Aggiungi e alloca account ruoli

Sommario

Account ruoli, spiegati
Passaggio 1. Aggiungere account ruoli
Fase 2. Assegnare i ruoli ai membri del team per ciascun cliente
Passaggio 3. Inizia a utilizzare account ruoli nel tuo flusso di lavoro
Chi può farlo?

attività E lavoro gli incarichi possono essere estenuanti, soprattutto se ci sono più di tre persone in un team. Ecco perché dovresti considerare di usare account ruoli invece. Qui, scopri come impostare account ruoli nel tuo portale e, quindi, semplificare attività / lavoro incarichi.

Account ruoli, spiegati

Assegnazione attività / lavori ai membri del team appropriati automaticamente è uno dei passaggi più importanti del tuo flusso di lavoro , assicurando che i dipendenti giusti inizino a lavorare ai loro incarichi tempestivamente. Tuttavia, se hai molti dipendenti, non puoi semplicemente aggiungere assegnatario al attività / lavoro modello perché quando utilizzato in Progetto automazioni il assegnatario dipenderà non solo dal tipo di attività ma anche sul cliente. È qui che account entrano in gioco i ruoli.

Con account ruoli, puoi assegnare lavori E attività non al membro specifico del team, ma al account ruolo, come ad esempio preparatore fiscale, consulente, contabile, account manager, reviewer e così via. L'elenco di questi ruoli è completamente personalizzabile e può essere impostato a livello di portale sia dal proprietario dell'azienda che dagli amministratori.

Una volta creato account ruoli, puoi definire quali membri del team saranno responsabili di quali clienti. Ad esempio, potresti impostare il Membro del team 1 come Contabile per alcuni clienti, mentre per altri clienti, questo ruolo verrà assegnato al Membro del team 2.

In questo modo, quando il attività / lavoro viene creato, il assegnatario verrà impostato in base al account selezione del ruolo per il cliente specifico account .

In generale, il processo di utilizzo account i ruoli sono i seguenti:

Tu definisci il account ruoli e aggiungerli al portale.
Aggiorni tutti i client accounts Per includere i membri del team che svolgono ciascun ruolo per il cliente. Questa operazione potrebbe essere eseguita in blocco.

Quando crei, selezioni i ruoli anziché i membri specifici del team attività / lavori manualmente o impostando i modelli.
Quando attività O lavoro è creato con un assegnatario come ruolo (sia in Progetto automazioni, lavoro ricorrenza o tramite manuale attività / lavoro creazione), viene assegnato automaticamente ai membri del team assegnati a questi ruoli per determinati clienti.
È possibile visualizzare l'assegnazione dei ruoli nell'elenco Accounts e filtrarla in base a queste informazioni:

filtra Ruolo senza assegnatario mostra accounts dove nessun membro del team ricopre un ruolo specifico;
filtro Ruolo con assegnatario mostra accounts con un membro specifico del team assegnato.

Account i ruoli sono progettati per aiutare a distribuire attività fornendo visibilità su chi è responsabile di cosa. Tuttavia, è importante notare che account I ruoli non influenzano i ruoli di sistema , come amministratore o dipendente. Inoltre, non influenzano i diritti di accesso del dipendente in questione.

Nota

Quando un membro del team viene aggiunto a un account usando account ruoli, sono automaticamente ottenere l'accesso a quel cliente account Tuttavia, non lo fanno automaticamente seguire il account Se un membro del team viene successivamente rimosso dal client account , il loro ruolo assegnato sul account verrà anche cancellato.

Passaggio 1. Aggiungere account ruoli

Per iniziare a utilizzare account ruoli, per prima cosa, devi definire quali account ruoli di cui avrai bisogno e aggiungili al tuo portale. Puoi usare uno dei due modi per aggiungerli:

Dalle impostazioni : vai a Impostazioni > Team e piani e passa alla scheda Ruoli . Fai clic su Nuovo ruolo o Crea ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva .
Da accounts clienti : Apri un conto cliente account e passa alla scheda Informazioni . Nella sezione Ruoli Account , fai clic su Crea ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva . Questo ruolo sarà disponibile per tutti i clienti. accounts .
Dalla barra laterale delle azioni in blocco : vai a Clienti > Accounts dal menu della barra laterale e selezionane alcuni o tutti accounts nell'elenco. Fai clic su Altre azioni e seleziona Gestisci ruoli . Nella barra laterale dell'assegnazione di ruoli in blocco, fai clic su Nuovo ruolo . Inserisci il nome del ruolo e fai clic su Salva . Questo ruolo sarà disponibile per tutti i clienti. accounts .

