CRM (base): accesso al portale, notifiche, sincronizzazione email

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Questa pagina è per TaxDome Solo piano tariffario Pro . Si prega di cambiare la scheda sopra per vedere TaxDome Contenuti relativi a Lite.

Che tu stia preparando dichiarazioni dei redditi per un individuo, una famiglia o un'azienda, ogni entità ne ha bisogno account . Tuttavia, persone diverse (si pensi: coniugi, partner commerciali o familiari) possono avere impostazioni diverse all'interno del account . Scopri di più sulla configurazione dell'accesso ai tuoi clienti, notifiche, e-mail e altro ancora.

Trattato qui:

Come aggiungere più indirizzi email

Poiché un contatto è una persona, è naturale che un contatto possa avere diversi indirizzi e-mail (personale, di lavoro, ecc.). Per impostazione predefinita, ogni contatto ha un campo indirizzo email, ma puoi creare manualmente campi CRM aggiuntivi o aggiungerne di nuovi mentre crei nuovi contatti manualmente o li importi .

Il titolare dello studio, l'amministratore o qualsiasi dipendente con diritti di accesso alla gestione degli account può aggiungere altri utenti (indirizzi email) a un account.

Nel profilo account , aprire la scheda Info, quindi esaminare la sezione Contatti. Qui vengono visualizzati tutti gli indirizzi email dei contatti collegati ad un account. Se si desidera aggiungere indirizzi email che non sono presenti nell'elenco, è possibile aggiungere un altro contatto collegato o aggiungere un altro indirizzo email al contatto già collegato.

Seguite questi passi:

  1. Crea campi e-mail CRM personalizzati per memorizzare gli indirizzi e-mail aggiuntivi.
  2. Aggiornare un contatto esistente per includere un indirizzo email aggiuntivo.
  3. Se necessario, attivare i pulsante di LOGIN, NOTIFICA e/o SINCRONIZZA EMAIL per l'indirizzo email (vedere i dettagli sotto).
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Nota! Se si modifica l'indirizzo email prima che la persona invitata clicchi sul link di invito, questo verrà disattivato per motivi di sicurezza. Una nuova email di invito verrà inviata all'indirizzo email aggiornato. 

Spiegazione del pulsante LOGIN

Quando indichi un indirizzo email all'interno di un contatto, puoi farlo azionare su ACCEDI per concedere l'accesso al portale alla persona a cui appartiene l'e-mail.

Cosa fa questo:

  • L'utente riceve un invito al sito TaxDome portale clienti in modo da accedere all'account.
  • Tutti i contatti collegati ad un account con LOGIN attivato accanto al loro indirizzo email possono accedere.

Dopo aver aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo e-mail di un contatto, viene richiesto di inviare un invito e-mail all'utente. Quando fai clic su Invia , TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via e-mail. Per attivare il account , la persona accetta la richiesta e crea una password. Il nuovo utente viene quindi automaticamente collegato al account . Ogni utente ha le proprie credenziali di accesso per un account .

Spiegazione del pulsante SINCRONIZZA EMAIL

Quando si aggiunge un utente ad un account, è possibile anche attivare  SINCRONIZZA EMAIL per il suo indirizzo email.

Cosa fa questo:

  • Vedrai tutte le email ricevute da quell'indirizzo nel file Inbox+ sezione e nella scheda E- mail del account profilo ed essere in grado di rispondere a loro da TaxDome .
  • Tutta la cronologia tra le tue email sincronizzate e l'email sarà automaticamente compilata su TaxDome.
  • Se l'opzione Salva automaticamente gli allegati è stata attivata, tutti i futuri messaggi di posta elettronica con allegati salveranno automaticamente i documenti nella sezione Documenti del cliente dell'account.
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Mancia! azionare su EMAIL SYNC per i futuri clienti che non hanno ancora accesso al portale (il loro LOGIN non è ancora stato attivato), così riceverai anche le email da loro.

Spiegazione del pulsante NOTIFICA

Quando si attiva la funzione NOTIFICA per un indirizzo email nella sezione Contatti , la persona a cui appartiene l'email riceve le notifiche. È possibile attivare la funzione NOTIFICA quando si aggiunge un accesso al portale o un nuovo indirizzo email ad un account in qualsiasi momento.

Quell'utente riceverà...

  • ...tutte le email inviate all'account da TaxDome.
  • ...tutte le email di massa inviate all'account da TaxDome.
  • ...tutte le email inviate all'account tramite l'automazione del progetto.
  • ...notifiche di sistema (tutte o solo quelle selezionate).
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Suggerimento! È possibile ricevere copie di tutte le email di TaxDome inviate ai clienti. Per maggiori dettagli su come configurarle, cliccare qui.

