CRM (Base): importa un elenco di clienti

Il nostro strumento di importazione ti consente di trasferire il cliente accounts e dati di contatto a TaxDome allo stesso tempo, così puoi iniziare rapidamente a lavorare dal tuo portale. Anche se puoi creare nuovi contatti e accounts manualmente , caricare un file CSV è un modo molto più veloce per trasferire i tuoi dati TaxDome . 

Webinar: Find out how to import your clients, create document folder structures and invite clients to the portal in 45 minutes with Explore how to get started in TaxDome

Passaggio 0. Preparare il file CSV 

Per video dimostrativi più utili, visita la TaxDome Academy , il nostro corso gratuito online hub per
tutto quello che devi sapere TaxDome .

Per importare il tuo contatto preesistente e account dati, utilizza uno strumento per fogli di calcolo come Excel o Fogli Google. Puoi anche leggere le istruzioni sul trasferimento dei tuoi dati da una piattaforma o un programma software specifico .

• Quando importi i dati del tuo cliente in TaxDome , ricordati che Accounts E Contatti sono diversi: 
  • Accounts sono le entità per cui lavori e per cui effettui la fatturazione, che si tratti di un'azienda, di un trust, di una famiglia o di un individuo. 
  • I contatti sono le persone effettive con cui interagisci. Ecco una spiegazione di Accounts e Contatti .
• Crea un foglio di calcolo con i dati del tuo cliente, quindi salvalo come file CSV. Assicurati che il file CSV sia codificato UTF-8 e non superi i 300 kB
• Inserisci un solo contatto per riga del foglio di calcolo, anche quando più contatti sono collegati allo stesso account . Puoi anche saltare l'importazione accounts per importare solo i contatti
• Puoi avere fogli di calcolo diversi per diversi gruppi di clienti. Questi possono essere importati uno per uno, applicando diverse impostazioni. Ecco un video sull'importazione di diversi gruppi di clienti

Suggerimento: se il software sorgente genera un file con il contribuente e il coniuge sulla stessa riga, non è necessario modificare manualmente il CSV. Invece, seguire le istruzioni per importare un file con il contribuente e il coniuge su una riga .

• 👋 Possiamo aiutare! Se il tuo file CSV contiene più contatti per riga e non sai come risolverlo, faccelo sapere. Il nostro team di supporto è felice di aiutarti: Segui questi passaggi per ottenere assistenza . 

1. Creare un foglio di calcolo 

Crea ed etichetta le colonne. 

Suggerimento: quando assegni un nome alle colonne, il nome di ciascuna intestazione di colonna rappresenta una proprietà dei dati diversa.

Ecco alcuni esempi di nomi di intestazioni di colonna: 

• Colonna A | Nome Account : il nome di una società o di un trust (nome non personale account ) o il nome di una persona o di una famiglia (un nome personale account )
• Colonna B | Nome contatto: il nome e cognome del contatto collegato al account
• Colonna C | Nome di battesimo  
• Colonna D | Cognome  
• Colonna E | Tipo di Account
• Colonna F | Email: è necessario fornire un indirizzo email affinché il contatto possa accedere al portale
• Colonna G | Telefono
• Colonna H | Città
• Colonna I | tag Account : un'etichetta che puoi applicare per il raggruppamento accounts
• Colonna J | tag contatto: un'etichetta che puoi applicare per raggruppare i contatti
• Colonna K | Membri del team : membri del team che desideri vengano assegnati automaticamente durante l'importazione

2. Compila le righe del foglio di calcolo con i contatti e le informazioni aggiuntive

Il tuo foglio di lavoro potrebbe già avere colonne personalizzate. Tuttavia, assicurati di seguire queste regole di base per un'importazione senza intoppi:

