Chat (base): visualizza, stampa, archivia, elimina

TaxDome ti offre molti strumenti per gestire e tenere traccia dei messaggi dei tuoi clienti. Puoi visualizzare tutte le risposte in una volta o solo quelle di un cliente. Puoi anche archiviare le tue chat, riaprirle ed eliminarle, scoprire quando un cliente ha ricevuto un messaggio e altro ancora.

Rispondi ai messaggi dei clienti

Team members receive an email and a notification in their Inbox+ whenever one of their assigned clients creates a new chat thread, replies to a chat, or changes a task. 

Whenever someone replies to a thread, the Inbox+ notification is updated; only one notification per chat thread is displayed. When there’s a new message in a thread, the notification is updated and moves to the top. (Here's more on notifications.)

Per visualizzare il messaggio più recente e rispondere, fare clic sul nome del messaggio thread o il collegamento Vai a....

Nota: modifica le tue preferenze di notifica ogni volta che ne hai bisogno.

Visualizza e rispondi alla chat di un cliente accedendo alla scheda Comunicazione nella sua account . In ciò scheda, tutto avviene in tempo reale, come con i DM. Fare clic su a thread per visualizzarlo.

All'interno delle chat puoi:

• Scrivi messaggi nel campo di input.
• Invia un messaggio premendo Ctrl + Invio su Windows o Cmd + Invio su Mac.
• Visualizza e scarica i file caricati dal cliente.
• Aggiungere, visualizzare, scaricare ed eliminare i file caricati dall'azienda.
• Crea richieste per i clienti e collega quelle esistenti ai thread della chat.
• Cita i messaggi usando l'opzione Rispondi . Puoi citare sia i messaggi dei clienti che i tuoi.
• Aggiungi, rivedi e spunta attività del cliente .

Quando ricevi una risposta da un cliente il cui account include altri utenti , due o più contatti che hanno attivato il Login , saprai sempre chi sta rispondendo all'interno della chat thread , poiché il nome del contatto viene visualizzato come autore.

Visualizza tutti i clienti account chiacchierate 

Per visualizzare tutti i thread di chat per un cliente account , vai su Clienti , seleziona il account , quindi apri la scheda Comunicazione . Il cerchio visualizzato a destra della scheda Comunicazione mostra quante chat e messaggi SMS non letti e account ha. Il punto verde nella scheda Chat mostra discussioni non lette sotto di esso.

La pagina Chat elenca tutte le chat del cliente account e li ordina cronologicamente in base alla risposta più recente. C'è anche una pagina per la comunicazione SMS .

Questo è quello che hai nella pagina Chat :

1. Sezioni Non letti e Letto . I thread con messaggi non letti si trovano in alto. A thread viene letto se almeno un membro della ditta legge tutti i messaggi al suo interno. Una volta letti tutti i messaggi, i nomi delle sezioni scompaiono. 
2. stato e autore . I thread con messaggi non letti sono contrassegnati con un'icona di un aeroplanino di carta verde e un punto, mentre i thread letti sono contrassegnati con un'icona di un aeroplanino di carta viola e quelli archiviati sono contrassegnati con un'icona grigia. Puoi anche vedere il nome della persona che ha inviato l'ultimo messaggio in un thread .
3. Oggetto e tempo di risposta . Visualizza il contenuto dell'ultimo messaggio e la data/ora di invio, se sono presenti documenti allegati e se il client attività sono in un thread .
4. stato attività del cliente . Questo mostra quanti attività nel thread sono stati completati dal numero totale di attività . Il numero di incompleti attività sono evidenziati in blu, mentre quelli completati sono evidenziati in grigio.
5. Filtra . Filtra i thread della chat per intervallo di tempo , completamento attività del cliente o thread stato (vedi sotto).

Filtra i thread della chat

Puoi filtrare i thread della chat per un cliente account mostrando solo quelli rilevanti. Ad esempio, il filtraggio potrebbe consentire di trovare rapidamente tutti i thread con client incompleto attività o quelli che sono stati archiviati. Esistono tre modi per filtrare:

• Intervallo di tempo : vedi thread di chat con risposte o client attività creato durante un determinato intervallo di tempo.
• attività del cliente : visualizza i thread della chat con il cliente incompleto o completato attività oppure seleziona Tutti per visualizzare le discussioni con il client attività soltanto.
• stato : vedi i thread della chat con Attivo o Archiviato stato soltanto.

Per filtrare un elenco, fare clic su  Filtro nell'angolo in alto a destra, seleziona i filtri desiderati, quindi fai clic su Fare domanda aPuoi applicare quanti filtri desideri. 

Una volta applicati i filtri selezionati, l'elenco si restringe di conseguenza. I filtri selezionati vengono mostrati in cima alla barra laterale Filtro . Puoi facilmente modificare i filtri aggiungendone o eliminandone uno qualsiasi; altrimenti, fai clic su Reimposta per cancellarli tutti e ripartire da zero. Ecco altre informazioni sull'applicazione dei filtri .

Collega i thread della chat a lavori

Collegamento dei thread della chat a lavori ti consente di accedere facilmente alle conversazioni connesse da progetti e rivedere rapidamente i dettagli, le richieste dei clienti e le cose da fare. 

Per collegare un nuovo lavoro , vai alla scheda lavori collegati di un thread e clicca su Link a lavoro , seleziona uno o più lavori cliccando sulle caselle di controllo a sinistra, quindi clicca su Salva . Utilizza il campo di ricerca per trovare un determinato lavoro oppure fai clic sulle frecce su-giù per ordinare lavori per nome o progetti .

