Access & Assignees Guide

Managing tons of tasks among many team members can quickly get confusing. Assigning clients, tasks, jobs, account roles and invoices to specific team members helps firm owners and admin stay in the know about who is doing what—and who to go to when questions come up. Learn all about making team members assignees.

Dare account accesso

Team members are limited on TaxDome until they’re actually assigned to an account. Once they are, they can view and edit client information, upload documents, create invoices, send messages, create notes, view linked contacts—and more. For more details, go here .

Solo il proprietario o l'amministratore di un'azienda può concedere l'accesso ai membri del team accounts . Ci sono vari modi:

• Concedere ai membri del team l'accesso predefinito (ovvero l'accesso a tutti accounts ).
• Assegnare i membri del team a specifici accounts .
• Assegna i membri del team durante la creazione o l'importazione accounts .
• Assegna in blocco i membri del team a quelli esistenti accounts .
• Utilizzo Progetto automazioni a cui fornire ai membri del team un accesso temporaneo accounts .

For more, go here .

Seguire accounts

When team members follow an account, they receive notifications about the account’s activity (whether they’re assigned to the account or not). For more details, go here .

To learn how to add and delete account followers, go to the detailed article .

Define account roles

Account roles simplify task and job assignments by letting you assign work to roles (like “Tax Preparer” or “Bookkeeper”) rather than specific team members. This is especially useful when you have multiple team members who can perform the same type of work, or when different team members handle the same role for different clients.

To use them, you need to create custom roles you are using, then assign team members to specific roles for each client. After that you will be able to use roles as assignees in your templates and automations. You can assign roles when creating individual tasks/jobs, in task templates for pipeline automations, or in job templates for recurrences. When tasks or jobs are created, they’re automatically assigned to whoever has that role for the specific client.

Learn more about creating, assigning account roles and using them in your workflow in the dedicated article .

Nota

Account roles are for workflow automation only and don’t affect team members’ access rights .

Dare Progetto accesso

Team members are given access to pipelines in the pipeline settings window’s Available to section (below) rather than assigned to them.

Quando un membro del team viene aggiunto al campo Disponibile a della finestra Modifica Progetto , accade quanto segue:

• Vedono il Progetto sul loro flusso di lavoro > pagina progetti .

• Possono aggiungere, modificare e spostare lavori da fase A fase per loro assegnato accounts .

• Hanno accesso alla sezione flusso di lavoro , dove possono vedere e accedere a tutti progetti E lavori per il loro assegnato accounts .

Nota

Per poter vedere il account 'S lavori in un Progetto , un membro del team deve avere accesso sia a Progetto e al account C'è un modo rapido per dare loro accesso: basta @menzionarli in un lavoro commento. Riceveranno una notifica nel loro Inbox+ , indipendentemente dal fatto che abbiano accesso o meno, e potranno richiederlo. Una volta concesso, avranno accesso sia al account e al Progetto .

Selezionare lavoro assegnatari

Avendo lavoro assegnatari ti aiuta a vedere chi è responsabile di uno specifico lavoro entro un Progetto Quando assegni un membro del team a un lavoro , in sostanza dici: "Questa persona è responsabile del lavoro di questo cliente". 

In progetti , puoi usare lavoro assegnatari per automatizzare l'invio di messaggi personalizzati e l'assegnazione attività . Puoi anche impostare un'automazione che aggiornerà lavoro assegnatari .

Learn more about ways to select job assignees and use them in your workflow in the dedicated article .

Selezionare attività assegnatari

Assegnare quanti più membri del team possibile a uno attività secondo necessità all'interno del campo assegnatari della finestra attività (sotto).

If a task is linked to a job, the assignee can be easily changed inside the job at any time. Go here for the details.

azionare su assegnatario attività lavoro all'interno dell'automazione Crea attività durante la modifica Progetto fasi in modo che il lavoro E attività assegnatario sono la stessa persona.

I membri del team possono vedere i loro attività in una pagina navigando su flusso di lavoro > attività dalla barra del menu di sinistra. Non hanno bisogno di accedere al accounts O progetti IL attività servono per visualizzarli e modificarli.

Mancia

IL Progetto l'automazione ti consente di creare attività per membri specifici del team, dando loro accesso temporaneo a accounts Ad esempio, un fase in un Progetto potrebbe includere un attività Per un membro specifico del team. Per saperne di più, clicca qui.

Seleziona fattura assegnatari

The team member assigned to an invoice gets credit for having performed the services it includes. By default, the person who creates the invoice is assigned to it. For more details, go here . 

Un proprietario, un amministratore o un membro del team dell'azienda con accesso a Gestisci fatture e Assegna compagni di squadra può modificare assegnatario .

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