Cliente account profili

Sommario

Accesso account informazioni
Account info & contacts
Edit account info

TaxDome ti consente di gestire le informazioni personali dei tuoi clienti senza sforzo. Con una rapida occhiata, puoi vedere tutto ciò che devi sapere su un cliente account su una singola pagina ben organizzata. Inoltre, puoi facilmente modificare le informazioni personali del tuo cliente.

Accesso account informazioni

Access to a client’s profile is available to firm owner, admin, and any employee assigned to work on that client’s account or who has been given access rights to view all accounts .

Per accedere al profilo di un cliente, fai clic sull'icona di ricerca nella parte superiore della barra laterale sinistra, quindi digita il nome del cliente o parte della sua email nel campo di ricerca.

Puoi anche accedere a un account andando su Clienti dalla barra laterale sinistra e cliccando poi sul nome del cliente nell'elenco.

Saprai sempre in quale profilo cliente ti trovi perché vedrai il account nome sul lato sinistro della barra dei menu.

All'interno della scheda Panoramica troverai tutto ciò che devi sapere sul cliente account in un'unica pagina con informazioni organizzate per categoria.

Qui potrai vedere tutto questo (con l'opzione "Visualizza tutto" per vedere ancora di più in ogni sezione):

Documenti: gli ultimi cinque documenti caricati dal tuo cliente o condivisi con lui. Tutti i documenti non ancora visualizzati vengono automaticamente etichettati come " Nuovo" , in modo che tu possa sempre vedere quali documenti tu o un membro dello studio non avete ancora visualizzato.
attività : Cinque ultimi attività che sono pianificate e/o in corso di realizzazione per il cliente.
E-mail: le ultime cinque e-mail del cliente e le loro stato .
lavori : La corrente lavori per il account , progetti del cliente lavori sono dentro, e cosa fasi sono dentro.
Chat: gli ultimi messaggi inviati al cliente, chi ha risposto e quando.
Fatture non pagate: fatture non pagate e parzialmente pagate del cliente e se possono essere pagate con il credito esistente.
Approvazioni: i documenti più recenti che richiedono l'approvazione e la firma del cliente.
firme : I documenti inviati al cliente per essere firmati e quelli che devono ancora essere firmati.
questionari : Cinque ultimi questionari inviato al cliente e al suo stato .
Attività di accesso: data e ora dell'ultimo accesso del cliente.
Note: le ultime cinque note salvate per il cliente.
Monitoraggio del tempo: ultime cinque registrazioni orarie inserite per il cliente.
Proposte e lettere di incarico: ultime cinque proposte o lettere di incarico inviate al cliente.

Account info & contacts

Ogni cliente account SU TaxDome Dovrebbe essere collegato a uno o più contatti. Alcune informazioni per un cliente account si riferisce al account stesso, mentre altre informazioni si riferiscono ai suoi contatti. Nella scheda Informazioni del profilo del cliente, è possibile accedere e modificare entrambe le informazioni sul account e i relativi contatti collegati.

Account info section
Sezione contatti

Account info section

Account info section is where you can review and edit account data: account name, type, photo, tags applied, team members responsible for working on this account, etc.

Di seguito sono riportate le descrizioni dettagliate per ciascun campo:

a. Primario account informazioni:

Account name : Accounts are the entities you work for and bill. They could be set up manually or generated automatically.
Foto del profilo Account : la foto caricata sul profilo dal cliente o dallo studio.
Account type : There are three account types on TaxDome-Individual, Company and Other. If your client is a firm, select Company. If it’s a person or a family, you can select Individual.

b. Address: The legal address.

c. Tags : Used to categorize accounts.

d. Team members : Your employees who have access to the client account.

e. Account custom fields : If you have created and filled out custom fields for the account, they’re displayed here.

f. History of changes : Shows a log of team members who have been assigned to or removed from the client account, along with the date of each change.

g. Account roles: Assign specific account roles (e.g., bookkeeper, reviewer) to your team members to define their responsibilities within a client’s account. This not only gives them access to the account but also helps you clearly identify their role and contribution to the client’s workflow.

h. Team members: Click on the names of the team members you want to give them access to the client account.

i. New role: Click to create a new role directly in the sidebar without leaving the page. Once the role is created, you can assign it to team members.

j. QuickBooks sync for invoicing : Shows the QuickBooks sync for invoicing status of the account. By default, only accounts with invoices or payments are synced.

k. QuickBooks GL connection : Shows whether this account is connected to QuickBooks Online for syncing transactions with the general ledger (GL).

l. Client mobile app : Shows whether any contact associated with the account has downloaded the mobile app and logged in.

m. Linked accounts : Here, you can find all accounts with shared contacts.

Sezione contatti

Nella sezione Contatti , puoi rivedere e modificare i dati sui contatti (email) collegati alla pagina corrente account : gestisci l'accesso al portale, le notifiche, la sincronizzazione email e le impostazioni della firma. Puoi anche scollegare e collegare i contatti. Per modificare l'email del contatto o altri dati, clicca sul nome del contatto nell'elenco.

a. Сontact’s name: The names of all contacts are displayed in alphabetical order. You can Unlink the contact from the account by clicking the three-dots menu at the right of the contact name line.

b. Phone number: The contact’s phone number.

c. Email: The email address specified as the main one during the contact creation. Other email addresses for the contact can be added as a contact custom field .

d. Contact settings (Login, Notify, Email sync, Signatory): Contact settings manage the contact’s portal access, notifications, email sync and signatory settings:

Login : You can give portal access to each email address added to a contact. If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again using the instructions below .
Notify : For each email address added to a contact, you can decide if they will receive notifications on system events (e.g., a new message or organizer sent). You can tweak the notification types for each email using the instructions below .
Email sync : For each email address added to a contact, you can decide if you want to receive emails and reply to them from TaxDome.
Signatory : For each email address added to a contact, you can decide if they can sign proposals & ELs and recurring invoices. By default, all contacts with login access have it.

e. Description: The short info you want to add about the contact. You can Edit the description by clicking the three-dot menu at the right of the contact name line or just leave the description empty. It is valid for the current account only, so if a contact is linked to several accounts, the descriptions could be different for each account (e.g., primary contact for the family account and CEO for the business account).

f. Signer priority : This option is used with signature templates. It determines the default order of signers.

g. Create contact : This option can be used to create a contact to the account.

h. Link : This option allows you to link existing contacts to the account.

Alcune informazioni per un cliente account si riferisce al account stesso, mentre altre informazioni si riferiscono ai suoi contatti:

The name of the client account (i.e., the name of the business, organization, or individual), address, and photos are stored within their account.
A client’s personal details—such as email address, phone number, contact address—are stored within their contact profile. To change this info, you have to edit the contact .
There are custom CRM fields in your accounts that are different from the custom CRM fields in your contacts. For instance, if you work with different organizations, you may want to store addresses and other details about them inside their account.

Azioni e-mail di contatto

Alcune azioni importanti per i contatti sono disponibili per l'indirizzo email principale o aggiuntivo. Puoi accedervi dalle righe email cliccando sul menu a tre punti:

Notification preferences : For each user for whom the Notify box is checked, you can decide which notifications they will receive by clicking this link.
Reset password : Send the client a link to reset their password.
Send invitation : If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again by clicking this link.