Chat (base): visualizza, stampa, archivia, elimina

TaxDome ti offre tanti strumenti per gestire e tenere traccia dei messaggi dei tuoi clienti. Puoi visualizzare tutte le risposte contemporaneamente o solo da un client. Puoi anche archiviare le tue chat, riaprirle ed eliminarle, scoprire quando un cliente ha ricevuto un messaggio e altro ancora.

Coperto qui:

Rispondere ai messaggi dei clienti

Team members receive an email and a notification in their Inbox+ whenever one of their assigned clients creates a new chat thread, replies to a chat, or makes changes to a task. 

Whenever someone replies to a thread, the Inbox+ notification is updated; only one notification per chat thread is displayed. When there’s a new message in a thread, the notification is updated and moves to the top. (Here's more on notifications.)

Per visualizzare il messaggio più recente e rispondere, fare clic sul nome del messaggio thread o il collegamento Vai a....

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Nota: modifica le tue preferenze di notifica ogni volta che ne hai bisogno.

Visualizza e rispondi alla chat di un cliente accedendo alla scheda Comunicazione nella sua account . In ciò scheda, tutto avviene in tempo reale, come con i DM. Fare clic su a thread per visualizzarlo.

Discussioni interne alla chat:

  • Comunica con i clienti digitando nel campo della chat
  • Invia un messaggio premendo ctrl + invio su Windows o cmd + invio su Mac
  • Visualizza e scarica i file caricati dal client
  • Aggiungi, visualizza, scarica ed elimina file caricati dall'azienda
  • Aggiungi, rivedi e spunta attività del cliente

Quando ricevi una risposta da un cliente il cui account include altri utenti , due o più contatti che hanno attivato il Login , saprai sempre chi sta rispondendo all'interno della chat thread , poiché il nome del contatto viene visualizzato come autore.

Visualizzazione di tutte le chat per un cliente account

Per visualizzare tutti i thread di chat per un cliente account , vai su Clienti , seleziona il account , quindi apri la scheda Comunicazione . Il cerchio visualizzato a destra della scheda Comunicazione mostra quante chat e messaggi SMS non letti e account ha. Il punto verde nella scheda Chat mostra discussioni non lette sotto di esso.

Tutte le chat per il cliente account sono ordinati cronologicamente in base alla risposta più recente nella pagina Chat . C'è anche una pagina per la comunicazione tramite SMS .

Questo è quello che hai nella pagina Chat :

  1. Sezioni non lette e lette . Le discussioni con messaggi non letti si trovano in alto. UN thread viene letto se almeno un membro dell'azienda legge tutti i messaggi al suo interno. Una volta letti tutti i messaggi, i nomi delle sezioni scompaiono. 
  2. stato e autore . Le discussioni con messaggi non letti sono contrassegnate con un'icona di un aereo di carta verde e un punto, mentre le discussioni lette sono contrassegnate con un'icona di un aereo di carta viola e quelle archiviate sono contrassegnate con un'icona grigia. Puoi anche vedere il nome della persona che ha inviato l'ultimo messaggio in a thread .
  3. Oggetto e tempi di risposta . Visualizza il contenuto dell'ultimo messaggio e la data/ora inviata, se sono presenti documenti allegati e se sono presenti client attività in un thread .
  4. Cliente attività stato . mostra quanti attività nel thread sono completati sul numero totale di attività . Il numero di incompleti attività sono evidenziati in blu e quelli completati in grigio.
  5. Filtra . Filtra i thread della chat per intervallo di tempo , completamento attività del cliente o thread stato (vedi sotto).

Filtraggio dei thread di chat

Puoi filtrare i thread della chat per un cliente account mostrando solo quelli rilevanti. Ad esempio, il filtraggio potrebbe consentire di trovare rapidamente tutti i thread con client incompleto attività o quelli che sono stati archiviati. Esistono tre modi per filtrare:

  • Intervallo di tempo : vedi thread di chat con risposte o client attività creato durante un determinato intervallo di tempo.
  • attività del cliente : visualizza i thread della chat con il cliente incompleto o completato attività oppure seleziona Tutti per visualizzare le discussioni con il client attività soltanto.
  • stato : vedi i thread della chat con Attivo o Archiviato stato soltanto.

Per filtrare un elenco, fai clic su FILTRO nell'angolo in alto a destra, seleziona i filtri desiderati, quindi fai clic su APPLICA . Puoi applicare tanti o pochi filtri quanto necessario. 

Una volta applicati i filtri selezionati, l'elenco viene ristretto di conseguenza. I filtri selezionati vengono visualizzati nella parte superiore della pagina Filtro . Puoi facilmente modificare i filtri aggiungendo o eliminando qualcuno di essi; in caso contrario, fare clic su RESET per cancellarli tutti e ricominciare da capo. (Ulteriori informazioni sull'applicazione dei filtri .)

