Add and allocate account roles

Sommario

Account ruoli, spiegati
Passaggio 1. Aggiungere account ruoli
Fase 2. Assegnare i ruoli ai membri del team per ciascun cliente
Passaggio 3. Inizia a utilizzare account ruoli nel tuo flusso di lavoro
Chi può farlo?

attività E lavoro gli incarichi possono essere estenuanti, soprattutto se ci sono più di tre persone in un team. Ecco perché dovresti considerare di usare account ruoli invece. Qui, scopri come impostare account ruoli nel tuo portale e, quindi, semplificare attività / lavoro incarichi.

Account ruoli, spiegati

Assegnazione attività / lavori ai membri del team appropriati automaticamente è uno dei passaggi più importanti del tuo flusso di lavoro , assicurando che i dipendenti giusti inizino a lavorare ai loro incarichi tempestivamente. Tuttavia, se hai molti dipendenti, non puoi semplicemente aggiungere assegnatario al attività / lavoro modello perché quando utilizzato in Progetto automazioni il assegnatario dipenderà non solo dal tipo di attività ma anche sul cliente. È qui che account entrano in gioco i ruoli.

Con account ruoli, puoi assegnare lavori E attività non al membro specifico del team, ma al account ruolo, come ad esempio preparatore fiscale, consulente, contabile, account manager, reviewer e così via. L'elenco di questi ruoli è completamente personalizzabile e può essere impostato a livello di portale sia dal proprietario dell'azienda che dagli amministratori.

Una volta creato account ruoli, puoi definire quali membri del team saranno responsabili di quali clienti. Ad esempio, potresti impostare il Membro del team 1 come Contabile per alcuni clienti, mentre per altri clienti, questo ruolo verrà assegnato al Membro del team 2.

In questo modo, quando il attività / lavoro viene creato, il assegnatario verrà impostato in base al account selezione del ruolo per il cliente specifico account .

In generale, il processo di utilizzo account i ruoli sono i seguenti:

Tu definisci il account ruoli e aggiungerli al portale.
Aggiorni tutti i client accounts Per includere i membri del team che svolgono ciascun ruolo per il cliente. Questa operazione potrebbe essere eseguita in blocco.

Quando crei, selezioni i ruoli anziché i membri specifici del team attività / lavori manualmente o impostando i modelli.
Quando attività O lavoro è creato con un assegnatario come ruolo (sia in Progetto automazioni, lavoro ricorrenza o tramite manuale attività / lavoro creazione), viene assegnato automaticamente ai membri del team assegnati a questi ruoli per determinati clienti.
You can view role assignment in the Accounts list, and filter it based on this information:

filter Role without assignee shows accounts where no team member holds a specific role;
filter Role with assignee shows accounts with a specific team member assigned.

Account roles are designed to help distribute tasks by providing visibility into who is responsible for what. However, it’s important to note that account roles do not influence system roles , such as admin or employee. Also, they do not influence access rights of the particular employee.

Nota

When a team member is added to an account using account roles, they are automatically getting access to that client account. If a team member is later unassigned from the client account, their role assignment on the account will also be cleared.

Passaggio 1. Aggiungere account ruoli

Per iniziare a utilizzare account ruoli, per prima cosa, devi definire quali account ruoli di cui avrai bisogno e aggiungili al tuo portale. Puoi usare uno dei due modi per aggiungerli:

Dalle impostazioni : vai a Impostazioni > Team e piani e passa alla scheda Ruoli . Fai clic su Nuovo ruolo o Crea ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva .
Da accounts clienti : Apri un conto cliente account e passa alla scheda Informazioni . Nella sezione Ruoli Account , fai clic su Crea ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva . Questo ruolo sarà disponibile per tutti i clienti. accounts .
Dalla barra laterale delle azioni in blocco : vai a Clienti > Accounts dal menu della barra laterale e selezionane alcuni o tutti accounts nell'elenco. Fai clic su Altre azioni e seleziona Gestisci ruoli . Nella barra laterale dell'assegnazione di ruoli in blocco, fai clic su Nuovo ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva . Questo ruolo sarà disponibile per tutti i clienti. accounts .

