Azioni in blocco con documenti

Le azioni collettive ti consentono di semplificare il tuo flusso di lavoro . Puoi gestire facilmente più documenti e cartelle contemporaneamente condividendoli, spostandoli, scaricandoli, contrassegnandoli come letti, nonché sigillandoli, unendoli ed eliminandoli. 

Come eseguire azioni collettive

Per iniziare a eseguire un'azione in blocco, accedi alla sezione Documenti nel menu laterale sinistro. Apri la scheda Documenti per visualizzare l'elenco dei clienti, quindi seleziona il cliente desiderato. Se stai cercando un cliente specifico account , inserisci il suo nome nel campo di ricerca del cliente . Una volta selezionato il cliente, vedrai i documenti e le cartelle ad esso associati. Scegli i documenti o le cartelle che desideri includere nell'azione in blocco, quindi seleziona l'opzione appropriata dalla barra dei menu in alto.

Condividi documenti e cartelle

Condividi documenti e cartelle con colleghi o utenti via email. Fare così:

1. Seleziona i documenti o le cartelle che desideri condividere.

2. Fai clic su Condividi pulsante .

3. I destinatari verranno impostati automaticamente dal client associato accounts e puoi vedere i loro indirizzi email nella sezione Scegli destinatari .

4. Esamina l'elenco dei documenti e dei destinatari selezionati. Se necessario, fai clic su " Aggiungi un altro indirizzo email" per includere destinatari di terze parti.

5. Fare clic su Salva per condividere i documenti e le cartelle selezionati via e-mail.

   

Nota

Non puoi condividere cartelle e file con Privato accesso. Scopri di più su condivisione di documenti con terze parti o clienti senza accesso al portale .

Spostare documenti e cartelle

Per spostare documenti e cartelle , segui questi passaggi:

1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri spostare.

2. Fare clic su Sposta pulsante .

3. Seleziona la destinazione account (facoltativo). Lasciarlo invariato per spostare i documenti all'interno dello stesso account .

4. Scegli la cartella o sottocartella di destinazione in cui desideri spostare i file.

5. Fare clic su Sposta per spostare i documenti e le cartelle selezionati.

   

Se necessario, puoi creare una nuova cartella cliccando sul menu con i tre puntini a destra di qualsiasi cartella e selezionando "Nuova cartella" . Inserisci il nuovo nome per la cartella e clicca in un punto qualsiasi all'interno della finestra " Sposta in ". La nuova cartella è ora pronta per essere utilizzata. Scopri di più sulla creazione di cartelle .

Scarica documenti e cartelle

Se hai bisogno di una copia locale di documenti e cartelle, procedi nel seguente modo:

1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri scaricare.

2. Clicca sul pulsante Scarica pulsante .

3. I documenti e la cartella selezionati verranno compressi in un archivio denominato archive.zip e scaricati sul tuo dispositivo. Scopri di più su come scaricare i documenti .

   

Contrassegnare documenti e cartelle come letti per il cliente

Se vuoi indicare al tuo cliente che hai visualizzato i documenti e i file caricati, segui questi passaggi:

1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri contrassegnare come letti per il client.

2. Fare clic su Contrassegna come letto per il client .

   

Nota

Non è possibile contrassegnare come letti le cartelle e i file del client con accesso privato. Scopri di più su contrassegnare i documenti come letti .

Contrassegna i documenti e le cartelle come letti per te

Se hai visualizzato un documento o una cartella e desideri rimuovere l'icona verde Nuovo accanto ad esso, procedi nel seguente modo:

1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri contrassegnare come letti.

2. Fare clic su Segna come letto .

   

Nota

Non è possibile contrassegnare come letti cartelle e file con accesso privato. Scopri di più su contrassegnare i documenti come letti per te .

Sigillare documenti e cartelle

Per sigillare documenti e cartelle per impedire modifiche da parte di un client, attenersi alla seguente procedura:

1. Seleziona i documenti e le cartelle che vuoi sigillare nella cartella Il cliente può visualizzare e modificare .

2. Fare clic su Sigillo .

   

Ora il client non può apportare modifiche a tali documenti o cartelle. Scopri di più sulla sigillatura dei file .

Unisci documenti

Se desideri unire più PDF in uno solo, segui questi passaggi:

1. Seleziona i PDF che desideri unire.

2. Fare clic su Unisci .

3. Disporre i file nell'ordine desiderato trascinandoli e rilasciandoli.

4. Se devi rimuovere qualche file dall'elenco, fai clic sull'icona del cestino a destra.

5. Infine, fai clic su Unisci per unire i PDF selezionati. Scopri di più su come unire e dividere i file PDF .

   

Eliminare documenti e cartelle

Se vuoi eliminare documenti o cartelle specifici, ecco cosa devi fare:

1. Seleziona i documenti e le cartelle che desideri eliminare.

2. Fare clic su Elimina .

3. Conferma l'eliminazione nella finestra pop-up che appare. Scopri di più sull'eliminazione e il ripristino dei file .

Nota

Non è possibile eliminare la cartella predefinita del client. Se la si include nell'elenco di eliminazione in blocco, non sarà possibile procedere con l'operazione.

Condividere

Collegamento copiato