Documenti (base): azioni collettive

Le azioni collettive ti consentono di semplificare il tuo flusso di lavoro . Puoi gestire facilmente più documenti e cartelle contemporaneamente condividendoli, spostandoli, scaricandoli, contrassegnandoli come letti, nonché sigillandoli, unendoli ed eliminandoli. 

Coperto qui:

Come eseguire azioni collettive

Per iniziare a eseguire un'azione collettiva, vai alla sezione Documenti nel menu della barra laterale sinistra. Apri la scheda Documenti per visualizzare l'elenco dei clienti, quindi seleziona il cliente desiderato. Se stai cercando un determinato cliente account , inserisci il loro nome nel campo Ricerca Cliente . Una volta selezionato il cliente, vedrai i documenti e le cartelle per quel cliente. Scegli i documenti o le cartelle che desideri includere nell'azione collettiva, quindi seleziona l'opzione appropriata dalla barra dei menu in alto.

Condivisione di documenti e cartelle

Condividi documenti e cartelle con colleghi o utenti via email. Fare così:

  1. Seleziona i documenti o le cartelle che desideri condividere.
  2. Fare clic su Condividi pulsante .
  3. I destinatari verranno impostati automaticamente dal client associato accounts e potrai vedere i loro indirizzi email nella sezione Scegli destinatari .
  4. Esaminare l'elenco dei documenti e dei destinatari selezionati. Se necessario, fai clic su Aggiungi un altro indirizzo email per includere destinatari di terze parti.
  5. Fare clic su Invia per condividere i documenti e le cartelle selezionati tramite e-mail.

Nota

Nota! Non è possibile condividere cartelle e file con accesso privato . Ulteriori informazioni sulla condivisione di documenti con terze parti o clienti senza accesso al portale .

Spostamento di documenti e cartelle

Per spostare documenti e cartelle , attenersi alla seguente procedura:

  1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri spostare.
  2. Fare clic su Sposta pulsante .
  3. Scegli la cartella o sottocartella di destinazione in cui desideri spostare i file.
  4. Fare clic su Sposta per riposizionare i documenti e le cartelle selezionati.

Se necessario, puoi creare una nuova cartella facendo clic sul menu con tre punti a destra di qualsiasi cartella e selezionando Nuova cartella. Inserisci il nuovo nome per la tua cartella e fai clic in un punto qualsiasi all'interno della finestra Sposta in . La tua nuova cartella è ora pronta per essere utilizzata. Ulteriori informazioni sulla creazione di cartelle .

Download di documenti e cartelle

Se hai bisogno di una copia locale di documenti e cartelle, procedi nel seguente modo:

  1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri scaricare.
  2. Fare clic su Scarica pulsante .
  3. I documenti e la cartella selezionati verranno compressi in un archivio denominato archive.zip e scaricati sul tuo dispositivo. Ulteriori informazioni su come scaricare i documenti .

Contrassegnare documenti e cartelle come letti per il client

Se vuoi indicare al tuo cliente che hai visualizzato i documenti e i file caricati, segui questi passaggi:

  1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri contrassegnare come letti per il client.
  2. Fare clic su Contrassegna come letto per il client .

Nota

Nota! Non è possibile contrassegnare come letti le cartelle e i file client con accesso privato . Ulteriori informazioni su come contrassegnare i documenti come letti .

Contrassegnare documenti e cartelle come letti per te

Se hai visualizzato un documento o una cartella e desideri rimuovere l'icona verde Nuovo accanto ad esso, procedi nel seguente modo:
  1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri contrassegnare come letti.
  2. Fare clic su Segna come letto .

Nota

Nota! Non è possibile contrassegnare come letti cartelle e file con accesso privato . Ulteriori informazioni su come contrassegnare i documenti come letti .

Sigillatura di documenti e cartelle

Per sigillare documenti e cartelle per impedire modifiche da parte di un client, attenersi alla seguente procedura:

  1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri sigillare nel file Il cliente può visualizzare e modificare cartella di accesso.
  2. Fare clic su Sigillo .

Ora il client non può apportare modifiche a tali documenti o cartelle. Ulteriori informazioni sulla sigillatura dei file .

Unione di documenti

Se desideri unire più PDF in uno solo, segui questi passaggi:

  1. Seleziona i PDF che desideri unire.
  2. Fare clic su Unisci .
  3. Disporre i file nell'ordine desiderato trascinandoli e rilasciandoli.
  4. Se devi rimuovere qualche file dall'elenco, fai clic sull'icona del cestino a destra.
  5. Infine, fai clic su Unisci per unire i PDF selezionati. Ulteriori informazioni sull'unione e la divisione dei file PDF .

Eliminazione di documenti e cartelle

Se desideri eliminare documenti o cartelle specifici, ecco cosa devi fare:

  1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri eliminare.
  2. Fare clic su Elimina .
  3. Conferma l'eliminazione nella finestra pop-up che appare. Ulteriori informazioni sull'eliminazione e sul ripristino dei file .

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