Decidi quali notifiche l'utente deve ricevere cliccando sui tre punti a destra dell'indirizzo email, quindi selezionando Preferenza di notifica.

Cosa significano i pulsanti:

Documenti: Caricamento file

  • Notifiche sui nuovi documenti caricati dall'azienda

Documenti: Richieste di firme

  • Richieste di documenti in attesa di firma
  • Promemoria sui documenti in attesa di firma

Documenti: Approvazioni

  • Richieste di documenti in attesa di approvazione
  • Promemoria sui documenti in attesa di approvazione

Messaggi e attività del cliente

Mandati

  • Richiesta di nuovi mandati
  • Promemoria sui mandati in sospeso

Questionari

  • Richieste di nuovi questionari
  • Promemoria sui questionari in sospeso

Fatture e pagamenti

  • Richieste di nuove fatture
  • Promemoria sulle fatture in sospeso
  • Conferme per i pagamenti delle fatture
  • Notifiche sui rimborsi emessi

Notifiche ed email per i clienti in attesa di attivazione

Se si è attivata la funzione di LOGIN, NOTIFICA e SINCRONIZZA EMAIL per un contatto collegato ad un account, ma non ha ancora attivato il proprio account, continuerà a ricevere le notifiche via email e di sistema di TaxDome:

  • Tutte le email regolari inviate da TaxDome saranno inviate al destinatario indipendentemente dal fatto che l'account sia stato attivato o meno. È inoltre possibile ricevere Inbox+ notifiche di nuovi messaggi di posta elettronica da quel contatto collegato ad un account (impostare questa funzione nelle impostazioni di notifica ).
  • Tutte le notifiche del sistema saranno inviate all'indirizzo email del contatto e includeranno il banner di attivazione dell'Account nella parte superiore dell'email fino all'attivazione di account.

Puoi sempre inviare nuovamente un invito .

Rimuovere l'accesso di un utente ad un Account

Se qualcuno non vuole più avere accesso a un profilo account, procedere alla sua rimozione. Nella scheda Info del profilo account, disattivare il LOGIN a destra dell'indirizzo email dell'utente. L'account rimarrà intatto, ma l'utente non potrà più accedervi.

Cambiare un indirizzo email

Quando l'indirizzo email di un cliente cambia, aggiungi il suo nuovo indirizzo email come se fosse un utente aggiuntivo.

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Attenzione! Assicurati di non rimuovere immediatamente l'indirizzo email vecchio.

Invece, seguite questi passaggi:

1. Aggiorna il contatto del cliente per includere il nuovo indirizzo email invece di quello vecchio.

2. azionare sul LOGIN azionare e attendi che l'utente accetti l'invito inviato al nuovo indirizzo email, in modo da non perdere l'accesso al proprio account . 

3. Una volta che il cliente ha accettato l'invito, eliminare il precedente indirizzo e-mail dalla sezione E-mail non collegate disattivando il LOGIN .

Passare a un altro Account su un Portale clienti

Al momento dell'accesso, gli utenti che hanno accesso a più di un account riceveranno un pop-up di notifica  Cambia Account dal quale potranno selezionare l'account desiderato. È inoltre possibile passare da un account all'altro una volta effettuato l'accesso: tutto ciò che devono fare è cliccare sul link Cambia Account in fondo alla barra laterale sinistra.

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Questa pagina si applica solo al piano tariffario TaxDome Lite. Passate alla scheda sopra per vedere i contenuti relativi a TaxDome Pro.

Che tu stia preparando le dichiarazioni dei redditi per un individuo, una famiglia o un'azienda, ogni entità ne ha bisogno account . Un account , d'altra parte, potrebbe avere più di un utente o contatto collegato ad esso (si pensi a coniugi, partner commerciali o familiari). Scopri di più sulla configurazione dell'accesso di accesso a accounts , notifiche e altro.

Trattato qui:

Come aggiungere più indirizzi email

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Un contatto potrebbe avere più indirizzi e-mail (personali, di lavoro, ecc.). Per impostazione predefinita, ogni contatto ha un campo dell'indirizzo e-mail, ma puoi creare manualmente campi CRM aggiuntivi o aggiungerne di nuovi durante l' importazione.

Nel profilo account , aprire la scheda Info, quindi esaminare la sezione Contatti. Qui vengono visualizzati tutti gli indirizzi email dei contatti collegati ad un account. Se si desidera aggiungere indirizzi email che non sono presenti nell'elenco, è possibile aggiungere un altro contatto collegato o aggiungere un altro indirizzo email al contatto già collegato.

