Attività (Base): Creare attività e cose da fare
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La nostra funzione Attività vi aiuta a gestire i vostri impegni per assicurarvi che tutti, voi compresi, siano sul pezzo, il che è fondamentale per qualsiasi studio fiscale. Le attività non solo vi permettono di sapere cosa c'è da fare nella vostra agenda, ma anche cosa viene gestito dal resto del vostro team. Inoltre, è possibile automatizzare le attività all'interno dei progetti; in questo modo, vengono generate automaticamente esattamente quando servono.
Trattato qui:
Creare attività
Su TaxDome, consideriamo le attività come passaggi da compiere per completare un lavoro. Un lavoro potrebbe comportare una gamma di attività sia per il vostro team che per il cliente - messaggi, fatture, registri orari, mandati e così via. Scoprite la differenza tra le nostre funzioni Progetti, Lavori e Attività.
Poiché ci sono così tante parti in movimento in uno studio fiscale, abbiamo progettato un sistema in cui è possibile automatizzare le attività all'interno dei vostri progetti. In questo modo, le attività vengono generate automaticamente man mano che un lavoro si sposta da una fase all'altra all'interno di un progetto. E se volete creare manualmente un'attività, potete anche collegarla a un lavoro specifico. C'è molta flessibilità!
Le attività possono essere create dal titolare dello studio, dall'amministratore o da qualsiasi dipendente a cui sia stato concesso l'accesso all'account o che abbia i diritti di accesso per visualizzare tutti gli account.
Si possono creare attività in diversi modi:
- Creare un'attività autonoma
- Creare un'attività per più clienti
- Aggiungere dettagli ad un'attività
- Creare un'attività da un'email
- Automatizzare le attività all'interno deli progetti
Creare un'attività autonoma
Per creare una singola attività, seguite questi passi:
1. Cliccate sul pulsante + NUOVO nel menu laterale sinistro, quindi selezionate Attività nel menù a tendina.
2. Inserite il nome dell'attività nel campo richiesto.
3. Questo è tutto! Cliccate sul pulsante Crea attività.
Creare un'attività per più clienti
Se avete bisogno di creare la stessa attività per diversi clienti, usate la nostra funzione in blocco:
1. Andate su Clienti, selezionate le caselle accanto agli account dei clienti, poi cliccate sul pulsante Crea attività.
2. Inserite il nome dell'attività (per esempio, Prepara 730) nel campo richiesto.
3. Questo è tutto! Cliccate sul pulsante Crea attività.
Aggiungere dettagli ad un'attività
Se necessario, aggiungete altri dettagli all'attività. È possibile...
1.Account. Aggiungete un account cliente o lasciate vuoto il campo Cliente se l'attività non è per un cliente specifico.
2. Lavoro. Se avete selezionato un solo account nela fase precedente, potete selezionare un lavoro a cui collegare l'attività. Un'attività può essere collegata ad un solo lavoro.
3. Modello. Riempite l'attività con uno dei vostri modelli, salvati in precedenza. Cliccate sull'elenco dei Modello per selezionare un modello (leggete di più sui modelli di attività qui).
4. Assegnatario/i. Assegnate l'attività ad un membro del team o a più membri se il progetto ne richiede più di uno. Quando assegnate un'attività, diventa automaticamente visibile ai membri del team assegnati. Leggete di più sugli assegnatari nell'articolo.
5. Priorità. Scegliete il livello di priorità: BASSO, ALTO, MEDIO o URGENTE. La priorità predefinita è MEDIO.
6. Nome dell'attività. La compilazione di questo campo è obbligatoria e sarà il nome che vedrete nell'elenco delle attività e all'interno del lavoro.
7. Stato. Gli stati aiutano a monitorare della fase in cui si trova un'attività. Una volta che l'attività è completata, voi o il membro del team assegnato potete cambiare lo stato in COMPLETATO.
8. Descrizione. Utilizzate la descrizione per documentare lo stato di avanzamento corrente o aprire elementi. In questo modo, quando aprite la lista delle attività, potrete vedere a che punto sono le attività. Puoi utilizzare la formattazione del testo, emoji, elenchi puntati, elenchi numerati e anche inserire collegamenti. Potete anche menzionare i membri del vostro team per fargli sapere dell'attività senza dovergliela assegnare.
9. Etichette. Vi aiutano a categorizzare le vostre attività e ad ordinarle. Per saperne di più, visitate Usare le etichette per account e attività.
10. Data di inizio, Data di scadenza. L'impostazione delle date è facoltativa ma può essere un utile strumento per la gestione del tempo. Riceverete un promemoria via email tre giorni prima della scadenza dell'attività. Potrete identificare quali attività sono scadute dall'icona a forma di punto esclamativo accanto ai nomi nel file nell'elenco delle attività.
11. Ripeti. Fate in modo che la vostra attività si ripeta automaticamente (per vedere come, cliccate qui). Per esempio, create un'attività "Non dimenticare di pagare la bolletta della luce!". Anche se potete ancora impostare un'attività da ripetere ogni mese, otterrete ancora di più incorporando le attività nei lavori (leggete Automatizzare le attività nei progetti).
