Documenti (di base): panoramica

Dopo aver caricato un documento su un account , lo troverai andando su Documenti dal menu della barra laterale di sinistra o aprendo il account scheda Documenti . Il livello di accesso di un documento dipende dalle cartelle specifiche in cui lo inserisci. Continua a leggere per scoprire come funziona.

Trattato qui:

La pagina dei documenti
L'elenco dei documenti
Sapere quando i clienti caricano i documenti
Chi può gestire i documenti

La pagina dei documenti

Per visualizzare o scaricare documenti per tutti i tuoi accounts , vai alla pagina Documenti dal menu della barra laterale sinistra.

Vedrai tre schede qui:

Recenti: questi sono i documenti con cui hai lavorato negli ultimi 30 giorni. È un posto comodo per trovare rapidamente tutti i tuoi lavori più recenti. Per maggiori dettagli, vai qui .
Documenti: Questi sono documenti organizzati dal cliente account . Seleziona un account , quindi vai alle relative cartelle per accedere ai documenti. Qui troverai sia documenti recenti che vecchi. Per accedere ai documenti per un cliente specifico, puoi anche andare su Clienti dal menu della barra laterale di sinistra, selezionare il account , quindi apri la scheda Documenti .
Cestino: questi sono i documenti che hai eliminato da vari accounts negli ultimi 120 giorni. Per maggiori dettagli, vai qui .

L'elenco dei documenti

L'elenco Documenti visualizza tutti i documenti per il selezionato account .

Troverai queste informazioni qui:

Nome: il tipo di file del documento viene visualizzato a sinistra del nome.
Contiene: Questo mostra quanti documenti e sottocartelle sono presenti nella cartella corrente. Se le sottocartelle contengono documenti, non sono incluse nel totale.
Caricato: questa è la data in cui il documento è stato caricato.
Utente: Vedrete chi ha caricato documenti sulle cartelle principali con Il cliente può visualizzare e Privato livelli di accesso. Per maggiori dettagli sui livelli di accesso, vai qui.
Descrizione: se è stata aggiunta una descrizione durante il caricamento del documento, ne vedrai una qui.
stato : Il stato tag aiutarti a gestire e organizzare i tuoi documenti. Per maggiori dettagli, vai qui .
Cartelle e documenti sono etichettati come NUOVI quando contengono file caricati dal cliente che non sono ancora stati visualizzati. Una volta che vengono visualizzati o scaricati da uno dei membri dell'azienda, l'etichetta scompare.

Nota! I documenti caricati da un membro dell'azienda non sono mai etichettati come Nuovi per l'altro personale.

Su una account pagina dei documenti di , le cinque schede aiutano a organizzare i documenti per questo account :

Documenti: tutti i documenti del cliente sono archiviati qui (maggiori dettagli di seguito ).
Approvazioni : questi documenti preparati dall'azienda sono stati pagati e approvati dal cliente o sono ancora in attesa di approvazione. tag farti sapere il loro stato .
Firme : questi documenti preparati dall'azienda devono ancora essere firmati dai clienti.
Richieste di file: si tratta di collegamenti a cartelle in cui i clienti possono caricare documenti quando non possono accedere a TaxDome portale.
Cestino: si tratta di documenti che sono stati eliminati; dopo 120 giorni scompaiono definitivamente.

Sapere quando i clienti caricano i documenti

Quando un cliente carica un documento, ricevi una notifica via email. Inoltre, ricevi una notifica nel tuo Inbox+ . Fare clic sul nome del documento evidenziato o sul collegamento Vai a... per accedere al documento.

Ricevi anche una notifica quando un cliente carica documenti su un questionario . Per maggiori dettagli su questo, vai qui .

Nella pagina Documenti , i documenti che sono stati caricati dal cliente e non sono ancora stati visualizzati o scaricati da nessuno dei membri dell'azienda, e le cartelle che contengono tali file, sono etichettati come Nuovo . Una volta che un membro del tuo team apre il file, l'etichetta NEW scompare per tutti i membri dell'azienda.

Suggerimento:cambiate le vostre preferenze di notifica ogni volta che ne avete bisogno.

Chi può gestire i documenti

Il proprietario e gli amministratori dell'azienda possono caricare, modificare ed eliminare documenti per tutti i file accounts ; tutti gli altri membri del team devono disporre dei diritti di accesso appropriati:

1. Vai a Impostazioni , seleziona Team e piani nella barra dei menu, fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del membro del team, quindi seleziona Modifica .

2. azionare su Gestisci documenti .

3. Cliccate su Salva.