Fatture (base): modifica fatture pagate

Se una fattura è già stata pagata completamente o parzialmente, non puoi modificarne i dettagli finanziari, ma puoi modificare tutti gli altri campi. In questo articolo, imparerai come modificare le fatture pagate e gestirne l'eliminazione.

Questo articolo riguarda la modifica delle fatture pagate. Scopri di più sulla modifica delle fatture non pagate qui .

Quando è necessario modificare le fatture pagate

A volte potrebbe essere necessario modificare una fattura pagata o parzialmente pagata, ad esempio nei casi in cui:

• Modifica del numero di fattura, del membro del team assegnato o di altre impostazioni di fattura. Devi modificare i dettagli chiave della fattura, come il numero di fattura, il membro del team assegnato alla fattura o altre impostazioni di configurazione. Ciò potrebbe essere necessario a causa di cambiamenti organizzativi, errori nella creazione della fattura o aggiornamenti della struttura di fatturazione interna.
• Errore nell'inserimento dell'importo su una fattura pagata. Hai fatto un errore di battitura quando hai inserito l'importo della fattura, che è stato pagato tramite pagamento offline. Ad esempio, invece di '1000$', hai fatturato al tuo cliente '10.000$'. Se non lo correggi, rovinerai i tuoi report sulle entrate.
• Aggiornamento di una fattura di deposito dopo aver fornito servizi aggiuntivi. Hai emesso una fattura in anticipo e hai richiesto un pagamento parziale. Dopodiché, hai voluto fornire alcuni servizi aggiuntivi e aggiornare la fattura.
• Aggiungere più dettagli alla descrizione della fattura. Vuoi aggiungere più dettagli alla descrizione della fattura in modo da poter conservare meglio i registri.
• Dimenticare di fatturare al tuo cliente uno/alcuni dei servizi forniti. Ad esempio, se hai dimenticato di fatturare al tuo cliente una consulenza telefonica.

Modifica fatture pagate

Quando modifichi una fattura pagata o parzialmente pagata, puoi modificare direttamente le impostazioni della fattura (ad esempio numero, data di pubblicazione, membro del team e descrizione), ma non puoi modificare direttamente i dettagli finanziari (importo, servizi, data di pagamento). Tuttavia, ci sono diverse soluzioni alternative che possono aiutarti a correggere gli errori di fatturazione.

Modificare le impostazioni della fattura

Per modificare le impostazioni della fattura pagata:

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente o su Fatturazione > Fatture . Fai clic sui tre puntini a destra della fattura pagata e fai clic su Modifica .

2. Modifica il numero della fattura, la data di registrazione, il membro del team e/o la descrizione. Fai clic su Salva .

Modifica i dettagli finanziari ( Stripe /Pagamenti CPACharge)

Per modificare i dettagli finanziari in una fattura pagata utilizzando Stripe /Integrazione CPACharge:

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente o a Fatturazione > Fatture . Le fatture pagate hanno la dicitura Pagato o Parzialmente pagato stato . Fai clic sui tre puntini e su Modifica a destra della fattura pagata. Fai clic sul collegamento di pagamento nella sezione Cronologia pagamenti della barra laterale Modifica fattura . 

2. Le informazioni sul pagamento vengono visualizzate nella barra laterale Visualizza pagamento sulla destra. Fai clic su Rimborsa pagamento . Ulteriori informazioni sull'elaborazione del rimborso .

3. In Reason , specifica che dovrai emettere un'altra fattura per apportare correzioni. La prassi migliore è quella di calmare i tuoi clienti in modo che non pensino che ci sia qualcosa di sbagliato nel loro pagamento. Non deselezionare la casella di controllo della notifica e-mail. Lascia che i tuoi clienti vedano la cronologia completa.

4. Fai clic su Emetti rimborso . Nota che questo non cambierà il pagamento o la fattura stato ; rimarranno Pagati . Saranno inoltre riflessi nei calcoli dei ricavi.

5. Aprire la fattura dal cliente account o Fatturazione > Fatture , fai clic sui tre puntini in alto a destra e seleziona Duplica . Verrà creata una nuova fattura identica ma Non pagata . Apporta le correzioni richieste e inviala di nuovo. Nota che il numero di fattura sarà diverso.

Nota! Per le fatture pagate parzialmente, se le tue analisi di fatturato e performance non dipendono dall'importo esatto della fattura (ad esempio, non le usi per capire quante fatture sono inferiori all'importo desiderato), puoi emettere una fattura duplicata e ridurne l'importo in base all'importo del pagamento parziale. In questo modo, non devi effettuare un rimborso. 

6. Chiedi gentilmente al tuo cliente di effettuare nuovamente il pagamento sul portale.

Modificare i dettagli finanziari (pagamenti offline)

Per modificare i dettagli finanziari in una fattura pagata tramite pagamenti offline:

1. Vai al  Fatture scheda nel profilo del cliente o per Fatturazione > FattureLe fatture pagate hanno la Pagato O Parzialmente pagato stato . Clicca tre puntini e Modificare a destra della fattura pagata. Clicca sul link di pagamento nel Cronologia dei pagamenti sezione del Modifica fattura sidebar. Se la fattura è stata saldata utilizzando diversi pagamenti offline, dovrai farlo per tutti.

2. Fai clic sui tre puntini in alto a destra della barra laterale dei pagamenti e seleziona Elimina . Conferma l'eliminazione del pagamento. Dopodiché, la tua fattura diventa Non pagata e può essere modificata senza limitazioni. Il pagamento eliminato viene rimosso dai calcoli delle entrate.

3. Apportare le correzioni necessarie alla fattura e saldarla nuovamente con un pagamento offline.

Elimina fatture pagate

L'eliminazione delle fatture pagate è diversa a seconda dei metodi di pagamento utilizzati per saldarle:

• Bank debits (Stripe/CPACharge): If Stripe or CPACharge declined the transaction, you can delete the corresponding payment in TaxDome even if its status is Paid. Read the details in the article.
• Carta di credito : non è possibile eliminare tali fatture. Dopo che il pagamento è stato registrato, deve rimanere lo stesso per la tenuta dei registri e, pertanto, non consentiamo l'eliminazione dei pagamenti con carta di credito. È possibile solo rimborsare i pagamenti. La fattura e il pagamento stato rimanere Pagato .
• Pagamenti offline : per eliminare una fattura pagata tramite pagamenti offline, è necessario eliminare i pagamenti offline utilizzati per saldarla. Quindi, la fattura stato diventa Non pagato e puoi eliminare la fattura .

Un cliente ha pagato una fattura dal profilo sbagliato

 Potrebbe essere necessario spostare un pagamento da uno account ad un altro se:

• Il cliente ha già un account ma ne ha utilizzato uno appena creato per pagare una fattura. 
• Il cliente ha diversi accounts e pagato da quello sbagliato.

Per risolvere questi problemi:

1. Elimina l' account secondario: elimina l' account (per maggiori dettagli, vai qui ); in questo modo verrà eliminato anche il pagamento anticipato effettuato.
2. Aggiungi un credito: Aggiungi un credito promozionale al corretto account (per maggiori dettagli, vai qui ). L'aggiunta di un credito promozionale non influisce sulle entrate della tua azienda; vedrai il denaro collegato al corretto account come crediti.