App Windows: Richiedi E- firme

Richiedi e- firme dal TaxDome App desktop Windows durante il caricamento di documenti e moduli preparati. Indica dove desideri che i clienti firmino elettronicamente, inserisci i campi per il contribuente e il suo coniuge e aggiungi l'autenticazione basata sulla conoscenza ( KBA ). Quindi attiva i promemoria in modo che i clienti non dimentichino di firmare il prima possibile!

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Nota: È necessario caricare i documenti in una cartella di livello superiore con Il cliente può visualizzare accesso alla richiesta e- firme .

Coperto qui:

Richiesta di posta elettronica firme sul TaxDome Applicazione Windows 

Per richiedere e- firme su documenti e moduli preparati:

1. Carica il documento su TaxDome App Windows (per assistenza, vedere la demo sopra). 

2. Selezionare il cliente account il documento è per. 

3. Selezionare quindi una cartella con accesso client in cui si desidera caricare il documento azionare su richiesta firma del cliente ? Si aprirà la nuova finestra per la firma.

4. Scegli manualmente il firmatario (potrebbe essere il cliente o un rappresentante dell'azienda) nel menu a discesa Scegli firmatario oppure applica un modello di firma

5. Aggiungine altrettanti firma elettronica campi necessari per ciascun modulo.

6. Fare clic su SALVA . Una volta caricato il documento, viene inviata un'e-mail al cliente con un collegamento al documento in sospeso firma elettronica e il documento diventa visibile nella sottoscheda firme della scheda Documenti .

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Mancia! 

  • Se desideri collegare il documento caricato a un file lavoro , abilitare il Link al lavoro azionare e seleziona il lavoro . Maggiori informazioni sul collegamento degli elementi a lavori .
  • Quando il documento è collegato a a lavoro , IL lavoro può essere spostato automaticamente a quello successivo fase del Progetto una volta il firma elettronica è completato.

Di seguito, scopri di più sui campi numerati:

1. Scegli modello : se hai creato modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, seleziona il modello. Per ulteriori informazioni sull'applicazione dei modelli, vedere i dettagli di seguito .

2. Scegli il firmatario: seleziona qui il nome della persona che deve firmare. 

  • Per aggiungere un campo, seleziona il nome del contatto dall'elenco a discesa.
  • Per aggiungere un altro campo per il rappresentante dell'azienda, seleziona il suo nome dal menu a discesa (dettagli di seguito ).
  • Puoi anche aggiungere un campo per un ulteriore firmatario, ad esempio il coniuge (dettagli di seguito ).

3. Esistono vari campi che puoi trascinare e rilasciare nel documento:  

  • Firma: trascina e rilascia questo campo sul documento in cui desideri che il cliente o il rappresentante dell'azienda firmi. 
  • Iniziali: trascina e rilascia questo campo sul documento dove ti servono per inizializzare qualcosa.
  • Data della firma: trascina e rilascia questo campo sul documento in cui ti serve la data. Una volta che il cliente firma un documento, le date popolano automaticamente i campi della data, così come i campi della firma in cui firmano. La data compila i campi del rappresentante dell'azienda quando il documento viene inviato al cliente per essere firmato. Le date non possono essere modificate. 
  • Campo di testo: usalo come un Post-it. Trascinalo nel punto in cui desideri aggiungere una nota o richiedere ulteriori informazioni. Posiziona il campo dove vuoi che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.

4. Promemoria: azionare attiva questa opzione se desideri che venga inviata una notifica via email al cliente quando non firma entro la data di scadenza. Ecco ulteriori informazioni sui promemoria .

5. Richiedi KBA : azionare questo per utilizzare l'autenticazione basata sulla conoscenza (disponibile solo per i tuoi clienti statunitensi). Ecco di più su KBA .

6. Pulsanti di navigazione: utilizzare questi pulsanti per passare da una pagina all'altra.

7. Annulla: fare clic per annullare tutte le modifiche.

8. SALVA: puoi salvare le modifiche senza inviare il documento. Potrai comunque rivederlo e modificarlo. Il documento non sarà visibile al client finché non si fa clic su CARICA FILE .

Richiesta di posta elettronica firme da una coppia sposata

Secondo le norme fiscali, i coniugi che presentano una dichiarazione dei redditi congiuntamente devono firmarla entrambi. 

