Documenti: Panoramica

Once you upload a document to an account, you’ll find it by going to Documents from the left sidebar menu or by opening the account’s Docs tab. A document’s access level depends on the specific folders you place it in. Read on to find out how it all works. 

Prima che inizi

Working with documents is crucial for accountants as they form the basis for accurate financial records and compliance. Proper document management ensures transparency, reduces errors, and helps meet regulatory requirements. In an increasingly digital world, efficient document handling enables accountants to quickly process and analyze data, supporting financial stability and client trust. The Documents feature in TaxDome is designed to store and manage documents securely, potentially reducing the need to save documents on your computer. 

Documents allow you to: 

• Libera spazio sul computer, assicurandoti di avere più capacità per altre attività importanti attività e file.
• Use documents in conjunction with other TaxDome features, e.g., add them to job cards so you can immediately have on hand those documents related to a specific process, such as filing a tax return for a particular client in 2023).

La pagina Documenti

Per visualizzare o scaricare i documenti per tutti i tuoi accounts , vai alla pagina Documenti dal menu della barra laterale sinistra. 

Vedrai tre schede qui: 

• Recent: These are the documents you’ve worked with in the last 30 days. It’s a convenient place to quickly find all of your most recent work. For more details, go here .

• Docs: These are documents arranged by client account. Select an account, then navigate to its folders to access documents. You’ll find both recent and old documents here. To access the documents for a specific client, you can also go to Clients from the left sidebar menu, select the account, then open the Docs tab. 

• Trash: These are documents that you deleted from various accounts in the last 120 days. For more details, go here .

L'elenco dei documenti

L'elenco Documenti mostra tutti i documenti per la persona selezionata account . 

Troverai queste informazioni qui:

• Nome: il tipo di file del documento appare a sinistra del suo nome.

• Contiene: Questo mostra Quanti documenti e sottocartelle sono presenti nella cartella corrente. Se le sottocartelle contengono documenti o altre sottocartelle, queste vengono incluse nel totale. Ad esempio, se la cartella contiene 3 sottocartelle, ognuna delle quali contiene 3 sottocartelle con 3 documenti, verrà visualizzato il seguente risultato: "27 documenti, 9 cartelle".

• Caricato: questa è la data in cui il documento è stato caricato.

• Utente: Vedi chi ha caricato i documenti su cartelle principali con Il cliente può visualizzare E Privato livelli di accesso. Per maggiori dettagli sui livelli di accesso, vai Qui .

• Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here .

• Tag: Shows tags applied to the document (if any).

• Individual permissions: Shows individual access level set for team members and client contacts.

• Default permissions: Shows the default access level set for the folder.

Le cartelle e i documenti sono etichettati come NUOVI quando contengono file caricati dal cliente che non sono ancora stati visualizzati. Una volta visualizzati o scaricati da un membro dello studio, l'etichetta scompare.

Nota

I documenti caricati da un membro dello studio non vengono mai contrassegnati come Nuovi per gli altri membri dello staff.

Su un account Nella pagina Documenti di , le cinque schede aiutano a organizzare i documenti per quella account :

• Documents: All client documents are stored here (more details below ).

• Approvazioni : questi documenti preparati dallo studio sono stati pagati e approvati dal cliente, oppure sono ancora in attesa di approvazione. tag farti sapere il loro stato . 

• firme : Questi documenti preparati dallo studio devono ancora essere firmati dai clienti.

• Richieste di file: si tratta di collegamenti a cartelle in cui i clienti possono caricare documenti quando non riescono ad accedere al TaxDome portale. 

• Cestino: si tratta di documenti che sono stati eliminati; dopo 120 giorni scompaiono definitivamente. 

Vista del cliente

As a firm, you can upload documents to the client accounts folders. If you enable the “Notify client” toggle , the client receives a notification about it and may review documents. If the toggle is disabled, the documents will be added to the client accounts with the “New” label.

Sapere quando i clienti caricano i documenti

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

You also receive a notification when a client uploads documents to an organizer. For more details about this, go here .

On the Documents page, documents that have been uploaded by the client and haven’t been viewed or downloaded by any of the firm members yet—and folders containing such files—are labeled New. Once any member of your team opens the file, the New label disappears for all firm members. 

Accanto a Documenti puoi vedere il numero generale di documenti non aperti caricati dal cliente.

Nota

Modifica le tue preferenze di notifica ogni volta che ne hai bisogno.

Chi può gestire i documenti

Il proprietario dell'azienda e gli amministratori possono caricare, modificare ed eliminare documenti per tutti i accounts ; a tutti gli altri membri del team devono essere concessi i diritti di accesso adeguati:

1. Vai su Impostazioni , seleziona Team e piani nella barra dei menu, clicca sui tre puntini all'estrema destra del nome del membro del team, quindi seleziona Modifica .

2. azionare su Gestisci documenti .

3. Fare clic su Salva .

   

Mancia

Firm owner and admins can also set up individual permissions for team members and clients.

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