CRM (Base): importa un elenco clienti

Il nostro strumento di importazione consente di trasferire contemporaneamente gli account dei clienti e i dati dei contatti a TaxDome, in modo da poter iniziare a lavorare rapidamente dal proprio portale. Anche se è possibile creare nuovi contatti e account manualmente, caricare un file CSV è un modo molto più rapido per trasferire i dati a TaxDome. 

Trattato qui:

• Preparare un file CSV
  • Come formattare un foglio di calcolo in modo che diversi account siano collegati a un contatto
  • Come formattare un foglio di calcolo in modo che diversi contatti siano collegati a un account
  • Come formattare un foglio di calcolo in modo che i contatti siano collegati a due accounts contemporaneamente
• Fase 1. Caricare un file CSV su TaxDome
• Fase 2. Creare Accounts (facoltativo)
• Fase 3. Definizione delle impostazioni (opzionale)
• Fase 4. Creare i contatti
• Passaggio 5. Revisione
• Chi può importare?

Preparare un file CSV 

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

Per preparare un file per l'importazione dei dati dei contatti e degli account preesistenti, utilizzare un programma con fogli di calcolo come Excel o Google Sheets. Per istruzioni su come trasferire i dati da una piattaforma o un programma software specifico, cliccate qui.

• Quando si importano i dati dei clienti in TaxDome, ricordatevi che Account e Contatti sono diversi: 
  • Gli account sono le entità per cui si lavora e si fattura, siano esse aziende, trust, famiglie o singoli individui. 
  • I contatti sono le persone con cui si interagisce. Per maggiori dettagli, visitate questo sito.
• Crea un foglio di calcolo con i dati del tuo cliente, quindi salvalo come file CSV. Assicurati che il file CSV sia codificato in UTF-8 e non superi i 300 kB.
• Inserire un solo contatto per riga del foglio di calcolo, anche quando diversi contatti sono collegati allo stesso account.

Suggerimento: se il software di origine genera un file con il contribuente e il coniuge sulla stessa riga, non è necessario modificare manualmente il CSV. Invece, segui le istruzioni qui .

• 👋 Possiamo aiutarvi! Se il vostro file CSV contiene più contatti per riga e non sapete come fare, fatecelo sapere. Il nostro team di assistenza sarà lieto di aiutarvi: seguite questi passaggi per ottenere assistenza. 

1. Creare un foglio di calcolo

Creare ed taggare le colonne. 

Suggerimento: quando si assegnano i nomi alle colonne, ogni nome dell'intestazione della colonna corrisponderà a una diversa proprietà dei dati.

Ecco alcuni esempi di nomi di intestazioni di colonna: 

• Colonna A | Nome dell'Account: Il nome di una società o di un trust (un account non personale) o il nome di un individuo o di una famiglia (un account personale).
• Colonna B | Nome contatto: nome e cognome del contatto collegato al account .
• Colonna C | Nome: solo il nome.  
• Colonna D | Cognome: solo il cognome.  
• Colonna E | Email: È necessario fornire un indirizzo email affinché un contatto possa accedere al portale.
• Colonna F | Numero di telefono 
• Colonna G | Città 

2. Riempire le righe del foglio di calcolo con le informazioni di contatto

Il tuo foglio di lavoro potrebbe già avere colonne personalizzate; tuttavia, assicurati di seguire queste regole di base per un'importazione senza problemi:

• Ogni riga deve includere un solo contatto.
• Se si prevede di creare nuovi account durante il trasferimento dei dati, assicurarsi che ci sia una colonna Nome dell'account. Taggatela come Nome dell'account (come TaxDome chiama la proprietà dei dati) o con qualsiasi altro nome. Se un contatto non deve essere collegato ad un account, lasciare vuota la riga della colonna Nome dell'account.
• Se due o più contatti condividono lo stesso account , usa lo stesso account nome nella riga di ogni contatto. 

Non siete sicuri di come impostare diversi tipi di account, come nel caso di una coppia sposata che presenta una dichiarazione separata? Visitate questa pagina per vedere degli esempi, poi date un'occhiata a questi consigli:

• Voglio importare diversi account con lo stesso contatto
• Voglio importare diversi contatti con lo stesso account
• Voglio importare i contatti in due Accounts Contemporaneamente

Voglio importare diversi account con lo stesso contatto

D: Come faccio a inserire nel foglio di calcolo tanti account diversi che devono essere collegati alla stessa persona? Per esempio, diverse imprese che appartengono ad un solo proprietario? 

R: Crea una riga per ogni account, poi inserisci le stesse informazioni di contatto per ogni account nelle colonne appropriate.

Nel foglio di calcolo di esempio qui sotto, Nome dell'account viene associato a Nome dell'account su TaxDome, e cinque account vengono creati durante il processo di importazione, ognuno collegato alle informazioni di contatto di Brian Ross. Brian Ross può quindi accedere a TaxDome utilizzando email@esempio.com, e quindi passare da un account all'altro. 

