Esempi di automazione (base): Inviare email

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Puoi creare e inviare automaticamente le tue e-mail . Ogni email sarà personalizzata e conterrà tutti i dettagli necessari, anche se diversi per ogni cliente. Per realizzare la magia dell'automazione, imposta l'automazione Invia e-mail per ciascuno fase quando hai bisogno delle email inviate.

Trattato qui:

• Configura le automazioni per l'invio di email
• Collega gli allegati e-mail a a lavoro
• Personalizza le email automatizzate

Configura le automazioni per l'invio di email

Parlando di e-mail automatizzate, il processo di solito va come segue:

1. Se desideri che le tue e-mail vengano inviate automaticamente, hai bisogno di un modello per ciascuna di esse. Se non ne hai uno, puoi crearne uno facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l' automazione . Assicurati di usare shortcodes nei modelli per personalizzarlo. 

2. In generale, potresti non voler avere un file separato fase nel tuo Progetto per l'invio di email. Invece, puoi aggiungere l'automazione Invia e-mail al diverso fasi , A:

• Comunica cosa ti aspetti dai tuoi clienti in ogni fase del processo , come chiedere loro di caricare documenti, contrassegnare il cliente attività come completato, compilando il file questionario .
• Informa i tuoi clienti di ciò che sta accadendo, ad esempio quando hai ricevuto i loro documenti o quando il loro reso è pronto.

Una volta il lavoro entra in questo fase , l'e-mail viene inviata automaticamente al client.

Nota! Per l'automazione Invia e-mail , non importa se il spostamento automatico lavori azionare per il fase è acceso. L'automazione viene attivata automaticamente e non richiede l'intervento né del cliente né dell'azienda per essere completata. Inoltre, nessun elemento è collegato al file lavoro quando l'automazione viene attivata.

Collega gli allegati e-mail a a lavoro

Non puoi collegare le email a lavori , ma puoi collegare gli allegati email dei clienti . Segui questi passi:

1. Apri l'e-mail con il file allegato e fai clic su Salva in TaxDome collegamento a destra.
2. Modifica il nome del file e la descrizione (facoltativamente) e fai clic su Carica . Il file verrà salvato nella cartella dei documenti caricati dal cliente .
3. Apri il lavoro card dalla visualizzazione kanban, dal calendario o dal file lavori elenco.
4. Collega il documento ad esso: fai clic su +Link in alto, seleziona Documenti , fai clic sulla cartella Documenti caricati dal cliente e scegli i file desiderati, quindi fai clic su Link .

Ora, i membri del tuo team possono accedere facilmente ai documenti necessari direttamente nel lavoro carta.

Mancia! Attiva la funzione Salva automaticamente gli allegati per saltare i primi due passaggi e salvare automaticamente i documenti.

Personalizza le email automatizzate

Puoi utilizzare qualsiasi dato personalizzato per personalizzare le tue e-mail automatizzate e aggiungere un tocco personale. Fare così:

1. Assicurati che il tuo cliente accounts e i contatti hanno tutti i dettagli necessari nei campi personalizzati . Potrebbe essere ancora più utile aggiungere tutto ciò di cui hai bisogno durante l'importazione accounts .
2. Aggiungere shortcodes al modello di email e utilizzarlo per l'automazione descritta sopra .

Una volta inviata automaticamente l'e-mail, shortcodes nel campo del titolo e/o del corpo dell'email vengono sostituiti con i dati dei campi personalizzati, come nome e cognome, pagamento delle imposte stimato, dati aziendali o una data specifica.