Collegamento dei thread di chat a lavori

Per collegare un nuovo lavoro , vai alla scheda lavori collegati di a thread e clicca su +Link al lavoro , selezionane uno o più lavori facendo clic sulle caselle di controllo a sinistra, quindi su Salva . Utilizza il campo di ricerca per trovarne uno specifico lavoro oppure fare clic sulle frecce su-giù per ordinare lavori con il loro nome o progetti .

Tutti collegati lavori vengono visualizzati nella scheda lavori collegati . Fare clic sulla X a destra di lavoro nome per scollegarlo oppure fare clic su lavoro nome per visualizzarne i dettagli in una nuova pagina.

Modificare i tuoi messaggi

Il proprietario di un'azienda e un dipendente possono modificare i messaggi inviati nelle ultime 24 ore. Quindi, se devi apportare modifiche a un messaggio:

1. Apri una chat thread .

2. Fare clic sui tre punti a destra del messaggio, quindi selezionare Modifica .

3. Apporta le modifiche necessarie nel campo di testo, quindi premi ✔ per mantenere le modifiche o X per eliminarle.

Nota

Nota! La modifica dei messaggi non è disponibile per i tuoi clienti. Inoltre, non puoi modificare i messaggi inviati da altri.

Eliminazione dei tuoi messaggi

Solo il proprietario dell'azienda e un amministratore possono eliminare i propri messaggi. Fare così:

  1. Apri una chat thread
  2. Fai clic sui tre punti a destra del messaggio, quindi seleziona Elimina

Nota

Nota! L'eliminazione di un messaggio con documenti allegati rimuoverà anche questi documenti dalla scheda Documenti della chat thread .

Vedere quali messaggi sono stati ricevuti e letti

Accanto a ciascun messaggio inviato da te o da uno qualsiasi dei membri del team vengono visualizzati segni di spunta grigi o verdi. Tutti i membri del team vedono sempre se il messaggio dell'azienda è stato letto da un cliente, indipendentemente da chi lo ha inviato.

Ecco cosa significano i segni di spunta:

Il messaggio è stato inviato con successo.

Il client ha letto il messaggio. Se sono presenti più utenti collegati al client account , i segni di spunta verdi indicano che almeno uno ha letto il messaggio.

As for the client, they don't see if you have read their messages. Therefore, you don't need to feel pressured to respond immediately, lest they think you're ignoring them. 

Filtra il tuo account elenco per vedere quali clienti hanno domande aperte o messaggi non letti:

  1. Vai su Clienti , quindi fai clic su Filtro .
  2. Seleziona Chat nel menu a discesa, seleziona l'opzione che preferisci:
  • Attivi: tutti accounts con thread di chat attivi.
  • Non letto: tutto accounts con thread di chat non letti.
  • Archiviato : tutto accounts con thread di chat archiviati.

Stampa delle chat

Per stampare una chat thread , fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra della finestra della chat, quindi seleziona Stampa dal menu a discesa.

Archiviazione e riapertura dei thread di chat

Once you receive all the information you need from a client in a chat thread, archive or delete it to avoid clutter. When you archive a chat thread, you still have access to it. However, if it still has incomplete tasks, clients won’t be able to view them on their dashboard.

Per archiviare i thread della chat, fai clic sui tre punti in alto a destra, fai clic su Archivia , quindi fai clic su Sì nel popup Archivia chat .

I thread di chat archiviati sono elencati nella pagina Chat insieme ai thread attivi. Rimangono visibili per i clienti e sono contrassegnati da un'icona a forma di aeroplanino di carta grigia e dall'etichetta Archiviati nella parte superiore del file thread . Tuttavia, puoi filtrare la tua pagina in modo che le discussioni archiviate non vengano visualizzate.

Se archivi una chat thread ma poi scopri che ne hai bisogno, riaprilo.

  1. Vai alla pagina Chat della scheda Comunicazione per il cliente account .
  2. Fare clic sul filtro pulsante all'estrema destra della pagina, seleziona Archivio dalla sezione stato e fai clic su Applica .
  3. Apri la chat thread , fai clic sui tre punti all'estrema destra della chat, quindi fai clic su Riapri .

Le chat archiviate diventano automaticamente attive quando vengono eseguite le seguenti azioni nel file thread (per azienda o per cliente):

Eliminazione dei thread di chat

A differenza dei thread di messaggi archiviati , quelli eliminati non possono essere ripristinati. Per rimuovere permanentemente una chat thread :

1. Fare clic sui tre punti all'estrema destra del messaggio thread , quindi fare clic su Elimina .

2. Fare clic su Elimina nel popup di conferma dell'eliminazione .

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