Prima di richiedere un paio di e- firme , assicurati che...

  • Il contatto del coniuge è legato al contribuente account . (Ulteriori informazioni su contatti e accounts .)
  • Sia il contribuente che il coniuge hanno accesso al portale account : nel account nella sezione contatti di, è necessario attivare il login per entrambi gli indirizzi email.

Prossimi passi:

1. azionare su Richiedi la firma del cliente? proprio come fai quando hai bisogno che una persona firmi elettronicamente (vedi sopra ). Innanzitutto, aggiungi i campi per il contribuente, quindi seleziona il nome di contatto del coniuge nel file Scegli firmatario cadere in picchiata.

2. Aggiungere i campi in cui deve firmare il coniuge. Per chiarezza viene utilizzato un colore diverso per ogni firmatario.

3. Fare clic su Invia per inviare il documento a entrambi i coniugi.

Cosa succede quando richiedi un'e- firme da una coppia sposata

  • Entrambi i contatti collegati al account , il contribuente e il suo coniuge ricevono un'e-mail con un collegamento univoco al documento in sospeso firma elettronica .
  • Entrambi i coniugi vedono che il documento è in sospeso firma elettronica .
  • Entrambi i coniugi vedono tutti i campi aggiunti al documento ma possono firmare solo i propri.
  • Ricevi una notifica quando un coniuge firma il documento; ti consente di sapere se l'altro coniuge deve ancora firmare elettronicamente.
  • Una volta che qualcuno ha firmato, non è possibile modificare i campi della firma.
  • Un documento è contrassegnato come Firmato una volta che entrambi i coniugi avranno firmato. 
  • Se uno dei firmatari fallisce il KBA o rifiuta di firmare, dovrai caricare nuovamente il documento preparato e richiederli nuovamente entrambi firme .

Aggiunta di un rappresentante dell'azienda firma elettronica

Molti documenti devono essere firmati anche da un preparatore fiscale. Se hai bisogno che più rappresentanti dell'azienda firmino, aggiungi i campi relativi firme e indicare il nome di ciascun membro del team.

Quando richiedi una firma elettronica a un membro del team, seleziona il nome dal menu a tendina Scegli firmatario . Campi disponibili:

  • Firma : per impostazione predefinita, viene visualizzato il tuo nome. Se hai bisogno di più campi per la firma per la tua azienda, aggiungine altri, quindi modifica i nomi.
  • Data: viene compilata automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.

Suggerimenti:

  • Se hai bisogno di cambiare il tuo nome o le tue iniziali, clicca sul campo per modificarlo.
  • Se viene aggiunto un campo per la firma per un rappresentante dell'azienda, ma il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team con accesso al cliente account documenti.
  • Una volta inviato il documento a un cliente, il documento viene considerato firmato dalla tua azienda e il cliente vede che è firmato dai rappresentanti dell'azienda.
  • Se al documento vengono aggiunti i campi per la firma dei rappresentanti dell'azienda, ma il documento non è stato ancora firmato dal cliente, è comunque possibile annullare la richiesta firma elettronica .
  • Quello di un documento percorso di verifica mostra che ha aggiunto il campo per la firma di ciascun rappresentante dell'azienda sul documento.

Applicazione di modelli di firma

Avere modelli di firma farà risparmiare tempo quando si richiede e- firme sui moduli utilizzati di frequente, come 8879, 8821 o 2848. Ulteriori informazioni sulla creazione di modelli .

Una volta creato un modello, utilizzalo per accelerare il processo di richiesta della firma. 

Ecco come:

1. Richiedi un firma elettronica per qualsiasi documento caricato nella cartella con Il cliente può visualizzare accesso.

2. Fare clic su Scegli modello per ottenere un menù a tendina . Seleziona un modello.

  • Il tuo nome verrà automaticamente compilato nel campo della firma del rappresentante dell'azienda.
  • I nomi dei tuoi clienti verranno compilati automaticamente nei campi firma Firmatario 1 e Firmatario 2 .

3. Per ulteriori informazioni, leggi le impostazioni della firma .

L'ordine dei contatti collegati nella sezione Dettagli Account determina l'ordine dei firmatari. Se necessario, puoi modificare l'ordine di firma predefinito .

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