Apply folder templates automatically

Sommario

Passaggio 1. Come creare un modello di cartella
Passaggio 2. Aggiungere l'automazione "Applica modello cartella" a Progetto

Let your pipelines do the work for you: automate creating a folder structure for your clients instead of manually creating folders. For example, the recent tax year folder could be added to your tax-return clients once the job is created in the tax return pipeline. Or the whole folder structure could be created at the final stage of onboarding a new client. In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Passaggio 1. Come creare un modello di cartella

If you want your folders to be generated automatically, you will need to create a template. You can create one right from the pipeline settings by clicking New template when you add the automation.

Mentre ogni azienda personalizza la struttura delle cartelle in base ai propri flusso di lavoro , possiamo condividere le nostre migliori pratiche per trarre ispirazione:

Struttura delle cartelle per i clienti che si occupano di preparazione fiscale
Struttura delle cartelle per i clienti contabili
Struttura delle cartelle per i clienti del libro paga

Per dirla semplicemente, il modo più diffuso di creare una struttura di cartelle è creare cartelle separate per anni e servizi.

Passaggio 2. Aggiungere l'automazione "Applica modello cartella" a Progetto

Per aggiungere la struttura delle cartelle al tuo cliente accounts automaticamente, devi assicurarti di aver aggiunto un'automazione del modello di cartella al tuo Progetto . Fare così:

Aprire Progetto impostazioni, quindi aggiungi l'automazione Applica modello cartella a fase e seleziona il modello di cartella che hai creato. Probabilmente vorrai selezionare il primo fase del tuo Progetto o il fase dove ti aspetti che il tuo cliente esegua delle azioni (ad esempio, raccolta di documenti).
Once the job enters this stage, the folder template is applied to the account. You can use automated messages at the same stage to inform clients about what’s happening and to convey your expectations.

Nota

Per l'automazione del modello di cartella Applica, non importa se spostamento automatico lavori azionare per il fase è attivato. L'automazione viene attivata automaticamente e non richiede alcuna azione né da parte del cliente né da parte dello studio. Inoltre, nessun elemento è collegato al lavoro quando viene attivata l'automazione.