Voglio importare diversi contatti con lo stesso account 

D: Come posso inserire diversi contatti che devono essere collegati allo stesso account nel foglio di calcolo? Per esempio, diversi partner commerciali che possiedono un'attività o un contribuente e il suo coniuge.

R: Utilizzare una riga per ogni contatto, quindi inserire lo stesso nome di account per ogni persona nella colonna appropriata.

Nel foglio di calcolo di esempio qui sotto, Nome_Nome dello studio viene collegato a  Nome dell'account su TaxDome, e durante il processo di importazione vengono creati sei account. Michael Douglaston è collegato a un contatto; Robbie Corp a tre; Smith Family a tre; Mart Frickey a uno; Solomon Deutsch a uno e Chrissy Tidder a uno.

Voglio importare i contatti in due Accounts Contemporaneamente

D: Come inserisco più contatti che devono essere collegati a due accounts sul foglio di calcolo? Ad esempio, i bambini che hanno bisogno di avere il proprio accounts ma ha ancora bisogno di essere legato alla famiglia account .

A: Usa due righe per ogni contatto, quindi cambia il account nome mantenendo tutti i dettagli di contatto. Questo può farti risparmiare un po' di lavoro in seguito poiché non dovresti collegare manualmente i contatti.

3. Salvare il foglio di calcolo in formato CSV

TaxDome riconosce solo i fogli di lavoro salvati come file CSV. Dalla barra dei menu del foglio di lavoro, vai su File, quindi seleziona Salva come CSV o Scarica come CSV (la dicitura potrebbe variare a seconda del programma in uso).

Suggerimento: se il tuo software genera un file con il contribuente e il coniuge sulla stessa riga, non è necessario modificare manualmente il file CSV. Invece vedere le istruzioni qui .

Microsoft Excel: Nel campo Salva come, selezionare CSV (Delimitato dalla virgola). Nel menu a discesa Strumenti, selezionare Opzioni Web. Aprire la scheda Codifica . Nel menu a tendina Salva questo documento come, selezionare Unicode (UTF-8), quindi fare clic su OK.

Ora che hai salvato il foglio di lavoro come file CSV e ti sei assicurato che sia codificato UTF-8, sei pronto per importare i tuoi contatti in TaxDome .

Fase 1. Caricare il file CSV su TaxDome

Vai su Clienti , quindi fai clic su Importa . Puoi anche accedere a questo pulsante dalla scheda Contatti .

Trascinate il file CSV o cliccate su Sfoglia per individuarlo sul desktop per caricarlo.

Fase 2. Creare Accounts (facoltativo)

Suggerimento: Passare alla fase 4. se si desidera importare solo i contatti e non creare account.

Se volete creare degli account, ecco come fare:

1. Mappare il Nome dell'Account: Selezionate il nome dell'intestazione di colonna dal vostro foglio di calcolo che corrisponde alla proprietà del Nome dell'Account di TaxDome. Se nel foglio di calcolo è stato utilizzato Nome dell'Account  come nome dell'intestazione della colonna, questo viene automaticamente mappato alla proprietà del Nome dell'Account  di TaxDome perché hanno lo stesso nome. 

2. Mappare i campi dell'account: Aggiungere i dati del foglio di calcolo come campi personalizzati per gli account. Esaminare tutti i nomi delle intestazioni delle colonne a sinistra, quindi scegliere Non importare o Mappa su proprietà dal menu a discesa Azione. Se si sceglie Mappa alla proprietà, selezionare il campo personalizzato dal menu a discesa Campo dell'account. 

• Se un account con lo stesso nome esiste già su TaxDome, non verrà modificato e tutti i suoi dati rimarranno invariati. 
• Se l'intestazione di una colonna del foglio di calcolo non ha un account property corrispondente, createne una nuova selezionando Nuovo campo nel menù a tendina. Per ulteriori dettagli, cliccare qui.

Fase 3. Definizione delle impostazioni (opzionale)

In questa fase, applicate le impostazioni in blocco ai nuovi account importati. 

1. Contatti collegati: A sinistra, sotto la voce EMAIL, si trova la proprietà TaxDome Email . Se sono stati aggiunti campi email personalizzati per i contatti, verranno visualizzati anche questi. 

Selezionare i diritti di accesso per ogni contatto il cui indirizzo email è collegato all'account importato. Per impostazione predefinita, tutti i diritti di accesso sono attivati: 

• LOGIN: Quando questo è attivato, il contatto può utilizzare il loro TaxDome portale clienti .

• NOTIFICA: quando questa opzione è attivata, il contatto riceve tutte le notifiche del sistema, ad esempio per i messaggi, i questionari, i contratti, le fatture, le email inviate da TaxDome o tramite l'automazione del progetto e altro ancora.