Seguite questi passi:

  1. Crea campi e-mail CRM personalizzati per memorizzare gli indirizzi e-mail aggiuntivi dei nuovi contatti.
  2. Aggiornare un contatto esistente per includere un indirizzo email aggiuntivo.
  3. Attivare gli interruttori LOGIN e/o NOTIFICA per l'indirizzo e-mail, se necessario (vedere i dettagli di seguito).

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Nota! Se si modifica l'indirizzo email prima che la persona invitata clicchi sul link di invito, questo verrà disattivato per motivi di sicurezza. Una nuova email di invito verrà inviata all'indirizzo email aggiornato. 

Spiegazione del pulsante LOGIN

Quando si aggiunge un indirizzo email a account, è possibile azionare cliccare su LOGIN per consentire alla persona a cui appartiene l'email di accedere al portale.

Cosa fa questo:

  • L'utente riceve un invito al sito TaxDome portale clienti in modo da accedere all'account.
  • Tutti i contatti collegati ad un account con LOGIN attivato accanto al loro indirizzo email possono accedere.

Una volta aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo email di un contatto, TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via email. Per attivare account, la persona accetta la richiesta e crea una password. Il nuovo utente viene quindi automaticamente collegato ad un account. Ogni utente ha le proprie credenziali di accesso all'account.

Spiegazione del pulsante NOTIFICA

Quando si attiva la funzione NOTIFICA per un indirizzo email nella sezione Contatti , la persona a cui appartiene l'email riceve le notifiche. È possibile attivare la funzione NOTIFICA quando si aggiunge un accesso al portale o un nuovo indirizzo email ad un account in qualsiasi momento.

Quell'utente riceverà le notifiche di sistema (tutte o solo quelle selezionate).

Decidi quali notifiche l'utente deve ricevere cliccando sui tre punti a destra dell'indirizzo email, quindi selezionando Preferenza di notifica.

Cosa significano i pulsanti:

Documenti: Caricamento file

  • Notifiche sui nuovi documenti caricati dall'azienda

Documenti: Richieste di firme

  • Richieste di documenti in attesa di firma
  • Promemoria sui documenti in attesa di firma

Documenti: Approvazioni

  • Richieste di documenti in attesa di approvazione
  • Promemoria sui documenti in attesa di approvazione

Messaggi

  • Notifiche sui nuovi messaggi
  • Notifiche sulle nuove risposte nei thread di messaggi

Notifiche per i clienti in attesa di attivazione

Se hai attivato ACCEDI e NOTIFICA per un contatto collegato a un account , ma non hanno ancora attivato il loro account , riceveranno comunque TaxDome notifiche di sistema:

  • Tutte le notifiche del sistema saranno inviate all'indirizzo email del contatto e includeranno il banner di attivazione dell'Account nella parte superiore dell'email fino all'attivazione di account.

Puoi sempre inviare nuovamente un invito .

Rimuovere l'accesso di un utente ad un Account

Se qualcuno non vuole più avere accesso a un profilo account, procedere alla sua rimozione. Nella scheda Info del profilo account, disattivare il LOGIN a destra dell'indirizzo email dell'utente. L'account rimarrà intatto, ma l'utente non potrà più accedervi.

Cambiare un indirizzo email

Quando l'indirizzo email di un cliente cambia, aggiungi il suo nuovo indirizzo email come se fosse un utente aggiuntivo.

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Attenzione! Assicurati di non rimuovere immediatamente l'indirizzo email vecchio.

Invece, seguite questi passaggi:

1. Aggiornate il contatto del cliente per includere il nuovo indirizzo email.

2. Aggiungete il nuovo indirizzo email come descritto sopra.

3. Attendere che l'utente accetti l'invito inviato al nuovo indirizzo email, in modo da non perdere l'accesso al proprio account. Una volta che il cliente ha accettato l'invito, cancellare l'indirizzo email precedente come descritto sopra.

Passare a un altro Account su un Portale clienti

Al momento dell'accesso, gli utenti che hanno accesso a più di un account riceveranno un pop-up di notifica Cambia Account dal quale potranno selezionare l'account desiderato. È inoltre possibile passare da un account all'altro una volta effettuato l'accesso: tutto ciò che devono fare è cliccare sul link Cambia Account in fondo alla barra laterale sinistra.

Come impostare gli account

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Spiegazione degli indirizzi email non collegati

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