Crea e applica modelli di fattura

Our templates are used to automate routine procedures and save loads of time. Here, we show you how to create an invoice template proactively or while creating a pipeline so that you can apply it as an automation .

Crea modelli di fattura

An invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Per creare un modello di fattura, vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra del menu a sinistra, quindi su Fatture . Quindi, fai clic su Crea modello .

Oppure accedi a questa pagina aggiungendo l'automazione Crea fattura durante la creazione o la modifica di una Progetto , quindi fare clic su Nuovo modello .

La finestra Crea modello di fattura è divisa in parti sinistra e destra.

Nella parte sinistra hai le seguenti opzioni:

1. Nome del modello : verrà visualizzato quando si seleziona il modello.

2.  Description: Add an optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

3.  Choose a payment method: Select the payment method you want the client to use. More on selecting a default payment provider .

4. Impostazioni QuickBooks : seleziona la posizione e la classe a cui inviare la fattura QuickBooks I clienti non vedranno questo campo. Nota che QuickBooks la sezione delle impostazioni viene visualizzata solo se la si attiva in QuickBooks Vai su Account e Impostazioni > Avanzate > Categorie e attiva il monitoraggio di posizioni e/o classi.

5.  Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

6.  Pay invoice with credits if available: Toggle this on so the invoice is paid with any TaxDome credits the client might have. Find out more about paying on behalf of a client .

7.  Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

Nella parte destra della finestra Crea modello di fattura , hai le seguenti opzioni:

1. Voci di riga : nella sezione Voci di riga , puoi:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Applicare sconti : per aggiungere una voce di sconto, fai clic su Sconto , quindi compila il campo Tariffa . 

• Gestisci elementi pubblicitari : fai clic sull'icona del cestino per eliminare un elemento pubblicitario. Fai clic su tre punti per modificare, duplicare, eliminare o creare un nuovo servizio da esso.

• Regola impostazioni : fai clic su Impostazioni per determinare quali colonne verranno visualizzate nella fattura. Se i campi Descrizione e Data del servizio sono vuoti e non li hai nascosti, verranno automaticamente nascosti dalla fattura. Per le colonne Aliquote e quantità e Imposte esiste una logica diversa: dovresti nasconderle in Impostazioni in modo che non vengano visualizzate nella fattura, anche se il valore è impostato su 0. 

2. Il riepilogo ti consente di vedere:

• Subtotale : è la somma degli importi per i servizi forniti al lordo delle imposte. Puoi modificarlo se non hai voci di spesa. Dopo averle aggiunte, il totale viene calcolato automaticamente e non può essere modificato.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Importo IVA : calcolato automaticamente da Subtotale x Aliquota IVA .

• Totale : calcolato automaticamente dal totale parziale + importo IVA .

3. Nota al cliente : puoi aggiungere una nota al cliente e personalizzarla utilizzando shortcodes Può essere una nota con i dettagli del pagamento o semplicemente un messaggio. Questa nota verrà visualizzata nella portale clienti e nel PDF fattura.

4.Anteprima : fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere in anticipo l'esatto PDF I tuoi clienti riceveranno. Se sei soddisfatto di ciò che vedi, clicca su Salva ed esci dalla modalità di anteprima.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Applica modelli di fattura

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation .

Ecco come:

1. Crea una nuova fattura o aggiungi una fattura alla proposta.

2. Fare clic sull'elenco Modelli di fattura per espanderlo, quindi selezionare un modello.

3. Procedi con la configurazione della fattura. Ora puoi modificare l'importo, l'aliquota fiscale, ecc.

   

   Nota

   Le modifiche apportate a una fattura non influiscono sul modello.

Modifica modelli di fattura

Per apportare modifiche a un modello di fattura, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai a Modelli > Modelli aziendali dalla barra del menu a sinistra, quindi seleziona Fatture . Quindi, clicca sul nome del modello di fattura nell'elenco.

2. Apporta le modifiche al modello di fattura, quindi fai clic su Salva ed esci .

Modelli di fattura duplicati

Per creare un nuovo modello di fattura da uno esistente, fai clic sui puntini all'estrema destra del modello di fattura, quindi seleziona "Duplica" dal menu a discesa. Verrà salvata una copia del modello di fattura con un suffisso (ad esempio, Modulo 1040 (2)).

Eliminare i modelli di fattura

Per rimuovere completamente un modello di fattura, fare clic sui tre puntini all'estrema destra del nome del modello di fattura, selezionare Elimina e confermare l'eliminazione.

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