Integrazione QuickBooks (avanzata): Gestire i problemi di sincronizzazione

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Trattato qui:

• Spiegazione dei tipi di problemi di sincronizzazione
• Come risolvere fatture, pagamenti, rimborsi, spese e problemi comuni relativi ai servizi
• Come controllare e risolvere problemi relativi all'account
• Come esaminare e risolvere i problemi relativi alle fatture

Cerchiamo di fornire una sincronizzazione fluida tra TaxDome e QuickBooks. Tuttavia, occasionalmente, si verificano problemi di sincronizzazione. Il proprietario dello studio e gli amministratori ricevono sempre notifiche sugli errori di sincronizzazione di QuickBooks e possono risolverli. 

Spiegazione dei tipi di problemi di sincronizzazione

Se visualizzate un errore, fatei attenzione a questi possibili motivi, in modo da poterlo correggere:

• I dati del vostro account TaxDome non corrispondono ai dati di QuickBooks.
• La sincronizzazione di QuickBooks con TaxDome è stata disabilitata su QuickBooks.
• Avete modificato/eliminato una voce di QuickBooks con cui era stata precedentemente sincronizzato TaxDome.

Per esaminare e gestire i problemi di sincronizzazione, cliccate sul banner arancione in alto o andate sulle Impostazioni di TaxDome sulla barra laterale sinistra, selezionate le Integrazioni nella barra dei menu, cliccate su QuickBooks, quindi controllate la sezione Errori di QuickBooks. 

Errori:

• Account: questi sono errori causati dalla mancata corrispondenza dei dati dei clienti di TaxDome e QuickBooks.
• Fatture: Questi sono errori causati da TaxDome Fatture e dati fatture QuickBooks non corrispondenti. Ad esempio, se hai modificato manualmente a TaxDome numero di fattura , potrebbe essere necessario duplicare il numero di fattura in QuickBooks.
• Pagamenti: si tratta di errori causati dai dati dei Pagamenti TaxDome e QuickBooks che non corrispondono. 
• Rimborsi: si tratta di errori causati dai dati dei Rimborsi TacDome e QuickBooks che non corrispondono.
• Spese: si tratta di errori causati dalla mancata corrispondenza dei dati delle commissioni di elaborazione dei pagamenti Stripe e delle spese di QuickBooks.
• Servizi: sono errori causati da TaxDome e dati di prodotti/servizi QuickBooks non corrispondenti.

Come risolvere fatture, pagamenti, rimborsi, spese e problemi comuni relativi ai servizi

Avete le seguenti opzioni per provare a correggere gli errori relativi a Fatture, Pagamenti, Rimborsi, Spese e Servizi:

• Risincronizzazione: Provate a sincronizzare di nuovo le voci. Potreste volerlo fare dopo aver apportato modifiche ai dati di QuickBooks. Se la sincronizzazione non va a buon fine, il problema sarà ancora visibile nell'elenco. 
  • Se riscontrate problemi con i Pagamenti, nel vostro account QuickBooks Online, cliccate sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra, andate sulla lista Tutti , quindi su Metodi di pagamento. Cliccate su Modifica accanto alla Carta di credito, quindi selezionate la casella e cliccate su Salva. Ora potete selezionare Sincronizza di nuovo su TaxDome.

• Salta: non provate a sincronizzare una terza volta. Se lo fate, non verrete informati del problema.
• Elimina: questa opzione è disponibile solo per i servizi . Selezionandolo, elimini i servizi in errore da TaxDome . Quindi, puoi risolverlo 1) modificando il reddito del servizio account , 2) creare un nuovo servizio e sincronizzarlo con QuickBooks.

Come controllare e risolvere problemi relativi all'account

Le fatture e i pagamenti per i vostri clienti possono essere sincronizzati automaticamente con QuickBooks solo se i dati dei vostri account TaxDome e QuickBooks corrispondono. Quando aggiungete un cliente, TaxDome cerca lo stesso cliente su QuickBooks. Se non trova un cliente QuickBooks con dati corrispondenti, viene visualizzato un messaggio di errore.

Riceverete anche un errore se l'account QuickBooks che è stato sincronizzato con l'account TaxDome è stato eliminato su QuickBooks. Potrete selezionare un altro account da sincronizzare o decidere di non sincronizzare i dati relativi all'account TaxDome.

Da rivedere e correggere account -problemi correlati, vai al tuo TaxDome Impostazioni dalla barra laterale sinistra, seleziona Integrazioni nella barra dei menu, vai a QuickBooks , quindi rivedi la sezione Errori di QuickBooks . Sono disponibili le seguenti opzioni:

• Selezionare il nome del cliente dall'elenco dei clienti QuickBooks disponibili: digitate il nome del cliente nella colonna AZIONE, selezionatelo quando appare, quindi cliccate su INVIA.
• Crea nuovo cliente in QuickBooks: se non riesci a trovare una corrispondenza esatta per il tuo cliente tra i tuoi clienti QuickBooks, seleziona questa opzione.
• Non sincronizzare questo account: Se non desiderate sincronizzare i dati relativi a questo account, disattivate la sincronizzazione con QuickBooks. Una volta disattivata, non riceverete più messaggi di errore relativi a questo account. Tuttavia, le fatture e i pagamenti di quel cliente non saranno sincronizzati con QuickBooks fino a quando non si deciderà di sincronizzarli accedendo alla scheda Info del profilo dell'account (per ulteriori informazioni sulla sincronizzazione/disincronizzazione degli account consultate questo articolo).
• Salta questo errore: non provate a sincronizzare una terza volta. Se lo fate, non verrete più informati del problema. Tuttavia, riceverete notifiche future sui problemi di sincronizzazione per questo cliente.

Come esaminare e risolvere i problemi relativi alle fatture

Durante la creazione delle fatture in TaxDome , puoi scegliere un numero di fattura manualmente o automaticamente (se è stato creato dall'automazione o è una fattura ricorrente). Quando esiste già una fattura con lo stesso numero in QuickBooks, verrà visualizzato l' errore di numero di documento duplicato dopo la creazione della fattura.

Puoi risolverlo manualmente (assegna alla tua nuova fattura un nuovo numero in base a questa formula: (l'ultimo numero di fattura da QuickBooks Online) + 1, oppure lascia che il sistema lo gestisca automaticamente.

Per farlo, vai al tuo TaxDome Impostazioni dalla barra laterale sinistra, seleziona Integrazioni nella barra dei menu, vai su QuickBooks , quindi azionare su Sincronizza i numeri delle fatture con QuickBooks Online dalla sezione Fatture in fondo alla pagina:

Quando attivato, il sistema controlla sia le fatture che crei sia le fatture in QuickBooks Online. Se provi ad assegnare manualmente a una fattura un numero duplicato, vedrai la notifica "Questo numero esiste già in QBO. Usa 'numero' per evitare duplicati" sotto il campo Numero fattura :

Utilizzare il numero di fattura suggerito nella notifica per evitare errori.

Se la tua fattura viene creata dall'automazione o è una fattura ricorrente, la sincronizzazione dei numeri di fattura imposterà automaticamente il numero successivo senza errori in base a questa formula: (l'ultimo numero di fattura da QuickBooks Online) + 1.