Progetti (base): Creare e visualizzare

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Nostro progetti non sono solo uno strumento visivo facile ma anche completamente personalizzabile, adatto alle esigenze della tua azienda. Una volta automatizzati, lavori passare da fase A fase , creando automaticamente attività e l'invio di e-mail, mandati E questionari ai clienti al momento giusto! Continua a leggere per saperne di più. 

Trattato qui:

• Progetti
  
• Usando progetti dalla nostra biblioteca
• Creare progetti da zero
• Visualizzazione progetti
• Visualizzazione delle automazioni in progetti
• La modifica progetti (aggiungere, spostare ed eliminare fasi e automazioni)
• Duplicazione progetti
• Eliminazione progetti
• Aggiunta lavori
• Visualizzazione accounts aggiunto a progetti

Progetti

Un Progetto è una procedura di lavoro stabilita, una sequenza di passaggi, o fasi, che consiste, ad esempio, nella preparazione di un modulo 730 dall'inizio alla fine.

I nostri progetti sono pensati per assomigliare a una lavagna kanban. I lavori, mostrati sulle schede, si spostano da fase a fase sulla lavagna. Una volta automatizzati, i progetti faranno buona parte del lavoro al posto vostro!

Cosa succede dentro ad un Progetto:   

• lavori , i singoli progetti per i quali un cliente ti paga (come una dichiarazione dei redditi o una busta paga di gennaio), lo sono presentato ad A Progetto appositamente progettato per esso. Ogni lavoro , collegato a un client account , si muove attraverso il Progetto dal primo all'ultimo fase , o completamento. 
• Le fasi sono le fasi di una procedura di lavoro complessiva. Una volta che tutto il lavoro coinvolto in a fase viene completato, un lavoro passa alla fase successiva.
• Le automazioni, i meccanismi che automatizzano un Progetto, fanno accadere le cose da sole. Una volta attivati, per esempio, creano attività per i membri del team o inviano questionari e mandati ai clienti.

Due esempi di progetti:

Progetto 1: 1040 ritorno

lavoro 1: Dichiarazione dei redditi 2015

lavoro 2: Dichiarazione dei redditi 2016

lavoro 3: Dichiarazione dei redditi 2017

fase 1: rivedere i documenti

fase 2: Prepara la lettera di fidanzamento

fase 3: Prepara il reso

Fase 4: Revisione

Fase 5:Documenti elettronici

Progetto 2: Busta paga

lavoro 1: Libro paga di gennaio 2015

lavoro 2: Libro paga di febbraio 2016

lavoro 3: Libro paga di marzo 2017

fase 1: rivedere i documenti

fase 2: rivedere i cartellini

fase 3: avviare l'addebito

fase 4: Invia buste paga

Usando progetti dalla nostra biblioteca

TaxDome offerte già pronte Progetto modelli per iniziare. Possono essere modificati facilmente.

Suggerimento: quando copi un file Progetto dalla nostra libreria, ottieni anche tutti i modelli predefiniti con le automazioni che sono al suo interno. Ecco ulteriori informazioni sull'aggiunta in blocco di modelli dalla libreria tramite copia progetti .

Per aggiungere un progetto dalla nostra libreria:

1. Andate su Impostazioni dalla barra laterale sinistra, cliccate su Progetti, quindi COPIA DA LIBRERIA.

2. Fare clic sull'icona di copia a destra del modello che volete utilizzare. Vengono copiate anche fasi, automazioni e altre impostazioni dei modelli. Ora potete modificare il Progetto cliccando sul suo nome; dovrete aggiungere manualmente lavori .

Grazie ai nostri clienti, aggiungiamo costantemente nuovi modelli alla nostra libreria. Vi piacerebbe condividere alcuni dei vostri modelli di progetti con altri utenti di TaxDome? Se è così, ci piacerebbe sentire la vostra opinione.

Creare progetti da zero

Un proprietario dello studio, un amministratore o qualsiasi membro del team con diritti di accesso per gestire i progetti può creare un Progetto .

Ecco come:

Dalle Impostazioni o dal Flusso di lavoro, andate su Progetti, quindi cliccate su Crea Progetto.

Vedere le istruzioni per ciascun campo numerato di seguito:

1. Progetto nome: immettere un nome per il Progetto ; quello che vedrai nel flusso di lavoro sezione.

2. Disponibile per: selezionare i membri del team che devono accedervi . Se lo lasci vuoto, solo la persona che crea il file Progetto e il proprietario dell'azienda lo vede flusso di lavoro sezione. Per ulteriori informazioni, leggi l'accesso a progetti .

3. Ordina lavori da : Decidi come vuoi lavori da ordinare in fasi . Per impostazione predefinita, sono ordinati per account nome, ma puoi anche ordinarli per quantità di tempo in a fase , data di scadenza, data a lavoro è stato creato, o priorità.

4. Modello di lavoro predefinito: decidete se deve essere applicato un modello ai lavori che entrano un progetto e come (automaticamente o manualmente).

5. Campi scheda lavoro: decidi cosa vuoi vedere visualizzato lavoro carte. Ecco di più sulla personalizzazione lavoro carte .

