Invia email automaticamente

Sommario

Automazione dell'invio di e-mail, spiegata
Configura le automazioni per l'invio di email
Configurare il mittente e thread assegnatario
- Opzioni del mittente
Personalizza mittente e thread assegnatario quando si aggiunge/si sposta lavori
Personalizza le email automatizzate
Collegare gli allegati e-mail a un file lavoro

Puoi creare e inviare le tue email automaticamente. Ogni email sarà personalizzata e conterrà tutti i dettagli necessari, anche se diversi per ogni cliente. Per far sì che la magia dell'automazione si realizzi, configura l' invio automatico di email per ogni cliente. fase quando hai bisogno che le email vengano inviate.

In questo articolo imparerai come impostare questa automazione in Progetto fasi , ma questo approccio si applica anche all'impostazione di questa automazione negli stati lavoro personalizzati .

Automazione dell'invio di e-mail, spiegata

All'interno di un Progetto , puoi inviare automaticamente e-mail ai clienti in orari specifici fasi . TaxDome Le aziende utilizzano ampiamente le e-mail automatizzate per:

Comunicare le aspettative in ogni fase del processo (ad esempio, richiedere documenti, chiedere ai clienti di completare questionari ).
Fornire istruzioni (ad esempio, spiegare i passaggi successivi, condividere scadenze importanti).
Informare i clienti sui loro lavoro stato (ad esempio, avvisarli quando i documenti vengono ricevuti, quando la loro dichiarazione è pronta per la revisione).

Configura le automazioni per l'invio di email

Parlando di e-mail automatizzate, il processo di solito è il seguente:

Se desideri che le tue email vengano inviate automaticamente, hai bisogno di un modello per ciascuna di esse. Se non ne hai uno, puoi crearne uno cliccando su "Nuovo modello" quando aggiungi l' automazione . Assicurati di utilizzare shortcodes nei modelli per personalizzarli.
In genere, potresti non voler avere un separato fase nel tuo Progetto per l'invio di e-mail. In alternativa, è possibile aggiungere l'automazione Invia e-mail ai diversi fasi , A:

Comunica cosa ti aspetti dai tuoi clienti in ogni fase del processo , come chiedere loro di caricare documenti, contrassegnare il cliente attività come completato, compilando il questionario .
Informa i tuoi clienti di cosa sta succedendo, ad esempio quando hai ricevuto i loro documenti o quando la loro dichiarazione è pronta.

Una volta che lavoro entra in questo fase , l'e-mail viene inviata automaticamente a tutti i contatti collegati al cliente account .

Nota

Per il Invia una email automazione, non importa se il spostamento automatico lavori azionare per il fase è attivato. L'automazione viene attivata automaticamente e non richiede alcuna azione da parte del cliente o dell'azienda per essere completata. Inoltre, nessun elemento è collegato all' lavoro quando viene attivata l'automazione.

Configurare il mittente e thread assegnatario

Quando si aggiunge l'automazione Invia e-mail , è possibile configurare chi invia l'e-mail e chi la gestisce thread Di solito sono impostati nel modello di email. Quando aggiungi l'automazione, vedrai i membri del team selezionati come mittente e come thread assegnatario .

Se vuoi cambiare qualcosa, hai due opzioni:

Fai clic su Vai al modello nelle impostazioni di automazione per modificare rapidamente i dettagli del modello.
Fai clic su Personalizza per visualizzare le altre opzioni del mittente. Puoi selezionare l'altro membro del team o inviare un'e-mail dal dipendente impostato come lavoro assegnatario o da chi ha un ruolo assegnato.

Opzioni del mittente

Scegli chi invierà l'e-mail:

Membro del team : seleziona l'altro membro del team. Deve avere la sua email sincronizzata con TaxDome e abilitare l'impostazione Consenti ad altri di inviare dalla mia email .
lavoro assegnatario : L'e-mail verrà inviata dall'indirizzo e-mail assegnatario lavoro . Se multipli assegnatari esiste, verrà inviato dal primo elencato nel campo assegnatario sul lavoro carta. La lavoro assegnatario devono avere la loro email sincronizzata con TaxDome .
Ruolo : l'e-mail verrà inviata dal membro del team assegnato al ruolo selezionato per questo cliente account (ad esempio, preparatore fiscale, Account Responsabile, Revisore). Il membro del team assegnato al ruolo deve avere la propria e-mail sincronizzata con TaxDome .

Personalizza mittente e thread assegnatario quando si aggiunge/si sposta lavori

Le opzioni che scegli nel Progetto le impostazioni sono quelle predefinite. Tuttavia, puoi sempre personalizzare il mittente e thread assegnatario quando si sposta il tuo lavori manualmente o aggiungendoli al Progetto .

Quando si sposta un lavoro a un fase che ha un'automazione Invia email , i dettagli dell'automazione vengono visualizzati nel pop-up. Se hai attivato Personalizza , puoi modificare il mittente e thread assegnatario impostazioni:

Mancia

Questa flessibilità è particolarmente utile quando è necessario inviare e-mail da un membro diverso del team per clienti o situazioni specifiche, senza modificare le impostazioni di automazione.

Personalizza le email automatizzate

Puoi utilizzare qualsiasi dato personalizzato per personalizzare le tue e-mail automatizzate e aggiungere un tocco personale. Fare così:

Assicurati che accounts e i contatti dei tuoi clienti contengano tutti i dettagli necessari nei campi personalizzati . Potrebbe essere ancora più utile aggiungere tutto ciò di cui hai bisogno durante l'importazione. accounts .
Aggiungi shortcodes al modello di email e utilizzalo per l'automazione descritta sopra .

Una volta che l'e-mail viene inviata automaticamente, shortcodes nel titolo dell'e-mail e/o nel campo del corpo vengono sostituiti con i dati del campo personalizzato, come nome e cognome, stima del pagamento delle imposte, informazioni aziendali o una data specifica.

Collegare gli allegati e-mail a un file lavoro

Non è possibile collegare le email a lavori , ma puoi collegare gli allegati email dei clienti. Segui questi passaggi:

Apri l'e-mail con il file allegato e clicca sul link Salva su TaxDome a destra.
Modifica il nome del file e la descrizione (facoltativa) e clicca su Carica . Il file verrà salvato nella cartella dei documenti caricati dal cliente .
Aprire la scheda lavoro dalla vista kanban, dal calendario o dall'elenco lavori .
Collega il documento: fai clic su Collega nella sezione Collegati , seleziona Documenti , fai clic sulla cartella Documenti caricati dal cliente e scegli i file desiderati, quindi fai clic su Salva . In alternativa, per caricare un nuovo documento e collegarlo, fai clic su Nuovo nella sezione Collegati e seleziona Documento .