Documenti (base): richiesta di feedback elettronico (approvazione/disapprovazione) ai clienti

Assicurati che i tuoi clienti siano soddisfatti e che non ti sia mancato nulla richiedendo l'approvazione dei documenti che hai preparato. Ciò ti consente non solo di assicurarti che i clienti siano soddisfatti del tuo lavoro, ma anche di verificare che tu abbia ricevuto tutto correttamente.

Quando un cliente non è soddisfatto, gli viene chiesto di spiegare il motivo, in modo da sapere immediatamente a cosa rivolgersi.

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Coperto qui:

Come richiedere le approvazioni

Vuoi ottenere l'ok di un cliente per un servizio che hai svolto? azionare SU Richiedere l'approvazione del cliente quando carichi documenti in una cartella con Il cliente può visualizzare accedi o mentre tu modificare un documento già caricato. Quindi impostare Promemoria se vuoi anche quelli. 

Ricordare ai clienti le approvazioni in sospeso

I tuoi clienti ricevono una notifica via email quando invii loro un documento che deve essere approvato. Decidi se vuoi che ricevano anche promemoria quando impiegano troppo tempo.

Se vuoi anche un promemoria per uscire...

Invia manualmente un nuovo promemoria 

Per inviare manualmente un promemoria al cliente per approvare un documento, attenersi alla seguente procedura:

  1. Vai dal cliente account , seleziona la scheda Documenti , apri la sottoscheda Approvazioni , quindi fai clic su Richiedi approvazione per in sospeso .
  2. Esamina e modifica il messaggio per il cliente (facoltativo), quindi fai clic su la richiesta di invio pulsante .

Ecco cosa succede:

  • Un ulteriore messaggio di posta elettronica viene inviato al client.
  • Una notifica del portale si sposta in cima alle cose da fare del cliente .

Promemoria automatici

azionare su Promemoria quando si caricano documenti che si desidera che i clienti approvino. Puoi anche attivare questa funzionalità in qualsiasi momento facendo clic sui tre punti all'estrema destra del nome del documento e selezionando Modifica . Quando i Promemoria sono attivati, un'e-mail aggiuntiva viene inviata al cliente quando non approva il documento entro un certo numero di giorni. Una volta tu azionare su Promemoria puoi effettuare alcune selezioni.  

  • Giorni fino al prossimo promemoria : avvisa il cliente dopo x giorni di inattività. Per impostazione predefinita, viene inviato un promemoria tre giorni dopo il caricamento del documento.

  • Numero di promemoria : invia fino a x numero di promemoria. Per impostazione predefinita, il client riceve solo un'e-mail di promemoria.

I promemoria si interrompono quando...

  • ...il cliente non ha approvato il documento, ma è stato inviato il numero di solleciti previsto.
  • ...il cliente ha approvato il documento.

Come appaiono le approvazioni dal lato del cliente

Una volta inviati i documenti che necessitano di approvazione, il cliente riceve una notifica sul proprio file dashboard e un messaggio nella loro email.

Sul loro portale clienti , vedranno tutti i documenti in attesa di approvazione nel popup In attesa di azione nella pagina Documenti . Di seguito, ti mostriamo come il cliente approva il tuo lavoro:

Voglio vedere TaxDome da parte del cliente? Dai un'occhiata a una visualizzazione di sola lettura del loro portale .

Collegamento di documenti in attesa di approvazione a lavori e utilizzo spostamento automatico

Collega i documenti in attesa di approvazione a lavori in modo che siano immediatamente disponibili nel tuo progetti . Più, azionare SU spostamento automatico lavori  . In questo modo, una volta che il cliente approva un documento, il file lavoro passa automaticamente a quello successivo fase nel Progetto .

Ecco come funziona:

1. Accedi a Progetto impostazioni, aggiungi il file fase per il documento in attesa di approvazione, quindi azionare su Automove lavori . Non è necessario aggiungere automazioni.

2. Vai a Progetto , assicurati che il lavoro ha ragione fase , quindi collega ad esso il documento in attesa di approvazione: fai clic su lavoro , fai clic su + Collegamento in alto, seleziona Documenti , fai clic sulla cartella e scegli i file, quindi fai clic su Collegamento .

Questo è tutto! Una volta che il cliente approva il documento, il file lavoro passa automaticamente a quello successivo fase nel Progetto . E se sposti il lavoro manualmente, puoi decidere cosa fare con il documento collegato.

Sapere quando un cliente ha approvato o disapprovato un documento?

Una volta che un cliente ha approvato o disapprovato un documento, questo si sposta in cima a Recenti elenco nella pagina Documenti . 

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification Preferences section of Settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+. 

Fare clic sul nome del documento o su Vai a.. . per visualizzarlo.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

Il percorso di verifica del documento mostra se il cliente ha approvato o disapprovato un documento.

Gestione delle approvazioni

1. Esistono alcuni modi per individuare i documenti in attesa di approvazione. Scegli quello che funziona meglio per te:

  • Vai su Documenti per vedere tutti i documenti con cui si è lavorato attivamente (caricati, modificati, inviati, bloccati in una fattura, ecc.) negli ultimi 30 giorni, 
  • Vai su Documenti , quindi su Documenti , quindi seleziona il cliente per visualizzare i documenti per un cliente.
  • Vai alla scheda Documenti dal client account . 

2. Vuoi restringere l'elenco dei documenti in attesa di approvazione? Fai clic su F iltro nell'angolo in alto a destra e seleziona uno o più filtri nella sezione Approvazioni per restringere i risultati della ricerca. 

  • Tutto: tutti i documenti in attesa di approvazione
  • In attesa di pagamento: tutti i documenti bloccati nelle fatture e in attesa di pagamento
  • In attesa di approvazione: tutti i documenti in attesa di approvazione da parte del cliente
  • Approvato: tutti i documenti approvati dal cliente
  • Rifiutato: tutti i documenti rifiutati dal cliente

3. Fare clic su Applica per filtrare l'elenco.

Per vedere tutti i documenti in attesa di approvazione per un cliente, vai al account , apri Documenti , quindi apri la sottoscheda Approvazioni .

Vedrai le seguenti informazioni:

  • Nome del documento : il nome del documento insieme a un'icona che mostra il tipo di file.
  • Data richiesta : la data in cui è stata richiesta l'approvazione del cliente
  • Caricato da : il nome del membro del team che ha caricato il documento
  • Descrizione : una descrizione del documento, se ne è stata aggiunta una al momento del caricamento del documento (facoltativo)
  • stato : il stato del documento. Ulteriori informazioni sugli stati dei documenti qui .
  • Non approvato : la data in cui il documento è stato rifiutato, se lo era

Trovare tutto Accounts Con documenti in attesa di approvazione

Puoi facilmente filtrare il tuo cliente account elenco per vedere quali hanno documenti in attesa di approvazione.

  1. Vai su Clienti , quindi fai clic su Filtro .
  2. Seleziona Approvazioni nel menu a discesa e seleziona Approvazione in sospeso .

Puoi anche aggiungere il filtro nella pagina Documenti nella scheda Recenti .

Scoprire perché un cliente ha rifiutato un documento

Se un cliente non è del tutto soddisfatto di un documento che hai preparato, TaxDome li spinge a spiegare il motivo. Per visualizzare il feedback di un cliente, apri il documento, fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra e seleziona Mostra più informazioni (il pulsante non è disponibile se il documento è stato accettato). A destra del documento troverai l'elenco dei motivi della disapprovazione con i commenti del cliente.

Fare clic su Indietro per tornare all'elenco dei documenti.

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