CRM (Base): Toggle dei contatti (accesso, notifica, sincronizzazione e-mail)

TaxDome fornisce flessibilità nel tuo CRM , nello stesso modo in cui i tuoi clienti sono impostati nel mondo reale. Ogni account può essere collegato a più contatti e ogni contatto può avere più email. Quando si crea un account o importando i client, puoi impostare i permessi e le notifiche. Inoltre, puoi aggiornare i permessi in blocco in qualsiasi momento in futuro. Questo articolo descriverà come impostare l'accesso e le notifiche per l'email di ogni contatto all'interno di ogni account .

Contatti toggle, spiegati

I pulsanti di contatto modificano le impostazioni di base per le interazioni con i tuoi clienti:

• L'accesso definisce se il client ha accesso al portale .
• Notifica definisce se il client riceverà notifiche di sistema e quali.
• La sincronizzazione e-mail definisce se riceverai e-mail dai clienti all'interno TaxDome . 

Ogni cliente account può essere collegato a più contatti, ma puoi impostare i toggle dei contatti per ogni contatto collegato separatamente. Ciò ti consente di fornire l'accesso al portale e altre impostazioni a un contatto specifico collegato al client account senza darlo agli altri contatti. I toggle dei contatti sono sempre collegati all'email del contatto, quindi se il tuo contatto ha due o più email, puoi selezionare impostazioni diverse per ciascuna.

Puoi accedere ai pulsanti di contatto:

• nella scheda Informazioni di un account cliente  
• quando si crea un nuovo client account 
• durante l'importazione dell'elenco dei clienti
• nel tuo account lista.

Suggerimento! Puoi semplificare la gestione dei clienti e impostare i toggle dei contatti in blocco. Scopri di più nella sezione sottostante .

Accesso, spiegato: gestire l'accesso al portale

Quando l'accesso nella scheda Informazioni del profilo del cliente è attivato, il contatto può accedere al TaxDome portale clienti Di solito, quando si attiva il Login azionare su, potresti voler inviare l'invito al cliente. Tuttavia, puoi azionare il Login ma scegli di invitare i clienti in un secondo momento. In questo modo, il account sarà attivo ma contrassegnato come In attesa di attivazione .

Puoi configurare il tuo portale per consentire determinate azioni , come la visualizzazione, la firma, il caricamento di documenti, il pagamento di fatture e il completamento delle richieste dei clienti, senza richiedere l'accesso al portale.

• Abilita l'accesso al portale
• Rimuovi l'accesso al portale

Abilita l'accesso al portale

Puoi azionare al momento dell'accesso nella scheda Info del client account pagina per concedere l'accesso al portale alla persona a cui appartiene questo indirizzo email.

Cosa fa:

• L'utente riceve un invito al TaxDome portale clienti via email.
• Una volta accettato l'invito, possono accedere al portale clienti .

Dopo aver aggiunto l'accesso al portale all'indirizzo e-mail di un contatto, ti verrà richiesto di inviare un invito e-mail a quell'utente. Quando fai clic su Invia , TaxDome invia alla persona una richiesta di attivazione via email. Per attivare il account , la persona accetta la richiesta e crea una password. Il nuovo utente verrà quindi automaticamente collegato al account . Ogni utente ha le proprie credenziali di accesso per un account .

Suggerimento! Se vuoi attivare l' accesso ma inviare l'invito in un secondo momento, prendi in considerazione l'aggiornamento dei toggle dei contatti da accounts lista.

Rimuovi l'accesso al portale

Se qualcuno non vuole più avere accesso a un account , vai avanti e rimuovili. Nella scheda Info del account profilo, azionare off Accedi a destra dell'indirizzo email dell'utente. Il account rimarrà intatto; tuttavia, l'utente non potrà più accedervi.

Notificare, spiegato

La notifica azionare nella scheda Info del profilo cliente aiuta a gestire le notifiche di sistema inviate al cliente specifico. Puoi disattivarlo completamente o decidere quali tipi di notifiche riceverà il cliente.  

