Impostazioni di contatto (accesso, notifica, sincronizzazione e-mail, firmatario)

TaxDome fornisce flessibilità nel tuo CRM , nello stesso modo in cui i tuoi clienti sono impostati nel mondo reale. Ogni account può essere collegato a più contatti e ogni contatto può avere più indirizzi email. Quando si crea un account o importando i clienti, è possibile configurare le autorizzazioni e le notifiche. Inoltre, è possibile aggiornare le autorizzazioni in blocco in qualsiasi momento. Questo articolo illustra come configurare l'accesso e le notifiche per l'email di ciascun contatto all'interno di ogni account .

Impostazioni di contatto, spiegate

Le impostazioni dei contatti controllano le autorizzazioni di base e le notifiche per le interazioni con i tuoi clienti:

• L'accesso definisce se il cliente ha accesso al portale .

• Notify definisce se il client riceverà notifiche di sistema e quali.

• La sincronizzazione e-mail definisce se riceverai e-mail dai clienti all'interno TaxDome . 

• Il firmatario definisce se il contatto può firmare proposte e EL o fatture ricorrenti .

Ogni cliente account Può essere collegato a più contatti, ma è possibile configurare le impostazioni di contatto per ogni contatto collegato separatamente. Ciò consente di fornire l'accesso al portale e altre impostazioni a contatti specifici collegati al cliente. account senza comunicarlo agli altri contatti. Le impostazioni dei contatti sono sempre collegate all'indirizzo email del contatto, quindi se il tuo contatto ha due o più indirizzi email, puoi selezionare impostazioni diverse per ciascuno.

Puoi accedere alle impostazioni dei contatti:

• nella scheda Informazioni di un account cliente  

• quando si crea un nuovo cliente account 

• durante l'importazione dell'elenco dei clienti

• nel tuo account lista.

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Puoi semplificare la gestione dei clienti e aggiornare le impostazioni dei contatti in blocco. Scopri di più in sezione sottostante .

Accesso, spiegato: gestire l'accesso al portale

Quando l'opzione Accedi nella scheda Informazioni del profilo cliente è selezionata, il contatto può accedere al TaxDome portale clienti Di solito, quando si seleziona la casella Accedi , si potrebbe voler inviare l'invito al cliente. Tuttavia, è possibile selezionare Accedi ma scegliere di invitare i clienti in un secondo momento. In questo modo, account sarà attivo ma contrassegnato come In attesa di attivazione .

Puoi configurare il tuo portale in modo da consentire determinate azioni , come la visualizzazione, la firma, il caricamento di documenti, il pagamento di fatture e il completamento delle richieste dei clienti, senza richiedere l'accesso al portale.

Abilita l'accesso al portale

Puoi controllare l'accesso nella scheda Informazioni del client account pagina per consentire l'accesso al portale alla persona a cui appartiene questo indirizzo email.

Cosa fa:

• L'utente riceve un invito al TaxDome portale clienti via email.
• Una volta accettato l'invito, possono accedere al portale clienti .

Dopo aver aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo email di un contatto, ti verrà chiesto di inviare un invito via email a quell'utente. Quando fai clic su Invia , TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via e-mail. Per attivare l' account , la persona accetta la richiesta e crea una password. Il nuovo utente viene quindi automaticamente collegato al account Ogni utente ha le proprie credenziali di accesso per un account .

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Se vuoi attivare l'accesso ma inviare l'invito in un secondo momento, valuta la possibilità di aggiornare le impostazioni dei contatti da account lista .

Rimuovi l'accesso al portale

Se qualcuno non vuole più avere accesso a un account , vai avanti e rimuovili. Nella scheda Informazioni del account profilo, deselezionare la casella di accesso a destra dell'indirizzo email dell'utente. account rimarrà intatto; tuttavia, l'utente non potrà più accedervi.

Notificare, spiegato

L'impostazione Notifica nella scheda Informazioni del profilo cliente aiuta a gestire le notifiche di sistema inviate al cliente specifico. Influisce anche sulla funzionalità di invio di email in blocco: i contatti con Notifica disattivata non sono selezionati per impostazione predefinita quando si inviano email in blocco .  