• Ogni riga deve includere un solo contatto
• Se hai intenzione di crearne di nuovi accounts durante il trasferimento dei tuoi dati, assicurati che sia presente una colonna Nome Account . Etichettalo Nome Account (cosa TaxDome chiama la proprietà data) o qualunque nome funzioni per te. Se non è necessario collegare un contatto a un file account , lascia vuota la riga nella colonna Nome Account .
• Se due o più contatti condividono lo stesso account , usa lo stesso account nome in ogni riga per ciascun contatto
• Diversi tipi di campi personalizzati supportano caratteri diversi. Assicurati che il tuo i campi sono compilati correttamente:
  • Dividere le opzioni con una virgola o un punto e virgola (" , " o ";"), il carattere per i campi personalizzati a discesa a selezione multipla
  • Le date devono essere compilate nel formato corrispondente: MM/GG/AAAA o MMM/GG/AAAA per le aziende statunitensi e GG/MM/AAAA per le aziende non statunitensi

Non sono sicuro di come impostare diversi tipi di accounts , ad esempio una coppia sposata che archivia separatamente? Guarda gli esempi di configurazione dei contatti per diversi tipi account , quindi dai un'occhiata a questi suggerimenti:

• Importa diversi accounts con lo stesso contatto
• Importa più contatti con lo stesso account
• Importa i contatti in due accounts simultaneamente

Importa diversi accounts con lo stesso contatto

D: Come posso inserire diversi accounts che devono essere collegati alla stessa persona nel foglio di calcolo? Ad esempio, diverse attività commerciali che appartengono allo stesso imprenditore. 

R: Crea una riga per ciascuno account , quindi inserisci le stesse informazioni di contatto per ciascuno account nelle apposite colonne.

Nel foglio di calcolo di esempio riportato di seguito, il Nome Account viene mappato al Nome Account in TaxDome e cinque accounts vengono creati durante il processo di importazione, ciascuno collegato alle informazioni di contatto di Brian Ross. Brian Ross potrà quindi accedere a TaxDome utilizzando email@example.com e passare da uno all'altro accounts . 

Importa più contatti con lo stesso account

D: Come faccio a inserire più contatti che devono essere collegati allo stesso? account nel foglio di calcolo? Ad esempio, più partner commerciali proprietari di un'impresa o un contribuente e il loro coniuge.

R: Utilizza una riga per ciascun contatto, quindi inserisci la stessa account nome per ogni persona nella colonna appropriata.

Nel foglio di calcolo di esempio riportato di seguito, Nome_Nome dell'azienda viene mappato al Nome Account in TaxDome e sei accounts vengono creati durante il processo di importazione. Michael Douglaston è collegato a un contatto, Robbie Corp a tre contatti, la famiglia Smith a tre contatti, Mart Frickey a un contatto, Solomon Deutsch a un contatto e Chrissy Tidder a un contatto.

Importa i contatti in due accounts simultaneamente

D: Come posso inserire più contatti che devono essere collegati a due? accounts nel foglio di calcolo? Ad esempio, i bambini che hanno bisogno del proprio accounts ma devono comunque essere legati alla famiglia account .

R: Utilizza due righe per ciascun contatto, quindi modifica il file account nome mantenendo gli stessi dettagli di contatto. Ciò può farti risparmiare un po' di lavoro in seguito poiché non dovrai collegare manualmente i contatti.

3. Salva il foglio di calcolo in formato CSV

TaxDome riconosce solo i fogli di calcolo salvati come file CSV. Dalla barra dei menu del foglio di calcolo, vai su File, quindi seleziona Salva come CSV o Scarica come CSV (la dicitura può variare in base al programma che stai utilizzando).

Microsoft Excel: nel campo Tipo salvataggio , seleziona CSV (delimitato da virgole) . Negli Strumenti menù a tendina , seleziona Opzioni Web. Apri la scheda Codifica . Nella sezione Salva questo documento con nome menù a tendina , selezionare Unicode (UTF-8) , quindi fare clic su OK .

Ora che hai salvato il foglio di calcolo come file CSV e ti sei assicurato che sia codificato UTF-8, sei pronto per importare i tuoi contatti in TaxDome .

