CRM (Base): Applicare azioni di massa

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Un'azione di massa comporta l'esecuzione della stessa azione per molti clienti in una volta sola; è la soluzione rapida per eseguire l'azione un cliente alla volta. Con la funzione di azione di massa di TaxDome, prima si controllano i clienti che hanno bisogno di fare la stessa cosa, poi si avvia l'azione. È molto più efficiente del metodo uno alla volta, per non dire molto più veloce!

• Come eseguire azioni di massa
• Inviare un questionario come un'azione di massa
• Aggiungere un lavoro a un progetto come un'azione di massa
• Gestire i membri del team come un'azione di massa
• Inviare un'email come un'azione di massa
• Annullare le email pianificate come azione di massa
• Gestire i tag come un'azione di massa
• Creazione di una fattura come azione in blocco
• Creare un'attività come un'azione di massa
• Applicare un modello di cartella come un'azione di massa
• Inviare un messaggio come un'azione di massa
• Inviare un mandato come un'azione di massa
• Seguire/Non seguire degli Account come un'azione di massa
• Archiviare gli account come un'azione collettiva
• Eliminare gli account come un'azione di massa

Come eseguire azioni di massa

Per iniziare ad eseguire un'azione di massa, selezionate Clienti dal vostro menu laterale sinistro, aprite la scheda Account per visualizzare la vostra lista Attivo, quindi selezionate i clienti per i quali l'azione è necessaria. Se state cercando un certo tipo di account cliente, usate i filtri avanzati, poi selezionate i clienti nella lista filtrata.

Dopo aver selezionato i clienti, scegliete l'azione di massa dalla barra dei menu sopra l'elenco Attivo. Per visualizzare ulteriori azioni, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu.

Inviare un questionario come un'azione di massa

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

I questionari personalizzati di TaxDome vi aiutano a raccogliere le informazioni dei clienti di cui avete bisogno per fare il vostro lavoro. Per inviare un questionario a più clienti, dovrete prima creare un modello di questionario, se non l'avete già fatto.

Quindi, selezionate i clienti a cui desiderate inviare il questionario dall'elenco Attivo, cliccare su Invia questionario nella barra dei menu, quindi cliccare sul campo Modello di questionario per scegliere il questionario dal menu a tendina. Cliccate sul pulsante CREA, ed ecco fatto.

Aggiungere un lavoro a un progetto come un'azione di massa

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Con questa azione di massa, state aggiungendo un tipo di lavoro (ad esempio, un modello 730) a un progetto per più clienti. Il progetto vi mostra il progresso dei singoli lavori per diversi clienti in un unico posto, mentre ognuno si muove da una fase all'altra del progetto fino al completamento.

Nell'elenco Attivo, selezionate i clienti a cui è destinato il lavoro, cliccate su Aggiungi lavoro nella barra dei menu, poi cliccate all'interno del campo Progetto per scegliere il progetto dal menu a tendina. Cliccate sul pulsante AGGIUNGI e avete finito.

Se l'aggiunta in massa del lavoro non è riuscita del tutto, riceverete una notifica nella Inbox+ che vi spiega il motivo. Da lì potrete risolvere i problemi. Per maggiori dettagli, cliccare qui.

Gestire i membri del team come un'azione di massa

Mentre il proprietario di un'azienda e l'amministratore hanno diritti di accesso completi a tutti gli account clienti, ai dipendenti devono essere concessi i diritti di accesso o devono essere assegnati al cliente. Con l'azione collettiva Gestisci il team, potrete assegnare i dipendenti a vari account clienti in una volta. Salterete il lungo processo di dover entrare in ciascun profilo cliente individualmente, per poi assegnare i dipendenti uno per uno.

Nell'elenco Attivo, selezionate gli account clienti che devono essere assegnati ai dipendenti, quindi fare clic su Gestisci il team nella barra dei menu. A questo punto vedrete l'elenco dei vostri dipendenti. Per ciascun dipendente, selezionate una delle seguenti opzioni:

• Non fare nulla: il dipendente non avrà accesso a nessun account. Se questo dipendente è già stato assegnato a questo account rimarrà al suo posto attuale.
• Assegnare a tutti: il dipendente avrà accesso a tutti gli account selezionati
• Rimuovere da tutti: se il dipendente ha già accesso a uno degli account, verrà rimosso.

Inviare un'email come un'azione di massa

Mentre la vostra casella di posta elettronica su TaxDome è specifica per ogni cliente, a volte potreste aver bisogno di inviare la stessa email a molti clienti contemporaneamente. Per esempio, desiderate informare i clienti di una scadenza imminente o di un aggiornamento nella vostra azienda. Con l'azione di massa @Invia Email, potete inviare un'email personalizzata a più destinatari in una sola volta (fino a 400 email al giorno) e utilizzare i modelli di email per velocizzare le cose. Per saperne di più sull'invio di email di massa, cliccate qui.

Annullare l'email pianificata come un'azione di massa

A volte è necessario annullare tutte le email pianificate per un account. Per farlo, selezionate gli account per il quale desiderate annullare le email pianificate, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu, quindi selezionate Annulla email pianificate dal menu a tendina.

Gestire i tag come un'azione di massa

Lunghe da due a tre parole e codificate a colori per un rapido riconoscimento, i tag aiutano a filtrare gli account dei vostri clienti. Quando dovete assegnare i tag a vari account clienti, utilizzate l'azione di massa Gestisci i tag.

