Documenti (base): panoramica

Dopo aver caricato un documento su un file account , lo troverai andando su Documenti dal menu della barra laterale di sinistra o aprendo il file account scheda Documenti di. Il livello di accesso di un documento dipende dalle cartelle specifiche in cui lo inserisci. Continua a leggere per scoprire come funziona. 

Coperto qui:

Nota

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La pagina Documenti

Per visualizzare o scaricare documenti per tutti i tuoi accounts , vai alla pagina Documenti dal menu della barra laterale sinistra. 

Vedrai tre schede qui: 

  • Recenti: questi sono i documenti con cui hai lavorato negli ultimi 30 giorni. È un posto comodo in cui trovare rapidamente tutti i tuoi lavori più recenti. Per maggiori dettagli, vai qui .
  • Documenti: si tratta di documenti organizzati dal cliente account . Seleziona un account , quindi vai alle sue cartelle per accedere ai documenti. Qui troverai sia i documenti recenti che quelli vecchi. Per accedere ai documenti per un cliente specifico, puoi anche andare su Clienti dal menu della barra laterale sinistra, selezionare account , quindi apri la scheda Documenti
  • Cestino: si tratta di documenti che hai eliminato da vari accounts negli ultimi 120 giorni. Per maggiori dettagli, vai qui .

L'elenco dei documenti

L'Elenco documenti visualizza tutti i documenti per l'elemento selezionato account . 

Troverai queste informazioni qui:

  • Nome: il tipo di file del documento appare a sinistra del nome.

  • Contiene: questo mostra quanti documenti e sottocartelle sono presenti nella cartella corrente. Se le sottocartelle contengono documenti o altre sottocartelle, vengono incluse nel totale. Ad esempio, se la tua cartella contiene 3 sottocartelle, ognuna delle quali contiene 3 sottocartelle con 3 documenti, vedrai: "27 documenti, 9 cartelle".

  • Caricato: questa è la data in cui il documento è stato caricato.

  • Utente: Vedi chi documenti caricati su cartelle principali con Il cliente può visualizzare E Privato livelli di accesso. Per maggiori dettagli sui livelli di accesso, vai Qui.

  • Descrizione: se è stata aggiunta una descrizione durante il caricamento del documento, ne vedrai una qui.

  • stato : Il stato tag aiutarti a gestire e organizzare i tuoi documenti. Per maggiori dettagli, vai qui .

  • Le cartelle e i documenti sono etichettati come NUOVI quando contengono file caricati dal client che non sono stati ancora visualizzati. Una volta che vengono visualizzati o scaricati da uno qualsiasi dei membri dell'azienda, l'etichetta scompare.

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Nota! I documenti caricati da un membro dell'azienda non vengono mai etichettati come Nuovi per l'altro personale. 

Su un account Nella pagina Documenti , le cinque schede aiutano a organizzare i documenti account :

  • Documenti: tutti i documenti del cliente sono archiviati qui (maggiori dettagli di seguito ).
  • Approvazioni : questi documenti preparati dall'azienda sono stati pagati e approvati dal cliente o sono ancora in attesa di approvazione. tag farti sapere il loro stato . 
  • firme : questi documenti preparati dall'azienda devono ancora essere firmati dai clienti.
  • Richieste di file: si tratta di collegamenti a cartelle in cui i clienti possono caricare documenti quando non possono accedere a TaxDome portale. 
  • Cestino: si tratta di documenti che sono stati eliminati; dopo 120 giorni scompaiono definitivamente. 

Sapere quando i clienti caricano i documenti

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+. Click on the highlighted document name or the Go to... link to get to the document.

Ricevi anche una notifica quando un cliente carica documenti su un file questionario . Per maggiori dettagli a riguardo, vai qui .

Nella pagina Documenti , i documenti che sono stati caricati dal cliente e che non sono stati ancora visualizzati o scaricati da nessuno dei membri dell'azienda e le cartelle contenenti tali file sono etichettati Nuovo . Una volta che un membro del tuo team apre il file, l'etichetta Nuovo scompare per tutti i membri dell'azienda. 

Accanto a Documenti puoi vedere il numero generale di documenti non aperti caricati dal cliente.

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Suggerimento: modifica le tue preferenze di notifica ogni volta che ne hai bisogno.

Chi può gestire i documenti

Il proprietario dell'azienda e gli amministratori possono caricare, modificare ed eliminare documenti per tutti i accounts ; a tutti gli altri membri del team devono essere concessi i diritti di accesso adeguati:

1. Vai su Impostazioni , seleziona Team e piani nella barra dei menu, fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del membro del team, quindi seleziona Modifica .

2. azionare su Gestisci documenti .

3. Fare clic Salva

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