Utilizzo account ruoli nel tuo flusso di lavoro

Semplifica il tuo flusso di lavoro assegnando attività E lavori basato su account ruoli anziché membri specifici del team. Questa guida ti guiderà nell'automazione attività E lavoro incarichi. 

Prima che inizi

Con account ruoli, puoi assegnare lavori E attività non al membro specifico del team ma al account ruolo, come ad esempio preparatore fiscale, consulente, contabile, account manager, revisore e così via. In questo modo, quando il attività / lavoro viene creato automaticamente, il assegnatario verrà impostato in base al account selezione del ruolo per il cliente specifico account .

Per iniziare a utilizzare i ruoli account nel tuo flusso di lavoro , è necessario crearli e assegnare i ruoli ai membri del team.

Una volta completati questi passaggi, puoi utilizzare account ruoli sul tuo flusso di lavoro . 

Utilizzo account ruoli in attività / lavori

Se crei attività O lavori manualmente o in blocco, puoi facilmente assegnarli automaticamente in base ai tuoi clienti account ruoli.

Questo processo è simile per entrambi attività E lavori :

1. Inizia il tuo attività O lavoro creazione.

2. Nella sezione assegnatari della barra laterale, seleziona Ruoli .

3. Selezionare uno o più ruoli nel menu a discesa Ruoli assegnati .

4. Finalizza il tuo attività O lavoro creazione.

IL attività / lavoro verrà assegnato ad una persona indicata come assegnatario per il cliente per il quale è stato creato. 

Assegna automaticamente attività in base ai ruoli

Puoi aver creato automaticamente attività assegnato ai diversi membri del team in base ai ruoli seguendo questi passaggi:

• Passaggio 1. Aggiungere account ruolo a attività modello

• Passaggio 2. Impostazione attività automazione della creazione

Passaggio 1. Aggiungere account ruolo a attività modello

Per prima cosa, devi impostare un attività modello:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali e passa alla scheda attività . 

2. Fare clic su Crea modello o selezionare un modello esistente da modificare.

3. Nella sezione assegnatario , seleziona Ruoli . 

4. Aggiungere il ruolo desiderato nel campo Ruoli assegnati , quindi salvare il modello.

   

Passaggio 2. Impostazione attività automazione della creazione

Ora puoi usare il attività modello creato in Progetto automations :

1. Aprire il Progetto vuoi modificare e selezionare un fase dove vuoi aggiungere l'automazione.
2. Aggiungi l'automazione Crea attività e seleziona il modello impostato nel passaggio precedente.

Quando lavori entra qui fase , attività assegnatari vengono assegnati automaticamente in base al account ruoli nel cliente account .   

Assegna automaticamente lavori in base al ruolo

Puoi avere lavori Creati automaticamente tramite le ricorrenze lavoro assegnate ai diversi membri del team in base ai ruoli. Segui questi passaggi:

• Passaggio 1. Aggiungere account ruolo a lavoro modello

• Passaggio 2. Impostazione lavoro ricorrenze

Passaggio 1. Aggiungere account ruolo a lavoro modello

Per prima cosa, devi impostare un lavoro modello:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali e passa alla scheda lavori . 

2. Fare clic su Crea modello o selezionare un modello esistente da modificare.

3. Nella sezione assegnatario , seleziona Ruoli . 

4. Nel campo Ruoli assegnati , aggiungi il ruolo desiderato, quindi salva il modello.

   

Passaggio 2. Impostazione lavoro ricorrenze

Ora puoi usare il lavoro modello creato in lavoro recurrences :

1. Aprire il lavoro ricorrenza che vuoi modificare o crearne una nuova.
2. Nel campo modello lavoro , seleziona il modello impostato nel passaggio precedente, quindi salva.

Quando nuovo lavori vengono creati da questa ricorrenza, lavoro assegnatari vengono assegnati automaticamente in base al account ruoli.

Utilizzare i ruoli come mittenti nelle comunicazioni

È possibile configurare le automazioni di posta elettronica e chat per inviare messaggi dai membri del team in base ai ruoli assegnati al cliente accounts In questo modo si garantisce che le comunicazioni provengano dal membro del team appropriato che gestisce quell'aspetto del lavoro del cliente.

Per esempio:

• Gli aggiornamenti sulla preparazione delle tasse possono essere inviati da chiunque ricopra il ruolo di "Preparatore delle tasse"
• I messaggi di contabilità possono essere inviati dal "Contabile"
• Generale account le comunicazioni possono essere inviate dal “ Account Manager"

Quando imposti le automazioni Invia email o Invia messaggio nei tuoi modelli di email e chat:

1. azionare su Personalizza , quindi seleziona Ruolo nel campo Mittente .

2. Scegli il ruolo (ad esempio, Preparatore Fiscale, Account Responsabile, Contabile, Revisore).

3. Quando l'automazione si attiva, il messaggio verrà inviato da chiunque sia assegnato a quel ruolo per il cliente account .

Nota

Se nessun membro del team è assegnato al ruolo selezionato per un cliente account , il messaggio verrà inviato dal mittente predefinito specificato nel modello. Per le automazioni e-mail, il membro del team assegnato al ruolo deve avere il proprio indirizzo e-mail account sincronizzato con TaxDome .

Chi può farlo?

I proprietari e gli amministratori dell'azienda possono creare attività E lavori , creare modelli e impostare automazioni e lavoro ricorrenze senza diritti di accesso aggiuntivi.

I membri del team dovranno disporre dei seguenti diritti di accesso :

• Utilizzando account ruoli con attività :

  • Essere assegnato al cliente account o avere il diritto di accesso Visualizza tutti accounts per creare attività .

  • Gestisci i modelli con diritto di accesso per creare o modificare attività modelli.

  • Gestisci i diritti di accesso progetti per aggiungere automazioni ai progetti a cui hanno accesso .

• Utilizzando account ruoli con lavori :

  • Essere assegnato al cliente account o avere il diritto di accesso Visualizza tutti accounts per creare lavori .

  • Gestisci i modelli con diritto di accesso per creare o modificare lavoro modelli.

  • Gestisci il diritto di accesso alla ricorrenza lavoro per impostare lavoro ricorrenze.

  

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