Windows App: Richiedere le firme elettroniche
Richiedi e- firme dal TaxDome App desktop Windows durante il caricamento di documenti e moduli preparati. Indica dove desideri che i clienti firmino elettronicamente, inserisci i campi per il contribuente e il suo coniuge e aggiungi l'autenticazione basata sulla conoscenza (KBA). Quindi attiva i promemoria in modo che i clienti non dimentichino di firmare il prima possibile!
Nota: Dovete caricare i documenti in una cartella di primo livello con il livello di accesso Il cliente può visualizzare 
per richiedere le firme elettroniche.
Trattato qui:
- Richiesta di posta elettronica firme sul TaxDome Applicazione Windows
- Richiesta di posta elettronica firme da una coppia sposata
- Aggiunta di un rappresentante dell'azienda firma elettronica
- Applicazione di modelli di firma
Richiesta di posta elettronica firme sul TaxDome Applicazione Windows
Per richiedere firme elettroniche su documenti e moduli:
1. Caricare il documento sulla App Windows di TaxDome (per assistenza, vedere la demo sopra).
2. Selezionare l'account cliente a cui è destinato il documento.
3. Selezionare una cartella con accesso C lient può visualizzare a cui si desidera caricare il documento, quindi azionare su R equestre la firma del cliente ?
4. Scegliere manualmente il firmatario (potrebbe essere il cliente o un rappresentante dell'azienda) nell'elenco a discesa Scegli firmatario oppure applicare un modello di firma .
5. Aggiungi altrettanti firma elettronica campi necessari per ogni modulo.
6. Cliccare su SALVA. Una volta caricato il documento, viene inviata un'email al cliente con un collegamento al documento in attesa di firma elettronica e il documento appare nella sottoscheda Firme della relativa scheda Documenti.
Mancia!
- Se vuoi collegare il documento caricato a un file lavoro , attiva Link a lavoro azionare e selezionare il lavoro . Ulteriori informazioni sul collegamento di elementi a lavori .
- Quando il documento è collegato a a lavoro , IL lavoro può essere spostato automaticamente al successivo fase del Progetto una volta il firma elettronica è completato.
Di seguito, scoprite di più sui campi numerati:
1. Scegli il modello : se hai creato modelli di firma per risparmiare tempo con i moduli utilizzati di frequente, seleziona il modello. Per ulteriori informazioni sull'applicazione dei modelli, vedere i dettagli di seguito .
2. Scegli firmatario: selezionate qui il nome della persona che deve firmare.
- Per aggiungere un campo, seleziona il nome del contatto dall'elenco a discesa.
- Per aggiungere un altro campo per il rappresentante dell'azienda, seleziona il suo nome dal menu a discesa (dettagli sotto ).
- Puoi anche aggiungere un campo per un altro firmatario, ad esempio il coniuge (dettagli di seguito ).
3. Ci sono vari campi che potete trascinare sul documento:
- Firma: trascinate questo campo nel documento dove volete che firmino il cliente o il rappresentate dello studio.
- Iniziali: trascina e rilascia questo campo sul documento dove ti servono per inizializzare qualcosa.
- Data della firma: trascina e rilascia questo campo sul documento in cui hai bisogno della data. Una volta che il cliente firma un documento, le date popolano automaticamente i campi della data, così come i campi della firma in cui firmano. La data popola i campi di un rappresentante dell'azienda quando il documento viene inviato al cliente per essere firmato. Le date non possono essere modificate.
- Campo di testo: usalo come un post-it. Trascinalo nel punto in cui desideri aggiungere una nota o richiedere informazioni aggiuntive. Posiziona il campo dove vuoi che sia, quindi fai clic su di esso per modificarlo.
4. Promemoria: azionare attivalo se desideri che venga inviata una notifica e-mail al cliente quando non firma entro la data di scadenza. Ecco ulteriori informazioni sui promemoria .
5. Richiedi KBA: azionare this on per utilizzare l'autenticazione basata sulla conoscenza (disponibile solo per i tuoi clienti statunitensi). Ecco di più su KBA .
6. Pulsanti di navigazione: utilizzare questi pulsanti per passare da una pagina all'altra.
7. Annulla: cliccate per annullare tutte le modifiche.
8. SALVA: potete salvare le modifiche senza inviare il documento. Potrete comunque rivederlo e modificarlo. Il documento non sarà visibile al cliente finché non cliccherete su CARICA FILE.
