Chat (di base): Visualizza, Stampa, Archivia, Elimina

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Questa pagina è solo per gli utenti TaxDome Pro . Se utilizzate TaxDome Lite, passate a questo articolo.

TaxDome ti offre molti strumenti per gestire e tenere traccia dei messaggi dei tuoi clienti. Puoi visualizzare tutte le risposte contemporaneamente o solo da un client. Puoi anche archiviare le tue chat, riaprirle ed eliminarle, scoprire quando un cliente ha ricevuto un messaggio e altro ancora.

Trattato qui:

Rispondere ai messaggi dei clienti

I membri del team ricevono un'e-mail e una notifica nella loro Inbox+ ogni volta che uno dei loro clienti assegnati crea una nuova chat thread , risponde a una chat o apporta modifiche a un attività . 

Ogni volta che qualcuno risponde a a thread , IL Inbox+ la notifica viene aggiornata; una sola notifica per chat thread È visualizzato. Quando c'è un nuovo messaggio in a thread , la notifica viene aggiornata e si sposta in alto. (Ecco di più sulle notifiche .)

Per visualizzare il messaggio più recente e rispondere ad esso, fare clic sul nome del thread o il collegamento Vai a....

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Nota: cambiate le vostre preferenze di notifica ogni volta che ne avete bisogno.

Visualizza e rispondi alla chat di un cliente accedendo alla scheda Comunicazione nella loro account . In ciò scheda, tutto avviene in tempo reale, come con i DM. Fare clic su un thread per vederlo.

Discussioni all'interno della chat:

  • Comunica con i clienti digitando nel campo della chat
  • Invia un messaggio premendo ctrl + invio su Windows o cmd + invio su Mac
  • Visualizza e scarica i file caricati dal cliente
  • Aggiungi, visualizza, scarica ed elimina i file caricati definitivamente
  • Aggiungi, rivedi e controlla il cliente attività

Quando ricevi una risposta da un cliente il cui account include altri utenti (due o più contatti che hanno attivato l'accesso ) saprai sempre chi sta rispondendo all'interno della chat thread , poiché il nome del contatto viene visualizzato come autore.

Visualizzazione di tutte le chat per un cliente account

Per visualizzare tutti i thread di chat per un cliente account , vai su Clienti , seleziona il account , quindi apri la scheda Comunicazione . Il cerchio visualizzato a destra della scheda Comunicazione mostra quante chat non lette an account ha.

Tutte le chat per il cliente account sono ordinate cronologicamente in base alla risposta più recente nella pagina Chat . C'è anche una pagina per la comunicazione via SMS ( prossimamente! )

Questo è ciò che hai all'interno della pagina Chat :

  1. Sezioni non lette e lette . I thread con messaggi non letti si trovano in alto. UN thread viene letto se almeno un membro dell'azienda ha letto tutti i messaggi all'interno. Una volta letti tutti i messaggi, i nomi delle sezioni scompaiono. 
  2. stato e autore . I thread con messaggi non letti sono contrassegnati dall'icona di un aereo di carta verde e da un punto, mentre i thread letti sono contrassegnati da un'icona di aeroplano di carta viola e quelli archiviati sono contrassegnati da un'icona grigia. Puoi anche vedere il nome della persona che ha inviato l'ultimo messaggio in a thread .
  3. Oggetto e tempi di risposta . Visualizza il contenuto dell'ultimo messaggio e la data/ora di invio, se sono presenti documenti allegati e se sono presenti client attività in un thread .
  4. Cliente attività stato . mostra quanti attività nel thread sono stati completati rispetto al numero totale di attività . Il numero di incompleti attività sono evidenziati in blu e quelli completati in grigio.
  5. Filtra . Filtra i thread di chat per intervallo di tempo , client attività completamento o thread stato (vedi sotto).

Filtraggio dei thread di chat

Puoi filtrare i tuoi thread di chat per un cliente account mostrando solo quelli rilevanti. Ad esempio, il filtraggio potrebbe consentire di trovare rapidamente tutti i thread con client incompleti attività o quelli che sono stati archiviati. Ci sono tre modi per filtrare:

  • Intervallo di tempo : vedere i thread della chat con le risposte o il client attività creato durante un determinato intervallo di tempo.
  • Cliente attività : vedere i thread di chat con client incompleti o completati attività o seleziona Tutto per visualizzare i thread con il client attività soltanto.
  • stato : visualizza i thread della chat con Attivo o Archiviato stato soltanto.

