Attività (Base): creare e applicare modelli

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Creare dei modelli di attività da utilizzare per l'attivazione di nuove attività, il popolamento di quelle esistenti o la loro applicazione con le automazioni nei progetti. I modelli di attività fanno risparmiare tempo mettendo insieme gruppi di attività comunemente usati e memorizzandoli per un uso futuro. Li troverete particolarmente utili per le procedure usate di frequente e per garantire le migliori pratiche.

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Trattato qui:

• Creare modelli di attività
• Aggiungere modelli di attività predefiniti dalla nostra libreria
• Applicare modelli di attività
• Aggiunta attività come Automazioni
• Modificare i modelli delle attività
• Duplicare i modelli di attività
• Cancellare i modelli di attività

Creare modelli di attività

Un modello di attività può essere creato dal titolare di un'azienda, dall'amministratore o da qualsiasi dipendente a cui siano stati concessi i diritti di accesso pergestire i modelli .

Per creare un modello di attività, seguite questi passaggi:

1. Andare su Impostazioni dalla barra laterale sinistra, selezionare Modelli nella barra dei menu, quindi fare clic su CREA MODELLO.

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo il C reate attività automazione durante la creazione o la modifica di un file Progetto , quindi su Nuovo modello .

2. Inserire il nome del modello dell'attività (ad esempio, Prepara 730) nel campo richiesto.

3. Questo è tutto! Fare clic su Salva pulsante .

Leggetetutte le caratteristiche delle attività in dettaglio:

1. Nome del modello: Questo è ciò che si vedrà selezionando il modello.

2. Destinatario dell'attività: Scegliete il nome del membro del team a cui volete assegnare le attività; potete anche selezionarne diversi se il progetto ne richiede più di uno. Quando si assegna un'attività, questa viene automaticamente condivisa con gli assegnatari. Per maggiori dettagli sugli assegnatari, cliccare qui.

3. stato : selezionare il stato che il attività dovrebbe iniziare tra.

4. Priorità: Impostare il livello di priorità con cui dovrebbe iniziare l'attività :BASSO , ALTO , MEDIO o URGENTE . Il livello di priorità predefinito è MEDIO.

5. Descrizione: Inserire una descrizione per definire le attività (opzionale). È possibile utilizzare la formattazione del testo, le emoji, gli elenchi puntati, gli elenchi numerati e inserire collegamenti.

6. Tag: Aggiungere tag al modello. Questo aiuta a categorizzare le attività e a eliminare le informazioni non necessarie. Utilizzate i nostri tag predefiniti o createne di nuovi.

7. Date di inizio e di scadenza: Impostare le date di inizio e le scadenza delle attività, che possono essere considerate relative o assolute (approssimative o fisse):

• Relative (predefinito): Impostare un periodo di tempo relativo alla data di creazione dell'attività (ad esempio, iniziare un giorno dopo la creazione dell'attività; terminare due settimane dopo la creazione). Non è possibile impostare più di 10 000 unità (giorni/mesi/anni).
• Assolute: Attivare le date assolute per impostare le date di inizio e di scadenza dal calendario (ad esempio, 15 aprile).

L'impostazione delle date è facoltativa, ma può fungere da utile strumento di gestione del tempo sia per te che per il tuo team. Inoltre, riceverai un'e-mail di promemoria tre giorni prima della attività data di scadenza.

8. Sottoattività: Attivare la voce Sottoattività per aggiungere un elenco di cose da fare, che dovranno essere eseguite per completare l'attività complessiva. Compilare il nome della sottoattività, quindi cliccare su Aggiungi sottoattività per creare altri elementi della checklist.

9. Salva: Salvare il modello per un uso futuro.

Aggiungere modelli di attività predefiniti dalla nostra libreria

Offriamo modelli di attività predefiniti, che potete modificare facilmente. Per aggiungere un modello di attività dalla nostra libreria:

1. Andare su Impostazioni dalla barra laterale sinistra, selezionare Modelli nella barra dei menu, quindi cliccare su COPIA DA LIBRERIA.

2. Cliccare sull'icona di copia a destra del modello che volete aggiungere.

3. Quando aggiungete un modello dalla nostra libreria, gli elenchi degli assegnatari e delle etichette saranno sempre vuoti. Dovrete riempirli con le vostre scelte e modificare gli altri campi a seconda delle necessità. Cliccate sul nome del modello, fate le vostre modifiche e poi cliccate su SALVA.

Applicare modelli di attività

Una volta creato un modello, potete usarlo per velocizzare la creazione delle attività. Ecco come:

1. Creare una nuova attività o modificarne una esistente.

2. Cliccare sull'elenco Modelli per espanderlo, quindi selezionate un modello.

3. Continuare creando l'attività. Potete modificare qualsiasi proprietà dell'attività che sia già stata compilata, cioè aggiungere o rimuovere sottoattività, assegnatari, etichette, ecc.

Nota! Le modifiche apportate ad una attività non influiscono sul modello selezionato.

Modificare i modelli delle attività

Per apportare modifiche a un modello di attività, seguite questi passaggi:

1. Andate su Impostazioni dalla barra laterale sinistra, selezionate Modelli nella barra dei menu, quindi cliccate sul nome del modello dell'attività dall'elenco.

2. Apportare modifiche al modello di attività, quindi cliccare su SALVA.

Duplicare i modelli di attività

È possibile creare nuovi modelli di attività a partire da quelli esistenti. Cliccare sull'icona con i tre puntini a destra del nome del modello dell'attività, quindi selezionare Duplica dal menu a tendina. La copia del modello di attività verrà salvata con il suffisso appropriato (ad esempio, Modulo 730 (2)).

Cancellare i modelli di attività

Per rimuovere completamente un modello di attività, andare su Impostazioni dalla barra laterale sinistra, selezionare Modelli nella barra dei menu, cliccare sull'icona con i tre puntini a destra del nome del modello dell'attività, selezionare Elimina nel menu a tendina, quindi fare nuovamente clic su ELIMINA per confermare.