Gestire i documenti

Qui trovi tutto ciò che devi sapere sulla gestione dei documenti dei tuoi clienti. Ti mostriamo come visualizzare in anteprima, scaricare, filtrare, stampare e molto altro. Sapevi che puoi anche modificare un PDF direttamente sul posto e poi collegarlo a un lavoro ? Continua a leggere per saperne di più su come lavorare con i documenti. 

Anteprima dei documenti

TaxDome Permette di visualizzare in anteprima PDF, file Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) e i file immagine più diffusi (JPG, JPEG, PNG, GIF). Fare clic sul nome del documento per aprire il visualizzatore di documenti. Verranno visualizzate le seguenti opzioni:

a. Indietro: torna alla cartella documenti.

b. Dettagli del documento: visualizza il nome del file, la data di caricamento e la descrizione.

c. Modifica i dettagli del documento: aggiorna il nome del file, la descrizione, tag oppure bloccare il documento su una fattura .

d. tag : mostra tag applicato al documento (se presente)

e. Rifiuto della richiesta: visualizza i motivi e la data o l'ora della disapprovazione del documento o dell'annullamento di una firma.

F. Richiedi firma: Invia un firma elettronica richiesta Disponibile solo con Il cliente può visualizzare livello di autorizzazione.

G. Richiedi/rinvia approvazione: Invia o invia nuovamente un richiesta di approvazione Disponibile solo con Il cliente può visualizzare livello di autorizzazione.

h. Sposta: sposta il documento tra le cartelle client o client accounts .

i. Sigillo: mantiene il documento nella sua posizione ma impedisce al cliente di eliminarlo, modificarlo o spostarlo in un'altra cartella.

j. Scarica: scarica una copia del documento sul tuo dispositivo.

k. Stampa: stampa il documento.

l. Menu a tre punti: consente di accedere ad azioni aggiuntive sul documento, come l'invio del collegamento al documento , la duplicazione, il collegamento lavori , la visualizzazione del percorso di verifica o l'eliminazione.

m. Visualizzazione a schermo intero: Apri il documento in modalità a schermo intero. Fai nuovamente clic sull'icona o premi il tasto Esc per uscire dalla modalità a schermo intero. Il visualizzatore di documenti memorizza la tua scelta per tutti i documenti successivi che apri.

Stampa documenti

È possibile accedere all'opzione di stampa direttamente dal visualizzatore di documenti. Per stampare PDF e immagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, ecc.), aprire il documento e fare clic sul pulsante di stampa. pulsante in alto a destra del visualizzatore.

Scarica i documenti

Per scaricare documenti o cartelle, singolarmente o in blocco:

• Scarica il singolo documento : apri il documento e clicca sul pulsante Scarica pulsante in alto a destra del visualizzatore.

• Scarica documenti e cartelle in blocco : seleziona i documenti o le cartelle che desideri scaricare nell'elenco, quindi fai clic su Scarica nella barra dei menu.

  

Documenti duplicati

Potresti voler creare una copia del documento per apportare modifiche preservando il documento originale o per trasferire la copia a un altro cliente account Per creare una copia del documento, fare clic sui tre puntini a destra del documento e selezionare Duplica . La copia del documento verrà salvata con un suffisso (ad esempio, f1040 (2)).

Collega i documenti a lavori

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Modificare le proprietà del documento/ tag

Le proprietà del documento possono essere modificate dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .

Per modificare il nome, la descrizione o tag , apri il documento e clicca sull'icona i pulsante in alto a sinistra del visualizzatore. 

È anche possibile accedere alle proprietà del documento dall'elenco dei documenti facendo clic sui tre punti a destra del documento e selezionando Modifica informazioni . 

I documenti con livello di autorizzazione "Il cliente può visualizzare" possono anche essere bloccati su una fattura non pagata .

Nota che nel menu a discesa tag , tag utilizzati dall'IA sono contrassegnati da un'icona.

Filtra i documenti

I filtri aiutano a restringere un elenco di documenti a quelli che soddisfano criteri specifici. È possibile filtrare un elenco di documenti:

• all'interno della scheda Documenti nella sottoscheda Documenti (selezionare prima il cliente)

• all'interno della scheda Documenti all'interno della sotto-scheda Recenti (per maggiori dettagli, vai qui )

• all'interno del client account nella scheda Documenti

Per filtrare un elenco di documenti, clicca su "Filtra" nell'angolo in alto a destra, seleziona uno o più filtri, quindi clicca su "Applica" . Salva le combinazioni di filtri come modelli per un utilizzo futuro. Per maggiori dettagli sull'utilizzo dei filtri, clicca qui .

Modi per filtrare i documenti:

• Account : visualizza solo i documenti appartenenti a un account specifico accounts .

• Caricato da: seleziona Tutto , Cliente , Azienda o Io per visualizzare solo i documenti caricati dal tuo cliente, dai membri del team, da te o da tutti.

• Ultima azione: visualizza solo i documenti che hanno subito un'azione nell'ultimo determinato numero di giorni.

• Tipi di file: Seleziona tutto , PDF , Word , Excel o Immagini .

• firme (scegline uno):

  • Tutto mostra tutti i documenti in attesa di firma.

  • Firmato mostra tutti i documenti firmati da tutti account utenti.

  • Parzialmente firmato mostra tutti i documenti firmati da almeno uno account utente.

  • Firma in attesa mostra tutti i documenti a cui manca almeno uno account firma dell'utente.

  • Preparato per la firma mostra tutti i documenti pronti per la firma che non sono ancora stati inviati.

  • Escluso mostra tutti i documenti che tutti account gli utenti hanno rifiutato di firmare.

  • In attesa di KBA mostra tutti i documenti con KBA che ne hanno almeno uno account utente che deve firmare.

  • KBA fallito mostra tutti i documenti che hanno almeno uno account utente che non ha superato il KBA e/o utenti che hanno rifiutato di firmare.

  • Annullato mostra documenti firmati offline e annullati dal titolare di un'azienda o da un membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti.

  • Gentile Elettronica mostra documenti firmati utilizzando la firma elettronica semplice.

  • Tipo QES / AdES mostra documenti firmati utilizzando il sistema elettronico qualificato e avanzato firme ( QES / AdES ).

• Approvazioni (scegline una):

  • Tutto mostra tutti i documenti con le approvazioni richieste.

  • Pagamento in sospeso mostra tutti i documenti bloccati in attesa di pagamento.

  • In attesa di approvazione mostra tutti i documenti in attesa di approvazione del cliente.

  • Approvato mostra tutti i documenti approvati dal cliente.

  • Non approvato mostra tutti i documenti non approvati dal cliente.

• tag : seleziona uno o più tag assegnati ai documenti. 

Ordina i documenti

L'ordinamento è uno strumento utile per trovare documenti. Puoi anche ordinare un elenco dopo avervi applicato i filtri. Ordinare un elenco per nome lo inserisce in ordine alfabetico discendente o ascendente; ordinandolo per data lo inserisce in ordine cronologico discendente o ascendente.

Fare clic sulla freccia su-giù a destra del nome dell'intestazione per ordinare l'elenco sottostante.