spostamento automatico (Base): Creazione attività & Collegamento a lavori

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Puoi avere il tuo attività creato e assegnato automaticamente per risparmiare tempo attività processi di distribuzione e delega. Anche se TaxDome automatizza la maggior parte dei tuoi processi di routine e ripetuti, il tuo team deve ancora eseguire gli aspetti manuali del lavoro , come compiti da preparare o moduli da rivedere. Mentre i tuoi dipendenti fanno la loro parte lavoro e segnare attività come completato, il tuo lavori può passare automaticamente al successivo fase del Progetto .

Trattato qui:

• Imposta il attività -distribuzione fase e abilitare spostamento automatico
• Collegamento attività ad un lavoro manualmente
• Automatico attività creazione quando il cliente completa la sua parte
• Usando attività distribuire il lavoro tra i membri del team

Imposta il attività -distribuzione fase e abilitare spostamento automatico

Ogni lavoro richiede un insieme di attività , come convincere un cliente a firmare un mandato , completa un questionario o caricare un documento. TaxDome ti permette di automatizzare il tuo progetti affinché attività sono creati da soli come lavori progresso. È un enorme risparmio di tempo quando imposti il tuo progetti generare automaticamente attività a diverso fasi .

Hai bisogno di un esempio? Aggiungi una recensione del manager attività nella Revisione fase di un Progetto , in modo che quando lavori colpiscilo fase , i membri del team responsabili del lavori vengono assegnati automaticamente il attività per rivedere i rendimenti.

Il punto di partenza per automatizzato attività creazione sta selezionando un adatto fase nel tuo flusso di lavoro . Segui questi passi:

1. Avete bisogno di un attività modello con le assegnazioni che vuoi delegare automaticamente. Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione. Il modello può includere attività secondarie per elencare tutto il lavoro manuale elaborato nel tuo team per ciascun cliente (ad es firma elettronica , richiesta di approvazione, blocco di un documento a una fattura, ecc.)
2. Assicurati di avere un fase nel tuo Progetto per nuovo attività , quindi aggiungi Crea attività automazione. Una volta il lavoro entra in questo fase , un nuovo attività viene assegnato automaticamente al membro del team responsabile. Allo stesso tempo, è automaticamente collegato al lavoro e il tuo dipendente riceve una notifica sul nuovo lavoro.
3. Assicurati di avere il spostamento automatico lavori azionare per il fase acceso. In questo modo, una volta tutto attività sono fatti, il lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase . 

Collegamento attività ad un lavoro manualmente

In alcuni casi, potresti anche voler collegare attività A lavori manualmente. Ad esempio, potresti voler collegare il file attività Chiedi al cliente ulteriori informazioni sul reddito per una dichiarazione dei redditi individuale lavoro . Una volta il attività è collegato manualmente, il spostamento automatico lavori funzione funziona come per attività inviato e collegato automaticamente: quando viene completato o annullato, il lavoro viene spostato al successivo fase .

Scopri come collegare attività A lavori manualmente e usarli all'interno progetti .

Nota! Se la attività non è completato o annullato e si sposta manualmente il file lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare in merito ai file in sospeso attività (per maggiori dettagli, leggi come gestire gli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ).

Automatizzare attività creazione quando il cliente completa la sua parte

Eseguire servizi per i tuoi clienti è come passare la palla avanti e indietro. Ma come fanno i membri della tua squadra a scoprire che la palla è nel loro campo? Questo è quando automatizzato attività tornare utile. Quando hai attività automazioni aggiunte al Progetto , vengono creati e assegnati automaticamente solo quando il cliente ha completato la propria parte del lavoro .  

Di seguito troverai l'esempio di una busta paga Progetto dove il attività per il team viene creato solo quando il cliente ha finito e ha caricato i moduli che ti aspetti da lui.

Così questo Progetto ha due principali fasi :

• I "Moduli inviati" fase -- La palla in campo al cliente: viene creato automaticamente un modello di cartella per il cliente con un modulo da elaborare e viene inviato un messaggio che chiede al cliente di compilare il modulo. Il messaggio include un client attività che fa scattare spostamento automatico .
• Il "In preparazione" fase -- La palla è nel campo dell'azienda: una volta che il cliente compila il modulo e contrassegna il attività in una chiacchierata thread come completato, a attività viene creato automaticamente per il membro del team appropriato. Ora possono procedere con il processo del libro paga.

E in questo modo, con queste automazioni, puoi ridurre al minimo la quantità di lavoro e il monitoraggio che devi fare.

Usando attività distribuire il lavoro tra i membri del team 

Dovuto al progetti , attività possono essere collegati tra loro, in modo che quando uno è completato, il successivo viene creato automaticamente. In questo modo, puoi utilizzare automatizzato attività per avvisare le persone di iniziare la loro parte quando più persone stanno lavorando allo stesso lavoro . 

Di seguito, trova l'esempio di una parte di una preparazione fiscale Progetto dove il attività per la persona che esamina il reso viene creato una volta che un altro membro del team ha caricato il reso e contrassegnato il proprio attività come completato.

Quindi, questa parte del processo ha due principali fasi :

• Il "In preparazione" fase -- Il membro del team 1 ottiene il file creato automaticamente attività per preparare il rientro. Dopo averlo caricato e collegato il documento a un file lavoro , segnano il attività come completato. Questo innesca spostamento automatico . 
• Il "In revisione" fase -- IL attività per il membro del team 2 viene creato, ricevono una notifica e possono ora rivedere il reso caricato.

E in questo modo, con queste automazioni, puoi eliminare le comunicazioni non necessarie e concentrarti sul lavoro stesso.