Mancia! Puoi ricevere copie di tutti TaxDome email inviate ai clienti. Ecco come impostare la ricezione delle notifiche di sistema TaxDome invia ai clienti .

Seleziona quali notifiche riceveranno i clienti

Decidi quali notifiche deve ricevere l'utente facendo clic sui tre punti all'estrema destra dell'indirizzo email, quindi selezionando Preferenze di notifica .

Cosa significano i pulsanti:

Documenti: caricamento di file

• Notifiche sui nuovi documenti caricati dall'azienda

Documenti: richieste di firma

• Richieste di documenti in attesa di firma
• Promemoria sui documenti in attesa di firma

Documenti: Omologazioni

• Richieste di documenti in attesa di approvazione
• Promemoria sui documenti in attesa di approvazione

Messaggi e client attività

• Notifiche sui nuovi messaggi, inclusa attività del cliente
• Notifiche sulle nuove risposte nei thread della chat

Proposte

• Richiesta di nuove proposte
• Promemoria sulle proposte pendenti

questionari

• Richieste di nuovo questionari
• Promemoria in sospeso questionari

Fatture e pagamenti

• Richieste di nuove fatture
• Promemoria sulle fatture in sospeso
• Conferme per il pagamento delle fatture
• Notifiche sui rimborsi emessi

Richieste del cliente

• Richieste per nuove richieste clienti
• Promemoria sulle richieste in sospeso

Sincronizzazione e-mail, spiegata

Quando questa opzione è attivata, tu e il tuo team potete vedere e rispondere alle e-mail del cliente direttamente da TaxDome . 

Cosa fa:

• Se la sincronizzazione e-mail è abilitata, la scheda E-mail viene visualizzata in portale clienti . 
• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Email tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.
• Tutta la cronologia tra le tue e-mail sincronizzate e le e-mail del contatto verrà compilata automaticamente su TaxDome .
• Se Salva automaticamente gli allegati è abilitato , tutte le future email con allegati salveranno automaticamente i documenti nella sezione Documenti del cliente del account .

Mancia! azionare sulla sincronizzazione e-mail per i futuri clienti che non hanno ancora accesso al portale (il loro accesso non è ancora stato attivato), così potrai ricevere e-mail anche da loro.

Aggiorna i contatti in blocco

L'aggiornamento in blocco dei toggle dei contatti semplifica la gestione dei clienti e fa risparmiare tempo. In questo modo, puoi modificare le impostazioni per tutti i contatti collegati al tuo selezionato accounts Per impostare i toggle dei contatti in blocco, vai su Clienti > Accounts dalla barra dei menu a sinistra e segui questi passaggi:

1. Selezionare i clienti selezionando le caselle di controllo alla loro sinistra.

2. Fare clic su Altre azioni e quindi selezionare Modifica accesso, notifica, sincronizzazione e-mail .

3. Selezionare un'azione dal menu a discesa a destra di ciascuna impostazione:

• Non fare nulla: l'impostazione non verrà aggiornata.
• Abilita per tutti i contatti: L'impostazione verrà abilitata per tutti i contatti collegati a accounts .
  • Accesso: abilitando l'accesso è possibile selezionare la casella di controllo Invia inviti e aggiungere un messaggio per l'e-mail di invito ( facoltativo ).
  • Notifica: Abilitando Notifica è possibile azionare su Personalizza le preferenze di notifica e seleziona i tipi di notifiche di sistema che i tuoi clienti riceveranno ( facoltativo ).
• Disabilita per tutti i contatti: l'impostazione verrà disabilitata per tutti i contatti collegati a accounts .

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

I miei clienti hanno accesso?

