Documenti (base): anteprima, modifica, scarica, stampa e filtro
Qui trovi tutto ciò che devi sapere sulla gestione dei documenti dei tuoi clienti. Ti mostriamo come visualizzare in anteprima, scaricare, filtrare, stampare e molto altro. Sapevi che puoi anche modificare un PDF direttamente sul posto e collegarlo a un lavoro ? Continua a leggere per saperne di più sull'utilizzo dei documenti.
Anteprima dei documenti
TaxDome consente di visualizzare in anteprima i file PDF, i file Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) e i file immagine più diffusi (JPG, JPEG, PNG, GIF).
Fai clic sul nome del documento per aprire il visualizzatore di documenti. Vedrai le seguenti opzioni:
a. Indietro: torna alla cartella documenti.
b. Dettagli del documento: visualizza il nome del file, la data di caricamento e la descrizione.
c. Modifica i dettagli del documento: aggiorna il nome del file, la descrizione, tag oppure bloccare il documento su una fattura .
d. tag : mostra tag applicato al documento (se presente)
e. Rifiuto della richiesta: visualizza i motivi e la data o l'ora della disapprovazione del documento o dell'annullamento di una firma.
f. Richiedi firma: invia una richiesta firma elettronica . Disponibile solo nelle cartelle con accesso di tipo "Il cliente può visualizzare ".
g. Richiedi/rinvia approvazione: invia o rinvia una richiesta di approvazione . Disponibile solo nelle cartelle con accesso di tipo "Il cliente può visualizzare ".
h. Sposta: sposta il documento tra le cartelle del client o tra i client accounts .
i. Sigillo: mantiene il documento nella sua posizione ma impedisce al cliente di eliminarlo, modificarlo o spostarlo in un'altra cartella.
j. Scarica: scarica una copia del documento sul tuo dispositivo.
k. Stampa: stampa il documento.
l. Menù a tre punti: consente di accedere ad azioni aggiuntive sul documento, come l'invio del collegamento al documento , la duplicazione, il collegamento lavori , la visualizzazione del percorso di verifica o l'eliminazione.
m. Visualizzazione a schermo intero: Apri il documento in modalità a schermo intero. Fai nuovamente clic sull'icona o premi il tasto Esc per uscire dalla modalità a schermo intero. Il visualizzatore di documenti memorizza la tua scelta per tutti i documenti successivi che apri.
Stampa documenti
È possibile accedere all'opzione di stampa direttamente dal visualizzatore di documenti. Per stampare PDF e immagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, ecc.), aprire il documento e fare clic sul pulsante di stampa. pulsante in alto a destra del visualizzatore.
Scarica i documenti
Per scaricare documenti o cartelle, singolarmente o in blocco:
- Scarica il singolo documento : apri il documento e clicca sul pulsante Scarica pulsante in alto a destra del visualizzatore.
- Scarica documenti e cartelle in blocco : seleziona i documenti o le cartelle che desideri scaricare nell'elenco, quindi fai clic su Scarica nella barra dei menu.
Documenti duplicati
Potresti voler creare una copia del documento per apportare modifiche preservando il documento originale o per trasferire la copia a un altro cliente account .
Per creare una copia del documento, clicca sui tre puntini a destra del documento e seleziona Duplica . La copia del documento verrà salvata con un suffisso (ad esempio, f1040 (2) ).
Collega i documenti a lavori
Questa sezione è stata spostata qui .
Modificare le proprietà del documento/ tag
Le proprietà del documento possono essere modificate dal proprietario dell'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i documenti .
Per modificare il nome, la descrizione o tag , apri il documento e clicca sull'icona i pulsante in alto a sinistra del visualizzatore.
È anche possibile accedere alle proprietà del documento dall'elenco dei documenti facendo clic sui tre punti a destra del documento e selezionando Modifica informazioni .
Con documenti dentro cartelle principali con Il cliente può visualizzare 
accesso, puoi anche Blocca questo documento su una fattura non pagata.
Nota che nel menu a discesa tag , tag utilizzati dall'IA sono contrassegnati da un'icona.
Filtra i documenti
I filtri ti aiutano a restringere l'elenco dei documenti a quelli che soddisfano criteri specifici. Puoi filtrare un elenco di documenti...
- ...all'interno della scheda Documenti nella sottoscheda Documenti (selezionare prima il cliente)
- ...all'interno della scheda Documenti all'interno della sottoscheda Recenti (per maggiori dettagli, vai qui )
- ...all'interno del cliente account nella scheda Documenti
Per filtrare un elenco di documenti, fai clic su Filtra nell'angolo in alto a destra, seleziona uno o più filtri, quindi fai clic su Applica .
Salva le tue combinazioni di filtri come modelli per un uso futuro. Per ulteriori dettagli sull'utilizzo dei filtri, vai qui .
Modi per filtrare i documenti:
- Account : visualizza solo i documenti appartenenti a specifici accounts .
- Caricato da: seleziona Cliente , Azienda , Io o Tutti per vedere solo i documenti caricati dal tuo cliente, dai membri del team, da te o da tutti.
- Ultima azione: visualizza solo i documenti che hanno subito un'azione nell'ultimo determinato numero di giorni.
- Tipi di file: seleziona PDF , Word , Excel , Immagini o Tutti .
- firme (scegline una):
- Tutto mostra tutti i documenti in attesa di firma.
- Firmato mostra tutti i documenti firmati da tutti account utenti.
- Parzialmente firmato mostra tutti i documenti firmati da almeno uno account utente.
- Firma in sospeso mostra tutti i documenti ne manca almeno uno account firma dell'utente.
- Preparato per la firma mostra tutti i documenti pronti per la firma che non sono stati ancora inviati.
- Rinunciato mostra tutti i documenti, tutto account gli utenti hanno rifiutato di firmare.
- In attesa KBA mostra tutti i documenti con KBA che ne hanno almeno uno account utente che deve firmare.
- KBA fallito mostra Tutto documenti che ne hanno almeno uno account utente che non ha superato il KBA e/o utenti che hanno rifiutato di firmare.
- Firma annullata mostra tutti i documenti firmati offline e annullati dalla tua azienda.
- Approvazioni (scegline uno):
- Tutto mostra tutti i documenti con le approvazioni richieste.
- In attesa di Pagamento mostra tutti i documenti bloccati in attesa di pagamento.
- In attesa di approvazione mostra tutti i documenti in attesa di approvazione da parte del cliente.
- Approvato mostra tutti i documenti approvati dal cliente.
- Respinto mostra Tutto non approvato dal cliente documenti.
- tag : Seleziona uno o più tag assegnati ai documenti.
Ordina i documenti
L'ordinamento è uno strumento utile per trovare documenti. Puoi anche ordinare un elenco dopo avervi applicato i filtri. Ordinare un elenco per nome lo inserisce in ordine alfabetico discendente o ascendente; ordinandolo per data lo inserisce in ordine cronologico discendente o ascendente.
Fare clic sulla freccia su-giù a destra del nome dell'intestazione per ordinare l'elenco sottostante.