12.Collegare le note dell'Account. Collegate le note dell'account che potrebbero aiutare i vostri colleghi a completare l'attività . Una volta che la nota è collegata, potete trovarla nelle Note dell'account. (dettagli nell'articolo ).
13. Allegare documenti. Il vostro task può includere documenti a cui voi o altri membri del team dovete lavorare (dettagli a seguire).
14. Sottoattività. La vostra attività può includere attività minori (dettagli a seguire).
15. Commenti. Scrivete utili promemoria sull'attività. Quando non sarà più rilevante, eliminatelo.
Creare un'attività da un'email
Potreste scoprire di voler creare un'attività da un'email che avete ricevuto da un cliente. Potete farlo facilmente dal vostro centro di notifica Inbox+ . Ecco come:
1. Dalla sezione Inbox+ cliccare sulla barra di notifica dell'email per espanderla, quindi cliccare sul collegamento Crea attività. Se l'indirizzo email è collegato a più account, potrete selezionare quello che desiderate.
2. Si aprirà la pagina Crea attività. I campi saranno già popolati dall'email del cliente:
- Cliente: il cliente che ha inviato l'email.
- Nome dell'attività: la riga dell'oggetto dell'email.
- Descrizione: il corpo dell'email.
3. Cliccare sul pulsante Crea attività per salvare l'attività. Dopo che l'attività è stata creata, la notifica si sposta automaticamente nella scheda Archiviato nella Inbox+.
Automatizzare le attività all'interno di un progetto
Per scoprire come automatizzare le attività all'interno dei progetti, visitate la pagina Attività nei Lavori.
Creare sottoattività
Un'attività può avere delle sottoattività. Queste assomigliano a delle checklist delle cose da fare. Le vostre sottoattività dovranno essere completate affinché l'intera attività venga completata. Potete aggiungere delle sottoattività mentre create o modificate un'attività.
1. Una volta attivato il pulsante Sottoattività, appare una casella con un campo per una voce cosa da-fare. Inserire il nome della sottoattività o dell'impegno.
2. Cliccare su Aggiungi sottoattività per creare altri elementi nella checklist.
3. Cliccare su Crea attività o SALVA per mantenere le modifiche.
Quando una sottoattività viene completata, potete marcare la casella accanto ad essa.
Vedrete il numero delle sottoattività completate e il numero totale delle sottoattività che rimangono nell'elenco della colonna SOTTOATTIVITÀ.
Aggiungere file alle attività
Potete allegare dei file ad un'attività per un cliente specifico (non potete farlo per più di un cliente alla volta).
- Per allegare file dal vostro desktop, cliccate su ALLEGA DOCUMENTI, selezionate Dal mio Computer, quindi individuate i file che volete caricare. Potete caricare PDF, file Word, file Excel o immagini. Per maggiori dettagli, cliccate qui. I file allegati alle attività vengono salvati nella cartella selezionata sotto la scheda Documenti nella sottoscheda Privato.
- Per allegare file da TaxDome, cliccate su ALLEGA DOCUMENTI, selezionate Da TaxDome, quindi cliccare sulla cartella e selezionate i file. È possibile aggiungere qualsiasi tra quelli caricati in precedenza su TaxDome.
Creare attività ricorrenti
Per altri video utili, visitate la TaxDome Academy, il nostro hub online gratuito per vedere e imparare tutto quello che c'è da sapere su TaxDome.
Le attività ricorrenti sono quelle che si eseguono regolarmente: Per esempio, fare una telefonata a un cliente una volta alla settimana, controllare la posta ogni tre giorni, preparare certi moduli fiscali ogni anno.
Quando si crea un'attività ricorrente, le seguenti caratteristiche vengono copiate dalla prima attività:
- Il nome del cliente
- Il nome dell'attività
- La descrizione dell'attività
- I tag dell'attività
- La storia dell'attività
- Gli assegnatari dell'attività
- Le sottoattività (con tutte le caselle deselezionate)
- Il programma di ripetizione (numero di ripetizioni scelte meno una)
Nota! Stato, commenti e gallegati non vengono copiati dalla prima attività.
Per impostare un'attività ricorrente, seguite gli stessi passaggi della creazione di un'attività —ma attivate il pulsante Ripeti. Quindi potrete creare un programma per le attività.
1. Selezionate quanto spesso volete che l'attività si ripeta. Per impostazione predefinita, un'attività viene ripetuta una volta alla settimana. Può essere ripetuta ogni x giorni, settimane, mesi o anni.
2. Decidete quando volete che l'attività scada. Potete selezionare una data specifica o il numero di volte che volete che si ripeta.
Quando un'attività ricorrente viene impostata, vedrete le date di inizio e di scadenza e quante sono in coda.
Potrete identificare quali attività ricorreranno grazie all'icona dell'orologio accanto ai nomi nell'elenco delle attività.