Fase 2. Assegnare i ruoli ai membri del team per ciascun cliente

Once you have your account roles created, you need to allocate team members to roles for each client. A single team member can be assigned different roles depending on the client, one team member can hold multiple roles simultaneously, and several team members can be allocated to one role. You can do it for each client individually or in bulk:

Individualmente : Apri il client account e passa alla scheda Informazioni . Nella sezione Ruoli Account , seleziona uno o più membri del team a cui assegnare ruoli specifici.
In blocco : se è necessario aggiungere account ruoli per molti clienti contemporaneamente (ad esempio, se vuoi iniziare a utilizzare questa funzionalità con una base clienti esistente), puoi farlo in blocco dalla pagina Accounts o utilizzare lo strumento di importazione (vedi sotto).

Assegnare i membri del team ai ruoli in blocco da Accounts pagina

To set up the same team member roles for several existing accounts at once :

Go to Clients > Accounts from the sidebar menu. Select checkboxes next to the accounts you want to update. The fastest way to do this is to apply an appropriate filter to the account list and select the Select All checkbox. If you don’t have an appropriate filter, just select clients manually.
Fare clic su Altre azioni sopra l'elenco e selezionare Gestisci ruoli .

Nella barra laterale, seleziona "Assegna ruoli" nella colonna " Azioni" per ogni membro del team a cui desideri assegnare ruoli. Quindi, seleziona i ruoli da assegnare e fai clic su "Fine" . Una volta completata l'operazione, fai clic su "Salva" . Riceverai un'email quando i ruoli saranno aggiornati.

Assegnare i membri del team ai ruoli in blocco tramite lo strumento di importazione

This method is a huge time-saver as you can allocate team members to roles in bulk, both to your new and existing accounts. For adding roles to new accounts, follow the common import procedure and make sure to include a column for each account role.

Se desideri assegnare i membri del team ai ruoli per il tuo team esistente accounts , segui questi passaggi: 1. Per prima cosa, esporta tutti i tuoi accounts Per farlo, vai su Clienti > Accounts dal menu laterale, quindi clicca sull'icona di esportazione. Riceverai un'email con il link per il download.

Aprire il file CSV esportato ed eliminare tutte le colonne dal foglio di calcolo ad eccezione di account colonna nome.

Nota
Assicurati di non avere colonne relative ai contatti. In questo modo, i passaggi dell'importazione in blocco non modificheranno i pulsanti di attivazione/disattivazione dei contatti o altre impostazioni relative ai contatti.
Aggiungi colonne per ciascuna account ruolo che desideri aggiungere, compila i dati e salva il file. Nota quanto segue:

Controllare se il account le colonne dei ruoli corrispondono a account ruoli nel sistema (in questo modo le colonne verranno mappate automaticamente).
Controlla due volte i nomi dei membri del team. Se nel foglio di calcolo è presente un dipendente inesistente, non verrà assegnato al ruolo.

Carica il foglio di calcolo su TaxDome cliccando su Importa pulsante nella pagina Clienti > Accounts .
Per il Tipo Account , selezionare Ignora , in modo che questo campo non venga aggiornato.
Seleziona il ruolo account campo per ciascuno account colonna ruolo. Se i titoli delle colonne nel foglio di calcolo corrispondono a account ruoli nel sistema, verranno mappati automaticamente.
Salta gli altri passaggi dell'importazione. Assicurati di selezionare "Ignora" per tutti i campi dei contatti.
Fai clic su Avvia importazione nell'ultimo passaggio. Nessuna novità accounts o verranno creati dei contatti. Invece, i membri del team saranno assegnati a account ruoli nel tuo cliente esistente accounts .
Controlla i membri del team assegnati ai clienti accounts .

Passaggio 3. Inizia a utilizzare account ruoli nel tuo flusso di lavoro

Una volta che hai account ruoli creati e membri del team assegnati a ciascun cliente, puoi iniziare a utilizzarli nel tuo flusso di lavoro :

Puoi avere ruoli assegnatari In attività modelli e utilizzarli per Progetto automazioni.
Puoi avere ruoli assegnatari nel tuo lavoro modelli e utilizzarli durante la creazione lavoro ricorrenze.
Oppure puoi usare i ruoli quando crei singoli elementi, in base ai modelli o meno.

To learn more, go the detailed article on using account roles in your workflow.

Chi può farlo?

Only firm owners and admins can create account roles and change them. However, assigning/reassigning existing roles to accounts could also be done by team members with the View all accounts (or, instead, have access to accounts where they are updating the role assignees), Manage accounts and Assign team members access rights granted .