6. Ricorrenza: pianificazione lavori che si ripetono per essere creati automaticamente all'interno del file Progetto . Ecco ulteriori informazioni sull'impostazione di un programma per le ricorrenze lavori .

7. fase nome: inserire il nome per il primo fase .

8. Aggiungi fase : Aggiungine altrettanti fasi in base alle esigenze e collegare ad essi le automazioni. 

9. Aggiungi automazioni: collega quante più automazioni a fasi come necessario. Una volta a lavoro si sposta in un nuovo fase contenente automazioni, tali azioni vengono attivate automaticamente una per una, in un ordine specifico. Ad esempio, A attività è creato; UN questionario è generato; viene inviata un'e-mail. Ecco di più su come funzionano le automazioni . 

10. Salvare: salvate il Progetto. Una volta creato un Progetto, entrate nella sezione del Flusso di lavoro , quindi iniziate ad aggiungere lavori ai vostri account clienti.

Visualizzazione progetti

Visualizzare i progetti sia per un singolo cliente o per tutti gli account:

• Per un account cliente: Dalla barra laterale sinistra, andate su Clienti, cliccate sul nome dell'account, quindi selezionate il Flusso di lavoro nella barra dei menu. Vedrete tutti i progetti con dei lavori per quell'account cliente e i progressi compiuti. Quando un lavoro viene completato e archiviato o eliminato, non è più visibile.

• Per tutti gli account cliente: Andate al Flusso di lavoro dalla barra laterale sinistra, quindi selezionate il Progetto. Per entrare in un altro Progetto, utilizzate il menù a tendina.

Per impostazione predefinita, il Progetto l'elenco visualizza 25 progetti per pagina. Per vedere di più, seleziona il numero da visualizzare nel menu Righe per pagina in basso a sinistra nella pagina. Per ordinare l'elenco di progetti per nome o numero di accounts , fai clic sulla freccia su-giù accanto all'intestazione di colonna dell'elenco.

La modifica progetti (aggiungere, spostare ed eliminare fasi e automazioni)

Un proprietario dello studio, un amministratore o un membro del team con i  diritti di accesso per gestire i progetti può modificare un Progetto.

Ecco come:

• Dal Progetto, cliccare su Modifica in alto a destra nella pagina o cliccare sull'icona dell'automazione sotto il nome della fase, quindi cliccare sul collegamento Aggiungi automazione.

• Dal Progetto elenco dei modelli, vai su Impostazioni dalla barra laterale di sinistra, seleziona progetti , quindi fare clic sul nome del Progetto .
• Dal Progetto elenco, vai a flusso di lavoro dalla barra laterale sinistra, fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del Progetto , quindi seleziona Modifica .

Una volta che sei nella finestra di modifica, puoi cambiare il file Progetto impostazioni (vedere sopra per i dettagli) e apportare modifiche al file fasi :

• Per aggiungere un fase , fare clic su Aggiungi fase o il + pulsante , quindi immettere il nome del file fase .
• Per spostare un fase , puntare sull'icona di spostamento a sinistra di fase nome, quindi trascinalo e rilascialo.
• Per eliminare un fase , fare clic sull'icona del cestino a destra del fase nome.
• Per aggiungere l'automazione a a fase , seleziona il fase , quindi fare clic su Aggiungi automazioni pulsante o su qualsiasi automazione, se ce n'è già una. 

• Se desideri inviare e-mail aggiuntive ai clienti quando non rispondono entro un determinato periodo di tempo, individua Promemoria sotto il modello di automazione, quindi seleziona Abilita nel menu a discesa. Ecco ulteriori informazioni sui promemoria .

Al termine, cliccate su SALVA .

Attenzione! Quando elimini un file fase in un Progetto , Tutto lavori a questo fase sarà cancellato. Assicurati che tutte le informazioni necessarie siano salvate per prevenire la perdita di dati.

Duplicazione progetti

Per creare nuovo progetti in base a quelli esistenti, vai su Impostazioni dalla barra laterale di sinistra, seleziona progetti , fai clic sui tre punti all'estrema destra del nome del file Progetto , quindi fai clic su Duplica . Una copia del Progetto viene salvato con un suffisso (ad esempio, 1040 Return (2)). fasi , vengono copiate anche le automazioni e altre impostazioni del modello. Tuttavia, dovrai aggiungere manualmente lavori a un nuovo duplicato Progetto .

Eliminazione progetti

Per eliminare un Progetto, andate su Impostazioni, selezionate i Progetti, cliccate sui tre punti a destra del Progetto, selezionate Elimina, quindi cliccate su ELIMINA per confermare.

Nota: questo eliminerà tutti i lavori legati al Progetto.

Visualizzazione accounts aggiunto a progetti

Per scoprire quali account sono stati aggiunti ad un Progetto specifico o ad una fase in un Progetto :

1. Andate sulle pagine Clienti o Lavori  della sezione del Flusso di lavoro, quindi cliccate sul pulsante FILTRO.
2. Selezionate il nome di un progetto nella sezione Progetti, selezionate la fase, quindi cliccate su APPLICA. Selezionate diversi progetti e fasi se necessario.

Vedrete una lista di tutti gli account dei clienti che sono stati aggiunti al progetto e/o alla fase selezionata.