Windows App: Richiedere le firme elettroniche

Richiedete le firme elettroniche dall'app desktop Windows di TaxDome durante il caricamento di documenti e moduli. Indicate dove desiderate che i clienti firmino elettronicamente, inserite i campi per il contribuente e il loro coniuge, aggiungete l'autenticazione basata sulla conoscenza, quindi attivate i promemoria in modo che i clienti si ricordino di firmare il prima possibile!

Nota: Dovete caricare i documenti in una cartella di primo livello con il livello di accesso Il cliente può visualizzare per richiedere le firme elettroniche.

Trattato qui:

Richiedere firme elettroniche sull'App Windows di TaxDome
Richiedere firme elettroniche ad una coppia sposata
Aggiungere la firma elettronica di un rappresentante dello studio
Applicare i modelli di firma

Richiedere firme elettroniche sull'App Windows di TaxDome

Per richiedere firme elettroniche su documenti e moduli:

1. Caricare il documento sulla App Windows di TaxDome (per assistenza, vedere la demo sopra).

2. Selezionare l'account cliente a cui è destinato il documento.

3. Selezionare una cartella con il livello di accesso Il Cliente Può Visualizzare per caricare il documento, quindi attivare Richiedere la firma del cliente?

Mancia! Se vuoi collegare il documento caricato a un file lavoro , attiva Link a lavoro azionare e selezionare il lavoro . Ulteriori informazioni sul collegamento di elementi a lavori .

4. Scegliere manualmente il firmatario (il cliente o il rappresentante dello studio) nel menu a tendina Scegli firmatario o applicare un modello di firma.

5. Aggiungere tanti campi di firma elettronica per firmatario, quanti sono necessari.

6. Cliccare su SALVA. Una volta caricato il documento, viene inviata un'email al cliente con un collegamento al documento in attesa di firma elettronica e il documento appare nella sottoscheda Firme della relativa scheda Documenti.

Di seguito, scoprite di più sui campi numerati:

1. Scegli modello: se avete creato modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, selezionatene uno. Per ulteriori informazioni sull'applicazione dei modelli, vedere i dettagli di seguito.

2. Scegli firmatario: selezionate qui il nome della persona che deve firmare.

Per aggiungere un campo, selezionate il nome del contatto dell'account utente.
Per aggiungere un campo per il rappresentante dello studio, selezionate l'opzione con il vostro nome (dettagli sotto ).
Per aggiungere un campo per un firmatario aggiuntivo, come il coniuge (dettagli di seguito ).

3. Ci sono vari campi che potete trascinare sul documento:

Firma: trascinate questo campo nel documento dove volete che firmino il cliente o il rappresentate dello studio.
Iniziali: trascinate questo campo sul documento in cui avete bisogno delle iniziali.
Data firmata: trascinate questo campo sul documento in cui vi serve una data. Una volta che il cliente ha firmato, le date popolano automaticamente questi campi così come i campi della firma in cui firmano. La data popola i campi di un rappresentante dello studio quando il documento viene inviato al cliente per essere firmato. Le date non possono essere modificate.
Campo di testo: usatelo come un post-it. Trascinatelo dove volete aggiungere una nota, ad esempio per richiedere un codice fiscale, il cognome da nubile della madre o qualsiasi altro dato aggiuntivo. Posizionate il campo dove volete, quindi cliccate su di esso per modificarlo.

4. Promemoria: attivateli se volete che venga inviata una notifica email al cliente quando non firma entro la data di scadenza. Per ulteriori informazioni sui promemoria, cliccate qui.

5. Richiedi KBA: attivatelo per utilizzare l'autenticazione basata sulla conoscenza (disponibile solo per clienti e aziende statunitensi). Per maggiori dettagli sul KBA, cliccate qui.

6. Pulsanti di navigazione: utilizzate questi pulsanti per passare di pagina in pagina

7. Annulla: cliccate per annullare tutte le modifiche.

8. SALVA: potete salvare le modifiche senza inviare il documento. Potrete comunque rivederlo e modificarlo. Il documento non sarà visibile al cliente finché non cliccherete su CARICA FILE.