Nell'elenco Attivo, selezionate gli account clienti che devono essere taggati, quindi cliccate su Gestisci i tag nella barra dei menu. Vedrete un elenco di tutti i vostri tag disponibili. Per ciascuno tag selezionate uno dei seguenti:

• Non fare nulla:  il tag non sarà assegnato a nessuno degli account cliente selezionati. Se un account ha già quel tag, rimarrà così.
• Assegnare a tutti: il tag sarà assegnato a tutti gli account cliente selezionati.
• Rimuovere da tutti: se uno qualsiasi degli account cliente selezionati ha già questo tag, verrà rimosso.

Creazione di una fattura come azione in blocco

If you need to create the same invoice for multiple clients, select the checkboxes next to the client accounts in the Active list, click More Actions in the menu bar, then select Create Invoice from the pull-down menu. Use invoice templates to speed things up. Here's more on creating invoices in bulk.

Tip! You can include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.

Creare un'attività come un'azione di massa

Se volete creare la stessa attività per più clienti, selezionate le caselle accanto agli account clienti nell'elenco Attivo, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu, quindi selezionate Crea attività dal menu a tendina. Per maggiori dettagli sulla creazione in blocco delle attività, cliccate qui.

Applicare un modello di cartella come un'azione di massa

Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.

I modelli di cartelle vi aiutano ad accelerare il processo di creazione delle cartelle per la sezione Documenti del vostro account cliente. È possibile creare modelli di cartelle e quindi applicarli ad account specifici. Con questa opzione potete anche caricare dei documenti che non sono specifici del cliente.

Nell'elenco Attivo, selezionate l'account cliente a cui volete applicare un modello di cartella, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu, quindi selezionate Applica modelli di cartella dal menu a discesa. Cliccate sul campo Modello cartella per selezionare quello che desiderate applicare dal menu a discesa.

Inviare un messaggio come un'azione di massa

Con l'azione in blocco Invia messaggio , puoi inviare lo stesso messaggio protetto a più client. Ad esempio, potresti voler informare tutti i tuoi clienti di una scadenza imminente o di un aggiornamento presso la tua azienda. Usa i modelli di chat per velocizzare le cose.

Nell'elenco Attivo selezionare il client accounts a cui vuoi inviare un messaggio, fai clic su Altre azioni nella barra dei menu, quindi seleziona Invia messaggio dal menu a tendina. Fai clic nel campo Modello per selezionare il modello di chat che desideri utilizzare dal menu a discesa. Fare clic su INVIA pulsante e verrà inviato un messaggio personalizzato al cliente selezionato accounts .

Inviare un mandato come un'azione di massa

Un mandato, come una lettera di impegno o una proposta, definisce la portata dell'impegno tra uno studio e un cliente. Con l'azione in massa Invia Mandato, si può inviare lo stesso mandato a più clienti. Utilizzate i modelli di mandato per velocizzare le cose.

In the Active list, select the client accounts you want to send the contract to, click More Actions in the menu bar, then select Send Contract from the pull-down menu. Click in the Contract Name field to give it a name, then click in the Contract Template field to select the template from the pull-down menu. Click the Send button when you’re ready to send the contract.

Seguire/Non seguire degli Account come un'azione di massa

I membri del team che seguono un account ricevono notifiche su tutte le sue attività. Potete seguire o smettere di seguire un account indipendentemente dal fatto che siate assegnati e abbiate accesso o meno ad esso. Approfondite l'argomento dei follower degli account nell'articolo.

Nell'elenco Attivo, selezionate gli account clienti che volete seguire o smettere di seguire, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu, quindi selezionate Segui account o Non seguire account  dal menu a tendina.

Archiviare gli account come un'azione collettiva

Quando non avete più bisogno di un account ma volete avere a portata di mano tutte le sue informazioni, un'ottima scelta è quella di archiviarlo. Una volta archiviato, scompare dalla scheda Attivo e si sposta nella scheda Archiviato, dove non può essere modificato. Con l'azione di massa Archivia account è possibile archiviarne tanti in un'unica volta. Quando si archivia un account, è sempre possibile ripristinarlo.

Nell'elenco Attivo, selezionate gli account dei clienti che volete archiviare, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu, poi selezionate Archivia Account dal menu a tendina.

Se avete archiviato diversi account ma in seguito avete realizzato che ne avete di nuovo bisogno, potete facilmente ripristinarli in blocco.

Nell'elenco Archiviato, selezionate gli account clienti che desiderate ripristinare, cliccate su Altre azioni nella barra dei menu, quindi selezionate Account attivi dal menu a tendina.

Eliminare gli account come un'azione di massa

Attenzione! È possibile cancellare solo gli account.

Potreste aver bisogno di eliminare gli account dei clienti, perché li avete creati come test, oppure perché non sono più clienti. Con l'azione Elimina in massa, potete rimuovere diversi clienti in una volta sola. Ricordate che una volta eliminato un account, non potrete ripristinarlo. Quando un account viene rimosso, anche tutti i suoi file e dati vengono eliminati in modo permanente, quindi non potrete recuperare nemmeno quelli.

In the Archived list, select the client accounts you want to delete, click More Actions in the menu bar, then select Delete from the pull-down menu. Enter DELETE into the confirmation field and click Delete.