Gestire i documenti

Qui trovi tutto ciò che devi sapere sulla gestione dei documenti dei tuoi clienti. Ti mostriamo come visualizzare in anteprima, scaricare, filtrare, stampare e molto altro. Sapevi che puoi anche modificare un PDF direttamente sul posto e poi collegarlo a un lavoro ? Continua a leggere per saperne di più su come lavorare con i documenti. 

Anteprima dei documenti

TaxDome Permette di visualizzare in anteprima PDF, file Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) e i file immagine più diffusi (JPG, JPEG, PNG, GIF). Fare clic sul nome del documento per aprire il visualizzatore di documenti. Verranno visualizzate le seguenti opzioni:

a. Indietro: torna alla cartella documenti.

b. Dettagli del documento: visualizza il nome del file, la data di caricamento e la descrizione.

c. Modifica i dettagli del documento: aggiorna il nome del file, la descrizione, tag oppure bloccare il documento su una fattura .

d. tag : mostra tag applicato al documento (se presente)

e. Rifiuto della richiesta: visualizza i motivi e la data o l'ora della disapprovazione del documento o dell'annullamento di una firma.

F. Richiedi firma: Invia un firma elettronica richiesta Disponibile solo con Il cliente può visualizzare livello di autorizzazione.

G. Richiedi/rinvia approvazione: Invia o invia nuovamente un richiesta di approvazione Disponibile solo con Il cliente può visualizzare livello di autorizzazione.

h. Sposta: sposta il documento tra le cartelle client o client accounts .

i. Sigillo: mantiene il documento nella sua posizione ma impedisce al cliente di eliminarlo, modificarlo o spostarlo in un'altra cartella.

j. Scarica: scarica una copia del documento sul tuo dispositivo.

k. Stampa: stampa il documento.

l. Menu a tre punti: consente di accedere ad azioni aggiuntive sul documento, come l'invio del collegamento al documento , la duplicazione, il collegamento lavori , la visualizzazione del percorso di verifica o l'eliminazione.

m. Visualizzazione a schermo intero: Apri il documento in modalità a schermo intero. Fai nuovamente clic sull'icona o premi il tasto Esc per uscire dalla modalità a schermo intero. Il visualizzatore di documenti memorizza la tua scelta per tutti i documenti successivi che apri.

Stampa documenti

È possibile accedere all'opzione di stampa direttamente dal visualizzatore di documenti. Per stampare PDF e immagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, ecc.), aprire il documento e fare clic sul pulsante di stampa. pulsante in alto a destra del visualizzatore.

Scarica i documenti

Per scaricare documenti o cartelle, singolarmente o in blocco:

• Scarica il singolo documento : apri il documento e clicca sul pulsante Scarica pulsante in alto a destra del visualizzatore.

• Scarica documenti e cartelle in blocco : seleziona i documenti o le cartelle che desideri scaricare nell'elenco, quindi fai clic su Scarica nella barra dei menu.

  

Documenti duplicati

Potresti voler creare una copia del documento per apportare modifiche preservando il documento originale o per trasferire la copia a un altro cliente account Per creare una copia del documento, fare clic sui tre puntini a destra del documento e selezionare Duplica . La copia del documento verrà salvata con un suffisso (ad esempio, f1040 (2)).

Collega i documenti a lavori

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Modificare le proprietà del documento/ tag

Le proprietà del documento possono essere modificate dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .

Per modificare il nome, la descrizione o tag , apri il documento e clicca sull'icona i pulsante in alto a sinistra del visualizzatore. 

È anche possibile accedere alle proprietà del documento dall'elenco dei documenti facendo clic sui tre punti a destra del documento e selezionando Modifica informazioni . 

I documenti con livello di autorizzazione "Il cliente può visualizzare" possono anche essere bloccati su una fattura non pagata .

Nota che nel menu a discesa tag , tag utilizzati dall'IA sono contrassegnati da un'icona.

Filtra i documenti

I filtri aiutano a restringere un elenco di documenti a quelli che soddisfano criteri specifici. È possibile filtrare un elenco di documenti:

• all'interno della scheda Documenti nella sottoscheda Documenti (selezionare prima il cliente)

• all'interno della scheda Documenti all'interno della sotto-scheda Recenti (per maggiori dettagli, vai qui )

• all'interno del client account nella scheda Documenti

Per filtrare un elenco di documenti, clicca su "Filtra" nell'angolo in alto a destra, seleziona uno o più filtri, quindi clicca su "Applica" . Salva le combinazioni di filtri come modelli per un utilizzo futuro. Per maggiori dettagli sull'utilizzo dei filtri, clicca qui .

Modi per filtrare i documenti:

• Account : visualizza solo i documenti appartenenti a un account specifico accounts .

• Caricato da: seleziona Tutto , Cliente , Azienda o Io per visualizzare solo i documenti caricati dal tuo cliente, dai membri del team, da te o da tutti.

• Ultima azione: visualizza solo i documenti che hanno subito un'azione nell'ultimo determinato numero di giorni.

• Tipi di file: Seleziona tutto , PDF , Word , Excel o Immagini .

• firme (scegline uno):

  • Tutto mostra tutti i documenti in attesa di firma.

  • Firmato mostra tutti i documenti firmati da tutti account utenti.

  • Parzialmente firmato mostra tutti i documenti firmati da almeno uno account utente.

  • Firma in attesa mostra tutti i documenti a cui manca almeno uno account firma dell'utente.

  • Preparato per la firma mostra tutti i documenti pronti per la firma che non sono ancora stati inviati.

  • Escluso mostra tutti i documenti che tutti account gli utenti hanno rifiutato di firmare.

  • In attesa di KBA mostra tutti i documenti con KBA che ne hanno almeno uno account utente che deve firmare.

  • KBA fallito mostra tutti i documenti che hanno almeno uno account utente che non ha superato il KBA e/o utenti che hanno rifiutato di firmare.

  • Annullato mostra documenti firmati offline e annullati dal titolare di un'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.

  • Gentile Elettronica mostra documenti firmati utilizzando la firma elettronica semplice.

  • Tipo QES / AdES mostra documenti firmati utilizzando il sistema elettronico qualificato e avanzato firme ( QES / AdES ).

• Approvazioni (scegline una):

  • Tutto mostra tutti i documenti con le approvazioni richieste.

  • Pagamento in sospeso mostra tutti i documenti bloccati in attesa di pagamento.

  • In attesa di approvazione mostra tutti i documenti in attesa di approvazione del cliente.

  • Approvato mostra tutti i documenti approvati dal cliente.

  • Non approvato mostra tutti i documenti non approvati dal cliente.

• tag : seleziona uno o più tag assegnati ai documenti. 

Ordina i documenti

L'ordinamento è uno strumento utile per trovare documenti. Puoi anche ordinare un elenco dopo avervi applicato i filtri. Ordinare un elenco per nome lo inserisce in ordine alfabetico discendente o ascendente; ordinandolo per data lo inserisce in ordine cronologico discendente o ascendente.

Fare clic sulla freccia su-giù a destra del nome dell'intestazione per ordinare l'elenco sottostante.

Ruota le immagini

Quando visualizzi l'anteprima di un file immagine (JPG, JPEG, PNG, GIF, ecc.), puoi ruotarlo direttamente nel visualizzatore di documenti. Per farlo, apri l'immagine, fai clic sul menu con i tre puntini in alto a destra, seleziona Mostra maggiori informazioni , quindi fai clic su Ruota .