Fatture una tantum (Base): crea e applica modelli

I nostri modelli vengono utilizzati per automatizzare le procedure di routine e risparmiare un sacco di tempo. Qui ti mostriamo come creare un modello di fattura in modo proattivo o durante la creazione di un modello di fattura Progetto in modo da poterlo applicare come automazione .

Trattato qui:

• Creazione modelli di fattura
• Utilizzo dei modelli di fatture nelle automazioni
• Applicazione di modelli di fattura
• Modifica dei modelli di fattura
• Duplicazione dei modelli di fattura
• Eliminazione dei modelli di fattura

Creazione modelli di fattura

Un modello di fattura può essere creato da un proprietario dell'azienda, un amministratore o un membro del team con diritti di accesso gestire i modelli .

Per creare un modello di fattura, vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi Fatture . Successivamente, fai clic su Crea modello .

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione Crea fattura durante la creazione o la modifica di un file Progetto , quindi fare clic su Nuovo modello .

La finestra Crea modello di fattura è divisa nelle parti sinistra e destra.

Nella parte sinistra hai le seguenti opzioni:

1. Nome del modello : lo vedrai quando selezioni il modello.

2. Descrizione : aggiungi una descrizione facoltativa di ciò che è incluso nella fattura. Puoi usare account shortcodes in base ai campi personalizzati e alla data shortcodes . Ecco di più sugli shortcodes .

3. Scegli un metodo di pagamento : seleziona il metodo di pagamento che desideri venga utilizzato dal cliente. Ulteriori informazioni sulla selezione di un fornitore di servizi di pagamento predefinito .

4. Impostazioni QuickBooks : seleziona la posizione e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks . I clienti non vedranno questo campo. Si noti che il QuickBooks la sezione delle impostazioni viene visualizzata solo se la accendi QuickBooks . Vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio delle posizioni e/o delle lezioni.

5. Invia e-mail al cliente al momento della creazione della fattura : questo messaggio sostituirà il testo predefinito nella notifica del sistema e-mail inviata insieme alla fattura. L'e-mail non sarà accessibile dopo aver inviato la richiesta. Puoi anche usare account shortcodes basati su campi personalizzati e data shortcodes .

6. Pagare la fattura con crediti se disponibili : azionare questo in modo che la fattura venga pagata con qualsiasi TaxDome crediti che il cliente potrebbe avere. Scopri di più sul pagamento per conto di un cliente .

7. Promemoria : azionare questo per inviare una notifica via email al cliente se non ha pagato la fattura entro un numero di giorni specificato. Ecco ulteriori informazioni sui promemoria .

Nella parte destra della finestra Crea modello di fattura , hai le seguenti opzioni:

1. Elementi pubblicitari: nella sezione Elementi pubblicitari puoi:

• Aggiungi elemento pubblicitario : fai clic su Elemento pubblicitario , quindi seleziona un servizio esistente o creane uno nuovo. Compila il campo Tariffa , imposta il numero di servizi e tasse (ulteriori informazioni sulle aliquote fiscali nelle fatture ) e digita la Descrizione (facoltativo). Seleziona la classe a cui inviare il messaggio QuickBooks (i clienti non vedranno questo campo).
• Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 
• Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.
• Modifica le impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura.
  Se i campi Descrizione e Data servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Esiste una logica diversa per le colonne Tariffe e Qtà e Tasse : dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

2. Il riepilogo ti consente di vedere:

• Subtotale : è la somma degli importi dei servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non sono presenti elementi pubblicitari. Dopo averli aggiunti, viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.
• Aliquota IVA : se non disponi di voci, puoi modificare l'aliquota IVA. Se disponi di elementi pubblicitari, per modificare l'aliquota IVA, devi abilitare la colonna IVA per gli elementi pubblicitari (ulteriori informazioni sull'imposta sulle vendite ).
• Importo IVA : calcolato automaticamente dal totale parziale x aliquota IVA .
• Totale : calcolato automaticamente dal totale parziale + importo IVA .

3. Nota per il cliente: puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes . Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nel portale clienti e nel PDF fattura.

4. Anteprima: clicca su Anteprima in alto a destra per vedere in anticipo l'esatto PDF i tuoi clienti otterranno. Se sei soddisfatto di ciò che vedi, fai clic su Salva ed esci dalla modalità di anteprima.

Se desideri personalizzare l'aspetto delle tue fatture e inserirle in white label, fai clic su Impostazioni fattura dalla modalità di anteprima e apporta le modifiche necessarie. Scopri di più su come personalizzare l'aspetto della fattura .

Applicazione di modelli di fattura

I modelli di fattura possono essere utilizzati durante la creazione di fatture, durante la creazione di proposte o modelli di proposta o durante l'impostazione dell'automazione Progetto .

Ecco come:

1. Crea una nuova fattura o aggiungi una fattura alla proposta.

2. Fare clic sull'elenco dei modelli di fattura per espanderlo, quindi selezionare un modello.

3. Continua impostando la fattura. Ora puoi apportare modifiche all'importo, all'aliquota fiscale, ecc.

Nota: le modifiche apportate a una fattura non influiscono sul modello.

Modifica dei modelli di fattura

Per apportare modifiche a un modello di fattura, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai su Modelli > Modelli aziendali dalla barra dei menu di sinistra, quindi seleziona Fatture. Successivamente, fai clic sul nome del modello di fattura nell'elenco.

2. Apporta modifiche al modello di fattura, quindi fai clic su Salva ed esci .

Duplicazione dei modelli di fattura

Per creare un nuovo modello di fattura da uno esistente, fai clic sui punti all'estrema destra del modello di fattura, quindi seleziona Duplica dal menu a discesa. Una copia del modello di fattura verrà salvata con un suffisso (ad esempio, modulo 1040 (2)).

Eliminazione dei modelli di fattura

Per rimuovere completamente un modello di fattura, fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del modello di fattura, seleziona Elimina nel menu a discesa, quindi fai nuovamente clic su Elimina per confermare.