Gestire i documenti

Here, find everything you need to know about managing your clients’ documents. We show you how to preview, download, filter, print—and more. Did you know you can also edit a PDF right in place, then link it to a job ? Read on to learn more about working with documents. 

Anteprima dei documenti

TaxDome Permette di visualizzare in anteprima PDF, file Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) e i file immagine più diffusi (JPG, JPEG, PNG, GIF). Fare clic sul nome del documento per aprire il visualizzatore di documenti. Verranno visualizzate le seguenti opzioni:

a. Indietro: torna alla cartella documenti.

b. Dettagli del documento: visualizza il nome del file, la data di caricamento e la descrizione.

c. Edit document details: Update file name, description, tags or lock the document to an invoice .

d. Tags: Shows tags applied to the document (if any)

e. Rifiuto della richiesta: visualizza i motivi e la data o l'ora della disapprovazione del documento o dell'annullamento di una firma.

f. Request signature: Send an e-signature request . Available only with Il cliente può visualizzare livello di autorizzazione.

g. Request / resend approval: Send or resend an approval request . Available only with Il cliente può visualizzare livello di autorizzazione.

h. Move: Move the document between client folders or client accounts.

i. Seal: Keeps the document in its location but prevents the client from deleting, editing or moving it to another folder.

j. Scarica: scarica una copia del documento sul tuo dispositivo.

k. Stampa: stampa il documento.

l. Three dots menu: Access additional document actions, such as sending the document link , duplicating, linking jobs , viewing the audit trail or deleting.

m. Visualizzazione a schermo intero: Apri il documento in modalità a schermo intero. Fai nuovamente clic sull'icona o premi il tasto Esc per uscire dalla modalità a schermo intero. Il visualizzatore di documenti memorizza la tua scelta per tutti i documenti successivi che apri.

Stampa documenti

È possibile accedere all'opzione di stampa direttamente dal visualizzatore di documenti. Per stampare PDF e immagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, ecc.), aprire il documento e fare clic sul pulsante di stampa. pulsante in alto a destra del visualizzatore.

Scarica i documenti

Per scaricare documenti o cartelle, singolarmente o in blocco:

• Scarica il singolo documento : apri il documento e clicca sul pulsante Scarica pulsante in alto a destra del visualizzatore.

• Scarica documenti e cartelle in blocco : seleziona i documenti o le cartelle che desideri scaricare nell'elenco, quindi fai clic su Scarica nella barra dei menu.

  

Documenti duplicati

Potresti voler creare una copia del documento per apportare modifiche preservando il documento originale o per trasferire la copia a un altro cliente account Per creare una copia del documento, fare clic sui tre puntini a destra del documento e selezionare Duplica . La copia del documento verrà salvata con un suffisso (ad esempio, f1040 (2)).

Collega i documenti a lavori

This section was moved here .

Modificare le proprietà del documento/ tag

Document properties can be changed by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage documents .

Per modificare il nome, la descrizione o tag , apri il documento e clicca sull'icona i pulsante in alto a sinistra del visualizzatore. 

È anche possibile accedere alle proprietà del documento dall'elenco dei documenti facendo clic sui tre punti a destra del documento e selezionando Modifica informazioni . 

Documents with Client can view permission level can also be locked to an unpaid invoice .

Note that in the Tags dropdown, tags used by AI are marked with an icon.

Filtra i documenti

Filters help you narrow down a list of documents to ones that fit a specific criteria. You can filter a documents list:

• inside the Documents tab in the Docs subtab (select the client first)

• inside the Documents tab inside the Recent subtab (for more details, go here )

• inside the client account in the Docs tab

To filter a list of documents, click Filter in the top right corner, select one or more filters, then click Apply. Save your filter combinations as templates for future use. For more details about using filters, go here .

Modi per filtrare i documenti:

• Account : visualizza solo i documenti appartenenti a un account specifico accounts .

• Uploaded by: Select All, Client, Firm, or Me to see only documents uploaded by your client, team members, you or everyone.

• Ultima azione: visualizza solo i documenti che hanno subito un'azione nell'ultimo determinato numero di giorni.

• File Types: Select All, PDF, Word, Excel, or Images.

• Signatures (choose one):

  • Tutto mostra tutti i documenti in attesa di firma.

  • Firmato mostra tutti i documenti firmati da tutti account utenti.

  • Parzialmente firmato mostra tutti i documenti firmati da almeno uno account utente.

  • Firma in attesa mostra tutti i documenti a cui manca almeno uno account firma dell'utente.

  • Preparato per la firma mostra tutti i documenti pronti per la firma che non sono ancora stati inviati.

  • Escluso mostra tutti i documenti che tutti account gli utenti hanno rifiutato di firmare.

  • In attesa di KBA mostra tutti i documenti con KBA che ne hanno almeno uno account utente che deve firmare.

  • KBA Failed shows all documents that have at least one account user who has failed the KBA and/or users who declined to sign.

  • Voided shows documents that were signed offline and voided by a firm owner or team member with access rights to manage documents.

  • Gentile Elettronica mostra documenti firmati utilizzando la firma elettronica semplice.

  • Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

• Approvals (choose one):

  • Tutto mostra tutti i documenti con le approvazioni richieste.

  • Pending Payment shows all locked documents awaiting payment.

  • In attesa di approvazione mostra tutti i documenti in attesa di approvazione del cliente.

  • Approvato mostra tutti i documenti approvati dal cliente.

  • Disapproved shows all client-disapproved documents.

• Tags : Select one or more tags assigned to documents. 

Ordina i documenti

L'ordinamento è uno strumento utile per trovare documenti. Puoi anche ordinare un elenco dopo avervi applicato i filtri. Ordinare un elenco per nome lo inserisce in ordine alfabetico discendente o ascendente; ordinandolo per data lo inserisce in ordine cronologico discendente o ascendente.

Fare clic sulla freccia su-giù a destra del nome dell'intestazione per ordinare l'elenco sottostante.