spostamento automatico (Base): Crea attività & collegamento a lavori

Puoi avere il tuo attività creato e assegnato automaticamente per risparmiare tempo dedicato attività processi di distribuzione e delega. Anche se TaxDome automatizza la maggior parte dei processi di routine e ripetuti, il tuo team deve ancora eseguire gli aspetti manuali del lavoro , come compiti da preparare o moduli da rivedere. Poiché i tuoi dipendenti fanno la loro parte lavoro e segnare attività come completato, il tuo lavori può passare automaticamente a quello successivo fase del Progetto .

Imposta il attività -distribuzione fase e abilitare spostamento automatico

Ogni lavoro richiede una serie di attività , come convincere un cliente a firmare una proposta, completare un questionario oppure carica un documento. TaxDome ti permette di automatizzare il tuo progetti affinché attività vengono creati da soli come lavori progresso. È un enorme risparmio di tempo quando configuri il tuo progetti per generare automaticamente attività a diverso fasi .

Hai bisogno di un esempio? Aggiungi una recensione del manager attività nella fase di revisione di un Progetto , così che quando lavori colpire quello fase , membri del team responsabili della lavori vengono assegnati automaticamente attività per rivedere i rendimenti.

Il punto di lancio per l'automazione attività la creazione sta selezionando una fase adatta nel tuo flusso di lavoro . Segui questi passi:

1. Hai bisogno di un modello attività con i compiti che desideri delegare automaticamente. Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione. Il modello può includere attività secondarie per elencare tutto il lavoro manuale elaborato nel tuo team per ciascun cliente (ad esempio, richiesta firma elettronica , richiesta di approvazione, blocco di un documento su una fattura, ecc.)
2. Assicurati di avere un fase nel tuo Progetto per nuovo attività , quindi aggiungi l'automazione Crea attività . Una volta che lavoro entra in questo fase , un nuovo attività viene assegnato automaticamente al membro del team responsabile. Allo stesso tempo, viene automaticamente collegato al lavoro e il tuo dipendente riceve una notifica sul nuovo lavoro.
3. Assicurati di avere lo spostamento automatico lavori azionare per il fase acceso. In questo modo, una volta tutto attività sono finiti, i lavoro viene automaticamente spostato a quello successivo fase . 

Nota! Se il lavoro entra nel attività -distribuzione fase senza un assegnatario , l' Assegna attività al lavoro assegnatario azionare per l'automazione Crea attività verrà applicato il attività assegnatario selezionato nel attività modello (se presente).

Collegamento attività ad a lavoro manualmente

In alcuni casi, potresti anche voler collegare attività A lavori manualmente. Ad esempio, potresti voler collegare il file attività Chiedi al cliente ulteriori informazioni sul reddito per una dichiarazione dei redditi individuale lavoro . Una volta che attività è collegato manualmente, il spostamento automatico lavori la funzione funziona allo stesso modo di per attività inviato e collegato automaticamente: quando viene completato o annullato, il lavoro viene spostato al successivo fase .

Scopri come collegare manualmente attività a lavori e utilizzarli all'interno progetti .

Nota! Se il attività non è completato o annullato e si sposta manualmente il lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare riguardo alla richiesta in sospeso attività (per maggiori dettagli, leggere come gestire gli elementi non finiti durante lo spostamento lavori ).

Automatizzare attività creazione quando il cliente completa la sua parte

Fornire servizi ai tuoi clienti è come passarsi la palla avanti e indietro. Ma come fanno i membri della tua squadra a sapere che la palla è nel loro campo? Questo è quando è automatizzato attività tornare utile. Quando hai attività automazioni aggiunte al Progetto , vengono creati e assegnati automaticamente solo quando il cliente ha completato la sua parte di file lavoro .  

Di seguito troverai l'esempio di una busta paga Progetto dove il attività per il team viene creato solo quando il cliente ha finito e ha caricato i moduli che ti aspetti da lui.

Così questo Progetto ha due principali fasi :

• La fase "Moduli inviati" -- La palla nel campo del cliente: viene creato automaticamente un modello di cartella per il cliente con un modulo da elaborare e viene inviato un messaggio che chiede al cliente di compilare il modulo. Il messaggio include attività del client che si attiva spostamento automatico .
• La fase "In prep" - La palla passa allo studio: una volta che il cliente compila il modulo e segna il attività in una chiacchierata thread come completato, a attività viene creato automaticamente per il membro del team appropriato. Ora possono procedere con il processo di busta paga.

In questo modo, con queste automazioni, puoi ridurre al minimo la quantità di lavoro e di monitoraggio che devi fare.

Utilizzo attività per distribuire il lavoro tra i membri del team 

Dovuto al progetti , attività possono essere collegati tra loro, in modo che quando uno viene completato, il successivo viene creato automaticamente. In questo modo puoi utilizzare l'automazione attività per avvisare le persone di iniziare la propria parte quando più persone stanno lavorando sulla stessa lavoro . 

Di seguito trovi l'esempio di una parte della preparazione fiscale Progetto dove il attività per la persona che esamina il reso viene creato una volta che un altro membro del team ha caricato il reso e contrassegnato il proprio attività come completato.

Quindi, questa parte del processo ha due principali fasi :

• La fase "In preparazione" : il membro del team 1 ottiene il file creato automaticamente attività per preparare il rientro. Dopo averlo caricato e collegato il documento a un file lavoro , segnano il attività come completato. Questo si innesca spostamento automatico . 
• La fase "In revisione" -- Il attività per il membro del team 2, riceverà una notifica e ora potrà rivedere la dichiarazione caricata.

E in questo modo, con queste automazioni, puoi eliminare le comunicazioni inutili e concentrarti sul lavoro stesso. 

Suggerimento! Puoi assegnare attività in modo dinamico in base agli individui assegnati a ruoli specifici per il cliente. Se il assegnatari nel modello sono determinati dai ruoli account , tutti i membri del team assegnati a quei ruoli diventeranno automaticamente assegnatari per il attività .