Per filtrare un elenco, fai clic su FILTRA nell'angolo in alto a destra, seleziona i filtri desiderati, quindi fai clic su APPLICA . Puoi applicare pochi o tanti filtri secondo necessità. 

Dopo aver applicato i filtri selezionati, l'elenco si restringe di conseguenza. I filtri selezionati vengono visualizzati nella parte superiore della pagina Filtro . Puoi modificare facilmente i filtri aggiungendo o eliminando uno qualsiasi di essi; in caso contrario, fai clic su RESET per cancellarli tutti e ricominciare da capo. (Ecco di più sull'applicazione dei filtri .)

Modificare i tuoi messaggi

Un titolare dell'azienda e un dipendente possono modificare i messaggi inviati nelle ultime 24 ore. Quindi, se devi apportare modifiche a un messaggio:

1. Apri una chat thread .

2. Fare clic sui tre punti a destra del messaggio, quindi selezionare Modifica .

3. Apportare le modifiche necessarie nel campo di testo, quindi premere ✔ per mantenere le modifiche o X per ignorarle.

Nota

Nota! La modifica dei messaggi non è disponibile per i tuoi clienti. Inoltre, non puoi modificare i messaggi inviati da altri.

Cancellare i tuoi messaggi

Solo un titolare dell'azienda e un amministratore possono eliminare i propri messaggi. Fare così:

  1. Apri una chat thread .
  2. Fai clic sui tre punti a destra del messaggio, quindi seleziona Elimina .

Vedere quali messaggi sono stati ricevuti e letti

I segni di spunta grigi o verdi appaiono accanto ad ogni messaggio inviato. Ecco cosa significano:

Il messaggio è stato inviato con successo.

Il destinatario ha letto il messaggio. Se ci sono più utenti collegati al account , i segni di spunta verdi indicano che almeno uno ha letto il messaggio.

Filtrate la lista dei vostri account per vedere quali clienti hanno domande aperte o messaggi non letti:

  1. Andare su Clienti , quindi fare clic su Filtro .
  2. Nella sezione Chat , seleziona l'opzione che preferisci:
  • Tutto: tutto accounts con almeno una chat thread .
  • Attivo: tutto accounts con thread di chat attivi.
  • Non letto: tutto accounts con thread di chat non letti.
  • Archiviato : tutto accounts con thread di chat archiviati.

3. Fare clic su Applica .

Stampa chat

Per stampare una chat thread , fai clic sui tre puntini in alto a destra nella finestra della chat, quindi seleziona Stampa dal menu a discesa.

Archiviazione e riapertura dei thread di chat

Una volta ricevute tutte le informazioni necessarie da un cliente in un thread di chat, archiviatelo o eliminatelo per evitare confusione. Quando si archivia una chat, è ancora possibile accedervi. Tuttavia, se contiene ancora attività incomplete, i clienti non potranno visualizzarle nella loro dashboard.

Per archiviare i thread della chat, fai clic sui tre puntini in alto a destra, fai clic su Archivia , quindi fai clic su Sì nella finestra a comparsa Archivia chat .

I thread di chat archiviati sono elencati nella pagina Chat insieme ai thread attivi. Rimangono visibili per i clienti e sono contrassegnati dall'icona di un aereo di carta grigia e dall'etichetta Archiviato nella parte superiore del file thread . Tuttavia, puoi filtrare la tua pagina in modo che i thread archiviati non vengano visualizzati.

Se archiviate un thread di chat ma poi scoprite che ne avete bisogno, riapritelo.

  1. Vai alla pagina Chat della scheda Comunicazione per il cliente account .
  2. Fare clic sul filtro pulsante all'estrema destra della pagina, seleziona Archivio da stato sezione e fare clic su Applica .
  3. Aprire la discussione, fare clic sui tre punti a destra della chat, quindi cliccare su Riapri.

Le chat archiviate diventano automaticamente attive quando vengono eseguite le seguenti azioni nel file thread (dall'azienda o da un cliente):

Eliminazione dei thread di chat

A differenza dei thread di messaggi archiviati, quelli eliminati non possono essere ripristinati. Per rimuovere definitivamente un thread di chat:

1. Fare clic sui tre punti all'estrema destra del messaggio thread , quindi fai clic su Elimina .

2. Cliccare su Elimina nel pop-up di conferma eliminazione.

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