Seleziona quali notifiche riceveranno i clienti

Per decidere quali notifiche l'utente deve ricevere, clicca sui tre puntini all'estrema destra dell'indirizzo email e seleziona Preferenze di notifica .

Cosa significano i pulsanti:

• Documenti: Caricamento file :

  • Notifiche sui nuovi documenti caricati dall'azienda

• Documenti: Richieste di firma :

  • Richieste di documenti in attesa di firma
  • Promemoria sui documenti in attesa di firma

• Documenti: Approvazioni :

  • Richieste di documenti in attesa di approvazione
  • Promemoria sui documenti in attesa di approvazione

• Messaggi e attività del cliente :

  • Notifiche sui nuovi messaggi, inclusa attività del cliente
  • Notifiche sulle nuove risposte nei thread della chat

• Proposte :

  • Richiesta di nuove proposte
  • Promemoria sulle proposte pendenti

• questionari :

  • Richieste di nuovo questionari
  • Promemoria in sospeso questionari

• Fatture e pagamenti :

  • Richieste di nuove fatture
  • Promemoria sulle fatture in sospeso
  • Conferme per il pagamento delle fatture
  • Notifiche sui rimborsi emessi

• Richieste del cliente :

  • Richieste per nuove richieste clienti
  • Promemoria sulle richieste in sospeso

• Transazioni :

  • Ogni lunedì alle ore 9:00 (nel proprio fuso orario) l'utente riceverà un'e-mail di promemoria settimanale con le domande sulle transazioni senza risposta.

Sincronizzazione e-mail, spiegata

Quando questa opzione è abilitata, tu e il tuo team potete vedere e rispondere alle email del cliente direttamente da TaxDome . 

Cosa fa:

• Se la sincronizzazione e-mail è abilitata, la scheda E-mail viene visualizzata nella scheda Comunicazione nel client account . 

• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Communication tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.

• Tutta la cronologia tra le tue email sincronizzate e le email del contatto verrà automaticamente popolata su TaxDome .

• Se l'opzione Salva automaticamente gli allegati è abilitata , tutte le future e-mail con allegati salveranno automaticamente i documenti nella sezione Documenti del account .

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Controllo Sincronizzazione e-mail per i futuri clienti che non hanno ancora accesso al portale (il loro Login è ancora deselezionato), quindi puoi ricevere email anche da loro.

Firmatario, spiegato

Firmatario: definisce se il contatto ha l'autorità di firmare proposte e fatture di vendita o fatture ricorrenti. Se abilitata, i contatti possono firmare proposte, inserire i dettagli di pagamento per le fatture incluse nelle proposte e firmare fatture ricorrenti con i dettagli di pagamento.

Questa impostazione è utile quando hai più contatti collegati a un account ma vogliono solo contatti specifici (come il primario account titolari) di avere autorità di firma.

Per ulteriori informazioni, leggere l'articolo Gestire i firmatari e l'autorità di firma per le proposte .

Aggiorna le impostazioni dei contatti in blocco

Aggiornare le impostazioni dei contatti in blocco semplifica la gestione dei clienti e fa risparmiare tempo. In questo modo, puoi modificare le impostazioni per tutti i contatti collegati al tuo account selezionato. accounts Per aggiornare le impostazioni dei contatti in blocco, vai su Clienti > Accounts dalla barra dei menu a sinistra e segui questi passaggi:

1. Scegli i clienti selezionando le caselle di controllo alla loro sinistra.

2. Fare clic su Altre azioni e quindi selezionare Modifica accesso, notifica, sincronizzazione e-mail .

3. Seleziona un'azione dal menu a discesa a destra di ciascuna impostazione:

• Non fare nulla: l'impostazione non verrà aggiornata.

• Abilita per tutti i contatti: l'impostazione verrà abilitata per tutti i contatti collegati a accounts .

• Accesso: abilitando l'accesso è possibile selezionare la casella di controllo Invia inviti e aggiungere un messaggio per l'e-mail di invito (facoltativo).

• Notifica: l'abilitazione di Notifica consente di azionare su Personalizza le preferenze di notifica e seleziona i tipi di notifiche di sistema che i tuoi clienti riceveranno (facoltativo).

