Documenti: Panoramica

Sommario

Prima che inizi
La pagina Documenti
L'elenco dei documenti
Vista del cliente
Sapere quando i clienti caricano i documenti
Chi può gestire i documenti

Una volta caricato un documento su un account , lo troverai andando su Documenti dal menu della barra laterale sinistra o aprendo il account Scheda Documenti . Il livello di accesso di un documento dipende dalle cartelle specifiche in cui lo inserisci. Continua a leggere per scoprire come funziona.

Prima che inizi

Lavorare con i documenti è fondamentale per i commercialisti, poiché costituiscono la base per una contabilità finanziaria accurata e per la conformità. Una corretta gestione dei documenti garantisce trasparenza, riduce gli errori e contribuisce al rispetto dei requisiti normativi. In un mondo sempre più digitale, una gestione efficiente dei documenti consente ai commercialisti di elaborare e analizzare rapidamente i dati, supportando la stabilità finanziaria e la fiducia dei clienti. La funzionalità Documenti in TaxDome è progettato per archiviare e gestire i documenti in modo sicuro, riducendo potenzialmente la necessità di salvare i documenti sul computer.

I documenti consentono di:

Libera spazio sul computer, assicurandoti di avere più capacità per altre attività importanti attività e file.
Raccogli i documenti richiesti dai clienti utilizzando le checklist dei documenti , ovvero elenchi personalizzati di documenti fiscali (come W-2, 1099 o estratti conto bancari) che possono essere allegati a questionari .
Utilizzare i documenti insieme ad altri TaxDome caratteristiche, ad esempio, aggiungerle a lavoro carte in modo da avere subito a portata di mano i documenti relativi a un processo specifico, come la presentazione della dichiarazione dei redditi per un determinato cliente nel 2023).

La pagina Documenti

Per visualizzare o scaricare i documenti per tutti i tuoi accounts , vai alla pagina Documenti dal menu della barra laterale sinistra.

Vedrai tre schede qui:

Recenti: questi sono i documenti su cui hai lavorato negli ultimi 30 giorni. È un posto comodo per trovare rapidamente tutti i tuoi lavori più recenti. Per maggiori dettagli, clicca qui .
Documenti: sono documenti organizzati dal cliente account Seleziona un account , quindi accedi alle relative cartelle per accedere ai documenti. Qui troverai sia i documenti recenti che quelli vecchi. Per accedere ai documenti di un cliente specifico, puoi anche andare su "Clienti" dal menu laterale sinistro, selezionare account , quindi apri la scheda Documenti .
Cestino: sono i documenti che hai eliminato da vari accounts negli ultimi 120 giorni. Per maggiori dettagli, clicca qui .

L'elenco dei documenti

L'elenco Documenti mostra tutti i documenti per la persona selezionata account .

Troverai queste informazioni qui:

Nome: il tipo di file del documento appare a sinistra del suo nome.
Contiene: Questo mostra Quanti documenti e sottocartelle sono presenti nella cartella corrente. Se le sottocartelle contengono documenti o altre sottocartelle, queste vengono incluse nel totale. Ad esempio, se la cartella contiene 3 sottocartelle, ognuna delle quali contiene 3 sottocartelle con 3 documenti, verrà visualizzato il seguente risultato: "27 documenti, 9 cartelle".
stato : Il stato tag ti aiuta a gestire e organizzare i tuoi documenti. Per maggiori dettagli, clicca qui .
Giunone: mostra se il documento è stato inviato a Juno e la sua sincronizzazione attuale stato .
Tag : mostra tag applicato al documento (se presente).
Caricato: questa è la data in cui il documento è stato caricato.
Utente: Vedi chi ha caricato i documenti su cartelle principali con Il cliente può visualizzare E Privato livelli di accesso. Per maggiori dettagli sui livelli di accesso, vai Qui .
Autorizzazioni individuali: mostra livello di accesso individuale impostato per i membri del team e i contatti dei clienti.
Autorizzazioni predefinite: mostra il livello di accesso predefinito impostato per la cartella.

Nota

Le cartelle e i documenti sono etichettati Nuovo quando contengono file caricati dal cliente che non sono ancora stati visualizzati. Una volta visualizzati o scaricati da uno qualsiasi dei membri dello studio, l'etichetta scompare. I documenti caricati da un membro dello studio non vengono mai etichettati come Nuovo per altro personale.

Su un account Nella pagina Documenti di , le cinque schede aiutano a organizzare i documenti per quella account :

Documenti: tutti i documenti dei clienti sono archiviati qui (maggiori dettagli di seguito ). Sono inclusi i documenti caricati dai clienti tramite checklist.
Approvazioni : questi documenti preparati dallo studio sono stati pagati e approvati dal cliente, oppure sono ancora in attesa di approvazione. tag farti sapere il loro stato .
firme : Questi documenti preparati dallo studio devono ancora essere firmati dai clienti.
Consegna della dichiarazione dei redditi : si tratta di pacchetti di consegna della dichiarazione dei redditi creati per il cliente.
Richieste di file: si tratta di collegamenti a cartelle in cui i clienti possono caricare documenti quando non riescono ad accedere al TaxDome portale.
Cestino: si tratta di documenti che sono stati eliminati; dopo 120 giorni scompaiono definitivamente.

Vista del cliente

Come azienda, puoi caricare i documenti sul client accounts cartelle. Se si abilita la funzione Notifica client azionare , il client riceve una notifica a riguardo e può rivedere i documenti. Se la funzione azionare è disabilitato, i documenti verranno aggiunti al client accounts con la Nuova etichetta.

Sapere quando i clienti caricano i documenti

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

Riceverai anche una notifica quando un cliente carica documenti su un questionario Per maggiori dettagli a riguardo, vedere questo articolo .

Nella pagina Documenti , i documenti caricati dal cliente e non ancora visualizzati o scaricati da nessuno dei membri dello studio, nonché le cartelle contenenti tali file, sono etichettati come "Nuovo" . Quando un membro del team apre il file, l'etichetta "Nuovo" scompare per tutti i membri dello studio.

Accanto a Documenti puoi vedere il numero generale di documenti non aperti caricati dal cliente.

Nota

Cambia il tuo preferenze di notifica ogni volta che ne hai bisogno.

Chi può gestire i documenti

Il proprietario dell'azienda e gli amministratori possono caricare, modificare ed eliminare documenti per tutti i accounts ; a tutti gli altri membri del team devono essere concessi i diritti di accesso adeguati:

Vai su Impostazioni , seleziona Team e piani nella barra dei menu, clicca sui tre puntini all'estrema destra del nome del membro del team, quindi seleziona Modifica .
azionare su Gestisci documenti .
Fare clic su Salva .