fase Esempi di automazione (base): Invia email
Puoi creare e inviare automaticamente le tue email . Ogni email sarà personalizzata e conterrà tutti i dettagli necessari, anche se diversi per ogni cliente. Per far sì che la magia dell'automazione avvenga, imposta l'automazione dell'invio di posta elettronica per ciascuno fase quando hai bisogno delle email inviate.
In questo articolo imparerai come impostare questa automazione in Progetto fasi , ma questo approccio si applica anche all'impostazione di questa automazione negli stati lavoro personalizzati .
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Configura le automazioni per l'invio di email
Parlando di e-mail automatizzate, il processo di solito è il seguente:
1. Se desideri che le tue e-mail vengano inviate automaticamente, hai bisogno di un modello per ciascuna di esse. Se non ne hai uno, puoi crearne uno facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l' automazione . Assicurati di utilizzare shortcodes nei modelli per personalizzarlo.
2. In generale, potresti non voler averne uno separato fase nel tuo Progetto per l'invio di email. Invece, puoi aggiungere l'automazione Invia e-mail a diversi fasi , A:
- Comunica cosa ti aspetti dai tuoi clienti in ogni fase del processo , come chiedere loro di caricare documenti, contrassegnare il cliente attività come completato, compilando il questionario .
- Informa i tuoi clienti di ciò che sta accadendo, ad esempio quando hai ricevuto i loro documenti o quando il loro reso è pronto.
Una volta che lavoro entra in questo fase , l'e-mail viene inviata automaticamente a tutti i contatti collegati al cliente account .
Nota! Per l'automazione dell'invio di posta elettronica , non importa se lo spostamento automatico lavori azionare per il fase è acceso. L'automazione viene attivata automaticamente e non necessita dell'intervento né del cliente né dell'azienda per essere completata. Inoltre, nessun elemento è collegato al file lavoro quando viene attivata l'automazione.
Collegare gli allegati e-mail a un file lavoro
Non puoi collegare email a lavori , ma puoi collegare gli allegati email dei clienti. Segui questi passi:
- Apri l'e-mail con il file allegato e fai clic sul collegamento Salva su TaxDome a destra.
- Modifica il nome del file e la descrizione (facoltativo) e fai clic su Carica . Il file verrà salvato nella cartella dei documenti caricati dal Cliente .
- Apri la scheda lavoro sia dalla visualizzazione kanban, dal calendario, sia dalla lista lavori .
- Collega il documento ad esso: fai clic su Link nella sezione Linked , seleziona Documents , fai clic sulla cartella Client uploaded documents e scegli i file desiderati, quindi fai clic su Save . Oppure, per caricare un nuovo documento e collegarlo, fai clic su New nella sezione Linked e seleziona Document .
Ora i membri del tuo team possono accedere facilmente ai documenti necessari nella sezione Collegati > Documenti a destra del lavoro carta.
Mancia! Attiva la funzione Salva automaticamente gli allegati per saltare i primi due passaggi e salvare automaticamente i documenti.
Personalizza le email automatizzate
Puoi utilizzare qualsiasi dato personalizzato per personalizzare le tue e-mail automatizzate e aggiungere un tocco personale. Fare così:
- Assicurati che i tuoi accounts cliente e contatti dispongano di tutti i dettagli necessari nei campi personalizzati . Potrebbe essere ancora più utile aggiungere tutto ciò di cui hai bisogno durante l'importazione accounts .
- Aggiungi shortcodes al modello di email e utilizzalo per l'automazione descritta sopra .
Una volta che l'e-mail viene inviata automaticamente, shortcodes nel titolo dell'e-mail e/o nel campo del corpo vengono sostituiti con i dati del campo personalizzato, come nome e cognome, stima del pagamento delle imposte, informazioni aziendali o una data specifica.