• Disabilita per tutti i contatti: l'impostazione verrà disabilitata per tutti i contatti collegati a accounts .

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

I miei clienti hanno accesso?

Puoi verificare rapidamente se i tuoi clienti hanno accesso al portale e visualizzare le loro impostazioni di accesso , notifica e sincronizzazione e-mail nella sezione Clienti > Accounts del menu a sinistra:

• Accesso: la colonna ID nell'elenco dei clienti indica se almeno un contatto è collegato al account ha accesso al portale. Gli stati sono codificati a colori in modo da poterli identificare a colpo d'occhio nel tuo accounts lista: 

  • Verde significa il cliente account È Attivato. IL account ha almeno un utente che può effettuare l'accesso.

  • Giallo significa il cliente account È Attivazione in sospesoL'invito è stato inviato, ma il cliente non ha attivato il suo account Ancora.

  • Grigio significa il cliente account È Non attivato. IL account esiste su TaxDome , ma l'invito non è stato inviato e il account non ha utenti che possono effettuare l'accesso.

• Sincronizzazione notifiche ed e-mail: le colonne Sincronizzazione notifiche ed e-mail indicano se l'impostazione è abilitata per almeno un contatto collegato al client account .

Nota

Se non vedi queste colonne, personalizza il tuo cliente account lista per visualizzarli.

Aggiungi più indirizzi email

Poiché un contatto è una persona, è naturale che un contatto possa avere più indirizzi email (personali, di lavoro, ecc.). Per impostazione predefinita, ogni contatto ha un campo indirizzo email, ma è possibile crearne manualmente altri CRM campi o aggiungine altri mentre crei manualmente nuovi contatti o li importi .

Nel account profilo, apri la scheda Informazioni , quindi controlla la sezione Contatti . Qui puoi visualizzare tutti gli indirizzi email e i numeri di telefono dei contatti collegati al account Se desideri aggiungere indirizzi email non elencati, aggiungi un altro contatto collegato oppure aggiungi un altro indirizzo email al contatto già collegato.

Segui questi passi:

• Crea campi email CRM personalizzati per memorizzare gli indirizzi email aggiuntivi.

• Aggiorna il contatto esistente per includere un indirizzo email aggiuntivo.

• Se necessario, attiva le impostazioni di accesso, notifica e/o sincronizzazione e-mail per l'indirizzo e-mail.

Notifiche ed e-mail per i clienti in attesa di attivazione

Se hai attivato le impostazioni dei contatti per un contatto collegato a un account , ma non hanno ancora attivato il loro account , riceveranno comunque TaxDome notifiche e-mail e di sistema:

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings ).

• Tutte le notifiche di sistema verranno inviate all'indirizzo email del contatto e includeranno il banner di attivazione Account nella parte superiore dell'email finché non avranno attivato l'account. account .

Puoi sempre inviare nuovamente un invito .

Cambiare un indirizzo email per un cliente

Quando l'indirizzo email di un cliente cambia, aggiungi il suo nuovo indirizzo email come se fosse un utente aggiuntivo.

Nota

Assicuratevi di non rimuovere immediatamente l'indirizzo email obsoleto.

Segui invece questi passaggi:

1. Aggiorna il contatto del cliente per includere il nuovo indirizzo email anziché quello vecchio.

2. Seleziona la casella Accedi e attendi che l'utente accetti l'invito inviato al nuovo indirizzo email, in modo da non perdere l'accesso al proprio account . 

3. Una volta che il cliente ha accettato l'invito, elimina il suo precedente indirizzo email dalla sezione Email non collegate disattivando l' opzione Accedi .

Mancia

Se modifichi l'indirizzo email prima che la persona invitata clicchi sul link di invito, questo verrà disattivato per motivi di sicurezza. Una nuova email di invito verrà inviata all'indirizzo email aggiornato.

Come i clienti possono passare da uno all'altro accounts nel portale clienti

Possono passare all'altro account in qualsiasi momento successivo cliccando sulle cose da fare nell'altro accounts in fondo alla Home page o selezionando l'altro account dall'angolo in alto a destra della pagina.

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