Fase 2. Assegnare i ruoli ai membri del team per ciascun cliente

Una volta che hai il tuo account Una volta creati i ruoli, è necessario assegnare i membri del team ai ruoli per ciascun cliente. A un singolo membro del team possono essere assegnati ruoli diversi a seconda del cliente, un membro del team può ricoprire più ruoli contemporaneamente e più membri del team possono essere assegnati a un unico ruolo. È possibile eseguire questa operazione per ciascun cliente singolarmente o in blocco:

Individualmente : Apri il client account e passa alla scheda Informazioni . Nella sezione Ruoli Account , seleziona uno o più membri del team a cui assegnare ruoli specifici.
In blocco : se è necessario aggiungere account ruoli per molti clienti contemporaneamente (ad esempio, se vuoi iniziare a utilizzare questa funzionalità con una base clienti esistente), puoi farlo in blocco dalla pagina Accounts o utilizzare lo strumento di importazione (vedi sotto).

Assegnare i membri del team ai ruoli in blocco da Accounts pagina

Per impostare gli stessi ruoli dei membri del team per più accounts esistenti contemporaneamente :

Vai a Clienti > Accounts dal menu della barra laterale. Seleziona le caselle di controllo accanto a accounts che vuoi aggiornare. Il modo più veloce per farlo è applicare un filtro appropriato al account e seleziona la casella di controllo Seleziona tutto . Se non hai un filtro appropriato, seleziona i clienti manualmente.
Fare clic su Altre azioni sopra l'elenco e selezionare Gestisci ruoli .

Nella barra laterale, seleziona "Assegna ruoli" nella colonna " Azioni" per ogni membro del team a cui desideri assegnare ruoli. Quindi, seleziona i ruoli da assegnare e fai clic su "Fine" . Una volta completata l'operazione, fai clic su "Salva" . Riceverai un'email quando i ruoli saranno aggiornati.

Assegnare i membri del team ai ruoli in blocco tramite lo strumento di importazione

Questo metodo consente un enorme risparmio di tempo poiché è possibile assegnare i membri del team ai ruoli in blocco, sia ai nuovi che agli esistenti accounts Per aggiungere ruoli a nuovi accounts , segui la procedura di importazione comune e assicurati di includere una colonna per ogni account ruolo.

Se desideri assegnare i membri del team ai ruoli per il tuo team esistente accounts , segui questi passaggi: 1. Per prima cosa, esporta tutti i tuoi accounts Per farlo, vai su Clienti > Accounts dal menu laterale, quindi clicca sull'icona di esportazione. Riceverai un'email con il link per il download.

Aprire il file CSV esportato ed eliminare tutte le colonne dal foglio di calcolo ad eccezione di account colonna nome.

Nota
Assicurati di non avere colonne relative ai contatti. In questo modo, i passaggi dell'importazione in blocco non modificheranno i pulsanti di attivazione/disattivazione dei contatti o altre impostazioni relative ai contatti.
Aggiungi colonne per ciascuna account ruolo che desideri aggiungere, compila i dati e salva il file. Nota quanto segue:

Controllare se il account le colonne dei ruoli corrispondono a account ruoli nel sistema (in questo modo le colonne verranno mappate automaticamente).
Controlla due volte i nomi dei membri del team. Se nel foglio di calcolo è presente un dipendente inesistente, non verrà assegnato al ruolo.

Carica il foglio di calcolo su TaxDome cliccando su Importa pulsante nella pagina Clienti > Accounts .
Per il Tipo Account , selezionare Ignora , in modo che questo campo non venga aggiornato.
Seleziona il ruolo account campo per ciascuno account colonna ruolo. Se i titoli delle colonne nel foglio di calcolo corrispondono a account ruoli nel sistema, verranno mappati automaticamente.
Salta gli altri passaggi dell'importazione. Assicurati di selezionare "Ignora" per tutti i campi dei contatti.
Fai clic su Avvia importazione nell'ultimo passaggio. Nessuna novità accounts o verranno creati dei contatti. Invece, i membri del team saranno assegnati a account ruoli nel tuo cliente esistente accounts .
Controlla i membri del team assegnati ai clienti accounts .

Passaggio 3. Inizia a utilizzare account ruoli nel tuo flusso di lavoro

Una volta che hai account ruoli creati e membri del team assegnati a ciascun cliente, puoi iniziare a utilizzarli nel tuo flusso di lavoro :

Puoi avere ruoli assegnatari In attività modelli e utilizzarli per Progetto automazioni.
Puoi avere ruoli assegnatari nel tuo lavoro modelli e utilizzarli durante la creazione lavoro ricorrenze.
Oppure puoi usare i ruoli quando crei singoli elementi, in base ai modelli o meno.
È possibile utilizzare i ruoli come mittenti nelle automazioni di e-mail e chat, in modo che i messaggi vengano inviati dal membro del team assegnato a quel ruolo per ciascun cliente.

Per saperne di più, vai all'articolo dettagliato sull'utilizzo account ruoli nel tuo flusso di lavoro .

Chi può farlo?

Solo i proprietari e gli amministratori dell'azienda possono creare account ruoli e modificarli. Tuttavia, assegnare/riassegnare ruoli esistenti a accounts potrebbe anche essere fatto dai membri del team con Visualizza tutti accounts (o, invece, avere accesso a accounts dove stanno aggiornando il ruolo assegnatari ), Gestisci accounts e Assegna ai membri del team i diritti di accesso concessi .