Tutti collegati lavori vengono visualizzati nella scheda lavori collegati . Fare clic sulla X a destra del lavoro nome per scollegarlo oppure fare clic su lavoro nome per visualizzarne i dettagli in una nuova pagina.

Invia/collega le richieste del cliente

Le chat ti consentono di inviare richieste ai clienti direttamente dai thread. In questo modo, ogni volta che capisci di aver bisogno di informazioni o documenti aggiuntivi, puoi richiederli direttamente dalla chat thread .

• Per creare una nuova richiesta e collegarla alla chat thread :

1. Fare clic su Richiesta del cliente .
2. Seleziona Nuova richiesta cliente .
3. Segui i passaggi necessari per creare una nuova richiesta cliente.

• Per collegare una o più richieste esistenti inviate al client:

1. Fare clic su Richiesta del cliente .
2. Seleziona Seleziona da esistente .
3. Seleziona le caselle di controllo accanto a tutte le richieste dei clienti di cui hai bisogno e fai clic su Invia .

I tuoi clienti vedranno l'anteprima della richiesta (il suo nome e la sua icona) e un collegamento diretto ad essa:

Modifica i tuoi messaggi

I membri del team possono modificare i messaggi inviati nelle ultime 24 ore. Quindi, se devi apportare modifiche a un messaggio:

1. Apri una chat thread .

2. Fare clic sui tre punti a destra del messaggio, quindi selezionare Modifica .

3. Apporta le modifiche necessarie nel campo di testo, quindi premi ✔ per mantenere le modifiche o X per scartarle. L'ora di modifica verrà visualizzata accanto al messaggio e i tuoi clienti potranno vederla.

Nota! La modifica dei messaggi non è disponibile per i tuoi clienti. Inoltre, non puoi modificare i messaggi inviati da altri.

Elimina i tuoi messaggi

Solo il proprietario dell'azienda e un amministratore possono eliminare i propri messaggi. Fare così:

1. Apri una chat thread .

2. Fare clic sui tre punti a destra del messaggio, quindi selezionare Elimina

Nota! L'eliminazione di un messaggio con documenti allegati rimuoverà anche questi documenti dalla scheda Documenti della chat thread .

Guarda quali messaggi sono stati ricevuti e letti

Accanto a ciascun messaggio inviato da te o da uno qualsiasi dei membri del team vengono visualizzati segni di spunta grigi o verdi. Tutti i membri del team vedono sempre se il messaggio dell'azienda è stato letto da un cliente, indipendentemente da chi lo ha inviato.

Ecco cosa significano i segni di spunta:

Il messaggio è stato inviato con successo.

Il client ha letto il messaggio. Se sono presenti più utenti collegati al client account , i segni di spunta verdi indicano che almeno uno ha letto il messaggio.

Per quanto riguarda il cliente, non vedono se hai letto i loro messaggi. Pertanto, non devi sentirti costretto a rispondere immediatamente, per evitare che pensino che li stai ignorando. 

Filtra il tuo account elenco per vedere quali clienti hanno domande aperte o messaggi non letti:

1. Vai su Clienti , quindi fai clic su Filtro .

2. Seleziona Chat nel menu a discesa, seleziona l'opzione che preferisci:

• Attivi: tutti accounts con thread di chat attivi.
• Non letto: tutto accounts con thread di chat non letti.
• Archiviato : tutto accounts con thread di chat archiviati.

Stampa chat

Per stampare una chat thread , fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra della finestra della chat, quindi seleziona Stampa dal menu a discesa.

Archivia e riapri i thread della chat

Once you receive all the information you need from a client in a chat thread, archive or delete it to avoid clutter. When you archive a chat thread, you still have access to it. However, if it still has incomplete tasks, clients won’t be able to view them on their dashboard.

Per archiviare i thread della chat, fai clic sui tre puntini in alto a destra, fai clic su Archivia , quindi fai clic su Sì nel pop-up Archivia chat .

Per impostazione predefinita, i thread della chat vengono filtrati in base all'Attivo stato Per passare da una chat visualizzata all'altra, applica il filtro in base alla chat stato Per visualizzare sia le chat attive che quelle archiviate, reimposta i filtri. 

Se archivi una chat thread ma poi scopri che ne hai bisogno, riaprilo.

1. Vai alla pagina Chat della scheda Comunicazione per il cliente account .
2. Fare clic sul filtro pulsante all'estrema destra della pagina, seleziona Archivio dalla sezione stato e fai clic su Applica .
3. Apri la chat thread , fai clic sui tre punti all'estrema destra della chat, quindi fai clic su Riapri .

Le chat archiviate diventano automaticamente attive quando vengono eseguite le seguenti azioni nel file thread (per azienda o per cliente):

• Invio di un nuovo messaggio
• Invio, reinvio o modifica attività del cliente
• Aggiungere una richiesta cliente nuova o esistente
• Caricamento documenti

Contrassegna i thread della chat come non letti

Puoi spostare una chat thread torna alla sezione non letta in modo che venga visualizzata in cima all'elenco. Per contrassegnare una chat thread non letto, clicca sui tre puntini all'estrema destra della chat thread e seleziona Segna come non letto .

Elimina i thread della chat

A differenza dei thread di messaggi archiviati , quelli eliminati non possono essere ripristinati. 

Il proprietario dell'azienda e un amministratore possono eliminare qualsiasi thread di chat, mentre i membri del team possono eliminare solo i thread che hanno creato. Per rimuovere definitivamente una chat thread :

1. Fai clic sui tre punti all'estrema destra della chat thread , quindi fare clic su Elimina .

2. Fare clic su Elimina nel pop-up Elimina chat .