Attività (avanzato): collegare le attività ai lavori & spostamento automatico

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I progetti possono essere automatizzati in modo che mentre i lavori si spostano da una fase all'altra, delle nuove attività vengano generate automaticamente. Ogni fase potrebbe contenere un insieme di attività diverse, e una volta completate, il lavoro passa automaticamente alla fase successiva. Qui spieghiamo come collegare manualmente le attività ai lavori oltre che ad automatizzarle. Inoltre, vi mostriamo come configurare lo spostamento automatico.

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Trattato qui:

Aggiungere manualmente le attività vs. Attività automatizzate

A testa lavoro richiede un insieme di attività , come convincere un cliente a firmare un mandato , completa un questionario o caricare un documento. TaxDome ti permette di automatizzare il tuo progetti così che attività sono creati da soli come lavori progresso. 

Tuttavia, puoi anche collegarti manualmente attività a lavori usando il attività caratteristica. Ad esempio, potresti voler collegare il file attività Chiedi al cliente ulteriori informazioni sul reddito per un 1040 Return 2020 lavoro .

Per sapere come collegare manualmente le attività ai lavori, cliccare qui.

È un enorme risparmio di tempo quando configurate il vostro progetti per generare automaticamente le attività nelle diverse fasi.

Vi serve un esempio? Aggiungete un'automazione Revisione delManager nella fase del progetto Revisione, in modo che quando il lavoro entra in quella fase, ai membri del team responsabili del lavoro vengono automaticamente assegnate le attività da controllare.

Per imparare ad automatizzare ale attività nei progetti, cliccare qui.

Collegare attività ai lavori & impostare lo spostamento automatico

Dopo aver collegato un'attività ad un progetto, impostare lo spostamento automatico per far passare il lavoro automaticamente alla fase successiva del progetto, quando l'attività viene completata.

  • Un'attività specifica può essere collegata una sola volta ad a lavoro.
  • Un lavoro potrebbe includere tante attività quante sono necessarie.
  • le attività sono collegate ai lavori da un titolare dell'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso per visualizzare tutti gli account o che è assegnato all'account.

Ecco come fare:

1. Accedi al Progetto impostazioni di, aggiungi il file fase per il attività , poi azionare Su spostamento automatico lavori

Puoi aggiungere il file Create attività automation (per maggiori dettagli, vai qui ) o collega il file attività manualmente.

Per collegare il attività manualmente, selezionare il lavoro durante la creazione (o la modifica) del file attività .

Oppure andate al progetto, assicuratevi che il lavoro sia nella fase giusta, cliccate la casella del lavoro, andate sul + Link in alto a destra, selezionate Attività, quindi scegliete l'attività. Potete collegare qualsiasi attività precedentemente inviata a un cliente.

  • Con le attività ricorrenti, la data di inizio è mostrata accanto al nome dell'attività.
  • Filtro lo stato dell'attività. Per impostazione predefinita vengono visualizzati, tutte le attività, ad eccezione di quelle completate. Cliccate sul FILTRO in alto a destra per selezionare gli stati che desiderate visualizzare.

Quando le attività sono collegate, visualizzatele nella sezione Attività. Le attività collegate per ultime sono elencate per prime.

Vedrete quanto segue:

  • NOME: il nome dell'attività. Se l'attività è ricorrente, accanto ad essa appare un orologio.
  • ASSEGNATARIO: potete modificare i membri del team assegnati all'attività se necessario.
  • STATO: le attività sono PIANIFICATO , IN CORSO o COMPLETATO. Potete cambiare lo stato qui se necessario.
  • PRIORITÀ: le attività sono etichettate come BASSO, ALTO, MEDIO o URGENTE. È possibile modificare la priorità qui, se necessario.
  • Inoltre, cliccate sul nome dell'attività per controllarlo e modificarne i dettagli.

Fare clic sulla x per scollegare un'attività non necessaria.

Quando lo spostamento automatico è abilitato, i lavori passano automaticamente alla fase successiva quando un'attività viene completata. Se state spostando manualmente un lavoro nella prossimo fase, dovrete decidere come proseguire con l'attività incompleta: scollegarla, spostarla alla fase successiva, eliminarla o contrassegnarla come completata (per maggiori dettagli, cliccate qui).

Gestire le attività

Potete gestire le attività collegate in tre posti:

  • La finestra per la modifica delle attività: qui vedrete in quale progetto e in quale fase si trova l'attività. Cliccare sul nome del progetto per entrare.

  • Lista delle attività: qui vedrete il lavoro a cui l'attività è collegato così come il progetto e la fase in cui è dentro. Cliccare sul nome del lavoro se è necessario apportare modifiche ad un'attività collegata.

  • Il progetto: Il contatore a destra mostra il numero di attività incompiute nella fase corrente. Per maggiori dettagli, cliccare qui.

Come cambiare lo stato o l'assegnatario di un'attività all'interno di un progetto

Di solito, assegnate attività ai membri del team durante la creazione o la creazione di un modello di attività. Tuttavia, potete cambiare a chi è assegnata un'attività quando...

  • ...controllate i dettagli di un lavoro. Aggiungete, eliminate o modificate l'assegnatario dell'attività collegata nella fase corrente. Vedere sopra per i dettagli.
  • ...spostate un lavoro in una nuova fase che include l'automazione Crea attività. Aggiungete, eliminate o modificate gli assegnatari quando l'attività viene aggiunta ad a Progetto.
  • ...spostate un lavoro con un'attività incompiuta all'interno di una nuova fase. Aggiungete, eliminate o modificate gli assegnatari quando spostate un lavoro con attività incompiute nella fase successiva.

Se ci sono delle attività incomplete quando un lavoro viene spostato in un nuovo fase, viene visualizzato un menu a tendina nella sezione Requisiti incompiuti. Scegliete tra i seguenti:

  • Segna come completato: cambia lo stato dell'attività con COMPLETATO.
  • Passa alla fase successiva: Sposta il'attività nella prossima fase senza cambiare lo stato.
  • Elimina: elimina l'attività dal lavoro.
  • Scollega: scollega l'attività dal lavoro. (Sarà ancora disponibile ma non più collegata al lavoro. Una volta scollegata un'attività, potrete collegarla ad un altro lavoro.)

Abbinare gli assegnatari delle attività con gli assegnatari del lavoro

Di solito, un attività assegnatario è selezionato nel attività modello. Tuttavia, puoi modificarlo all'interno del file Create attività automazione nel Progetto impostazioni: fare clic su Modifica automazioni pulsante e azionare su Assegna attività a lavoro assegnatario . Questo sovrascriverà il file attività assegnatario definito nel modello.

Quando un lavoro viene spostato in una nuova fase, l'assegnatario della attività corrisponderà automaticamente all'assegnatario del lavoro. Potete apportare modifiche agli assegnatari delle attività manualmente se necessario.

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Nota: se non è stato selezionato l'assegnatario del lavoro allora il campo dell'assegnatario rimane vuoto per le attività che vengono attivate dall'automazione che hanno abilitato l'opzioneAssegna attività all'assegnatario del lavoro.

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