• SINCRONIZZAZIONE EMAIL: Se questa opzione è attivata, sarà possibile vedere e rispondere alle email del cliente nella propria Inbox+ e visualizzare tutte le email nella scheda Email del suo account. 

Se si desidera che i clienti ricevano un invito via email al loro portale TaxDome, selezionare la casella Invia inviti. Per aggiungere un messaggio personalizzato, digitarlo nel campo Messaggio personalizzato. Se non si desidera invitare subito i clienti, è possibile inviare l'invito in un secondo momento, accedendo alla scheda Account e aprendo la sotto scheda Attivazione in sospeso.

2. Tag: Se avete creato tag per identificare il vostro accounts, applicateli qui. Non avete ancora tag ? Scoprite come crearli qui.

Suggerimento: se si desidera applicare diversi tag agli account, preparare dei fogli di calcolo diversi per gli account che devono essere taggati con gli stessi tag. Per maggiori dettagli, vcliccare qui.   

3. Assegnatari: Per impostazione predefinita, i nuovi account sono assegnati alla persona che effettua l'importazione. Selezionare altri membri del team che si desidera abbiano accesso a tutti gli account importati. Per ulteriori informazioni sull'accesso agli account, vedere qui.

4. Cartelle e documenti: Se si utilizza una struttura di cartelle personalizzata per i documenti dei clienti, applicare i modelli di cartella in blocco agli account appena creati. Per maggiori dettagli sulla creazione di modelli di cartella, vedere qui. Il modello Anni fiscali predefinito viene applicato automaticamente ai nuovi account se non si seleziona un modello di cartella già creato.

Fase 4. Creare i contatti

Per iniziare a importare i contatti in TaxDome, esaminare i nomi delle intestazioni delle colonne del foglio di calcolo sulla sinistra, quindi scegliere Non importare o Mappa alla proprietà dal menu a discesa Azione. I nomi delle intestazioni delle colonne del foglio di calcolo che corrispondono ai nomi delle proprietà dei contatti di TaxDome (ad esempio, Nome, Telefono, Email, Città) vengono mappati automaticamente. 

Se si sceglie Mappa alla proprietà, selezionare il nome della proprietà del contatto dal menu a tendina nel campo contatto . È anche possibile aggiungere un nuovo campo facendo clic su Nuovo campo nel menu a tendina. Per ulteriori dettagli sui campi personalizzati dei contatti, vedere qui. 

• Non è necessario accoppiare ogni nome di intestazione di colonna; è possibile lasciare la selezione del campo Azione su Non importare .

Una volta terminata la mappatura, cliccare su Continua. Questa operazione non avvia il processo di importazione. Sarà comunque possibile tornare a questa fase se si sono commessi degli errori.

Passaggio 5. Revisione 

Quando esamini i risultati della mappatura, vedrai tutto questo:

• Quali membri del team saranno assegnati agli account
• Quale tag sarà assegnato agli account
• Quali campi personalizzati per account e contatti verranno creati?
• Quali contatti verranno creati con quali nomi e indirizzi email
• Quali accounts verranno creati e collegati a quali contatti

Se tutto sembra a posto, cliccate su Avvia importazione. In caso contrario, tornate indietro e aggiustate tutto ciò di cui avete bisogno.

A questo punto, si può lasciare la pagina; il processo continua da solo. Una volta completata l'importazione, si riceve una notifica via email. Cliccare sul link contenuto nel messaggio per accedere ai risultati dell'importazione. Si vedrà:

• Quanti contatti sono stati importati
• Quante righe del foglio di lavoro sono state ignorate
• Quanti account sono stati creati
• Quanti account sono stati aggiornati
• Quanti campi personalizzati sono stati creati

Se alcune righe sono state saltate (a causa di errori), è possibile esportare un file CSV zippato che indica quali e perché. Tra i motivi per cui le righe sono state saltate vi sono le celle vuote nelle colonne obbligatorie (ad esempio, i nomi dei contatti) o le celle nella colonna email che mancano degli indirizzi email. A questo punto si può lasciare la pagina; il processo continua da solo. I risultati dell'esportazione verranno inviati via email.

Se hai difficoltà con il processo di importazione, faccelo sapere! Il nostro team è sempre felice di aiutarti !

Chi può importare?

Questa sezione è per TaxDome Solo utenti professionisti . Upgrade in ogni momento!

Il proprietario e l'amministratore di un'azienda possono importare contatti e creare accounts Su TaxDome . Se desideri che i membri del team possano importare, concedi loro i diritti di accesso per gestire i contatti:

1. Andare su Impostazioni, selezionare Team e piani nella barra dei menu, cliccare sui tre punti a destra del nome del membro del team, quindi fare clic su Modifica.

2. Attivare Gestisci contatti, quindi cliccare su Salva.

Suggerimento: Visitate la TaxDome Academy per seguire corsi divertenti e completi e diventare una superstar di TaxDome.