Documenti (base): Panoramica

Dopo aver caricato un documento su un file account , lo troverai andando su Documenti dal menu della barra laterale di sinistra o aprendo il file account scheda Documenti di. Il livello di accesso di un documento dipende dalle cartelle specifiche in cui lo inserisci. Continua a leggere per scoprire come funziona.

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Prima che inizi

Lavorare con i documenti è fondamentale per i contabili, poiché costituiscono la base per registrazioni finanziarie accurate e conformità. Una corretta gestione dei documenti garantisce trasparenza, riduce gli errori e aiuta a soddisfare i requisiti normativi. In un mondo sempre più digitale, una gestione efficiente dei documenti consente ai contabili di elaborare e analizzare rapidamente i dati, supportando la stabilità finanziaria e la fiducia dei clienti.

La funzione Documenti è presente in TaxDome è progettato per archiviare e gestire i documenti in modo sicuro, riducendo potenzialmente la necessità di salvarli sul computer.

I documenti ti consentono:

Libera spazio sul computer, assicurandoti di avere più capacità per altre attività importanti attività e file.
Utilizzare i documenti insieme ad altri TaxDome caratteristiche, ad esempio, aggiungerle a lavoro schede in modo da avere subito a portata di mano i documenti relativi a un processo specifico, come la presentazione della dichiarazione dei redditi per un determinato cliente nel 2023)

La pagina Documenti

Per visualizzare o scaricare documenti per tutti i tuoi accounts , vai alla pagina Documenti dal menu della barra laterale sinistra.

Vedrai tre schede qui:

Recenti: questi sono i documenti con cui hai lavorato negli ultimi 30 giorni. È un posto comodo in cui trovare rapidamente tutti i tuoi lavori più recenti. Per maggiori dettagli, vai qui .
Documenti: si tratta di documenti organizzati dal cliente account . Seleziona un account , quindi vai alle sue cartelle per accedere ai documenti. Qui troverai sia i documenti recenti che quelli vecchi. Per accedere ai documenti per un cliente specifico, puoi anche andare su Clienti dal menu della barra laterale sinistra, selezionare account , quindi apri la scheda Documenti .
Cestino: si tratta di documenti che hai eliminato da vari accounts negli ultimi 120 giorni. Per maggiori dettagli, vai qui .

L'elenco dei documenti

L'Elenco documenti visualizza tutti i documenti per l'elemento selezionato account .

Troverai queste informazioni qui:

Nome: il tipo di file del documento appare a sinistra del nome.
Contiene: questo mostra quanti documenti e sottocartelle sono presenti nella cartella corrente. Se le sottocartelle contengono documenti o altre sottocartelle, vengono incluse nel totale. Ad esempio, se la tua cartella contiene 3 sottocartelle, ognuna delle quali contiene 3 sottocartelle con 3 documenti, vedrai: "27 documenti, 9 cartelle".
Caricato: questa è la data in cui il documento è stato caricato.
Utente: Vedi chi documenti caricati su cartelle principali con Il cliente può visualizzare E Privato livelli di accesso. Per maggiori dettagli sui livelli di accesso, vai Qui.
Descrizione: se è stata aggiunta una descrizione durante il caricamento del documento, ne vedrai una qui.
stato : Il stato tag aiutarti a gestire e organizzare i tuoi documenti. Per maggiori dettagli, vai qui .
Le cartelle e i documenti sono etichettati come NUOVI quando contengono file caricati dal client che non sono stati ancora visualizzati. Una volta che vengono visualizzati o scaricati da uno qualsiasi dei membri dell'azienda, l'etichetta scompare.

Nota! I documenti caricati da un membro dell'azienda non vengono mai etichettati come Nuovi per l'altro personale.

Su un account Nella pagina Documenti , le cinque schede aiutano a organizzare i documenti account :

Documenti: tutti i documenti del cliente sono archiviati qui (maggiori dettagli di seguito ).
Approvazioni : questi documenti preparati dall'azienda sono stati pagati e approvati dal cliente o sono ancora in attesa di approvazione. tag farti sapere il loro stato .
firme : questi documenti preparati dall'azienda devono ancora essere firmati dai clienti.
Richieste di file: si tratta di collegamenti a cartelle in cui i clienti possono caricare documenti quando non riescono ad accedere al TaxDome portale.
Cestino: si tratta di documenti che sono stati eliminati; dopo 120 giorni scompaiono definitivamente.

Vista del cliente

Come azienda, puoi caricare i documenti sul client accounts cartelle. Se si abilita la funzione "Notifica client" azionare , il client riceve una notifica a riguardo e può esaminare i documenti. Se la azionare è disabilitato, i documenti verranno aggiunti al client accounts con l'etichetta "Nuovo".

Sapere quando i clienti caricano i documenti

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+. Click on the highlighted document name or the Go to... link to get to the document.

Ricevi anche una notifica quando un cliente carica documenti su un file questionario . Per maggiori dettagli a riguardo, vai qui .

Nella pagina Documenti , i documenti che sono stati caricati dal cliente e che non sono stati ancora visualizzati o scaricati da nessuno dei membri dell'azienda e le cartelle contenenti tali file sono etichettati Nuovo . Una volta che un membro del tuo team apre il file, l'etichetta Nuovo scompare per tutti i membri dell'azienda.

Accanto a Documenti puoi vedere il numero generale di documenti non aperti caricati dal cliente.

Suggerimento: modifica le tue preferenze di notifica ogni volta che ne hai bisogno.

Chi può gestire i documenti

Il proprietario dell'azienda e gli amministratori possono caricare, modificare ed eliminare documenti per tutti i accounts ; a tutti gli altri membri del team devono essere concessi i diritti di accesso adeguati:

1. Vai su Impostazioni , seleziona Team e piani nella barra dei menu, fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del membro del team, quindi seleziona Modifica .

2. azionare su Gestisci documenti .

3. Fare clic Salva.