Passaggio 1. Carica il file CSV su TaxDome

Vai su Clienti > Accounts , quindi fai clic su Importa . Puoi anche accedere a questo pulsante dalla pagina Contatti .

Trascina e rilascia il file CSV o fai clic su Sfoglia per individuarlo sul desktop e caricarlo.

Passaggio 2. Crea account s (facoltativo)

Ecco come creare accounts :

1. Mappa account nome

Seleziona il nome dell'intestazione della colonna dal foglio di calcolo che corrisponde a TaxDome la proprietà Nome Account di. Se hai utilizzato Nome Account come nome dell'intestazione di colonna nel foglio di calcolo, verrà automaticamente mappato TaxDome perché hanno lo stesso Account .

Mancia! Se vuoi saltare l'importazione accounts e importare solo i contatti, fai clic sulla X a destra del campo Scegli la colonna CSV per il nome Account .

2. Scegli account tipo

Seleziona un'opzione per specificare come desideri applicare il file account digitare ai clienti importati. Per maggiori dettagli, consulta l'articolo sui tipi account .

Se viene applicata Società , il client avrà la proprietà Nome società uguale ai dati della colonna Nome Account .

3. Mappa account campi

Aggiungi tutti i dati dal tuo foglio di calcolo come campi personalizzati per il tuo accounts , tag o assegna membri del team. Rivedi tutti i nomi delle intestazioni di colonna sulla sinistra, quindi scegli il campo Ignora o Sincronizza dal menu Azione menù a tendina Se si sceglie Sincronizza campo , selezionare il campo da menù a tendina nella colonna TaxDome . 

• Se un account con lo stesso nome esiste già in TaxDome , non verrà modificato e tutti i suoi dati rimarranno gli stessi. 
• Se un nome di intestazione di colonna dal foglio di calcolo non ha un corrispondente account proprietà, crearne una nuova selezionando Nuovo campo nel menù a tendina Per saperne di più sull'aggiunta di campi personalizzati account durante l'importazione .
• Puoi anche tag tuo accounts qui. Per i dettagli, vai a questo articolo sull'applicazione tag .
• Se nel foglio di calcolo è presente la colonna Membri del team , i membri del team elencati nel foglio di calcolo verranno automaticamente assegnati ai clienti corrispondenti. 

Passaggio 3. Definire le impostazioni (facoltativo)

In questo passaggio, applica le impostazioni in blocco al file appena importato accounts . 

1. Contatti collegati

Sulla sinistra, sotto Email , vedrai il TaxDome Proprietà email . Se hai aggiunto campi email personalizzati per i tuoi contatti, li vedrai anche tu. 

Selezionare i diritti di accesso per ciascun contatto il cui indirizzo email è collegato all'importato account . Per impostazione predefinita, tutti i diritti di accesso sono attivati e queste sono le impostazioni consigliate. Questo non invierà inviti, ma imposterà le autorizzazioni appropriate per i tuoi clienti quando sarai pronto a farlo: 

• Accesso: quando questa opzione è attivata, il contatto può utilizzare il proprio TaxDome portale clienti

• Notifica: quando questa opzione è attivata, il contatto riceve tutte le notifiche di sistema, ad esempio per i messaggi, questionari , proposte, fatture ed e-mail inviate da TaxDome o tramite Progetto automazioni e altro

• Email sync: when this is toggled on, you’ll be able to see and reply to the client’s emails in your Inbox+ and view all of the emails in their account’s Email tab    

Se vuoi che i clienti ricevano un invito via e-mail al loro TaxDome portale, seleziona la casella Invia inviti . Per aggiungere un messaggio personalizzato, digitane uno nel campo Messaggio personalizzato .

Suggerimento! Consigliamo di inviare gli inviti in un secondo momento come best practice. Scopri di più nell'articolo dettagliato .

2. tag

Se ne hai già alcuni tag creato nel TaxDome , puoi applicarli al tuo file importato accounts Qui. Verranno applicati a tutti gli importati accounts . Se è necessario applicare diversi tag a diverso accounts , è meglio aggiungerli prima al foglio di calcolo. Ulteriori informazioni sull'applicazione tag .

