sia dal proprietario dell'azienda che dagli amministratori.
Una volta creato account ruoli, puoi definire quali membri del team saranno responsabili di quali clienti. Ad esempio, potresti impostare il Membro del team 1 come Contabile per alcuni clienti, mentre per altri clienti, questo ruolo verrà assegnato al Membro del team 2.
In questo modo, quando il attività / lavoro viene creato automaticamente, il assegnatario verrà impostato in base al account selezione del ruolo per il cliente specifico account .
In generale, il processo di utilizzo account i ruoli sono i seguenti:
1. Definisci il account ruoli e aggiungerli al portale.
2. Aggiorni tutti i client accounts per includere il/i membro/i del team che svolgono ogni ruolo per il cliente. Questo potrebbe essere fatto in blocco.
3. Aggiungi account ruoli a attività / lavoro modelli anziché membri specifici del team.
4. Quando si utilizza attività modelli in Progetto automazioni e lavoro modelli in automatico lavoro creazione, attività / lavori vengono assegnati automaticamente ai membri del team assegnati a questi ruoli per specifici clienti.
Account i ruoli sono progettati per aiutare a distribuire attività fornendo visibilità su chi è responsabile di cosa. Tuttavia, è importante notare che account i ruoli non influenzano i ruoli di sistema , come Admin o Employee. Inoltre, non influenzano i diritti di accesso del particolare dipendente.
Passaggio 1. Aggiungere account ruoli
Per iniziare a utilizzare account ruoli, per prima cosa, devi definire quali account ruoli di cui avrai bisogno e aggiungili al tuo portale. Puoi usare uno dei due modi per aggiungerli:
- Dalle impostazioni : vai su Impostazioni > Team e piani e passa alla scheda Ruoli . Fai clic su Nuovo ruolo o Crea ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva .
- Da accounts clienti : Apri un conto cliente account e passa alla scheda Info . Nella sezione Ruoli Account , fai clic su Crea ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva . Questo ruolo sarà disponibile per tutti i client accounts .
Fase 2. Assegnare i ruoli ai membri del team per ciascun cliente
Una volta che hai il tuo account ruoli creati, è necessario assegnare i membri del team ai ruoli per ogni cliente. A un singolo membro del team possono essere assegnati ruoli diversi a seconda del cliente, un membro del team può ricoprire più ruoli contemporaneamente e più membri del team possono essere assegnati a un ruolo.
Puoi farlo per ogni cliente individualmente o in blocco:
- Individualmente : Aprire il client account e passa alla scheda Info . Nella sezione Ruoli Account , seleziona uno o più membri del team da assegnare a ruoli specifici.
- In blocco : se è necessario aggiungere account ruoli per molti clienti contemporaneamente (ad esempio, vuoi iniziare a utilizzare questa funzionalità con una base clienti esistente), puoi utilizzare lo strumento di importazione (vedi sotto)
Assegnare i membri del team ai ruoli in blocco tramite lo strumento di importazione
Questo metodo consente un enorme risparmio di tempo poiché è possibile assegnare i membri del team ai ruoli in blocco, sia ai nuovi che a quelli esistenti. accounts .
Per aggiungere ruoli a nuovi accounts , segui la procedura di importazione comune e assicurati di includere una colonna per ogni account ruolo.
Se desideri assegnare i membri del team ai ruoli per il tuo team esistente accounts , segui questi passaggi:
1. Per prima cosa, esporta tutti i tuoi accounts Per farlo, vai su Clienti > Accounts dal menu della barra laterale, quindi clicca sull'icona di esportazione. Riceverai un'e-mail con il link per il download.
2. Aprire il file CSV esportato ed eliminare tutte le colonne dal foglio di calcolo ad eccezione di account colonna nome. Aggiungi colonne per ciascuna account ruolo che vuoi aggiungere, compila i dati e poi salva il file. Nota quanto segue:
- Controllare se il account le colonne dei ruoli corrispondono a account ruoli nel sistema (in questo modo le colonne verranno mappate automaticamente).
- Controlla due volte i nomi dei membri del team. Se nel foglio di calcolo è presente un dipendente inesistente, non verrà assegnato al ruolo.
3. Carica il foglio di calcolo su TaxDome cliccando su Importa pulsante nella pagina Clienti > Accounts .
4. Per Tipo Account , selezionare Ignora , in modo che questo campo non venga aggiornato.
5. Seleziona il ruolo account campo per ciascuno account colonna ruolo. Se i titoli delle colonne nel tuo foglio di calcolo corrispondono a account ruoli nel sistema, verranno mappati automaticamente.
6. Salta gli altri passaggi dell'importazione. Assicurati di selezionare Ignora per tutti i campi dei contatti.
7. Fai clic su Avvia importazione nell'ultimo passaggio. Nessuna novità accounts o verranno creati contatti. Invece, i membri del team saranno assegnati a account ruoli nel tuo attuale cliente accounts .
8. Controllare i membri del team assegnati ai clienti accounts .
Passaggio 3. Inizia a utilizzare account ruoli nel tuo flusso di lavoro
Una volta che hai account ruoli creati e membri del team assegnati a ciascun cliente, puoi iniziare a utilizzarli nel tuo flusso di lavoro Per ora è possibile in due modi:
- Aggiungendo account ruoli al attività modello invece di assegnatari e quindi utilizzando questo modello nelle automazioni Progetto (ad esempio, assegnare automaticamente la revisione attività ai membri del team impostati come revisori per determinati clienti)
- Aggiungendo account ruoli al lavoro modello invece di assegnatari e quindi utilizzarlo nelle ricorrenze lavoro (ad esempio, ricorrenti lavoro sempre assegnato al contabile assegnato al cliente)
3.1 Aggiungere account ruolo a un lavoro / attività modello
Per iniziare a utilizzare account ruoli nel tuo flusso di lavoro , è necessario impostare un modello:
1. Vai a Modelli > Modelli di aziende e passa alla scheda attività o lavori . Fai clic su Crea modello o seleziona un modello esistente che vuoi modificare.
2. Nella sezione assegnatario , seleziona Ruoli . Nel campo Ruoli assegnati , aggiungi un ruolo che vuoi associare a questo modello.
3.2a Impostazione Progetto automazioni con attività modello
Ora puoi usare il attività modello creato in Progetto automazioni :
1. Aprire il Progetto hai bisogno per la modifica e seleziona un fase dove vuoi aggiungere l'automazione.
2. Aggiungi l'automazione Crea attività e seleziona il modello impostato nel passaggio precedente.
Ora, quando lavori entra qui fase , attività assegnatari verrà assegnato automaticamente in base al account ruoli nel cliente account .
3.2b. Impostare lavoro ricorrenze con lavoro modello
Puoi usare il lavoro modello creato in lavoro recurrences :
1. Aprire il lavoro ricorrenza necessaria per la modifica.
2. Nel campo modello lavoro , seleziona il modello impostato nel passaggio precedente.
Ora, quando nuovo lavori vengono creati da questa ricorrenza, lavoro assegnatari verrà assegnato automaticamente in base al account ruoli.
Chi può farlo?
Solo i proprietari e gli amministratori dell'azienda possono creare account ruoli e modificarli. Tuttavia, assegnare/riassegnare ruoli esistenti a accounts potrebbe essere eseguito anche dai membri del team a cui sono stati concessi i diritti di accesso Gestisci accounts e Assegna membri del team .
