Fatture (base): modifica fatture pagate

Se una fattura è già stata pagata completamente o parzialmente, non potrai modificarla o eliminarla. Dopo che il pagamento è stato registrato, la fattura è collegata ad esso e deve rimanere la stessa per la tenuta dei registri. In questo articolo, scoprirai quali soluzioni alternative sono disponibili.

Questo articolo riguarda la modifica delle fatture pagate. Scopri di più sulla modifica delle fatture non pagate qui .

Quando ne hai bisogno

A volte potrebbe essere necessario modificare una fattura pagata o parzialmente pagata, ad esempio nei casi in cui:

• Errore nell'inserimento dell'importo su una fattura pagata. Hai fatto un errore di battitura quando hai inserito l'importo della fattura, che è stato pagato tramite pagamento offline. Ad esempio, invece di '1000$', hai fatturato al tuo cliente '10.000$'. Se non lo correggi, rovinerai i tuoi report sulle entrate.
• Aggiornamento di una fattura di deposito dopo aver fornito servizi aggiuntivi. Hai emesso una fattura in anticipo e hai richiesto un pagamento parziale. Dopodiché, hai voluto fornire alcuni servizi aggiuntivi e aggiornare la fattura.
• Aggiungere più dettagli alla descrizione della fattura. Vuoi aggiungere più dettagli alla descrizione della fattura in modo da poter conservare meglio i registri.
• Dimenticare di fatturare al tuo cliente uno/alcuni dei servizi forniti. Ad esempio, se hai dimenticato di fatturare al tuo cliente una consulenza telefonica.

Modifica fatture pagate

Se devi modificare una fattura pagata, devi rimborsarla ed emetterne una nuova:

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente o in Fatturazione > Fatture . Le fatture pagate hanno la dicitura Pagato o Parzialmente pagato stato . Fai clic su tre puntini e su Visualizza fattura a destra della fattura pagata. Fai clic sul collegamento di pagamento nella sezione Cronologia pagamenti della barra laterale Fattura . 

2. Le informazioni di pagamento sono visualizzate nella barra laterale Visualizza pagamento sulla destra. Fai clic su Rimborsa pagamento in alto a destra. Ulteriori informazioni sull'elaborazione del rimborso .

3. In Reason , specifica che dovrai emettere un'altra fattura per apportare correzioni. La prassi migliore è quella di calmare i tuoi clienti in modo che non pensino che ci sia qualcosa di sbagliato nel loro pagamento. Non deselezionare la casella di controllo della notifica e-mail. Lascia che i tuoi clienti vedano la cronologia completa.

4. Fai clic su Emetti rimborso . Nota che questo non cambierà il pagamento o la fattura stato ; rimarranno Pagati .

5. Aprire la fattura dal cliente account o Fatturazione > Fatture , fai clic sui tre puntini in alto a destra e seleziona Duplica . Verrà creata una nuova fattura identica ma Non pagata . Apporta le correzioni richieste e inviala di nuovo. Nota che il numero di fattura sarà diverso.

6. Se inizialmente hai registrato il pagamento rimborsato come pagamento offline (il che significa che il cliente ha pagato in contanti, con assegno o bonifico), crea un pagamento offline e salda la fattura con esso. Se il cliente ha pagato in portale clienti , chiedi gentilmente loro di pagare di nuovo.

Modifica fatture parzialmente pagate

Le fatture pagate parzialmente non possono essere modificate. Quindi, se devi modificare una fattura pagata parzialmente, devi emetterne una nuova e ridurla dell'importo del pagamento parziale. Il modo più comodo per farlo è duplicare la fattura iniziale e modificarne il subtotale:

1. Apri la fattura che vuoi correggere dal cliente account o Fatturazione > Fatture , fai clic sui tre puntini in alto a destra e seleziona Duplica . Verrà creata una nuova fattura identica. 

2. Ridurre l'importo della fattura dell'importo del pagamento parziale, apportare le correzioni richieste e inviare la fattura. Si noti che il numero di fattura sarà diverso.

Se le analisi di fatturato e performance dipendono dall'importo esatto della fattura (ad esempio, vuoi capire quante fatture sono inferiori all'importo desiderato), allora dovresti emettere un rimborso e inviare una fattura duplicata senza modificare l'importo, come faresti per una fattura pagata per intero.

Elimina fatture pagate

Dopo che il pagamento è stato registrato, deve rimanere lo stesso per la tenuta dei registri. Ecco perché non consentiamo l'eliminazione dei pagamenti con carta di credito. Puoi eliminare solo i pagamenti con addebito bancario (ad esempio, se Stripe o CPACharge lo ha rifiutato). Leggi i dettagli nell'articolo .

Per i pagamenti con carta di credito e i pagamenti offline è possibile emettere un rimborso.

1. Vai alla scheda Fatture nel profilo del cliente. 

2. Nell'elenco Pagamenti , trova quello che vuoi che ti venga rimborsato, quindi clicca su tre puntini e su Visualizza fattura all'estrema destra. Puoi anche trovare un pagamento nella cronologia dei pagamenti della fattura .

3. Nella barra laterale Visualizza pagamento , clicca su Rimborsa pagamento in alto a destra. Per maggiori dettagli a riguardo, vai qui .

4. Specificare il motivo del rimborso, quindi fare clic su Emetti rimborso .

Cosa succede quando emetti un rimborso, a seconda del tipo di pagamento:

• Payments made through Stripe/CPA Charge: The payment is marked as refunded. The client receives a refund in the credit card account they used for the payment. Stripe/CPA Charge immediately submits the refund to that account. Depending on the bank, it takes 5 to 10 business days to show up in the client’s account.
• Pagamenti offline: il pagamento viene contrassegnato come rimborsato.
• Tutti i tipi di pagamento : la fattura e il pagamento stato rimanere Pagato .

Per saperne di più sui crediti cliente e sull'emissione di un rimborso, vai qui .

Un cliente ha pagato una fattura dal profilo sbagliato

 Potrebbe essere necessario spostare un pagamento da uno account ad un altro se:

• Il cliente ha già un account ma ne ha utilizzato uno appena creato per pagare una fattura. 
• Il cliente ha diversi accounts e pagato da quello sbagliato.

Per risolvere questi problemi:

• Elimina l' account secondario: elimina il account (per maggiori dettagli vai qui ); questo cancellerà anche il pagamento anticipato effettuato. Quindi aggiungi un pagamento offline a quello corretto account (per maggiori dettagli, vai qui ).
• Aggiungi un credito: aggiungi un credito promozionale a quello corretto account (per maggiori dettagli, vai qui ). L'aggiunta di un credito promozionale non influisce sulle entrate della tua azienda e vedrai il denaro collegato a quello corretto account .