Richiesta di posta elettronica firme da una coppia sposata
Secondo le norme fiscali, i coniugi che presentano una dichiarazione dei redditi congiunta devono firmare entrambi.
Prima di richiedere un paio di e- firme , assicurati che...
- Il contatto del coniuge è legato al contribuente account . (Ecco di più sui contatti e accounts .)
- Sia il contribuente che il coniuge hanno accesso al portale account : nel account nella sezione dei contatti di , l'accesso deve essere attivato per entrambi i loro indirizzi e-mail.
Prossimi passi:
1. Attivate Richiedila firma del cliente? proprio come fareste quando avete bisogno che una persona firmi elettronicamente (vedere sopra). Innanzitutto, aggiungete i campi per il contribuente, quindi selezionate il nome del contatto del coniuge nel fileScegli firmatariodal menu a tendina.
2. Aggiungi i campi in cui il coniuge deve firmare. Per chiarezza, viene utilizzato un colore diverso per ciascun firmatario.
3. Cliccate su Invia per inviare il documento a entrambi i coniugi.
Cosa succede quando richiedi un'e- firme da una coppia sposata
- Entrambi i contatti collegati al account , il contribuente e il coniuge ricevono un'e-mail con un collegamento univoco al documento pendente firma elettronica .
- Entrambi i coniugi vedono che il documento è in attesa di firma elettronica.
- Entrambi i coniugi vedono tutti i campi aggiunti al documento ma possono firmare solo il proprio.
- Ricevete una notifica quando un coniuge firma il documento; vi consente di sapere se l'altro coniuge ha ancora bisogno di firmare elettronicamente.
- Una volta che qualcuno ha firmato, non potete modificare i campi della firma.
- Un documento viene contrassegnato come Firmato dopo che entrambi i coniugi hanno firmato.
- Se uno dei firmatari non supera il KBA o rifiuta di firmare, dovrete caricare nuovamente il documento e richiedere nuovamente entrambe le firme.
Aggiunta di un rappresentante dell'azienda firma elettronica
Molti documenti devono essere firmati anche da un preparatore fiscale. Se hai bisogno che più rappresentanti dell'azienda firmino, aggiungi i campi relativi firme e indicare il nome di ciascun membro del team.
Quando si richiede un firma elettronica da un membro del team, selezionare il nome dall'elenco a discesa Scegli firmatario . Campi disponibili:
- Firma: per impostazione predefinita, viene visualizzato il vostro nome. Se avete bisogno di più campi firma per il vostro studio, aggiungetene altri, quindi modificate i nomi.
- Data: viene compilata automaticamente quando il documento viene inviato al cliente.
Consigli:
- Se hai bisogno di cambiare il tuo nome o le tue iniziali, clicca sul campo per modificarlo.
- Se viene aggiunto un campo firma per un rappresentante dello studio, ma il documento non è stato inviato al cliente, il campo può essere modificato o eliminato da qualsiasi membro del team con accesso ai documenti dell'account cliente.
- Una volta inviato il documento a un cliente, il documento è considerato firmato dal vostro studio e il cliente vede che è stato firmato dai rappresentanti dello studio.
- Se al documento vengono aggiunti i campi firma per i rappresentanti dello studio, ma il documento non è stato ancora firmato dal cliente, è comunque possibile annullare la richiesta di firma elettronica.
- Un documento percorso di verifica mostra che ha aggiunto il campo della firma di ciascun rappresentante aziendale sul documento.
Applicazione di modelli di firma
Avere modelli di firma farà risparmiare tempo quando si richiede e- firme sui moduli utilizzati di frequente, come 8879, 8821 o 2848. Ulteriori informazioni sulla creazione di modelli .
Dopo aver creato un modello, utilizzatelo per accelerare il processo di richiesta della firma.
Ecco come:
1. Richiedete una firma elettronica per qualsiasi documento caricato nella cartella con il livello di accesso Il cliente può visualizzare .
2. Cliccate su Scegli modello per visualizzare il menù a tendina. Selezionate un modello.
- Il vostro nome compilerà automaticamente il campo della firma del rappresentante dello studio.
- I nomi dei vostri clienti popoleranno automaticamente i campi della firma Firmatario 1 e Firmatario 2.
3. Per ulteriori informazioni, leggi le impostazioni della firma .
L'ordine dei contatti collegati nel file Account La sezione Dettagli determina l'ordine dei firmatari. Se necessario, puoi modificare l'ordine di firma predefinito .