spostamento automatico (Base): Invia proposte e link a lavori
Puoi creare e inviare automaticamente le tue proposte e lettere di incarico. lavori passeranno autonomamente alla fase successiva del Progetto una volta che il cliente avrà firmato una proposta e pagato la fattura una tantum allegata (se presente). Per far accadere la magia dell'automazione, imposta l'automazione Invia proposta e attiva la funzionalità spostamento automatico .
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Impostare l'invio della proposta fase e abilitare spostamento automatico
Questo modo di inviare proposte funziona bene quando le invii per gli stessi servizi e lo stesso prezzo a molti clienti. Se i tuoi clienti sono diversi, crei proposte personalizzate per ognuno di loro ma vuoi comunque averli all'interno Progetto , passa alla sezione successiva .
Il punto di partenza per l'invio di proposte automatizzate è la selezione di un idoneo fase nel tuo flusso di lavoro . Segui questi passi:
- Hai bisogno di un modello di proposta con i termini che funzionano per te. Se non ne hai uno, puoi crearlo facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l'automazione.
- Assicurati di avere un fase nel tuo Progetto per le nuove proposte, quindi aggiungere l'automazione Invia proposta . Una volta che lavoro entra in questo fase , una nuova proposta viene inviata automaticamente al cliente. Allo stesso tempo, sarà legato al lavoro .
- Assicurati di avere lo spostamento automatico lavori azionare per il fase attivato. In questo modo, una volta che la proposta è stata completamente firmata e la fattura una tantum allegata è stata pagata (se presente), il lavoro viene automaticamente spostato al successivo fase .
Nota! Le fatture una tantum incluse nelle proposte vengono automaticamente collegate a lavori .
Collega la proposta personalizzata a lavoro manualmente
Quando ciascuna delle tue proposte è diversa, non puoi utilizzare le automazioni per inviarle. Potresti invece avere un modello generale con termini e informazioni aziendali personalizzato per ciascun cliente (ad esempio, servizi aggiunti, fatture create, sconti applicati, ecc.) e quindi inviato manualmente.
Tuttavia, puoi inviare proposte manualmente nel tuo progetti e goditi comunque i vantaggi della funzione spostamento automatico .
Guarda il video di esempio qui sotto, quindi leggi come collegare manualmente la tua proposta:
Le proposte possono essere collegate a lavori da un proprietario di un'azienda, un amministratore o un dipendente a cui sono stati concessi i diritti di accesso per gestire le proposte . Una volta che la proposta è collegata manualmente, il spostamento automatico lavori la funzionalità funziona allo stesso modo per le proposte inviate e collegate automaticamente: quando il cliente firma e paga la fattura una tantum allegata (se presente), il lavoro viene spostato al successivo fase .
Esistono tre modi per collegare manualmente una proposta:
- Da una scheda lavoro : Apri la lavoro card, clicca su Link nella sezione Linked , seleziona Proposals & ELs , quindi scegli le proposte. Oppure, clicca su New nella sezione Linked , seleziona Proposal / EL e crea una nuova proposta collegata alla lavoro .
- Dalla schermata di creazione/modifica della proposta: Nella fase Generale della creazione della proposta, scegli un cliente, quindi clicca su Aggiungi lavoro in fondo alla pagina. Una volta fatto, vedrai selezionato lavori nella sezione lavori collegati insieme al lavoro titolo e il Progetto a cui appartiene.
- Dalla pagina Proposte ed EL/scheda account del cliente: fare clic sui tre punti all'estrema destra della proposta inviata, selezionare Link al lavoro , quindi scegliere lavori dall'elenco.
Indipendentemente dall'opzione utilizzata, è possibile collegare tutte le proposte desiderate a un lavoro secondo necessità. Le fatture una tantum incluse nelle proposte saranno automaticamente collegate a lavoro , pure.
Dopo il collegamento, i membri del tuo team possono ora accedere facilmente ai documenti di cui hanno bisogno nella sezione Collegati → Proposte ed EL sul lato destro della pagina lavoro carta.
Nota! Se la proposta non è firmata e sposti manualmente il file lavoro ad un altro fase , ti verrà chiesto di decidere cosa fare riguardo alla proposta in sospeso (per maggiori dettagli, leggi come gestire gli elementi incompiuti durante lo spostamento lavori ).
Quando fai il mio lavori con proposte collegate spostamento automatico ?
Automovimento lavori con proposte collegate dipende dal fatto che abbiano fatture collegate, se le fatture siano una tantum o ricorrenti e quale tipo di pagamento venga utilizzato. Ecco cosa succede in ogni caso:
- Viene emessa una fattura e automaticamente collegata all' lavoro .
- Quando la fattura viene pagata, il lavoro è spostato automaticamente.
- Se si scollega manualmente la fattura, lavoro è spostato automaticamente.
- Se si scollega la proposta, verrà scollegata anche la fattura.
- Una proposta con fatture ricorrenti con pagamento automatico e fondi sufficienti da parte del cliente. Alla firma della proposta si svolgono due processi paralleli:
- IL lavoro è automatizzato.
- Viene emessa una fattura, che è possibile collegare manualmente al file lavoro se necessario.
- Il pagamento viene addebitato automaticamente con successo.
- Proposta con fatture ricorrenti con pagamenti automatici, ma il pagamento non è andato a buon fine. Alla firma della proposta si svolgono due processi paralleli:
- IL lavoro è automatizzato.
- Viene emessa una fattura, che è possibile collegare manualmente al file lavoro se necessario.
- Il pagamento NON viene addebitato automaticamente per vari motivi. TaxDome tenterà di ricaricarsi dopo 1, 4, 24 e 48 ore. Se questi tentativi falliscono e non viene aggiunto alcun pagamento manuale, la fattura diventa scaduta in base alle impostazioni configurate.
- Proposta con fatture ricorrenti con pagamenti manuali. Alla firma della proposta si svolgono due processi paralleli:
- IL lavoro è automatizzato.
- Viene emessa una fattura, alla quale è possibile collegare manualmente lavoro se necessario.