Creare attività automaticamente e collega a lavori

Puoi avere il tuo attività creato e assegnato automaticamente per risparmiare tempo dedicato attività processi di distribuzione e delega. Anche se TaxDome automatizza la maggior parte dei processi di routine e ripetuti, il tuo team deve ancora eseguire gli aspetti manuali del lavoro , come compiti da preparare o moduli da rivedere. Poiché i tuoi dipendenti fanno la loro parte lavoro e segnare attività come completato, il tuo lavori può passare automaticamente a quello successivo fase del Progetto .

Imposta il attività -distribuzione fase e abilitare spostamento automatico

Ogni lavoro richiede una serie di attività , come convincere un cliente a firmare una proposta, completare un questionario oppure carica un documento. TaxDome ti permette di automatizzare il tuo progetti affinché attività vengono creati da soli come lavori progresso. È un enorme risparmio di tempo quando configuri il tuo progetti per generare automaticamente attività a diverso fasi .

Hai bisogno di un esempio? Aggiungi una recensione del manager attività nella fase di revisione di un Progetto , così che quando lavori colpire quello fase , membri del team responsabili della lavori vengono assegnati automaticamente attività per rivedere i rendimenti.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

• You need a task template with assignments you want to delegate automatically. If you don’t have one, you can create it by clicking New template when you add the automation. The template may include subtasks to list all manual work processed in your team for each client (e.g. requesting e-signature, requesting approval, locking a doc to an invoice, etc.)

• Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.

• Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. This way, once all tasks are done, the job is automatically moved to the next stage. 

Nota

Se il lavoro entra nel attività -distribuzione fase senza un assegnatario , l'Assegnazione attività A lavoro assegnatario azionare per la creazione attività l'automazione applicherà l' attività assegnatario selezionato nel attività modello (se presente).

Collegamento attività ad a lavoro manualmente

In alcuni casi, potresti anche voler collegare attività A lavori manualmente. Ad esempio, potresti voler collegare il attività Richiedi al cliente informazioni aggiuntive sul reddito per una dichiarazione dei redditi individuale lavoro . Una volta che il attività è collegato manualmente, il spostamento automatico lavori la funzionalità funziona allo stesso modo di attività inviato e collegato automaticamente: quando viene completato o annullato, il lavoro viene spostato al successivo fase .

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines .

Automatizzare attività creazione quando il cliente completa la sua parte

Fornire servizi ai tuoi clienti è come passarsi la palla avanti e indietro. Ma come fanno i membri della tua squadra a sapere che la palla è nel loro campo? Questo è quando è automatizzato attività tornare utile. Quando hai attività automazioni aggiunte al Progetto , vengono creati e assegnati automaticamente solo quando il cliente ha completato la sua parte di file lavoro .  

Di seguito troverai l'esempio di una busta paga Progetto dove il attività per il team viene creato solo quando il cliente ha finito e ha caricato i moduli che ti aspetti da lui.

Così questo Progetto ha due principali fasi :

• The “Forms sent” stag - The ball in the client’s court: a folder template for the client with a form to be processed is automatically created and a message is sent asking the client to fill out form. The message includes a client task that triggers automove.

• fase “In preparazione” — La palla è nel campo dello studio: una volta che il cliente compila il modulo e contrassegna il attività in una chat thread come completato, un attività viene creato automaticamente per il membro del team appropriato. Ora è possibile procedere con la gestione delle paghe.

  In questo modo, con queste automazioni, puoi ridurre al minimo la quantità di lavoro e di monitoraggio che devi fare.

Utilizzo attività per distribuire il lavoro tra i membri del team

A causa del progetti , attività possono essere collegati tra loro, in modo che quando uno viene completato, il successivo viene creato automaticamente. In questo modo, è possibile utilizzare l'automazione attività per avvisare le persone di iniziare la loro parte quando più persone stanno lavorando sulla stessa lavoro Di seguito, trovi l'esempio di una parte di una preparazione fiscale Progetto dove il attività per la persona che esamina il reso viene creato una volta che un altro membro del team ha caricato il reso e ha contrassegnato il proprio attività come completato.

Quindi, questa parte del processo ha due principali fasi :

• fase "In preparazione" — Il membro del team 1 riceve il messaggio creato automaticamente attività per preparare la dichiarazione. Una volta caricata e collegata al documento, lavoro , segnano il attività come completato. Ciò innesca spostamento automatico . 

• La fase “In revisione” — La attività per il membro del team 2, che riceve una notifica e può ora rivedere la dichiarazione caricata.

  E in questo modo, con queste automazioni, puoi eliminare le comunicazioni inutili e concentrarti sul lavoro stesso. 

  

  Mancia

  Puoi assegnare attività in modo dinamico in base alle persone assegnate a ruoli specifici per il cliente. Se il assegnatari nel modello sono determinati da account ruoli, tutti i membri del team assegnati a tali ruoli diventeranno automaticamente assegnatari per il attività .

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