Esempi di automazione (base): invio di e-mail

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Puoi creare e inviare automaticamente le tue email . Ogni email sarà personalizzata e conterrà tutti i dettagli necessari, anche se diversi per ogni cliente. Per far sì che la magia dell'automazione avvenga, imposta l'automazione dell'invio di e-mail per ciascuno fase quando hai bisogno delle email inviate.

Coperto qui:

• Configura le automazioni per l'invio di email
• Collegare gli allegati e-mail a un file lavoro
• Personalizza le email automatizzate

Configura le automazioni per l'invio di email

Parlando di e-mail automatizzate, il processo di solito è il seguente:

1. Se desideri che le tue e-mail vengano inviate automaticamente, hai bisogno di un modello per ciascuna di esse. Se non ne hai uno, puoi crearne uno facendo clic su Nuovo modello quando aggiungi l' automazione . Assicurati di utilizzare shortcodes nei modelli per personalizzarlo. 

2. In generale, potresti non voler averne uno separato fase nel tuo Progetto per l'invio di email. Invece, puoi aggiungere l'automazione Invia e-mail a diversi fasi , A:

• Comunica cosa ti aspetti dai tuoi clienti in ogni fase del processo , come chiedere loro di caricare documenti, contrassegnare il cliente attività come completato, compilando il questionario .
• Informa i tuoi clienti di ciò che sta accadendo, ad esempio quando hai ricevuto i loro documenti o quando il loro reso è pronto.

Una volta che lavoro entra in questo fase , l'e-mail viene inviata automaticamente a tutti i contatti collegati al cliente account .

Nota! Per l'automazione dell'invio di posta elettronica , non importa se lo spostamento automatico lavori azionare per il fase è acceso. L'automazione viene attivata automaticamente e non necessita dell'intervento né del cliente né dell'azienda per essere completata. Inoltre, nessun elemento è collegato al file lavoro quando viene attivata l'automazione.

Collegare gli allegati e-mail a un file lavoro

Non puoi collegare email a lavori , ma puoi collegare gli allegati email dei clienti. Segui questi passi:

1. Apri l'e-mail con il file allegato e fai clic sul collegamento Salva su TaxDome a destra.
2. Modifica il nome del file e la descrizione (facoltativo) e fai clic su Carica . Il file verrà salvato nella cartella dei documenti caricati dal Cliente .
3. Apri la scheda lavoro sia dalla visualizzazione kanban, dal calendario, sia dalla lista lavori .
4. Collega il documento ad esso: fai clic su +Link in alto, seleziona Documenti , fai clic sulla cartella Documenti caricati dal cliente e scegli i file desiderati, quindi fai clic su Collega .

Ora i membri del tuo team possono accedere facilmente ai documenti necessari direttamente nel file lavoro carta.

Mancia! Attiva la funzione Salva automaticamente gli allegati per saltare i primi due passaggi e salvare automaticamente i documenti.

Personalizza le email automatizzate

Puoi utilizzare qualsiasi dato personalizzato per personalizzare le tue e-mail automatizzate e aggiungere un tocco personale. Fare così:

1. Assicurati che i tuoi accounts cliente e contatti dispongano di tutti i dettagli necessari nei campi personalizzati . Potrebbe essere ancora più utile aggiungere tutto ciò di cui hai bisogno durante l'importazione accounts .
2. Aggiungi shortcodes al modello di email e utilizzalo per l'automazione descritta sopra .

Una volta inviata automaticamente l'e-mail, shortcodes nel titolo e/o nel campo del corpo dell'email vengono sostituiti con i dati dei campi personalizzati, come nome e cognome, stima del pagamento delle imposte, informazioni sull'azienda o una data specifica.