Richiedere firme elettroniche ad una coppia sposata

Secondo le norme fiscali, i coniugi che presentano una dichiarazione dei redditi congiunta devono firmare entrambi.

Prima di richiedere ad una coppia le firme elettroniche assicuratevi che...

Il contatto del coniuge è legato a quello dell'account del contribuente. (Per maggiori dettagli, cliccate qui.)
Sia il contribuente che il coniuge hanno accesso all'account: nella sezione contatti dell'account, l'accessodeve essere attivato per entrambi i loro indirizzi email.

Prossimi passi:

1. Attivate Richiedila firma del cliente? proprio come fareste quando avete bisogno che una persona firmi elettronicamente (vedere sopra). Innanzitutto, aggiungete i campi per il contribuente, quindi selezionate il nome del contatto del coniuge nel fileScegli firmatariodal menu a tendina.

2. Aggiungete i campi dove deve firmare il coniuge. Per chiarezza, viene utilizzato un colore diverso per ogni firmatario.

3. Cliccate su Invia per inviare il documento a entrambi i coniugi.

Cosa succede quando richiedete firme elettroniche ad una coppia sposata

Entrambi i contatti legati all'account, al contribuente e al coniuge, ricevono una mail con un link univoco al documento in attesa di firma elettronica.
Entrambi i coniugi vedono che il documento è in attesa di firma elettronica.
Entrambi i coniugi vedono tutti i campi aggiunti al documento ma possono firmare solo il proprio.
Ricevete una notifica quando un coniuge firma il documento; vi consente di sapere se l'altro coniuge ha ancora bisogno di firmare elettronicamente.
Una volta che qualcuno ha firmato, non potete modificare i campi della firma.
Un documento viene contrassegnato come Firmato dopo che entrambi i coniugi hanno firmato.
Se uno dei firmatari non supera il KBA o rifiuta di firmare, dovrete caricare nuovamente il documento e richiedere nuovamente entrambe le firme.

Aggiungere la firma elettronica di un rappresentante dello studio

La maggior parte dei documenti deve essere firmata anche da uno o più commercialisti. Se avete bisogno che diversi rappresentanti dello studio firmino, aggiungete i campi per quelle firme e indicate il nome di ogni membro del team.

Quando richiedete la firma elettronica ad un membro del team, selezionate il vostro nome dal menu a discesa Scegli firmatario. Campi disponibili:

Firma: per impostazione predefinita, viene visualizzato il vostro nome. Se avete bisogno di più campi firma per il vostro studio, aggiungetene altri, quindi modificate i nomi.
Data: viene compilata automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.

Consigli:

Se avete bisogno di cambiare il vostro nome o le vostre iniziali, cliccate e modificate il campo.
Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante dello studio, ma il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team con accesso ai documenti dell'account cliente.
Una volta inviato il documento a un cliente, il documento è considerato firmato dal vostro studio e il cliente vede che è stato firmato dai rappresentanti dello studio.
Se al documento vengono aggiunti i campi firma per i rappresentanti dello studio, ma il documento non è stato ancora firmato dal cliente, è comunque possibile annullare la richiesta di firma elettronica.
Il percorso di verifica di un documento mostra chi ha apposto sul documento il campo della firma di ciascun rappresentante dello studio.

Applicare i modelli di firma

Avere modelli di firma farà risparmiare tempo durante la richiesta firme elettroniche sui moduli utilizzati di frequente, come 730, CU. Scoprite di più su come creare un modello qui.

Dopo aver creato un modello, utilizzatelo per accelerare il processo di richiesta della firma.

Ecco come:

1. Richiedete una firma elettronica per qualsiasi documento caricato nella cartella con il livello di accesso Il cliente può visualizzare .

2. Cliccate su Scegli modello per visualizzare il menù a tendina. Selezionate un modello.

Il vostro nome compilerà automaticamente il campo della firma del rappresentante dello studio.
I nomi dei vostri clienti popoleranno automaticamente i campi della firma Firmatario 1 e Firmatario 2.

3. Per ulteriori informazioni sulle impostazioni della firma, cliccate qui.

L'ordine dei contatti collegati nella sezione Dettagli dell'account determina l'ordine dei firmatari. Per scoprire come modificare l'ordine predefinito di firma, cliccate qui.