Fatture (avanzate): paga per conto del cliente o accetta pagamenti effettuati all'esterno TaxDome

Ci sono situazioni in cui i tuoi clienti non possono o non vogliono pagare in portale clienti . In questo caso, ci pensiamo noi. Che tu stia utilizzando la carta di credito di un cliente o registrando un pagamento effettuato tramite contanti, assegno o bonifico bancario, questi metodi assicurano che le fatture siano gestite in modo efficiente e flessibile. Questa guida spiega come pagare per conto dei tuoi clienti e come registrare vari tipi di pagamenti.

Accetta pagamenti in contanti e trasferimenti

Pagamenti offline, spiegati

Il proprietario, l'amministratore o un membro del team dell'azienda con diritti di accesso per gestire i pagamenti può emettere pagamenti offline. 

I pagamenti offline possono essere utilizzati nei seguenti modi:

• Possono essere aggiunti al client account come crediti . Quindi, possono essere utilizzati per pagare fatture in futuro. Questa opzione è più comunemente utilizzata per aggiungere crediti promozionali .
• Puoi anche saldare le fatture esistenti aggiungendo il pagamento offline. Questa opzione è più adatta per addebitare i clienti che non pagano in portale clienti .

Registra i pagamenti offline

Segui questi passaggi per registrare manualmente un pagamento effettuato al di fuori di TaxDome (contanti, assegno, Square, Venmo, bonifico bancario, ecc.):

1. Crea un pagamento offline utilizzando uno dei seguenti metodi:

• Se vuoi semplicemente pagare senza fattura o saldare più fatture, fai clic su Nuovo in alto a sinistra dello schermo, seleziona Pagamento offline , quindi scegli il cliente account .
• Se vuoi saldare rapidamente una fattura specifica, vai su Fatturazione > Fatture , clicca sui tre puntini all'estrema destra della fattura che vuoi saldare e seleziona Registra pagamento offline .

2. Assicurati che l'opzione Pagamenti utilizzati per i calcoli delle entrate sia selezionata e inserisci l'importo del pagamento. Puoi compilarlo automaticamente con l'importo della fattura non pagata selezionandolo di seguito. 

3. Seleziona la fonte di pagamento.

4. Aggiungi una descrizione che descriva lo scopo del pagamento.

5. Ecco fatto! Fai clic su Salva per effettuare il pagamento offline. I crediti vengono aggiunti al cliente account o utilizzato per saldare fatture esistenti.

Suggerimento! Se commetti un errore nel campo Importo e te ne accorgi solo dopo aver aggiunto il pagamento, emetti un rimborso . Tuttavia, fai attenzione perché se i tuoi clienti ricevono notifiche, saranno informati di tutti i pagamenti e rimborsi che effettui. È meglio dire loro cosa stai facendo in modo che non siano confusi.

Ecco ulteriori informazioni sulle altre opzioni per i pagamenti offline:

1. Collegamento a lavori : collega il tuo pagamento offline a un pagamento esistente lavoro per renderlo immediatamente disponibile nel tuo flusso di lavoro Quando necessario. Fare clic su Collega a lavori , quindi selezionare il lavori . Una volta collegato, in basso viene visualizzata la sezione lavori . Puoi vedere il lavoro titolo e il Progetto è presente (ecco di più sul collegamento dei pagamenti ai lavori ).

2. Data: è il momento in cui il cliente ha effettuato il pagamento. Per impostazione predefinita, vedrai la data corrente.

3. Invia notifica e-mail al cliente: seleziona questa opzione se desideri che un'e-mail sul pagamento offline venga inviata al cliente.

4. Sincronizza il pagamento con QuickBooks Online : seleziona questa opzione se desideri sincronizzare questo pagamento con QuickBooks (questo potrebbe comportare la duplicazione dei pagamenti). Ulteriori informazioni sulla sincronizzazione dei pagamenti con QuickBooks .

5. Regola le fatture pagate al di fuori di TaxDome : vedrai l'elenco delle fatture emesse per l'utente selezionato account . La somma delle fatture selezionate riempirà automaticamente l'importo del pagamento. Puoi saldare solo l'importo totale della fattura. La soluzione alternativa per aggiungere un pagamento offline parziale è descritta qui .

Cosa vedono i clienti quando aggiungi pagamenti offline

I tuoi clienti vedono i loro crediti nella sezione Home del loro portale e possono utilizzarli per pagare le loro fatture.

Da vedere TaxDome dal lato del client, accedi a una visualizzazione di sola lettura .

Paga per conto del cliente

Prima che inizi

I tuoi clienti possono pagare le fatture per intero o in parte. Ma quando paghi per conto di un cliente, puoi pagare solo la fattura (o il resto dell'importo totale) per intero. 

Ci sono due opzioni: 

• Pagamento tramite metodo di pagamento. Il pagamento viene effettuato specificando la carta di credito o di debito del cliente o inserendo i dati bancari account dettagli.
• Pagamento tramite crediti. Se i crediti disponibili sono maggiori o uguali alla fattura, la fattura verrà contrassegnata come pagata. Se il credito disponibile è inferiore alla fattura, il credito disponibile verrà dedotto dalla fattura e la differenza dovrà essere pagata fornendo i dettagli della carta di credito o di debito del cliente.

Nota! Per le fatture programmate, le seguenti opzioni sono disponibili solo una volta emesse le fatture: Invia fattura via e-mail , Paga fattura e Copia link di pagamento .

Pagare la fattura con i crediti

Se un cliente ha crediti disponibili nel suo account , puoi pagare una fattura al momento della creazione o in qualsiasi momento successivo.

• Quando crei una fattura e la fattura è uguale o inferiore ai crediti disponibili del cliente, puoi selezionare la casella di controllo Paga fattura utilizzando i crediti cliente . Se è questo il caso e tu emetti la fattura, questa verrà automaticamente contrassegnata come pagata.

• Per pagare una fattura esistente con crediti disponibili, vai alla pagina Fatture della tua azienda o alla scheda Fatture del profilo del cliente, clicca sull'icona con i tre puntini accanto e seleziona Paga fattura .

Se effettui un pagamento sulla pagina Fatture del profilo di un cliente, puoi selezionare più fatture per il pagamento (ma non puoi selezionare Parzialmente pagato in blocco).

Once the invoice is marked as paid, you’ll receive a notification about the payment in your Inbox+.

Paga la fattura ricorrente con i crediti

È possibile applicare crediti a una singola fattura generata da una fattura ricorrente nello stesso modo in cui funziona per le fatture una tantum :

• Se la fattura ricorrente è impostata con autorizzazione manuale al pagamento .
• Se la fattura ricorrente è impostata con l'autorizzazione al pagamento automatico, ma il pagamento automatico non riesce .

Tuttavia, non è possibile applicare crediti se la fattura ricorrente è impostata con l'autorizzazione automatica al pagamento e il tentativo di pagamento ha esito positivo.

Paga la fattura elaborando il metodo di pagamento

Per pagare una fattura per un cliente con la sua carta di credito o debito o inserendo la sua banca account dettagli:

1. Vai alla pagina Fatture della tua azienda o alla scheda Fatture del profilo del cliente.

2. Fare clic sull'icona con i tre puntini accanto alla fattura, quindi selezionare Paga fattura .

Puoi anche selezionare una o più fatture dall'elenco e cliccare su Paga fattura .

3. Entra nella banca account o i dati della carta di credito, quindi procedere con il pagamento.

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