3. assegnatari

Se i membri del team non sono elencati nel foglio di calcolo, nuovo accounts vengono assegnati alla persona che esegue l'importazione. Oppure puoi selezionare ulteriori membri del team a cui desideri avere accesso a tutti i file importati accounts . Ulteriori informazioni sull'assegnazione dei membri del team durante l'importazione di file .

4. Cartelle e documenti

Se si utilizza una struttura di cartelle personalizzata per i documenti dei clienti, applicare modelli di cartelle in blocco ai documenti appena creati accounts . Leggi di più sulla creazione di modelli di cartelle . Il modello di anni fiscali predefiniti viene applicato automaticamente ai nuovi accounts se non selezioni un modello di cartella che hai già creato.

Passaggio 4. Crea contatti

Per iniziare a importare i tuoi contatti in TaxDome , rivedi i nomi delle intestazioni delle colonne dal foglio di lavoro a sinistra, quindi scegli Ignora o Sincronizza il campo personalizzato dall'azione menù a tendina . I nomi delle intestazioni di colonna nel tuo foglio di lavoro che corrispondono TaxDome i nomi delle proprietà di contatto (ad esempio, nome , telefono , email , città ) vengono mappati automaticamente. 

Se scegli Sincronizza campo personalizzato , seleziona il campo del contatto dal menu a discesa o aggiungi un nuovo campo facendo clic su Nuovo campo . Ulteriori informazioni sui campi personalizzati dei contatti . 

• Puoi anche tag i tuoi contatti qui. Per maggiori dettagli, consulta questo articolo sull'applicazione tag .
• Non è necessario accoppiare ogni nome di intestazione di colonna: puoi lasciare la selezione del campo Azione su Ignora.
• Se hai saltato la mappatura account , puoi importare solo i contatti.

Una volta terminata la mappatura, fai clic su Continua . Questo non avvia il processo di importazione. Potrai comunque tornare a questo passaggio se hai commesso degli errori.

Passaggio 5. Revisione 

Quando esamini i risultati della mappatura, vedrai tutto questo:

• Quali membri del team verranno assegnati a accounts
• Quale tag verrà assegnato al accounts
• Quale consuetudine account e verranno creati i campi di contatto
• Quali contatti verranno creati con quali nomi e indirizzi email
• Quale accounts verranno creati i contatti collegati

Se tutto sembra a posto, clicca su Avvia importazione . In caso contrario, torna indietro per apportare le correzioni necessarie.

Ora puoi lasciare la pagina. Il processo di importazione continuerà da solo. Una volta completata l'importazione, riceverai una notifica via email. Fare clic sul collegamento nel messaggio per accedere ai risultati dell'importazione. Vedrai:

• Quanti contatti sono stati importati
• Quante righe del foglio di calcolo sono state saltate
• Quanti accounts furono creati
• Quanti accounts sono stati aggiornati
• Quanti campi personalizzati sono stati creati

Se alcune righe sono state saltate (a causa di errori), puoi esportare un file CSV compresso che ti dice quali e perché. I motivi per cui le righe vengono saltate includono celle vuote nelle colonne obbligatorie (ad esempio, nomi di contatti) o celle nella colonna e-mail in cui mancano indirizzi e-mail. Ora puoi lasciare la pagina. Il processo proseguirà da solo. I risultati dell'esportazione ti verranno inviati via email.

Se riscontri difficoltà con il processo di importazione, faccelo sapere! Il nostro team è sempre felice di aiutarti !

Chi può importare?

Il proprietario e l'amministratore di un'azienda possono importare contatti e creare contatti accounts In TaxDome . Se desideri che i membri del team possano importare, concedi loro i diritti di accesso per gestire i contatti:

1. Vai su Impostazioni , seleziona Team e piani nella barra dei menu, clicca sui tre puntini all'estrema destra del nome del membro del team, quindi clicca su Modifica.

2. azionare su Gestisci contatti , quindi fai clic su Salva.

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