Documenti (Base): Anteprima, Modificare, Scaricare, Stampare e Filtrare

Qui trovate tutto ciò che c'è da sapere sulla gestione dei documenti dei vostri clienti. Vi mostriamo come visualizzare in anteprima, scaricare, filtrare, stampare e altro ancora. Lo sapevate che potete anche modificare un PDF all'interno di un account e poi collegarlo a un lavoro ? Continuate a leggere per saperne di più sull'utilizzo dei documenti. 

Trattato qui:

• Anteprima dei documenti
• Stampare i documenti
• Scaricare i documenti
• Cambiare le proprietà di un documento
• Filtrare i documenti
• Organizzare un elenco di documenti
• Modificare i PDF
• Collegare i documenti ai lavori

Anteprima dei documenti

Cliccare sul nome del documento per visualizzarlo. TaxDome vi consente di visualizzare in anteprima PDF, file di Office (Word, Excel, Powerpoint) e tutti i file di immagine più diffusi (jpg, jpeg, png, jfif, gif, ecc.). A seconda del tipo di file, sono disponibili diverse opzioni per l'anteprima.

• Ruotare in senso orario o ingrandire e rimpicciolire cliccando sulle icone a destra.

• Cliccare sui tre punti in alto a destra per accedere al menu a comparsa che vi consente di...

• Se sono presenti due o più documenti in una cartella, passare da uno all'altro usando Precedente e Successivo in alto a destra. Cliccare su Chiudi in basso per tornare all'elenco dei documenti.

• È possibile modificare l'orientamento di un documento nella modalità anteprima. Cliccare su Editor dei documenti, selezionate le pagine, quindi cliccate su Ruota a sinistra o Ruota a destra, poi Salva. Per saperne di più sul nostro editor PDF integrato, cliccate qui.

Stampare i documenti

È possibile accedere all'opzione di stampa dal documento o dal visualizzatore PDF. Per stampare PDF e immagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, ecc.) da un account, cliccare sui tre punti a destra del nome del documento, quindi selezionare Stampa.

Scaricare i documenti

Per scaricare i documenti, uno alla volta o in blocco, attenersi alla seguente procedura:

1. Selezionate i documenti o le cartelle che volete scaricare, poi cliccate su Scarica nella barra del menu.

Accedere a Scarica dal visualizzatore di documenti cliccando sui tre punti in alto a destra della pagina.

2. Scegliete dove salvare il file. Cliccare su Salva.

3. Al termine del download, cliccare sul nome del file del documento scaricato per aprirlo. Se vengono selezionati più documenti o cartelle, i documenti vengono compressi in un file zip. (Per maggiori dettagli sulla scelta della posizione in cui scaricare i file, cliccare qui). 

Nota: i download di più documenti sono limitati a 250 Mbyte. Se la dimensione totale dei file selezionati è maggiore, deselezionate alcuni documenti o cartelle, quindi scaricateli separatamente

Cambiare le proprietà di un documento

Le proprietà dei documenti possono essere modificate dal titolare dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso alla gestione dei documenti .

Per modificare il nome o la descrizione di un documento, cliccate sui tre punti a destra del nome del documento, quindi selezionate Modifica.

Nel caso di documenti all'interno delle cartelle principali con il livello di accesso Il cliente può visualizzare , decidete se attivare Richiedi approvazione dell'account cliente o Blocca questo documento su una fattura non pagata.

Filtrare i documenti

I filtri consentono di restringere un elenco di documenti a quelli che soddisfano criteri specifici. È possibile filtrare un elenco di documenti...

• ...all'interno della scheda Documenti nella sottoscheda Documenti (seleziona prima il client)
• ...all'interno della scheda Documenti nella sottoscheda Recenti (per maggiori dettagli, vai qui )
• ...all'interno dell'account cliente, nella scheda Documenti

Per filtrare un elenco di documenti, cliccate su Filtra nell'angolo in alto a destra, selezionate uno o più filtri, quindi cliccate su Applic.

Salvate le vostre combinazioni di filtri come modelli per un uso futuro. Per maggiori dettagli sull'utilizzo dei filtri, cliccate qui.

Modi per filtrare i documenti:

Firme (sceglietene uno):

• Tutto mostra tutti i documenti in attesa di firma.
• Firmato mostra tutti i documenti firmati da tutti account utenti.
• Parzialmente firmato mostra tutti i documenti firmati da almeno un account cliente.
• Firma in attesa mostra tutti i documenti a cui manca almeno una firma dell'account cliente.
• Preparato per la firma mostra tutti i documenti pronti per la firma che non sono stati ancora spediti.
• Rinunciato mostra tutti i documenti che sono stati rifiutati dagli utenti dell'account.
• In attesa di KBA mostra tutti i documenti con KBA che hanno almeno un account cliente che deve firmare.
• KBA fallito mostra tutti i documenti che contengono almeno uno account cliente che ha fallito la KBA e/o utenti che hanno rifiutato di firmare.
• Firma annullata mostra tutti i documenti che sono stati firmati offline e annullati dal vostro studio.
• Approvazioni (sceglietene uno):
  • Tutto mostra tutti i documenti con le approvazioni richieste.
  • In attesa di Pagamento mostra tutti i documenti bloccati in attesa di pagamento.
  • In attesa di approvazione mostra tutti i documenti in attesa di approvazione del cliente.
  • Approvato mostra tutti i documenti approvati dal cliente.
  • Respinto mostra tutti i documenti respinti dal cliente.

Organizzare un elenco di documenti

Organizzare è uno strumento utile per trovare i documenti. Potete anche ordinare un elenco dopo aver applicato i filtri. L'organizzazione di un elenco per nome lo mette in ordine alfabetico decrescente o crescente; l'organizzazione per data lo mette in ordine cronologico decrescente o crescente.

Fare clic sulla freccia su-giù a destra del nome dell'intestazione per ordinare l'elenco sottostante.

Collegare i documenti ai lavori

Questa sezione è riservata solamente agli utenti TaxDome Pro. Fate l'upgrade in qualsiasi momento.

Collegare i documenti li rende immediatamente disponibili nei vostri progetti. Inoltre, facilita l'automazione deilavori.

Il proprietario dell'azienda, un amministratore o qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti può collegare i documenti ai lavori.

1. Accedere ai dettagli del lavoro, cliccare su + Link in alto a destra nella pagina, quindi selezionare Documenti.
2. Fare clic sulla cartella e scegliere i file, quindi fare clic su Collegamento. Potete collegare qualsiasi documento precedentemente caricato a quello di un account cliente — e quanti ne avete bisogno. 

Quando un documento viene collegato, apparirà nella scheda Documenti. Cliccare sulla x per scollegare un documento.