Puoi facilmente controllare le impostazioni di sincronizzazione di Login , Notifica ed Email dei tuoi clienti. Per farlo, vai su Clienti > Accounts dalla barra del menu a sinistra:

• Login: IL ID colonna nell'elenco dei tuoi clienti indica se almeno un contatto è collegato a account ha un portale. 
  • Il verde indica il cliente account è attivo , cioè ha almeno un utente che può effettuare l'accesso. Accounts anche quelli in attesa di attivazione risultano attivi. 
  • Il beige indica il cliente account è offline . Esiste su TaxDome ma non ha utenti che possono effettuare l'accesso (non sono ancora stati inviati inviti).

• Notifica e sincronizzazione e-mail: le colonne Notifica e sincronizzazione e-mail nell'elenco degli account indicano se l'impostazione è attivata per almeno un contatto collegato al client account .

Nota! Personalizza l'elenco account cliente nel caso in cui alcune colonne siano nascoste.

Aggiungi più indirizzi email

Poiché un contatto è una persona, è naturale che un contatto possa avere diversi indirizzi email (personale, di lavoro, ecc.). Per impostazione predefinita, ogni contatto ha un campo per l'indirizzo e-mail, ma puoi crearne manualmente altri CRM campi o aggiungine di nuovi mentre crei manualmente nuovi contatti o li importi .

Nel account profilo, apri la scheda Informazioni , quindi rivedi la sezione Contatti . Qui vedrai tutti gli indirizzi email dei contatti collegati al account . Se desideri aggiungere indirizzi email che non sono elencati, aggiungi un altro contatto collegato oppure aggiungi un altro indirizzo email al contatto già collegato.

Segui questi passi:

1. Crea campi e-mail CRM personalizzati per memorizzare gli indirizzi e-mail aggiuntivi.
2. Aggiorna il contatto esistente per includere un indirizzo email aggiuntivo.
3. Se necessario, attiva le opzioni di sincronizzazione di Accesso, Notifica e/o Email per l'indirizzo email (vedi maggiori informazioni sulle opzioni di seguito).

Notifiche ed e-mail per i clienti in attesa di attivazione

Se hai attivato i toggle dei contatti per un contatto collegato a un account , ma non hanno ancora attivato il loro account , riceveranno comunque TaxDome notifiche e-mail e di sistema:

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings).
• Tutte le notifiche di sistema verranno inviate all'indirizzo e-mail del contatto e includeranno il banner di attivazione Account nella parte superiore dell'e-mail fino all'attivazione dell'account account .

Puoi sempre inviare nuovamente un invito .

Modificare un indirizzo email per un cliente

Quando l'indirizzo email di un cliente cambia, aggiungi il suo nuovo indirizzo email come se fosse un utente aggiuntivo.

Attenzione! Assicurati di non rimuovere immediatamente l'indirizzo email obsoleto.

Segui invece questi passaggi:

1. Aggiorna il contatto del cliente per includere il nuovo indirizzo email invece di quello vecchio.

2. azionare al momento dell'accesso azionare e attendere che l'utente accetti l'invito inviato al nuovo indirizzo email, in modo da non perdere l'accesso al proprio account . 

3. Una volta che il cliente ha accettato l'invito, elimina il suo precedente indirizzo email dalla sezione Email non collegate disattivando l' opzione Accedi .

Nota! Se modifichi l'indirizzo email prima che la persona invitata clicchi sul link di invito, verrà disattivato per motivi di sicurezza. Una nuova email di invito verrà inviata all'indirizzo email aggiornato.

Come i clienti possono passare da accounts sul portale clienti

Poiché un contatto può essere collegato a più contatti accounts , alcuni dei tuoi clienti potrebbero avere accesso a diversi accounts con una e-mail (ad esempio, alla propria famiglia) account e a quello aziendale). Quando effettuano il login, vedranno il pop-up per selezionare il desiderato account e la notifica con il account hanno effettuato l'accesso con in cima allo schermo. La notifica in alto può essere chiusa fino al prossimo accesso cliccando sulla X all'estrema destra.

Possono accedere al pop-up in qualsiasi momento facendo clic sul collegamento Cambia account nella parte inferiore della barra laterale blu o a destra della notifica in alto.